Auditul intern si controlul financiar preventiv

Pentru buna functionare a activitatii institutiilor publice s-au instituit reglementari legislative privind controlul financiar intern si auditul financiar intern.

Controlul financiar preventiv este activitatea prin care se verifica legalitatea si regularitatea operatiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, inainte de aprobarea acestora.

Controlul intern reprezinta ansamblul masurilor intreprinse la nivelul unei institutii publice cu privire la structurile organizatorice, metodele, procedurile si sistemele de control si de evaluare, instituite in scopul:

realizarii atributiilor la un nivel calitativ corespunzator si indeplinirii cu regularitate, in mod economic, eficace si eficient, a politicilor adoptate, respectarii legalitatii si a dispozitiilor conducerii;

protejarii activelor si resurselor;

efectuarii si mentinerii de inregistrari contabile corecte si complete;

furnizarii la timp de informatii corecte si complete pentru fundamentarea deciziilor conducerii.

Auditul intern este activitate organizata independent in structura unei institutii publice si in directa subordonare a conducatorului acesteia, care consta in efectuarea de verificari, inspectii si analize ale sistemului propriu de control intern, in scopul evaluarii obiective a masurii, in care acesta asigura indeplinirea obiectivelor institutiei publice si utilizarea resurselor in mod economic, eficace si eficient si pentru a raporta conducerii constatarile facute, slabiciunile identificate si masurile propuse de corectare a deficientelor si de ameliorare a performantelor sistemului de control intern.

Din definitiile[1] date controlului financiar preventiv, controlului intern si auditului financiar intern se desprinde concluzia ca in activitatea unei institutii publice trebuie sa actioneze prima data personalul care se ocupa cu controlul si apoi cel care se ocupa cu auditul. Auditul este un controlor al sistemului de control, dar nu se rezuma numai la verificarea actiunii de control, ci vine cu masuri, idei, solutii de perfectionare a acesteia.

Controlul financiar preventiv propriu se organizeaza si se exercita in mod unitar la urmatoarele entitati publice[2]:

- institutiile publice, cuprinzand Administratia Prezidentiala, Parlamentul, Guvernul, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale si locale, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile publice de subordonare centrala sau locala, indiferent de modul de finantare a acestora;

- Ministerul Finantelor Publice, pentru operatiunile Fondului national de preaderare, pentru operatiunile privind bugetul trezoreriei statului, datoria publica, precum si pentru alte operatiuni specifice;

- companiile nationale, regiile autonome, societatile comerciale, organizatiile neguvernamentale, precum si orice alte persoane juridice care gestioneaza fonduri publice cu orice titlu si/sau care administreaza patrimoniul public referitor la gestionarea fondurilor publice si administrarea patrimoniului public in cauza;

- agentiile de gestionare a fondurilor publice provenite din finantari externe, rambursabile si nerambursabile, precum: unitati de management al proiectelor (UMP), unitati de coordonare a proiectelor (UCP), Oficiul de Plati si Contractare PHARE (OPCP), Agentia SAPARD si alte agentii de implementare a fondurilor comunitare.

1. Controlul intern al institutiilor publice

Controlul intern in cadrul unei institutii publice are urmatoarele obiective generale:

1) realizarea, la un nivel corespunzator de calitate, a atributiilor institutiilor publice, stabilite in concordanta cu propria lor misiune, in conditii de regularitate, eficacitate, economicitate si eficienta;

2) protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei.

Deoarece banii publici sunt obtinuti in cea mai mare parte pe seama prelevarilor de la populatie, deci sunt "banii natiunii" gestionarea lor trebuie sa se realizeze in conditii optime, eliminandu-se pe cat posibil realizarea de pierderi, stoparea risipei. Pentru aceasta trebuie ca personalul instutitiei publice sa fie pregatit profesional pentru posturile ocupate, sa desfasoare activitatea cu maxim de seriozitate si profesionalism pentru a se evita greselile care por sa duca la efecte nedorite. De asemenea, personalul din institutiile publice trebuie sa aiba un dezvoltat spirit de dreptate, cinste, sa nu urmatreasca ca prin folosirea banului public, de multe ori printr-o pozitie abuziva, sa obtina avantaje materiale sau de alta natura[3].

3) respectarea legii, a reglementarilor si deciziilor conducerii;

Personalul institutiilor publice trebuie sa actioneze conform cu legea, sa respecte regulile si reglementarile care sunt specifice acestui domeniu.

