CONTABILITATEA TREZORERIEI

1. Delimitari privind trezoreria

Contabilitatea trezoreriei asigura evidenta existentei si miscarii titlurilor de plasament, altor valori de trezorerie, a disponibilitatilor existente in conturi la trezoreria statului, Banca Nationala, bancile comerciale si in casierie.

Institutiile publice (Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome si institutiile din subordonarea acestora) indiferent de sistemul de finantare si de subordonare, inclusiv activitatile de pe langa unele institutii publice, finantate integral din venituri proprii, efectueaza operatiunile de incasari si plati prin unitatile teritoriale ale trezoreriei statului in raza carora isi au sediul si unde au deschise conturi de venituri, cheltuieli si disponibilitati in conditii de siguranta si fara comisioane.

Este interzisa efectuarea operatiilor de mai sus prin bancile comerciale.

In vederea efectuarii cheltuielilor, institutiile publice au obligatia de a prezenta trezoreriei statului la care au deschise conturile, bugetul de venituri si cheltuieli, creditele bugetare putand fi folosite, la cererea Ordonatorului de credite, numai dupa deschidere si repartizare. Angajarea si utilizarea creditelor bugetare se face in limita prevederilor si destinatiilor aprobate prin buget, pentru cheltuieli strict legate de activitatea institutiei. Orice venit neincasat si orice cheltuiala angajata, lichidata, ordonantata si neplatita pana la 31 decembrie, se va incasa sau se va plati in contul bugetului pe anul viitor.

Trezoreria cuprinde urmatoarele componente:

- Investitii financiare pe termen scurt cuprind actiunile achizitionate in vederea revanzarii, si obligatiunile emise si rascumparate de consiliile locale, judetene si Consiliul General al Municipiului Bucuresti.

- Conturile la banci cuprind valorile de incasat, cum sunt cecurile si efectele comerciale cepuse la banci, disponibilitatile in lei si valuta, carnete de cecuri cu limita de suma, credite bancare pe termen scurt si dobanzile aferente. Operatiile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate, la cursul zilei precedente, comunicat de BNR. La inchiderea exercitiului, disponibilitatile in valuta si alte valori de trezorerie (titluri ce stat in valuta, acreditive si depozite pe termen scurt in valuta) sunt evaluate la cursul de schimb din 31 decembrie, iar diferentele de curs rezultate se inregistreaza ca venituri sau cheltuieli financiare din diferente de curs.

- Disponibilitati aflate in casierie trebuie astfel organizate incat incasarile si platile in numerar sa fie efectuate in conditii de siguranta, cu respectarea dispozitiilor legale si in limita plafonului de casa stabilit de trezorerie pentru fiecare institutie publica.

- Alte valori cuprind timbrele fiscale si postale, bonurile valorice pentru carburanti auto, documente militare de transport etc.

- Acreditive in lei si valuta

- Disponibilitati din fonduri cu destinatie speciala se depun la banci si se utilizeaza potrivit destinatiilor aprobate prin legislatia in vigoare privind constituirea si utilizarea acestor fonduri. Bugetele de venituri si cheltuieli specifice se prezinta distinct ca anexa la bugetul centralizat al Ordonatorului principal de credite.

- Disponibilitatile fondurilor speciale aflat in conturi deschise la trezorerie se pot utiliza potrivit destinatiilor aprobate prin anexele la legea bugetului de stat si a bugetului asigurarilor sociale de stat.

- Viramentele interne si disponibilul din imprumuturi urmaresc contributia financiara a Comunitatii Europene, respectiv sumele transferate Guvernului Romaniei de catre Comisia Comunitatii Europene, cu titlu de asistenta financiara nerambursabila, potrivit Memorandului de intelegere privind infiintarea Fondului National pentru PHARE, Memorandumului de intelegere privind utilizarea Fondului National pentru ISPA si Acordului multinational de finantare SAPARD. Creditele bugetare aferente    fondurilor externe nerambursabile au caracter previzional si sunt gestionate de Ministerul Finantelor Publice prin conturi deschise la BNR, trezoreria statului sau, la bancile comerciale conturile fiind purtatoare de dobanda. Dobanda se bonifica si se utilizeaza conform prevederilor memorandumurilor de intelegere.

Contributia publica nationala destinata cofinantarii in bani a contributiei financiare a Comunitatii Europene se aloca, utilizeaza si deruleaza conform cadrului tehnic juridic si administrativ prevazut pentru fondurile donatorului din acordul-cadru.

2. Contabilitatea trezoreriei

2.1. Sistemul de conturi

Structurile de trezorerie sunt reflectate in contabilitate cu ajutorul conturilor de clasa 5 a Planului de conturi, numite "Conturi de trezorerie si banci comerciale".

Sunt conturi bilantiere, si, in principiu, au functie contabila de activ, cu exceptia contului 519 "Credite bancare pe termen scurt.

Se debiteaza cu intrarile de disponibilitati in contul deschis la trezorerie sau la banci, sau in numerar si se crediteaza cu platile facute de acestea. Soldul final debitor evidentiaza disponibilitatile existente in cont sau in casierie la sfarsitul exercitiului bugetar.

Contul 519 "Credite bancare pe termen scurt" are functie contabila de pasiv, se crediteaza cu creditele pe termen scurt primite de institutie, se debiteaza cu rambursarile de credite, soldul final fiind intotdeauna creditor exprimand valoarea creditelor primite si nerambursate.

2.2. Documente financiar contabile

Evidenta operativa impune consemnarea tuturor operatiilor privind incasarile si platile in numerar sau prin virament in documente specifice.

Pentru operatiunile de incasari si plati in numerar se intocmesc urmatoarele documente:

- Chitanta - consemneaza sumele incasate de la terti.

- Chitanta pentru operatii in valuta se utilizeaza atunci cand la casieria institutiei sunt depuse sume in valuta.

- Procesul-verbal de plati se foloseste ca document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarilor in vederea efectuarii unor plati.

- Dispozitia de plata-incasare este documentul prin care compartimentul financiar-contabil da dispozitie casieriei fie sa plateasca, fie sa incaseze in numerar anumite sume.

- Foaia de varsamant se intocmeste in cazul depunerii la trezorerie sau banca a numerarului din casieria unitatii.

- Registrul de casa serveste ca document centralizator privind incasarile si platile zilnice in numerar efectuate de casieria unitatii pe baza actelor justificative. In baza lui se determina soldul zilnic al casieriei.

Pentru operatiunile prin virament se intocmesc documentele:

- