CONTABILITATEA SI FISCALITATEA CHELTUIELILOR CU PERSONALUL

DEFINIRE SI PREZENTARE :CADRU LEGAL

In cadrul economiei nationale impozitele,taxele si contributiile au drept scop asigurarea finantarii sectorului public prin multiple prelevari,constituind mobilul interventiei in economie a autoritatilor publice in vederea corectarii fluctuatiilor ciclurilor economice caracteristice economiei de piata.

Prevederile fiscale au drept scop indeplinirea functiilor statului,dar si satisfacerea nevoilor publice sau colective prin intermediul impozitelor sit axe percepute de bugetul public precum si a contributiilor mobilizate pentru constituirea anumitor fonduri cu destinatie speciala.

Populatia participa la fondurile publice cu o parte din veniturile sale. Ponderea acestei participari devine tot mai mare pe masura extinderii privatizarii in toate sectoarele economiei nationale, ca o trasatura specifica trecerii la economia de piata. Este o realitate ca relansarea economica in perioada de tranzitie, in mod indubitabil, generata de sectorul privat creat in economie, de gradul de privatizare a sistemului productiv. Fara existenta unor agenti economici privati, care sa dispuna de un cadru institutional propice, nu putem accede la o relansare economica autentica. Interventia autoritatii publice prin instrumente si modalitati specifice tranzitiei, compatibile strategiei de reforma promovata, va trebui sa fie benefica crearii, extinderii si dezvoltarii sectorului privat autentic. In acest sens, fiscalitatea poate oferi instrumete necesare autoritatii publice pentru accelerarea procesului de privatizare si, pe aceasta baza, a declansarii si sustinerii relansarii economice.

Totalitatea impozitelor si taxelor provenite de la persoanele juridice si persoanelor fizice care alimenteaza bugetele publice formeaza sistemul local.

Obligatiile platitorilor.

Definirea veniturilor din salarii

Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile in bani si/sau natura obtinute de o persoana fizica ce desfasoara o activitate in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege indifferent de perioada la care se refera,de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acorda,inclusive indemnizatiile pentru incapacitatea temporara de munca.

Contabilitatea si fiscalitatea decontarilor cu personalul

Decontarile cu personalul intra sub incidenta raportului dintre contabilitatea si fiscalitatea intreprinderii odata cu :

determinarea veniturilor din salarii

calculul impozitului pe salarii

determinarea obligatiilor sociale si a contributiilor speciale in functie de veniturile salariale

CONTABILITATEA CHELTUIELILOR CU PERSONALUL

Contabilitatea cheltuielilor cu personalul se efectueazǎ cu ajutorul conturilor din grupa 64 " Cheltuieli cu personalul " detaliate astfel :

641 " Cheltuieli cu salariile personalului " ;

645 " Cheltuieli privind asigurǎrile si protectia socialǎ " ;

6451 " Contributa unitǎtii la asigurǎrile sociale " ;

6452 " Contributia unitǎtii pentru ajutorul de somaj " ;

6453 " Contributia angajatorului pentru asigurǎrile sociale de sǎnǎtate "

6458 " Alte cheltuieli privind asigurǎrile si protectia socialǎ ".

Ø      Contul 641 " Cheltuieli cu salariile personalului "

In debitul contului 641 " Cheltuieli cu salariile personalului " se inregistreazǎ :

valoarea salariilor si a altor drepturi cuvenite personalului prin creditul contului 421 " Personal - renumeratii datorate " ;

drepturile de personal pentru care nu s-au intocmit statele de platǎ aferente exercitiului incheiat , prin creditul contului 428 " Alte datorii si creante in legatura cu personalul " ;

Se crediteaza la sfarsitul exercitiului cu cheltuielile cu salariile transferat in debitul contului 121 " Profit si pierdere ".

Ø      Contul 645 " Cheltuieli privind asigurǎrile sociale "

Contul 645 " Cheltuieli privind asigurǎrile si protectia socialǎ " tine evidenta cheltuielilor privind asigurǎrile sociale si protectia socialǎ suportate de unitate .

