Intreprinderea viitorului - caracteristici si functionalitate

Intreprinderea viitorului - caracteristici si functionalitate

Pentru a face fata unui mediu extrem de concurential si instabil, firmele trebuie sa adopte structuri organizatorice dinamice, capabile sa raspunda rapid la schimbarile de piata.

Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba in continuare structura locurilor de munca in societate; multe locuri de munca traditionale vor dispare si vor fi inlocuite de catre informatica si comunicatii electronice. Tehnologiile informationale si comunicatiile vor avea un impact major asupra organizatiilor prin prisma mutatiilor in ceea ce priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le pot genera.

Societatea informationala si a cunoasterii va imparti practic intreprinderile in organizatii moderne ('conectate' - care utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale.

In literatura de specialitate nu s-a conturat inca un punct de vedere comun privind trasaturile ce definesc un tip ideal sau optim de firma si pe de alta parte este dificil de a acoperi printr-un singur model abstract de firma, diversitatea sub care regasim firma in economia reala - ca domeniu de activitate, ca marime, conjunctura economica etc.

Trasaturile comune ale unei organizatii moderne ar putea fi:

inlocuirea ierarhiei piramidale traditionale cu o ierarhie orizontala, unde se pune accent pe lucrul in echipa, colaborare si cooperarea intre angajati;

un management bazat pe cunoastere si inteligenta colectiva;

lucrul in cadrul organizatiilor va fi distribuit (dispersat in spatiu);

pentru desfasurarea eficienta a activitatilor vor fi integrate tehnologii groupware;

utilizarea outsourcing-ului.

Introducerea tehnologiilor informatice si de comunicatii la locul de munca, solicita angajatilor sa aiba cunostinte de baza despre calculatoare si abilitate de a utiliza informatii digitale. Astfel, impactul tehnologiilor informationale se reflecta prin:

digitizare - orice informatie poate fi digitizata, memorata si regasita pe un calculator;

globalizare - Internetul ofera o comunitate globala - angajatii si partenerii pot fi localizati oriunde geografic;

mobilitate - tehnologia Internet ofera posibilitatea angajatilor de a accesa informatii de oriunde se afla, din orice loc, la orice ora;

grupuri de lucru - tehnologia Internet ofera partajarea datelor si colaborarea intre angajati. Astfel, de exemplu, informatiile despre un proiect si conversatiile interactive pot fi gazduite pe un calculator, iar angajatii pot colabora in cadrul acestor proiecte din locatii diferite;

caracter imediat - angajatii, partenerii, clientii etc. pot avea acces in timp real la informatiile unei companii de oriunde s-ar afla si la orice ora.

O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele traditionale este cu privire la metodele de munca folosite. O organizatie moderna va solicita in primul rand outsourcing-ul si utilizarea pe scara larga a Internetului, a retelelor de calculatoare si a software ului colaborativ Groupware.

Externalizarea sau outsourcing-ul consta in incredintarea efectuarii unor activitati interne din cadrul intreprinderii unor furnizori externi, specializati in anumite servicii, care devin astfel parteneri furnizori de servicii cu valoare adaugata. Astazi, activitatile periferice din cadrul intreprinderii ca paza, curatenia, reparatiile cladirilor sau alte servicii administrative, sunt externalizate in numeroase firme (de exemplu, firma Nike utilizeaza outsourcing-ul la toate functiile cu exceptia a doua activitati strategice: Marketing si Design).

Outsourcing-ul nu este un concept de o noutate absoluta. Companiile au apelat intotdeauna la servicii din exterior pentru diverse tipuri de operatiuni. Outsourcing-ul implica o restructurare mult mai eficienta a unor anumite activitati, folosind parteneriate externe cu firme care au competentele necesare (de regula, aceste servicii sunt prestate de companii de mici dimensiuni, cu costuri de productie relativ modeste).

Cauzele care determina externalizarea unor activitati sunt determinate de politica de reducere a costurilor, de necesitatea cresterii performantei, a calitatii produselor si serviciilor etc.

