Balanta de verificare

Balanta de verificare

Periodic, lunar, anual trebuie intocmita o lista a tuturor conturilor utilizate soldate sau nesoldate, lista care sa contina informatii privind:

soldurile initiale;

rulajele;

sumele totale;

soldurile finale.

Functiile balantei de verificare:

Functia de verificare a exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi

Fiecare eveniment, tranzactie sau operatie se inregistreaza concomitent si cu aceeasi suma in debitul si creditul unor conturi, ceea ce face sa rezulte o egalitate permanenta intre TSD si TSC. Inregistrarea gresita a unei operatii, prin urmare, nerespectarea principiului dublei inregistrari sau trecerea eronata din registrul-jurnal in Cartea Mare sau din Cartea Mare in Balanta sau efectuarea unor calcule gresite in cadrul unor formule contabile compuse se descopera cu ajutorul Balantei de verificare.

Functia de instrument de control (de verificare)

Functia de concordanta dintre conturile analitice si conturile sintetice

xxx analitic 1

Cont sintetic    analitic 2

analitic 3

401. F    401.01 Fx 100

401.02 Fy 200

401.03 Fz 500

Infaptuirea acestei functii devine posibila prin aceea ca fiecare cont sintetic care se desfasoara pe mai multe conturi analitice se intocmeste cate o balanta de verificare cu ajutorul careia se controleaza exactitatea inregistrarilor efectuate in conturile sintetice si analitice.

Functia de legatura dintre cont si bilant

In sensul ca, datele incluse in balanta de verificare se preiau din conturi, din Cartea Mare, iar datele cuprinse in bilant se preiau din Balanta de Verificare.

Functia de informare

Balanta de verificare se grupeaza si centralizeaza datele inregistrate in conturi. Compararea datelor oferite conducerii unitatii releva posibilitatea de a cunoaste rolul si natura modificarilor intervenite in structura elementelor patrimoniale, atat in perioada curenta, cat si in cea precedenta. Pe baza acestor date conducerea poate lua decizii pentru viitor.

Prin urmare, cu ajutorul balantei de verificare se centralizeaza intreaga activitate economico-financiara a intreprinderii dintr-o anumita perioada de gestiune.

Functia de instrument de analiza a activitatii economice

Aceasta functie se realizeaza prin compararea pe fiecare cont in parte, pe grupe de conturi si pe toate datele de la inceputul datelor de gestiune cu cele de la sfarsitul acesteia. Aceasta functie de analiza este indeplinita cu succes atunci cand sunt urmarite elementele din doua balante succesive.

Clasificarea balantelor de verificare

Dupa felul conturilor pentru care se intocmesc balantele:

a)      balanta de verificare a conturilor sintetice;

b)      balanta de verificare a conturilor analitice.

Dupa numarul de egalitati E:

a)      balanta de verificare cu o serie de egalitati (sau numai soldurile initiale sau numai TS sau doar Rulaje sau doar Sf);

b)      balanta de verificare cu 2 serii de egalitati (oricare doua dintre ele);

c)      balanta de verificare cu 3 serii de egalitati

d)      balanta de verificare cu 4 serii de egalitati.

Intocmirea balantei de verificare

Se face la sfarsitul lunii sau ori de cate ori este necesar. Pentru intocmire se procedeaza astfel:

se trec operatiile din registrul jurnal in Registrul Cartea Mare pana la data la care urmeaza sa se intocmeasca Balanta de Verificare;

se totalizeaza toate sumele din debitul si creditul fiecarui cont deschis in registrul Cartea Mare si se stabileste soldul final al fiecarui cont;

se trec datele din conturile existente in Cartea Mare in formularul Balantei de Verificare;

se aduna coloanele Balantei de Verificare, iar totalurile stabilite in cadrul fiecarei perechi de coloane (Debitoare si Creditoare) trebuie sa fie egale, de asemenea Totalul Rulajelor din Balanta de Verificare trebuie sa coincida cu Totalul Rulajelor din registrul jurnal.

