Bugetarea si controlul executarii bugetelor

Bugetarea si controlul executarii bugetelor

Esenta, rolul si scopurile bugetarii.

Tipurile de bugete: caracteristica si structura lor.

Modul de intocmire a bugetului general al intreprinderii.

Controlul executarii bugetelor.

Bugetarea reprezinta un proces de determinare a actiunilor care urmeaza sa fie efectuate in viitor si de prezentare a acestora sub forma unui sistem de bugete.

Bugetul reprezinta un document financiar, elaborat pana la momentul efectuarii actiunilor previzibile. El reprezinta expresia monetara a planurilor de activitate si de dezvoltare a intreprinderii care coordoneaza si concretizeaza in cifre proiectele administratorilor.

Bugetele se intocmesc pentru o perioada viitoare limitata in timp, maximum pe un an, cu esalonarea pe perioade mai mici: trimestre, luni.

Spre deosebire de formularele-tip ale rapoartelor financiare, bugetul nu are o forma standard care trebuie sa fie respectata cu strictete. Acesta poate avea o forma si o structura diferita in functie de obiectul bugetarii, marimea intreprinderii, nivelul calificarii si experienta elaboratorilor, etc.

Bugetul poate fi pregatit in intregime nu in expresie monetara, pot fi utilizate si unitati naturale: ore, unitati de produs, cantitate, etc. Ele pot fi elaborate atat pentru intreprinderea in intregime, cat si pentru subdiviziunile acesteia.

Bugetul trebuie sa reprezinte o informatie accesibila si clara, inteleasa de utilizatori.

Scopurile bugetarii (functiile bugetului) sunt:

planificarea operatiunilor ce asigura realizarea obiectivelor strategice ale intreprinderii;

coordonarea diverselor tipuri de activitati ale diferitelor subdiviziuni;

stimularea conducatorilor de toate nivelurile in vederea atingerii scopurilor centrelor de responsabilitate;

controlul activitatii curente, asigurarea disciplinei prevazute de plan;

evaluarea indeplinirii planurilor de catre centrele de responsabilitate si conducatorii lor;

instruirea managerilor si altor angajati din serviciile economico-financiare ale intreprinderii.

In functie de sarcinile asumate se disting urmatoarele tipuri de bugete:

a)      centralizator (sau general) si particulare;

b)      statice si flexibile.

Bugetul general reprezinta un plan de lucru coordonat (pe toate subdiviziunile si tipurile de activitati) al intreprinderii in intregime sau totalitatea de bugete care genereaza operatiunile viitoare ale tuturor subdiviziunilor functionale ale intreprinderii.

El consta din doua parti:

bugetul operational,

bugetul financiar.

Bugetul operational reprezinta totalitatea bugetelor particulare operationale, care asigura intocmirea bugetului de profituri/pierderi sau a prognozei rezultatelor financiare din activitatea operationala. El include:

bugetul vanzarilor;

bugetul de productie;

bugetul de asigurare cu materii prime si materiale;

bugetul consumurilor directe privind retribuirea muncii;

bugetul contributiilor privind asigurarile sociale si asistenta medicala obligatorie;

bugetul consumurilor indirecte de productie;

bugetul costului produselor fabricate;

bugetul vanzarilor;

bugetul altor venituri operationale;

bugetul cheltuielilor comerciale;

bugetul cheltuielilor generale si administrative;

bugetul altor cheltuieli operationale;

bugetul de profit/pierderi.

Bugetul financiar reprezinta totalitatea bugetelor, care reflecta fluxurile banesti planificate si situatia financiara a intreprinderii.

Partile componente ale acestuia sunt:

bugetul investitiilor capitale;

bugetul mijloacelor banesti.

Bugetul static reprezinta bugetul calculat pentru un nivel concret al activitatii economice a intreprinderii, adica in bugetul static veniturile si cheltuielile se planifica, pornind de la un singur nivel al vanzarilor (productiei).

Bugetul flexibil reprezinta bugetul care se intocmeste nu pentru un nivel concret al activitatii economice, ci pentru un anumit diapazon al acesteia. Adica, bugetul flexibil tine cont de modificarea consumurilor in functie de nivelul vanzarilor si reprezinta o baza dinamica pentru compararea rezultatelor efective cu indicatorii bugetului.

Necesitatea intocmirii bugetului flexibil apare de regula in cazul in care volumul efectiv de productie este diferit de volumul productiei din bugetul static.

Pentru coordonarea lucrarilor privind intocmirea bugetului general la intreprinderi se creeaza comisii bugetare.

Comisia bugetara este formata din reprezentantii conducerii de varf a intreprinderii (directorul financiar, conducatorii sectiilor de productie, marketing, aprovizionare, planificare, contabilitatii, etc). Aceasta comisie trebuie sa elaboreze instructiunea (regulamentul) privind intocmirea bugetului, care reprezinta un indrumar util pentru conducatorii responsabili de intocmirea bugetului.

