Solutie de sistem pentru managementul de cunostinte folosit in procesul de afaceri ales

Pentru multe companii, integrarea diverselor procese de afaceri este o provocare. Punctele de vedere pot diferi in functie rolul persoanelor implicate dar scopul final este acelasi: imbunatatirea modului in care oamenii si sistemele informatice din companie sau din afara acesteia conlucreaza pentru atingerea obiectivelor companiei. Procesele de afaceri ale unei firme sunt de fapt o serie de interactiuni: un om de vanzari merge la un client, clientul plaseaza o comanda, comanda ajunge la contabilitate, apoi la productie si asa mai departe. Fiecare dintre aceste interactiuni implica un schimb de informatii intre oameni dar si intre oameni si sistemele informatice. Folosirea unei tehnologii potrivite poate automatiza transmiterea acestor informatii si aduce un plus de eficienta pentru fiecare proces in parte.[1]

Solutiile Business Process Management sunt dedicate cresterii productivitatii companiei.

Acestea permit o integrare avansata prin modelarea, monitorizarea si administrarea eficienta a proceselor curente sau planificate din cadrul companiei sau retelei de parteneri. Mai mult, creste vizibilitatea acestor procese in cadrul companiei, precum si modul de cuantificare si auditare a acestora. Noile aplicatii informatice pot fi exploatate mai repede iar tranzactiile din piata pot fi efectuate mult mai eficient decat concurenta. Controlul acestor procese trece de la oamenii de IT la oamenii de business ceea ce inseamna posibilitati extinse de adaptare a companiilor la schimbarile economice.

Beneficiile solutiilor BPM sunt multiple:

• Imbunatatirea proceselor: Automatizarea proceselor este doar pasul care va permite adaptarea dinamica si facila a oricaror procese la schimbarile aparute in companie
• Control real-time si vizibilitate: BPM permite un control real-time al afacerii prin colectarea, corelarea si consolidarea automata a infomatiilor referitoare la orice activitate sau proces individual
• Reducerea costurilor operationale prin automatizarea proceselor: Toate companiile sunt nevoite sa-si reduca nivelul costurilor operationale pe masura ce managementul si actionarii fac presiuni pentru cresterea profitabilitatii. Pentru multe organizatii, BPM ajuta la reducerea acestor costuri prin eliminarea unor pasi inutili in anumite activitati sau automatizarea acestora. (inregistrari duble sau manuale etc)
• Corelare intre afaceri si IT: in ciuda evolutiei tot mai rapide a mediului IT, exista opinii care atesta o intarziere a departamentelor IT in acoperirea cerintelor de business. BPM permite implicarea directa a business managementului in design-ul, automatizarea si administrarea proceselor, indiferent de aplicatiile informatice sau departamentele existente in companie
• Complianta cu legislatia si regulamentele: Pe langa profitabilitate, un alt punct cheie in afacerile moderne il reprezinta indeplinirea anumitor cerinte legislative sau de reglementare a pietei. BPM permite nu doar definirea si automatizarea proceselor dar si auditarea acestora acolo unde complianta cu anumite standarde este ceruta
• Cresterea flexibilitatii: "Schimbarile" devin o constanta a mediul de afaceri actual, astfel ca flexibilitatea devine o cerinta de business. Multe organizatii utilizeaza solutii BPM pentru a permite departamentelor IT sa isi focalizeze resursele catre proiecte cu business-oriented

In general vorbind, BPM aduce o schimbare fundamentala in valoarea pe care departamentele IT o pot aduce clientilor interni. BPM face ca afacerea sa conditioneze IT-ul si nu IT-ul sa conditioneze afacerea.

Business Process Management (BPM) asigura:

solutii ce permit integrarea unor sisteme extrem de diverse

in plus: functii avansate pentru modelarea si automatizarea fluxurilor de business la nivelul companiei

accesul la surse de date variate si interoperabilitatea unui numar mare de aplicatii;  procesele de afaceri vor putea fi modelate direct de catre analistii financiari si economici, fara suportul departamentelor IT

Solutiile BPM sunt folosite atat pentru automatizarea proceselor interne din cadrul firmei, cat si pentru derularea fluxurilor cu partenerii de afaceri.

In contextul crizei actuale indiferent de domeniul de business, aceasta isi face simtita prezenta prin actiuni directe si, in cele mai frecvente situatii, prin actiuni indirecte. Consultantii de business sunt presati sa isi adapteze strategiile, promovate pana acum in conditii de crestere economica, la conditii asemanatoare cu recesiunea anilor 30.

Managementul este pus in fata unor situatii limita. Pentru aceste situatii limita, identificarea de solutii este un proces anevoios, ce nu se incadreaza in urgenta momentului, iar, odata identificate, solutiile se dovedesc greu de implementat. Companiile sunt fortate sa-si desfasoare activitatea intr-un mediu nou, in care profiturile scad simtitor si unde bugetele pentru pentru investitii dispar de la o zi la alta. Este mediul in care daca nu iei cele mai bune decizii nu poti sa ramai in business.

Conform studiilor de specialitate, pentru anul 2009, foarte multe companii au redus bugetele pentru IT cu pana la 40%.

Se reduc bugetele pentru mentenanta, dezvoltari, integrari de noi functionalitati, bugetele pentru implementarea de noi solutii de suport al activitatilor de business.

Se vorbeste chiar de un fenomen de pregatire pentru "HIBERNARE" al companiilor, al caror management a decis, aprioric, sa reduca toate costurile provenite din zona de IT si solutii de business.

A face management performant in situatii de criza, renuntand tocmai la instrumentele de fundamentare si suport al deciziei manageriale nu este tocmai o stra-tegie de recomandat in aceasta perioada. Adevaratul aliat al unui manager, in timpuri de criza, este reprezentat de solutiile pentru suport managerial.

Managerii trebuie sa redescopere adevaratele atribute ale sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) - planificarea resurselor si management al tuturor proceselor de business. Vremurile in care sistemul ERP era considerat un instrument de rezolvare al problemelor din zona de operational trebuie sa fie uitate.

Managerii trebuie sa redescopere principiile care i-au motivat sa investeasca sute de mii de euro in aplicatiile ERP - control al proceselor de business si obtinerea de informatii necesare procesului decizional. Si mai trebuie sa isi mai aminteasca ceva - in momentul in care au luat decizia de a implementa un sistem ERP se aflau tot intr-o situatie de criza, chiar daca aceasta era marcata de necesitatea de a face fata strategiei de extindere a business-ului.

Traim vremuri in care o decizie luata pe baza unor informatii gresite poate produce adevarate dezastre.

A aproviziona mai mult decat cere piata, a nu reusi sa-ti controlezi costurile de productie sau distributie, a nu avea access la informatii de marketing, sunt activitati al caror procentaj de prezenta, in viata unei companii, trebuie redus pana la 100%.

Fundamentarea deciziei nu mai poate fi lasata in seama unei persoane "pricepute" in realizarea unor simple rapoarte cu informatii din contabilitate si gestiune - este vremea strategiilor bazate pe previziuni si analize de tip "WHAT IF?"

Fundamentarea deciziei folosind tablouri de bord, ce conecteaza datele din sistemele ERP cu cele din sistemele de CRM, SFA, Warehouse Management, Marketing, reprezinta cheia succesului unui management eficient.

Cum vor reusi managerii sa faca fata crizei fara investitii in aplicatii de tip Business Intelligence?

Avantajele acestor aplicatii sunt unanim recunoscute: costuri de achizitie reduse - in comparatie cu cele ale sistemelor ERP timp scurt de implementare, rezultate remarcabile in zona de suport managerial.

Aplicatia de Business Intelligence nu face doar rapoarte, ele sunt concepute pentru management strategic.

Analize de tip previziune, managementul vanzarilor, managementul costurilor, indicatori de performanta sunt instrumente implicite ale aplicatiilor de tip BI, instrumente absolut necesare managerilor in organizarea si controlul businessului in situatii de criza.

Cum vor reusi managerii sa faca fata crizei eliminand bugetele pentru aplicatii de tip BI?

Strategiile de urmat in aceasta perioada ar trebui sa se bazeze pe optimizarea resurselor companiei, pe organizarea informatiilor in scopul clar de creare a unui suport decizional de incredere si nu in ultimul rand pe implementarea de solutii de bussiness practice pentru zona de activitate specifica companiei.

Managerii care vor fructifica avantajele oferite de aceste sisteme, intelegand ca sistemele ERP nu sunt simple aplicatii de contabilitate si gestiune iar aplicatiile de tip BI nu emit doar rapoarte operationale, vor fi cei - din statistica de peste cativa ani, care au supravietuit acestei crize.[2]