ARHITECTURA SISTEMULUI INFORMATIONAL FINANCIAR-CONTABIL

ARHITECTURA SISTEMULUI INFORMATIONAL FINANCIAR-CONTABIL

Abordarea arhitecturii unui sistem informational financiar-contabil trebuie sa includa in mod obligatoriu anumite elemente:

analiza activitatilor care se desfasoara in cadrul acestui sistem;

modalitatile de aprovizionare cu informatii (vezi si Figura 17);

destinatarii informatiilor furnizate de sistemul informational financiar-contabil, etc.

Schema de principiu a contextului in care functioneaza sistemul informational financiarcontabil este prezentata in Figura 18.

Figura 18 - Contextul in care functioneaza sistemul informational financiar-contabil

In ceea ce priveste activitatile desfasurate in cadrul sistemului financiar-contabil, acestea sunt numeroase si complexe, asa cum se poate remarca si din Figura 19, care prezinta o varianta simplificata.

Majoritatea activitatilor desfasurate in cadrul acestui sistem informational graviteaza in jurul operatiilor contabile, acestea fiind entitatea de baza a acestui sistem. Operatiile contabile constituie viziunea financiara asupra activitatii firmei, prin intermediul conturilor contabile, aproape toate informatiile rezultate din acest sistem informational fiind obtinute din preluarea/procurarea informatiilor din conturile contabile. Operatiile contabile pot fi:

Operatii pe baza de documente justificative (facturi, extrase de cont, chitante, etc.);

Operatii generate cu ocazia inchiderilor lunare/anuale a anumitor conturi.

In contextul existentei unui sistem informatic integrat, anumite operatii contabile pot fi generate automat sau semiautomat, prin preluarea din celelalte sisteme informatice existente in cadrul firmei: S.I. productie, S.I. aprovizionare, S.I. vanzari, S.I. resurse umane, etc.

Oricum, pentru a dispune de un sistem informatic financiar-contabil performant, acesta trebuie analizat, proiectat si implementat numai impreuna cu celelalte componente cu care interactioneaza: aprovizionare, desfacere, personal, mijloace fixe, etc., pentru a evita redundantele inerente unei alte abordari.

Figura 19 - Arhitectura activitatilor desfasurate in cadrul sistemului informational financiar-contabil

Finalitatea inregistrarii operatiilor contabile se regaseste in urmatoarele categorii de iesiri informationale:

Rapoarte de baza ale contabilitatii financiare: fise de cont (sah, analitice, sintetice), cartea mare, balanta de verificare (sintetica si analitica), jurnalul de operatii, situatii ale veniturilor si cheltuielilor; fluxurile de numerar platite si incasate; sistemul informational trebuie sa fie astfel organizat, incat aceste rapoarte sa fie disponibile in orice moment, si pe orice perioada;

Raportari financiar-contabile de sinteza: bilant, cont de profit si pierdere, note explicative, situatii financiare;

Rapoarte intocmite cu ocazia inchiderilor lunare, trimestriale, anuale ale anumitor conturi: declaratii de TVA, declaratii de impozit pe profit, alte declaratii privitoare la datorii catre stat (asigurari sociale, fond somaj, asigurari de sanatate, etc.)

Grafice privind dinamica cheltuielilor, veniturilor si a altor componente contabile care se preteaza la reprezentari grafice;

Analize ale conturilor, pentru a surprinde anumite stari ale unor indicatori economico-financiari;

Alte analize si rapoarte.

In ceea ce priveste arhitectura functionala a sistemului informational financiar-contabil, aceasta cuprinde trei mari componente, asa cum se poate remarca si in Figura 20, unde este prezentata o schema simplificata:

Contabilitatea generala - contabilitatea generala in Romania, este organizata dupa prevederile Legii Contabilitatii, nr. 82, emisa in 1991 si republicata in 26/08/2002. In afara de legea amintita, mai sunt cateva ordine emise de Ministerul Finantelor, care reglementeaza activitatea contabilitatii generale din Romania; Contabilitatea generala inregistreaza sub forma de operatii contabile, asa cum s-a prezentat anterior, toate tranzactiile efectuate in cadrul firmei, grupate in urmatoarele categorii:

Contabilitatea aprovizionarilor si a furnizorilor ;

Contabilitatea vanzarilor si a clientilor;

Contabilitatea cheltuielilor;

Contabilitatea veniturilor;

Contabilitatea datoriilor;

Contabilitatea creantelor;

Contabilitatea stocurilor si a obiectelor de inventar;

Contabilitatea mijloacelor fixe;

Contabilitatea operatiilor diverse (de inchidere lunara, trimestriala, semestriala, anuala, etc.);

Contabilitatea operatiunilor de capital;

Contabilitatea salariilor;

Contabilitatea provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli.

Figura 20 - Arhitectura functionala a sistemului informational financiar-contabil

Subsistemul informational financiar (gestiunea financiara) - reprezinta acea parte a sistemului informational financiar-contabil care se ocupa cu gestiunea tranzactiilor financiare din cadrul firmei. Tranzactiile financiare sunt importante pentru orice firma, fie si datorita faptului ca totul se evalueaza in unitati monetare: incasarile si platile, castigul si pierderea, cumpararile si vanzarile, etc. Aproape toate elementele gestiunii financiare sunt evidentiate in contabilitatea firmei, astfel ca aceasta se constituie ca o sursa principala de informatii pentru gestiunea financiara. In cadrul gestiunii financiare a firmei, pot fi identificate mai multe componente:

Trezoreria - este elementul central al gestiunii financiare a firmei. Este reprezentata, in principal, de lichiditatile banesti si de activele financiare de trezorerie, in partea de activ, de creditele de trezorerie si creditele de scont, in pasiv;

Investitiile financiare - diverse forme de plasament financiar, cum ar fi: actiuni, parti sociale, obligatiuni, la alte societati;

Finantarile - sunt reprezentate de formele de finantare la care apeleaza firma (credite, vanzarea de actiuni, emisiunea de obligatiuni, majorari de capital, etc.).

Sistemul informational financiar gestioneaza mai multe categorii de tranzactii, din care se pot aminti:

Incasarile de la clienti, ca efect al vanzarilor catre acestia;

Platile catre furnizori, ca efect al achizitiilor de la acestia;

Evidentierea lichiditatilor;

Evidentierea creditelor si a altor forme de finantare;

Evidentierea plasamentelor de capital (pe termen scurt, mediu si lung) si a fluxurilor de numerar, aduse de acestea;

Plata impozitelor si taxelor;

Plata dobanzilor bancare si a altor cheltuieli asociate;

Urmarirea creantelor si datoriilor, etc.

Controlul prin bugete - presupune elaborarea anticipata de bugete de venituri si cheltuieli, precum si urmarirea respectarii acestora. Urmarirea acestora se concretizeaza in calculul unor indicatori care sa evidentieze abaterile de la bugete, dar si fenomenele pozitive legate de acestea, cum ar fi: cheltuieli mai mici decat cele previzionate, venituri mai mari decat cele anticipate, etc. Urmarirea bugetelor se realizeaza tot cu ajutorul contabilitatii generale, aceasta fiind furnizorul informatiilor reale, cu care se compara previziunile realizate prin intermediul bugetelor.