Nu orice activitate sau competenta este indicat sa fie externalizata. La nivelul intreprinderii pot fi identificate doua categorii de activitati: activitati principale (operationale) si activitati de sustinere. De regula activitatile de sustinere nu constituie pentru firme 'inima meseriei" sau vocatia intreprinderii si din aceste motive ele sunt transferate unui prestator exterior, devenind pentru acesta activitati principale .

Din punct de vedere al importantei lor pentru firma competentele ce alcatuiesc meseria unei intreprinderi pot fi impartite in doua categorii: competente forte (de baza) si competente complementare. Competentele forte reprezinta "inima meseriei" intreprinderii si sunt acele activitati, produse, servicii, cunostinte si iscusinte ce constituie forta firmei. Competentele complementare sunt constituite din activitati, servicii sau cunostinte comune ce pot fi achizitionate relativ usor de pe piata prin angajare de personal sau contractare.

Avantajele externalizarii unor procese din cadrul firmei constau in:

reducerea costurilor de exploatare - reprezinta cel mai important motiv pentru care companiile apeleaza la externalizare. Companiile care doresc sa faca totul pe cont propriu trebuie sa suporte cheltuieli mult mai mari pentru cercetare, dezvoltare, administrare, marketing. Apeland la serviciile unor furnizori specializati, companiile au acces implicit la investitiile acestora in tehnologie, metodologie si oameni, investitii ce au fost realizate pe parcursul unor perioade de timp considerabile;

permite centrarea pe activitatile principale ale firmei - firmele pot sa se concentreze pe o gama mai larga de segmente de afaceri, in timp ce unele detalii operationale sunt lasate pe seama unui expert extern. De multe ori diferite tipuri de activitati de sustinere necesita o mare parte din timpul si atentia conducerii companiei, care pot genera in final pierderi financiare;

reduce costurile de infrastructura - outsourcing-ul este modalitatea prin care se poate reduce capitalul care trebuie investit in activitatile adiacente ale unei afaceri;

asigura gestiunea eficienta a resurselor disponibile - de cele mai multe ori, resursele redirectate prin outsourcing sunt oamenii. Prin incredintarea operatiunilor adiacente unor firme din exterior, compania poate redirectiona acesti angajati spre alte activitati cu o valoare adaugata mai mare, iar pe de alte parte va creste si moralul angajatilor care astfel vor fi implicati mai intens in activitatile in care sunt calificati;

cresterea flexibilitatii firmei - companiile care apeleaza la outsourcing, devin in scurt timp mai flexibile, mai dinamice si mai dispuse sa se schimbe pentru a face fata diverselor transformari impuse de piata.

reducerea riscurilor - legislatia, conditiile financiare, tehnologiile etc., sunt intr-o continua schimbare si presupun din partea companiilor investitii si eforturi semnificative pentru a tine pasul cu concurenta. In momentul in care se apeleaza la outsourcing, riscurile suportate de companie se reduc considerabil.

Aplicatiile CSCW (Computer Supported Cooperative Work) sunt intrebuintate in companii pentru a permite angajatilor sa lucreze impreuna prin comunicare, colaborare si coordonare la momente de timp si locuri diferite. Solutiile groupware presupun aplicarea tehnologiilor informationale si de comunicatie care permit intreprinderilor sa creeze, sa partajeze si sa-si exploateze cunostintele in vederea cresterii calitatii procesului de luare a deciziilor de grup.

Prin implementarea lor, tehnologiile groupware permit:

schimbarea strategiei manageriale;

reproiectarea structurii organizatorice prin redefinirea sarcinilor individuale si colective ;

apropierea electronica a indivizilor pentru realizarea obiectivelor institutiei - lucru in echipa, colaborare si cooperare intre angajati.

Aplicatiile groupware se prezinta in diferite forme si dimensiuni si sunt folosite pentru:

dirijarea si partajarea informatiilor

coordonarea proiectelor si participarea la dezvoltarea documentelor

urmarirea proiectelor

administrarea proceselor de grup

facilitarea discutiilor de grup

automatizarea unor operatii de rutina

administrarea relatiilor cu clientii

Groupware este o alternativa la sistemele centralizate, care ofera o punte intre golul dintre structurile traditionale si intreprinderile virtuale.

Figura nr. 2.6. Tehnologii groupware