NOTIUNEA, IMPORTANTA, CONTINUTUL SI INTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE

NOTIUNEA, IMPORTANTA, CONTINUTUL SI INTOCMIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE

Una din conditiile fundamentale pentru tinerea unei contabilitati corecte este documentarea operatiunilor, adica efectuarea inregistrarilor in contabilitate numai pe baza unor documente justificative. In acest fel, contabilitatea consemneaza o informatie pe care o putem considera ca fiind obiectiva, prin faptul ca este reflectata intr-un inscris verificabil si care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului contabil, creindu-se astfel si posibilitatea unui control suplimentar. Contabilul constata "realitatea perimetrului contabil" prin mijlocirea acestor documente, in lumina regulilor proprii, mai mult sau mai putin rigide si uneori contestabile, si dupa trecerea prin filtrul judecatii sale. Obligativitatea justificarii fiecarei inregistrari contabile cu documente este prevazuta in legea contabilitatii.

In acest sens documentul justificativ poate fi definit ca actul scris intocmit pentru consemnarea la origine a operatiunilor contabilizabile servind ca dovada a infaptuirii acestora.

Fundamentarea inregistrarilor in contabilitate pe baza documentelor justificative asigura contabilitatii forta probanta in raporturile cu tertii, documentele justificative fiind folosite, in caz de litigiu, drept mijloc de proba in justitie. Documentele justificative au o influenta nemijlocita asupra exactitatii datelor contabile, a gestiunii, a controlului si a acuratetei stabilirii raspunderii materiale a persoanelor vinovate de risipa, lipsuri, sustrageri. Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare. Elementele principale pe care trebuie sa le cuprinda un document justificativ sunt:

denumirea documentului;

denumirea si sediul persoanei juridice care intocmeste documentul;

numarul documentului si data intocmirii acestuia;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei economice si financiare (cand este cazul);

continutul operatiei economice si financiare, iar atunci cand este necesar si temeiul legal al efectuarii ei;

datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiile respective, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documente justificative.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, nefiind admise stersaturi sau alte asemenea procedee si nici lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise in acestea. Pentru a reduce numarul inscrierilor in conturi inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se pot face si pe baza unor centralizatoare (documente derivate) in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

In cazul operatiilor pentru care nu se intocmesc documente justificative, ca, de exemplu stornarile ori transferurile dintr-un cont in altul cu prilejul calculatiei costurilor ori inchiderii conturilor de venituri si cheltuieli etc. inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de nota de contabilitate.

RATIONALIZAREA, TIPIZAREA SI CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CARE SERVESC CA BAZA PENTRU INREGISTRAREA IN CONTABILITATE.

Volumul important de munca pe care il reclama documentarea si intocmirea documentelor explica preocuparile permanente pentru rationalizarea documentarii si a documentelor, adica pentru gasirea cailor de crestere a productivitatii muncii si de reducere a costurilor in acest domeniu. Cai pentru realizarea acestui obiectiv sunt: unificarea si tipizarea documentelor, precum si folosirea formularelor.

Documentele care servesc la cunoasterea operatiunilor contabilizate cunosc o mare varietate. Ele pot fi clasificate: dupa destinatie, dupa continut si dupa locul intocmirii lor. Dupa destinatie documentele pot fi clasificate in: documente de dispozitie; documente de executie; documente combinate si documente contabile. Documentele contabile sunt acele documente care se intocmesc in cadrul compartimentului contabilitatii pe baza documentelor justificative, pentru a inlesni si accelera inregistrarea operatiilor contabilizabile in conturi.

Dupa continut documentele justificative pot fi impartite in documente primare si documente centralizatoare.

Dupa locul intocmirii, documente justificative se impart in: documente externe si documente interne. Primele sunt primite din afara de la corespondentii unitatii. Cele din a doua categorie se intocmesc in cadrul intreprinderilor putand circula, nu numai in cadrul acesteia ci si in afara ei.

Pentru a reduce numarul inscrierilor in conturi, inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se pot face si pe baza unor centralizatoare in care se trec mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si la aceeasi perioada. In cazul operatiunilor pentru care nu se intocmesc documente justificative (de exemplu: corectii - numite si stornari - si transferuri dintr-un cont in altul ori inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli), justificarea operatiunii este data de nota de contabilitate.