4) dezvoltarea si intretinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare si difuzare a datelor si informatiilor financiare si de conducere, precum si a unor sisteme si proceduri de informare publica adecvata prin rapoarte periodice.

Pentru atingerea acestui obiectiv este necesar ca organele de conducere sa poata sa asigure in interiorul institutiei, precum si in relatiile cu terti a unui sistem de cooperare in privinta asigurarii unui acces rapid la diverse date referitoare la activitatea desfasurata, sa informatizeze activitatea institutiei publice prin crearea unui sistem informatic care pe baza datelor introduse in el sa poata sa furnizeze un volum cat mai mare de date si posibilitati cat mai ridicate de combinare a lor.

Conducatorul institutiei publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern.

Cerintele controlului intern pot fi generale si specifice.

2. Controlul financiar preventiv al institutiilor publice

Fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operatiuni care vizeaza, in principal:

a)      angajamente legale si bugetare;

b)      deschiderea si repartizarea de credite bugetare;

c)      modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni ale clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virari de credite;

d)      efectuarea de plati din fonduri publice;

e)      efectuarea de incasari in numerar;

f)        vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

g)      concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

h)      alte tipuri de operatiuni, stabilite prin ordin al ministrului finantelor.

Pentru fiecare din operatiunile prezentate mai sus trebuie sa se stabileasca baza legala a efectuarii acestora, documentele justificative pe baza carora se face controlul, obiectivele si continutul controlului financiar propriu.

Controlul financiar preventiv se organizeaza si se exercita in urmatoarele forme:

controlul financiar preventiv propriu;

controlul financiar preventiv delegat, prin controlori delegati ai Ministerului Finantelor.

Institutiile publice au obligatia de a organiza controlul financiar preventiv propriu si evidenta angajamentelor in cadrul compartimentului contabil. Conducatorii institutiilor publice au obligatia sa stabileasca proiectele de operatiuni supuse controlului financiar, documentele justificative si circuitul acestora, cu respectarea dispozitiilor legale.

Controlul financiar preventiv propriu se exercita de catre contabilul-sef prin viza de control financiar preventiv propriu. In functie de volumul si de complexitatea activitatii, contabilul-sef poate imputernici, cu aprobarea ordonatorului de credite, si alte persoane din subordinea sa sa exercite controlul financiar preventiv propriu, precizand limitele imputernicirii.

Se supun aprobarii ordonatorului de credite numai proiectele de operatiuni care respecta intru totul cerintele de legalitate, regularitate si incadrare in limitele angajamentelor bugetare aprobate, care poarta viza de control financiar preventiv propriu.

Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnatura persoanelor in drept, competente in acest sens si prin aplicarea de catre acestea a sigiliului personal.

Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnatura persoanei imputernicite in acest sens sau a inlocuitorului desemnat, precum si prin aplicarea sigiliului personal. Sigiliul va cuprinde urmatoarele informatii:

denumirea entitatii publice;

mentiunea ,,Vizat pentru control financiar preventiv propriu'';

numarul sigiliului (cel de identificare a titularului acestuia);

- elementele de identificare a datei acordarii vizei (an, luna, zi).

In vederea acordarii vizei de control financiar preventiv propriu, proiectele de operatiuni se prezinta insotite de documentele justificative corespunzatoare, certificate in privinta realitatii si legalitatii prin semnatura conducatorilor compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea respectiva.

Raspunderea pentru realitatea, regularitatea si legalitatea operatiunilor ale caror documente justificative revinde conducatorilor compartimentelor care au acordat viza.

Procedura de control financiar preventiv presupune urmatoarele etape:

proiectele de operatiuni emise de compartimentele de specialitate vor fi depuse la departamentul de control, insotite de documentele justificative;

proiectele de operatiuni vor fi inregistrate in Registrul proiectelor de operatiuni prevazute sa fie prezentate la viaz de control financiar preventiv propriu;

persoana imputernicita cu controlul va prelua documentele si va face o verificare formala, urmarind: cuprinderea in ,,Cadrul general al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu'' a operatiunii prezentata la viza, completarea documentelor in stricta concordanta cu rubricile acestora, existenta semnaturilor persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, existenta documentelor justificative;

in cazul nerespectarii conditiilor de forma, documentele sunt restituite compartimentelor de specialitate, cu viza "Refuz";

daca sunt indeplinite conditiile de forma se va trece la realizarea controlului de fond;

in urma acestui control se poate acorda viza sau se poate respinge documentul ca fiind nefondat.