Procesul de intocmire a bugetului general poate fi divizat in doua parti componente:

pregatirea bugetului operational;

pregatirea bugetului financiar.

Prima etapa sau punctul de pornire in procesul bugetarii o constituie intocmirea bugetului vanzarilor.

ETAPA 1. Bugetul vanzarilor.

Acest buget contine informatii privind volumul planificat al vanzarilor in expresie cantitativa, pretul si venitul asteptat de la fiecare tip de produse.

La intocmirea bugetului vanzarilor se foloseste urmatoarea formula:

Volumul vanzarilor = Cantitatea unitatilor de produse * Pretul unitar de vanzare(bug)

(in expresie valorica) planificate pentru vanzare

(Rochii)    500 000 lei = 1 000 buc.* 500 lei

ETAPA 2. Bugetul de productie

Se intocmeste numai in expresie cantitativa si intra in sfera de responsabilitate a sefului de productie. Obiectivul acestui buget II constituie asigurarea volumului productiei care este suficient pentru satisfacerea cererii cumparatorilor si crearea unui nivel al stocurilor de produse finite rational din punct de vedere economic.

La intocmirea bugetului de productie se foloseste urmatoarea formula:

Volumul productiei = Volumul vanzarilor (bug)+ Soldul previzional (necesar) de PF la

finele perioadei - Soldul de PF la inceputul perioadei (ef)

(Rochii)    1 050 buc. = 1 000 buc. + 200 buc. -150 buc.

ETAPA 3. Bugetul de asigurare cu materii prime si materiale.

Pentru intocmirea acestui buget poarta raspunderea conducatorul sectiei de aprovizionare Sarcina lui consta in procurarea oportuna a materiilor prime si materialelor pentru asigurarea unui proces continuu al productiei.

Acest buget contine calculul cantitatii de materii prime si materiale care trebuie procurata in perioada bugetara si valorii acestor achizitii. Pot fi evidentiate doua stadii ale acestui calcul:

calcularea volumului productiei pentru fabricarea careia este necesar sa se procure materii prime si materiale (achizitiile necesare):

Achizitii necesare(un. fiz) = Volumul productiei (bug) * Consum unitar al materialelor (bug) + Soldul final necesar de materiale (bug) Soldul initial de materiale (ef)

(Lana) 5 150 m = 1 050unit. * 3 m/unit. + 4 000 m - 2 000 m

2) determinarea valorii achizitiilor fiecarui tip de materii prime si materiale si a tuturor achizitiilor in total

Valoarea achizitiilor(un. val.) = Achizitii necesare(bug) * Pretul unitar al materialelor (bug)

(Lana) 515 000 lei = 5 150 m * 100 lei/m

ETAPA 5. Bugetul consumurilor directe materiale

Determina cantitatea, nomenclatorul si valoarea materiilor prime si materialelor necesare pentru indeplinirea programului de productie al perioadei bugetare. Pentru calcularea valorii fiecarui tip de materii prime si materiale (CDM) se aplica formula:

Valoarea materialelor utilizate (CDM) = Volumul productiei (bug) * Consumul materialelor pe o unitate de produs (bug) * Pretul unitar al materialului (bug)

(Lana) 315 000 lei = 1 050 buc. * 3 m /unit.* 100 lei/m

ETAPA 5. Bugetul consumurilor directe privind retribuirea muncii

Acest buget determina timpul de lucru (in ore) necesar pentru indeplinirea volumului planificat ai productiei si consumurile banesti pentru retribuirea acestuia. La intocmirea bugetului se utilizeaza ratele CDS pentru o unitate de produs. In lipsa acestora, ele trebuie calculate tinand cont de numarul, programul de lucru al salariatilor incadrati nemijlocit Ia fabricarea unui anumit tip de produse si salariile tarifare ale acestora. Formula:

CDS=Volumul productiei (bug)*timp/unitate de produs (bug)*Tarif/unitate de produs (bug)

157 500 lei =  050 buc. * 6 ore/buc. * 25 lei/ora

ETAPA 6. Bugetul consumurilor indirecte de productie

Acest buget are doua obiective:

sa integreze toate bugetele CIP elaborate de managerii pentru productie (adica ale tuturor subdiviziunilor de productie);

acumuland aceasta informatie, sa calculeze normele (coeficientii) de repartizare a acestor consumuri pe tipuri de produse fabricate.

ETAPA 7. Bugetul costului productiei fabricate.