Erori ce pot fi depistate cu ajutorul Balantei de Verificare

Cu ajutorul balantei se pot descoperi erori relevante sau nerelevante:

erori de intocmire a balantei de verificare. Apar fie datorita preluarii gresite de informatii din conturi, fie datorita unor calcule gresite a coloanelor din balanta.

Identificarea erorilor de calcul se face prin respectarea respectivelor calcule, iar a acelora de transcriere se face prin punctare, adica prin confruntarea tuturor sumelor transcrise din Cartea Mare in formularul de Balanta.

erori de intocmire a conturilor in vederea stabilirii Sf

Aceste erori sunt determinate de calcule gresite efectuate cu ocazia adunarii sumelor debitoare si a celor creditoare din conturi sau cu ocazia stabilirii Sf ale acestora. Identificarea se face prin repetarea calculelor din cadrul fiecarui cont in parte.

erori de inregistrare in Cartea Mare Apar datorita raportarii gresite a sumelor din registrul jurnal in registrul Cartea Mare sau de la o pagina la alta a registrului Cartea Mare, ca de exemplu, omiterea raportarii unui cont din registrul jurnal in Cartea Mare sau raportarea de 2 ori a unei sume din jurnal in Cartea Mare.

Inregistrarea in Cartea Mare a altei sume decat cea din jurnal, fie datorita inversarii sumelor, fie omiterii unor cifre din suma respectiva, fie raportarea altei sume decat cea in cauza.

Raportarea unei sume care trebuie sa fie facuta in debitul unui cont din Cartea Mare in creditul aceluiasi cont din Balanta si invers, constituie de asemenea o posibila eroare. Raportarea gresita a totalului de pe o fila din Cartea Mare pe fila urmatoare a Cartii Mari este tot o eroare de inregistrare.

Identificarea acestei erori se face prin punctare adica prin confruntarea sumelor transcrise din registrul jurnal sau registrul Cartea Mare sau a raportarilor de la o pagina la alta in registrul Cartea Mare.

erori in stabilirea sumelor din formulele contabile compuse

Aceste erori apar datorita adunarii gresite a sumelor din aceste formule contabile.

Erori ce nu pot fi depistate cu ajutorul Balantei de Verificare

Aceste erori sunt:

omisiunile de inregistrare

erorile de compensatie

erorile de imputatie

erorile de inregistrare in registrul jurnal

Erori ce nu pot fi descoperite cu ajutorul Balantei

Omisiunile de inregistrare constau in faptul ca operatia nu a fost inregistrata deloc nici in contul de debit, nici in cel de credit. Identificarea este posibila fie in urma verificarii documentelor prin punctare, fie in urma descoperirii verificarilor documentelor care nu poarta pe ele mentiunea de inregitrare. Se pot identifica si ca urmare a unor reclamatii primite de la terti in legatura cu operatiile respective sau in urma controlului incrucisat descoperit de organele de control abilitate.

Erorile de compensatie sunt erori care se determina in urma raportarii gresite a sumelor din documentele justificative, din registrul jurnal sau din registrul jurnal in Cartea Mare, in sensul ca s-a trecut o suma in plus intr-o parte a unui cont sau alta suma in minus care s-a trecut in plus in aceeasi parte a unui cont astfel incat pe totalul celor 2 categorii de erori in plus sau in minus se compenseaza.

Erorile de imputatie se datoreaza raportarii unei sume exacte ca marime din registrul jurnal in Cartea Mare, atat in debit cat si in credit, insa nu in conturile in care trebuie sa fie trecute, ci in alte conturi care nu au nici o legatura cu tranzactia in cauza.

Erori de inregistrare in registrul jurnal Aceste erori se pot datora stabilirii gresite a conturilor corespunzatoare sau inregistrarea unei operatii de 2 ori in cadrul acelorasi conturi, atat in debitul cat si in creditul conturilor sau inversand formula contabila.