Drumul pe care il parcurg documentele din momentul emiterii sau al intrarii lor in unitatea patrimoniala si pana la clasarea lor in arhiva reprezinta circulatia documentelor. Rationalizarea in aceasta materie vizeaza: analiza judicioasa a operatiilor ce trebuie executate in legatura cu fiecare document; fixarea unui traseu optim; normarea timpului necesar pentru emiterea, completarea, semnarea, verificarea si inregistrarea lui; eliminarea retinerilor inutile in cadrul compartimentelor; corelarea termenelor de transmitere a documentelor la unitatile de informatica cu programele de lucru ale acestora, stabilirea raspunderilor concrete ce revin lucratorilor implicati in acest circuit. In acest scop se recomanda ca directorul financiar-contabil, contabilul sef sau o alta persoana

imputernicita sa indeplineasca aceasta functie sa intocmeasca graficul de circulatie a documentelor justificative care se aproba de administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Pentru asigurarea unei circulatii rationale si unitare a documentelor justificative, se recomanda de catre normele in vigoare intocmirea unui grafic de circulatie a documentelor justificative care sa contina: denumirea documentelor, persoanele care poarta raspunderea intocmirii lor, data intocmirii si termenul stabilit pentru predarea documentelor, numarul de exemplare si destinatia acestora si alte elemente considerate necesare. Pot fi intocmite grafice individuale (care cuprind documentele si lucrarile care se executa de o anumita persoana), grafice de structura (in care se descriu documentele) si lucrarile din cadrul unui compartiment al unitatii patrimoniale), grafice sintetice (care cuprind documentele si operatiunile necesare pentru realizarea unei lucrari cu un grad mare de complexitate).

VERIFICAREA DOCUMENTELOR. PROCEDEE DE RECTIFICARE A ERORILOR DIN DOCUMENTE.

Avand rolul de a mijloci introducerea datelor in fluxul de prelucrare si informare contabila, in vederea obtinerii unor informatii veridice, documentele primare sunt supuse unor verificari sub diverse aspecte si la diverse momente. Dupa momentul in care se efectueaza, verificarea documentelor justificative poate fi: preventiva, adica inainte ca operatia dispusa sa aiba loc; operativa adica in timpul efectuarii operatiilor economico-financiare si postoperativa, adica dupa efectuarea operatiei contabilizate.

Dupa aspectele supuse controlului distingem: verificarea formei, verificarea calculelor si verificarea fondului.

Din punct de vedere al formei se urmareste daca s-a folosit formularul corespunzator naturii operatiei respective (in cazul documentelor tipizate) precum si daca documentul contine toate elementele esentiale care trebuie sa se regaseasca in structura unui document netipizat; daca formularul a fost completat cu toate datele variabile prevazute si (dupa caz) cu toate semnaturile de intocmire, vizare, aprobare si de confirmare necesare.

In documentele care contin calcule se verifica exactitatea acestora.

Verificarea de fond a documentelor se refera la legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiei consemnate. Erorile constatate cu ocazia intocmirii si verificarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrei gresite, astfel incat acestea sa poata fi si dupa aceea citita, urmata de inscrierea deasupra a textului sau cifrei corecte. Corectura se face pe fiecare din exemplarele documentului justificativ gresit si se confirma prin semnatura persoanei sau persoanelor care au intocmit documentul respectiv, mentionandu-se si data cand a avut loc aceasta. La corectarea documentelor care se refera la operatii de predareprimire a unor valori materiale este necesara confirmarea prin semnatura a predatorului si primitorului. In documentele in baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul

precum si in cele pentru care indicatiile de completare prevad asemenea restrictii, corecturile nu sunt admise sub nici o forma. Asemenea documente se anuleaza si se pastreaza ca atare.

RECONSTITUIREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are - potrivit legislatiei romanesti - obligatia sa incunostiinteze, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii, administratorul acesteia, ordonatorul de credite sau alta persoana care are sarcina gestionarii patrimoniului. In termen de cel putin 3 zile de la primirea comunicarii conducatorul unitatii este obligat sa incheiem un proces-verbal semnat de conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, salariatul responsabil si seful ierarhic al acestuia din care sa rezultate datele de identificare a documentului disparut; numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv. Odata cu semnarea procesului verbal salariatul responsabil este obligat sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul. Cand pierderea, sustragerea sau distrugerea documentului constituie o infractiune, se incunostiinteaza imediat organele de urmarire penala. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire" intocmit separat pentru fiecare caz, in care sa apara toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut: sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispozitia conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit si alte elemente, in masura in care sint necesare. Daca documentul disparut a fost emis de o alta unitate, atunci reconstituirea se face de catre unitatea emitenta. Cand documentul disparut emana de la alta unitate, reconstituirea se face de catre aceasta la cererea scrisa a conducatorului unitatii solicitatoare in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii. Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "RECONSTITUIT" cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Pentru pagubele generate de disparitia, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea si gasirea acestora. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire. Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse inainte de inregistrarea lor in contabilitate.

ARHIVAREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE

Unitatile patrimoniale au obligatia pastrarii in arhiva lor a documentelor justificative si contabile timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii si a situatiilor financiare anuale (conturilor anuale) pentru care termenul de pastrare este de 50 de ani. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termenul prevazut de lege. In caz de incetare a activitatii unitatii patrimoniale, documentele se predau la Arhivele Statului. In arhiva documentele se pastreaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate. Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar. Evidenta dosarelor si documentelor contabile

intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului, se tine cu ajutorul Registrului de evidenta curenta. Eliminarea din arhiva a documentelor cu termenul de pastrare expirat se face de catre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dupa caz, cu consemnarea operatiunii de scadere intr-un proces-verbal si operarea scaderii in Registrul de evidenta curenta al arhivei.

Tipuri de documente, pe categorii de operatiuni contabile

Principalele documente care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot fi grupate, pe tipuri de operatiuni, astfel :

- pentru achizitiile de bunuri si servicii: factura sau factura fiscala si documentele de receptie: nota de receptie si constatare de diferente (pentru stocuri) si procesul verbal de receptie (pentru imobilizari);

- pentru consumurile de bunuri avem, in general, bonuri de consum sau fise limita de consum;

- pentru intrarile de bunuri din produc ie proprie: notele (sau bonurile) de predare ori raportul de productie (in cazul stocurilor) sau procesele verbale de receptie (pentru imobilizari);

- operatiunile de incasari si plati prin banca se justifica intotdeauna cu extrasul de cont, in spatele caruia pot aparea ordine de plata, dispozitii de plata, avize de creditare/debitare sau alte explicatii; mai pot aparea si cecuri ori efecte de comert;

- incasarile si platile prin casierie consemnate in chitante, ordine de deplasare, dispozitii de plata ori dispozitii de incasare, state de plata etc., se centralizeaza mai intii in registrul de casa, pe baza caruia se face inregistrarea in contabilitate;

- transferul de bunuri intre gestiunile aceleiasi firme se face pe baza notei (sau bonului) detransfer sau, daca gestiunile respective nu sint in aceeasi incinta, pe baza avizului de insotire;

- livrarile de bunuri si prestarile de servicii obliga intreprinderea la intocmirea facturii si, eventual, a avizului de insotire; intr-o intreprindere de dimensiuni mai mari, circuitul documentelor de la o livrare de bunuri poate fi mai complex: pe baza comenzii sau a contractului, compartimentul de desfacere (sau un departament echivalent) intocmeste o dispozitie de livrare, care, dupa aprobare, ajunge la magazia in care sint depozitate bunurile de livrat; de aici se elibereaza bunurile si se completeaza in mod corespunzator dispoziia de livrare, care ajunge din nou la desfacere sau la un serviciu distinct de facturare, unde se intocmeste factura sau factura fiscala;

- infiintarea firmei este inregistrata in contabilitate conform prevederilor actului constitutiv;

- modificarea capitalurilor si repartizarea profitului se inregistreaza, de regula, pe baza hotaririi adunarii generale a actionarilor sau asociatilor;

- avansurile acordate salariatilor (chenzina I) se inregistreaza pe baza listelor de avans chenzinal, in timp ce salariile si obligatiile sociale corespunzatoare sint inregistrate pe baza statelor de salarii.

Multe din documentele folosite pentru justificarea operatiunilor sint descrise in normele legale in domeniu.Aici se precizeaza elemente precum:

- forma concreta a documentului;

- la ce serveste fiecare document in parte;

- cine il intocmeste, semneaza, verifica, aproba

- in cite exemplare se intocmeste si unde ajunge fiecare din acestea;

- unde se arhiveaza

Intrebari recapitulative pentru verificarrea cunostintelor:

1. Cum definiti un document justificativ?

Care sint partile componente ale documentului justificativ?

4. Cum pot fi clasificate documentele justificative?

5. Ce este tipizarea documentelor si care sunt avantajele acesteia?

6. Cum definiti verificarea documentelor si de cate feluri este aceasta?

7. Ce intelegeti prin verificarea formei unui document?

8. Ce intelegeti prin verificarea fondului unui document?

9. Ce este circuitul documentelor economice si ce presupune rationalizarea acestuia?

10. Ce este arhivarea documentelor si dupa ce criterii poate fi realizata?

In ce tip de documente justificative nu sint admise corecturi?

Cind se foloseste nota de contabilitate ca justificativ pentru inregistrarea in contabilitate?

Pe ce perioada trebuie pastrate documentele justificative?

Ce documente justificative sint necesare pentru a inregistra o achizitie de bunuri?

Ce se intimpla daca un document este pierdut?

La ce servesc graficele de circulatie a documentelor?

La ce serveste extrasul de cont si cine intocmeste acest document?