Costul bugetar al PF se determina in baza consumurilor directe materiale, consumurilor directe privind retribuirea muncii si consumurilor indirecte de productie in perioada bugetara, tinand cont de stocurile planificate ale productiei in curs de executie. Formula:

Costul produselor

fabricate (bug) = S i ₂₁₅ (ef)+ CDM (bug)+ CDS (bug)+ CIP(bug) + S f ₂₁₅ (bug)

ETAPA 8. Bugetul costului vanzarilor.

Acesta este un document de plan care contine costul productiei ce se prevede sa fie vandute in perioada bugetara Formula:

Costul vanzarilor = Soldul PF la inceputul perioadei (ef) + Costul PF in perioada bugetara - Soldul PF la finele perioadei bugetare (bug)

ETAPA 9. Bugetul altor venituri operationale.

Reprezinta un plan detaliat al veniturilor operationale ale intreprinderii care nu sunt legate de vanzarile productiei si nu se refera la activitatea de investitii si financiara a intreprinderii.

Acest buget este necesar la intocmirea bugetului de profituri/pierderi din activitatea operationala a intreprinderii pentru perioada bugetara.

ETAPA 10. Bugetul cheltuielilor comerciale.

In acest buget se detaliaza toate cheltuielile previzionale aferente desfacerii productiei in perioada bugetara. Raspunzator - conducatorul sectiei Marketing.

ETAPA 11. Bugetul cheltuielilor generale si administrative.

Reprezinta un plan detaliat al cheltuielilor operationale curente, diferite de cheltuielile legate nemijlocit fabricarea si desfacerea produselor, dar necesare pentru mentinerea in perioada bugetara a activitatii intreprinderii in ansamblu.

ETAPA 12. Bugetul altor cheltuieli operationale.

Acest buget determina lista altor cheltuieli operationale care nu sunt incluse in componenta bugetelor enumerate mai sus, dar in mod ipotetic vor avea loc in perioada bugetara.

ETAPA 13. Bugetul de profituri/pierderi.

Procesul de pregatire a bugetului operational se finalizeaza cu intocmirea bugetului de profituri/pierderi.

Bugetul financiar reprezinta un plan in care se reflecta sursele previzionale de finantare si utilizare a resurselor financiare

ETAPA 14. Bugetul investitiilor capitale.

Determinarea necesitatii investitiilor capitale consta in a rezolva, ce active pe termen lung trebuie de procurat sau de construit in baza criteriului ales pentru luarea deciziei privind determinarea rentabilitatii investitiilor.

ETAPA 15. Bugetul mijloacelor banesti.

Reprezinta un plan de incasari si plati ale mijloacelor banesti in perioada bugetara.

ETAPA 16. Prognoza bilantului.

Prognoza bilantului la finele perioadei bugetare se intocmeste in baza bilantului previzional la inceputul acestei perioade, tinand cont de modificarile previzionale ale fiecarui post din cadrul acestuia. Formula:

Sold la finele perioadei bugetare = Sold la inceputul perioadei bugetare (ef) + Sume calculate (din bugetul de profituri/pierderi) + Incasari (din bugetul mijloacelor banesti) - Plati (din bugetul mijloacelor banesti) - Iesiri (din alte bugete)

Controlul asupra executarii bugetului general il efectueaza managerul cu probleme de buget. Reusita acestui proces este determinata de doua momente importante:

sa fie intelese exact si corect previziunile si obiectivele de catre toti lucratorii
responsabili ai intreprinderii;

sa existe sustinerea si un sistem de stimulare din partea conducerii de varf.
Controlul activitatii de executie a bugetelor se bazeaza pe compararea, la intervale regulate

(de exemplu, lunar), a prevederilor bugetare cu rezultatele obtinute. Situatiile si rapoartele intocmite in urma controlului informeaza conducerea firmei unde anume in cadrul acesteia lucrurile nu merg conform planului. Managerii pot decide asupra formei masurilor corective care trebuie luate.

Pentru ca abaterile observate sa aiba o semnificatie este important ca valorile planificate si cele realizate sa fie exprimate in aceleasi unitati de masura si sa fie raportate la acelasi volum de activitate.

Exemplu:

In cazul nostru ca abaterile observate sa aiba o semnificatie este necesar ca consumurile directe materiale bugetate, consumurile directe privind retribuirea muncii bugetate, consumurile indirecte de productie bugetate sa fie raportate la acelasi volum de activitate efectiv - 400 buc.

Rezolvarea:

N - nefavorabil, F - favorabil.

Bugetul flexibil:

CDM = 10 000 lei : 500 unit. * 400 unit. = 8 000 lei

CDS = 7 000 lei : 500 unit. * 400 unit. = 5 600 lei

CASM = 1925 lei : 500 unit. * 400 unit. = 1540 lei

CIP = 4 000 lei : 500 unit. * 400 unit. = 3 200 lei