Exemplu: Se dau urmatoarele elemente la 1.01 anul N ce prezinta solduri initiale sumele:

Mijloace de transport: 20.000 A

Capital social subscris varsat: 29.100 P

Furnizori: 600 P

Materii prime: 500 A

Conturi la banca in lei: 11.000 A

Creditori diversi: 400 P

Credite bancare pe termen scurt: 1.410 P

Casa: 10 A

In cursul lunii au loc urmatoarele operatii:

Se achizitioneaza un mijloc de transport de la un furnizor de imobilizari in suma de 1500 + TVA 19%

Se inregistreaza statul de plata al salariilor in suma de 600

Se inregistreaza impozitul pe salarii in suma de 182 si contributia la asigurarile sociale in suma de 18

Se ridica de la banca 400 lei necesari platii salariilor

Se vireaza prin banca sumele datorate bugetului de stat.

Se receptioneaza materii prime de la furnizori in suma de 200 + TVA 19% si marfuri in valoare de 400 + TVA 19%

Se vand marfurile cu 500 + TVA 19%, se descarca gestiunea si se incaseaza contravaloarea in numerar

Se achita din disponibilul de la banca un furnizor in suma de 100 lei

Se obtine de la banca un credit bancar pe termen scurt in suma de 150 lei

Se reduce capitalul social cu suma de 200 lei prin retragerea unui actionar, aportul fiind in numerar.

Se dau in consum materii prime in suma de 100

Se acorda un avans unui salariat in numerar in suma de 10 lei

Se cere:

Analiza contabila

Inchiderea conturilor de venituri, cheltuieli si regularizarea TVA

Inregistrarea in conturi

Balanta de verificare cu 4 serii de egalitate

1. 2133 mijl. de transport A↑ D

404 Fz. de imob. P↑ C

4426 TVAd A↑ D

% = 404 1785

285

2. 641 Chelt. cu salariile A↑ D

421 Personal - remuneratii datorate P↑ C

641 = 421 600

3. 421 Personal - salarii datorate P↓ D

444 Impozit pe salarii P↑ C (datoria fata de bugetul statului)

4312 Contrib. la asig. Sociale P↑ C

421 = % 200

4312 18

a) ridicarea banilor de la banca:

5121 A↓ C

5311 A↑ D

5311 = 5121 400

b) plata salariilor nete:

5311 Casa A↓ C

421 Personal salarii datorate P↓ D

421 = 5311 400

5. Banca 5121 A↓ C

Impozitul pe salarii 444 P↓ D

Contributia CAS P↓ D

% = 5121 200

6. 301 Materii prime A↑ D

371 Marfuri A↑ D

4426 TVAded A↑ D

401 Fz. P↑ C

% = 401 714

7. Vanzarea marfurilor propriu-zisa:

707 Venituri din active cedate P↑ C

411 Clienti    A↑ D

4427 TVAc    P↑ C

411 = % 595

4427 95

- descarcarea de gestiune:

371 Marfuri    A↓ C

607 Cheltuieli de marfuri A↑ D

607 = 371 400

- incasarea contravalorii clientilor in numerar:

411 Clienti A↓ C

5311 Casa A↑ D

5311 = 411 595

8. 5121 Banca A↓ C

401 Fz. P↓ D

401 = 5121 100

9. Banca 5121    A↑ D

Credite bancare pe termen scurt 5191 P↑ C

5121 = 5191 150

10. a) retragerea aportului unui actionar:

456 Decont. cu asoc. P↑ C

1012 Capital soc. Subscris varsat A↓ D

1012 = 456 200

b) plata contravalorii datoriei fata de actionarul retras

456 Decont. cu asoc P↓ D

5311 Casa A↓ C

456 = 5311 200

11. 301 Materii prime    A↓ C

601 Cheltuieli cu materii prime A↑ D

601 = 301 100

12. 5311 Casa    A↓ C

425 Avansuri acordate unui salariat A↑ D

425 = 5311 10

13. regularizarea TVA

4424 = 4426

14. Inchiderea cheltuielilor:

121 Profit si pierdere = %

641

601

607

15. Inchiderea ct. de venituri

707 = 121