In debitul contului 645 " Cheltuieli privind asigurǎrile si protectia socialǎ " se inregistreazǎ :

contributia unitǎtii la asigurǎrile sociale , prin creditul contului 4311    "Contributia unitǎtii la asigurǎrile sociale " ;

contributia unitǎtii la asigurǎrile sociale de sǎnǎtate prin creditul contului 4313 "Contributia angajatorului pentru asigurǎrile sociale de sǎnǎtate ".

Contributia unitatii la constituirea fondului pentru ajutorul de somaj prin creditul contului 4371 " Contributia unitǎtii la fondul de somaj ".

Sumele acordate personalului pentru protectia socialǎ prin creditul contului 423 " Personal - ajutoare materiale datorate ".

In creditul contului 645 " Cheltuieli privind asigurǎrile si protectia socialǎ " se inregistreazǎ cheltuielile privind contributia unitǎtii la asigurǎrile sociale si la asigurǎrile sociale de sǎnǎtate,contributia unitǎtii la constituirea fondului pentru ajutorul de somaj , sumele acordate personalului pentru protectia socialǎ transferate in debitul contului 121 " Profit si pierdere " .

Definirea veniturilor din salarii

(1) Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile in bani si/sau in natura obtinute de o persoana fizica ce desfasoara o activitate in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege, indiferent de perioada la care se refera, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acorda, inclusiv indemnizatiile pentru incapacitate temporara de munca.

(2) In vederea impunerii, sunt asimilate salariilor:

a) indemnizatiile din activitati desfasurate ca urmare a unei functii de demnitate publica, stabilite potrivit legii;

b) indemnizatiile din activitati desfasurate ca urmare a unei functii alese in cadrul persoanelor juridice fara scop lucrativ;

c) drepturile de solda lunara, indemnizatiile, primele, premiile, sporurile si alte drepturi ale personalului militar, acordate potrivit legii;

d) indemnizatia lunara bruta, precum si suma din profitul net, cuvenite administratorilor la companii/societati nationale, societati comerciale la care statul sau o autoritate a administratiei publice locale este actionar majoritar, precum si la regiile autonome;

e) sumele primite de membrii fondatori ai societatilor comerciale constituite prin subscriptie publica;

f) sumele primite de reprezentantii in adunarea generala a actionarilor, in consiliul de administratie, in comitetul de directie si in comisia de cenzori;

g) sumele primite de reprezentantii in organisme tripartite, potrivit legii;

h) indemnizatia lunara a asociatului unic, la nivelul valorii inscrise in declaratia de asigurari sociale;

i) sumele acordate de organizatii nonprofit si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit, peste limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru salariatii din institutiile publice;

j) indemnizatia administratorilor, precum si suma din profitul net cuvenite administratorilor societatilor comerciale potrivit actului constitutiv sau stabilite de adunarea generala a actionarilor;

k) orice alte sume sau avantaje de natura salariala ori asimilate salariilor.

(4) Urmatoarele sume nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, veniturile reprezentand cadouri pentru copiii minori ai salariatilor, cadourile oferite salariatelor, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, costul prestatiilor pentru tratament si odihna, inclusiv transportul pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Cadourile oferite de angajatori in beneficiul copiilor minori ai angajatilor, cu ocazia Pastelui, zilei de 1 iunie, Craciunului si a sarbatorilor similare ale altor culte religioase, precum si cadourile oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie sunt neimpozabile, in masura in care valoarea cadoului oferit fiecarei persoane, cu orice ocazie din cele de mai sus, nu depaseste 1.500.000 lei.

Nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile nici veniturile de natura celor prevazute mai sus, realizate de persoane fizice, daca aceste venituri sunt primite in baza unor legi speciale si finantate din buget;

b) tichetele de masa si drepturile de hrana acordate de angajatori angajatilor, in conformitate cu legislatia in vigoare;

c) contravaloarea folosintei locuintei de serviciu sau a locuintei din incinta unitatii, potrivit repartitiei de serviciu, numirii conform legii sau specificitatii activitatii prin cadrul normativ specific domeniului de activitate, compensarea chiriei pentru personalul din sectorul de aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala, precum si compensarea diferentei de chirie, suportata de persoana fizica, conform legilor speciale;

d) cazarea si contravaloarea chiriei pentru locuintele puse la dispozitia oficialitatilor publice, a angajatilor consulari si diplomatici care lucreaza in afara tarii, in conformitate cu legislatia in vigoare;

e) contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru, a alimentatiei de protectie, a medicamentelor si materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi de protectie a muncii, precum si a uniformelor obligatorii si a drepturilor de echipament, ce se acorda potrivit legislatiei in vigoare;

f) contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii;

g) sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare a indemnizatiei primite pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului. Sunt exceptate de la aceste prevederi sumele acordate de persoanele juridice fara scop patrimonial si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice;

h) sumele primite, potrivit dispozitiilor legale, pentru acoperirea cheltuielilor de mutare in interesul serviciului;

i) indemnizatiile de instalare ce se acorda o singura data, la incadrarea intr-o unitate situata intr-o alta localitate decat cea de domiciliu, in primul an de activitate dupa absolvirea studiilor, in limita unui salariu de baza la angajare, precum si indemnizatiile de instalare si mutare acordate, potrivit legilor speciale, personalului din institutiile publice si celor care isi stabilesc domiciliul in localitati din zone defavorizate, stabilite potrivit legii, in care isi au locul de munca;

j) sumele reprezentand platile compensatorii, calculate pe baza salariilor medii nete pe unitate, primite de persoanele ale caror contracte individuale de munca au fost desfacute ca urmare a concedierilor colective, precum si sumele reprezentand platile compensatorii, calculate pe baza salariului mediu net pe economie, primite de personalul civil din sectorul de aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala la incetarea raporturilor de munca sau de serviciu, ca urmare a nevoilor de reducere si de restructurare, acordate potrivit legii;

k) sumele reprezentand platile compensatorii, calculate pe baza soldelor lunare nete, acordate personalului militar trecut in rezerva sau al carui contract inceteaza ca urmare a nevoilor de reducere si de restructurare, precum si ajutoarele stabilite in raport cu solda lunara neta, acordate acestuia la trecerea in rezerva sau direct in retragere cu drept de pensie sau celor care nu indeplinesc conditiile de pensie, precum si ajutoare sau plati compensatorii primite de politisti aflati in situatii similare, al caror cuantum se determina in raport cu salariul de baza lunar net, acordate potrivit legislatiei in materie;

k¹) veniturile din salarii realizate de catre persoanele fizice cu handicap grav sau accentuat, la functia de baza;

l) veniturile din salarii, ca urmare a activitatii de creare de programe pentru calculator; incadrarea in activitatea de creatie de programe pentru calculator se face prin ordin comun al ministrului muncii, solidaritatii sociale si familiei, al ministrului comunicatiilor si tehnologiei informatiei si al ministrului finantelor publice;

m) sumele sau avantajele primite de persoane fizice din activitati dependente desfasurate intr-un stat strain, indiferent de tratamentul fiscal din statul respectiv. Fac exceptie veniturile salariale platite de catre sau in numele unui angajator care este rezident in Romania sau are sediul permanent in Romania, care sunt impozabile indiferent de perioada de desfasurare a activitatii in strainatate;

n) cheltuielile efectuate de angajator pentru pregatirea profesionala si perfectionarea angajatului legata de activitatea desfasurata de acesta pentru angajator;

o) costul abonamentelor telefonice si al convorbirilor telefonice, inclusiv cartelele telefonice, efectuate in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu;

p) avantajele sub forma dreptului la stock options plan, la momentul angajarii si implicit la momentul acordarii;

r) diferenta favorabila dintre dobanda preferentiala stabilita prin negociere si dobanda practicata pe piata, pentru credite si depozite.

(5) Avantajele primite in bani si in natura si imputate salariatului in cauza nu se impoziteaza.

Determinarea impozitului pe venitul din salarii

(1) Beneficiarii de venituri din salarii datoreaza un impozit lunar, final, care se calculeaza si se retine la sursa de catre platitorii de venituri.

(2) Impozitul lunar se determina astfel:

a) la locul unde se afla functia de baza, prin aplicarea cotei de 16% asupra bazei de calcul determinate ca diferenta intre venitul net din salarii, calculat prin deducerea din venitul brut a contributiilor obligatorii aferente unei luni, si urmatoarele:

- deducerea personala acordata pentru luna respectiva;

- cotizatia sindicala platita in luna respectiva;

- contributiile la fondurile de pensii facultative, astfel incat la nivelul anului sa nu se depaseasca echivalentul in lei a 200 euro;

b) pentru veniturile obtinute in celelalte cazuri, prin aplicarea cotei de 16% asupra bazei de calcul determinate ca diferenta intre venitul brut si contributiile obligatorii pe fiecare loc de realizare a acestora;

(21) In cazul veniturilor din salarii si/sau al diferentelor de venituri din salarii stabilite pentru perioade anterioare, conform legii, impozitul se calculeaza si se retine la data efectuarii platii, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare privind veniturile realizate in afara functiei de baza la data platii, si se vireaza pana la data de 25 a lunii urmatoare celei in care s-au platit.

(3) Platitorul este obligat sa determine valoarea totala a impozitului anual pe veniturile din salarii, pentru fiecare contribuabil.

(4) Contribuabilii pot dispune asupra destinatiei unei sume reprezentand pana la 2% din impozit, pentru sustinerea entitatilor nonprofit care se infiinteaza si functioneaza in conditiile legii, unitatilor de cult, precum si pentru acordarea de burse private, conform legii.

(5) Obligatia calcularii, retinerii si virarii acestei sume revine organului fiscal competent.

Angajatorii au obligatia de-a calcula si a retine impozitul aferent veniturilor fiecarei luni, la data efectuarii platilor aceastor venituri precum si de a-l vira la bugetul de stat la termenul stabilit pentru plata salariilor, dar nu mai tarziu de data de 20 inclusiv a lunii urmatoare celei pentru care se cuvin aceste drepturi.

Inregistrarile in contabilitate a impozitului pe salarii presupune urmatoarele inregistrari:

a) inregistrarea impozitului pentru persoanele angajate cu contract de munca permanent

421 "personal- salarii datorate" = 444 "impozitul pe salarii"

b) inregistrarea impozitului pentru persoane angajate cu conventie de prestari servicii

401 "furnizori" = 444 "impozitul pe salarii"

Contabilitatea si fiscalitatea asigurarilor sociale si a contributiilor speciale calculate in functie de veniturile salariale.

Baza de impozitare

Agentii economici din Romania au obligatia calcularii, inregistrarii si virarii contributiilor la: asigurarile sociale, fondul de somaj, asigurarile sociale de sanatate la     Inspectoratul Terirorial de Munca in conditiile si la termenele stabilite prin lege.

In sistemul public sunt asigurate obligatoriu:

persoanele care desfasoara activitati pe baza de contract individual de munca

persoanele care isi desfasoara activitatea in functii elective sau care sunt numite in cadrul autoritatii executive, legislative sau judecatoresti, pe durata mandatului

persoanele care beneficiaza de ajutor de somaj, ajutor de integrare profesionala sau a locatiei de sprijin, ce se suporta din bugetul fondului pentru plata ajutorului de somaj

persoanele care realizeaza un venit brut pe an calendaristic, echivalent cu cel putin trei salarii medii brute pe economie, si care se afla in una dintre situatiile urmatoare:

1) asociat unic, asociati actionari

2) administratori sau manageri care au incheiat contract de administrare sau de management

3) membrii ai asociatiei familiale

4) personae autorizate sa desfasoare activiati independente

5) personae angajate in institutii internationale

6) membrii ai societatii agricole sau ai altor forme de asociere din agricultura

Se pot asigura in sistemul public pe baza de contract de asigurare si alte persoane.

Salariul brut pe economie pentru anul urmator se prognozeaza si se face public pana la data de 31 decembrie a anului curent.