Controlul financiar delegat apare ca urmare a numirii de catre Ministerul Finantelor a unor controlori financiari delegati care vor verifica anumite tipuri de operatiuni (specifice fiecarei institutii publice) sau a operatiunilor care depasesc anumite limite valorice.

3. Auditul financiar intern

Auditul intern se organizeaza in mod independent, in structura fiecarei institutii publice, sub forma unui compartiment specializat, constituit din una sau mai multe persoane, astfel incat personalul de specialitate angajat in acesta sa nu fie implicat in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care le auditeaza.

Auditorul intern trebuie sa isi indeplineasca atributiile in mod obiectiv, independent, cu profesionalism si integritate.

In realizarea atributiilor sale seful compartimentului de audit intern sau, dupa caz, persoana care exercita atributiile de audit intern se subordoneaza si raporteaza direct conducatorului institutiei publice.

Auditul intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate de institutia publica sau care sunt in responsabilitatea acesteia, inclusiv asupra activitatii institutiilor subordonate si asupra utilizarii de catre terti, indiferent de natura juridica a acestora, a fondurilor publice gestionate de acestia din urma in baza unei finantari realizate de catre institutia publica in cauza sau de catre o institutie subordonata acesteia.

Operatiunile care fac obiectul auditului intern sunt examinate, de regula, pe tot parcursul acestora, din momentul initierii pana in momentul finalizarii executarii lor efective.

Compartimentul de audit intern trebuie sa exercite urmatoarele atributii[4]:

certificarea trimestriala si anuala, insotita de raport de audit, a bilantului contabil si a contului de executie bugetara ale institutiei publice, prin verificarea legalitatii, realitatii si exactitatii evidentelor contabile si ale actelor financiare si de gestiune; certificarea se face inaintea aprobarii de catre conducatorul institutiei publice in cauza a bilantului contabil si a contului de executie bugetara;

examinarea legalitatii, regularitatii si conformitatii operatiunilor, identificarea erorilor, risipei, gestiunii defectuoase si fraudelor si, pe aceste baze, propunerea de masuri si solutii pentru recuperarea pagubelor si sanctionarea celor vinovati, dupa caz;

supravegherea regularitatii sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare, urmarire si control al indeplinirii deciziilor;

evaluarea economicitatii, eficacitatii si eficientei cu care sistemele de conducere si de executie existente in cadrul institutiei publice ori la nivelul unui program/proiect finantat din fonduri publice utilizeaza resurse financiare, umane si materiale pentru indeplinirea obiectivelor si obtinerea rezultatelor stabilite;

identificarea slabiciunilor sistemelor de conducere si de control, precum si a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau unor operatiuni si propunerea de masuri pentru corectarea acestora si pentru diminuarea riscurilor, dupa caz.

La baza desfasurarii activitatii de audit intern sta planul anual de audit intern, aprobat de conducatorul institutiei publice. Planul de audit se stabileste pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni, precum si prin consultare cu institutiile publice ierarhic superioare.

Activitatea auditorilor interni se realizeaza pe baza de ordin de serviciu scris, aprobat de catre conducatorul institutiei publice si care prevede in mod explicit scopul, obiectivele si durata auditului.

Auditorii interni au acces la toate datele si informatiile pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele precizate in ordinul de serviciu, iar personalul de conducere si personalul de executie implicat in activitatea auditata au obligatia sa ofere documentele solicitate si tot sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a auditului intern.

Constatarile auditului intern sunt cuprinse in raportul de audit intern care trebuie sa reflecte ordinul de serviciu primit, modul de desfasurare a auditului, constatarile facute, concluziile si recomandarile auditorilor interni, impreuna cu intreaga documentatie care sustine respectivele constatari, concluzii si recomandari. De asemenea, o data cu raportul de audit intern trebuie prezentate obligatoriu, si punctele de vedere ale persoanelor implicate in activitatile auditate, indeosebi ale acelora in legatura cu care se semnaleaza deficiente sau care pot fi afectate de masurile recomandate in raportul de audit intern.

Ori de cate ori efectuarea auditului potrivit ordinului de serviciu presupune utilizarea unor cunostinte de specialitate din alte domenii decat cele cerute prin fisa postului auditorilor interni, seful compartimentului de audit intern poate recurge, cu aprobarea conducatorului institutiei publice caruia ii raporteaza, la contractarea externa de servicii de expertiza/consultanta.