Contributia la asigurarile sociale datorate de angajatori se stabileste prin aplicarea asupra bazei de calcul a urmatoarelor cote:

a) pentru conditii normale de munca 30%

b) pentru conditii deosebite de munca 35%

c) pentru conditii speciale de munca 40%

Cota contributiei individuale de asigurari sociale datorata de catre asigurati este de 9.5% indifferent de conditiile de munca.Baza de calcul nu poate depasi plafonul de cinci ori salariul mediu brut lunar pe economie. Baza lunara de calcul la care angajatorul datoreaza contributia la asigurarile sociale o constituie fondul total de salarii lunare brut realizat de asiguratii angajati cu contract de munca si persoanele assimilate acestora, precum si veniturile brute lunare realizate de persoanele care desfasoara activitati exclusiv pe vaza de convenctii civile de prestari de servicii si care realizeaza un venit brut pe an calendaristic echivalent cu cel putin cinci salarii medii brute pe economie.

Nu se datoreaza contributia la asigurarile sociale pentru:

prestatii de asigurari sociale care se suporta din fondurile asigurarilor sociale sau din fondurile angajatorului si care se platesc direct de acesta.

drepturile platite potrivit dispozitiilor legale in cazul desfacerii contractelor individuale de munca sau al incetarii calitatii de membru cooperator

diurnele de deplasare, detasarea si indemnizatiile de transfer, drepturile de autor

premii si alte drepturi exceptate prin legi speciale.

contributia angajatorului la asigurarile sociale

6451 "cheltuieli privind contributia = 4311 contributia unitatii la

unitatii la asigurarile sociale    asigurarile sociale

contributia personalului la asigurarile sociale

%

421"personal - salarii datorate" = 4312 contributia personalului la

423 "ajutoare materiale datorate" asigurarile sociale"

Termen de plata a impozitului si sanctiuni

Platitorii de salarii si de venituri asimilate salariilor au obligatia de a calcula si de a retine impozitul aferent veniturilor fiecarei luni la data efectuarii platii acestor venituri, precum si de a-l vira la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei pentru care se platesc aceste venituri.

Contributiile la asigurarile sociale datorate de personal se retin de angajator prin stopaj la sursa si impreuna cu contributiile datorate de acesta se vireaza la casa teritoriala de pensii. Data stabilita pentru plata drepturilor salariale pe luna in curs, dar nu mai tarziu de data de 20 a lunii urmatoare celei pentru care se datoreaza plata. In cazul contribuabililor care au cont bancar data platii se considera data la care bancile debiteaza contul platitorului pe baza instrumentelor de decontare.

Neplata contributiei la asigurarile sociale la termenele prevazute genereaza plata unor majorari calculate pentru fiecare zi de intarziere, incepand cu ziua urmatoare celei in care datoria este scadenta pana la data achitarii integrale a sumei datorate, potrivit reglementarilor, privind executarea creantelor bugetare.

Majorarile de intarziere alaturi de contributia la asigurarile sociale datorate, influenteaza rezultatul activitatii si trezoreria unitatii in sens segativ. IN plus majararile de intarziere sunt cheltuieli nedeductibile fiscal ceea ce determina excluderea lor la calculul rezultatului fiscal(impozabil) ceea ce va conduce la un impozit pe profit suplimentar.

Calculul majorarilor de intarziere pantru asiguratii cu declaratie sau contract de asigurare se face de catre acestia cu ocazia efectuarii platilor la termenul prevazut in declaratia sau contractul de asigurare si de catre casa teritoriala de pensii cu ocazia inregistrarii documantelor de asigurare si a modificarilor la acestea precum si cu ocazia controaleler efectuate de personalul specializat in cadrul casei teritoriale de pensii. In situatia in care in declaratia sau in contractul de asigurare se stabilesc termene de plata cuprinse intre 1-6 luni, asiguratii care achita contributia la asigurarile sociale la termenul prevazut in documentul de asigurare nu datoreaza majorari de intarziere. Actele de executare silita intrerup cursul prescriptiei. Atunci cand plata se face prin banca acestea sunt obligate sa vireze sumele corespunzatoare in termenele prevazute de lege, in caz contrar majorarile de intarziere vor fi suportate de banci.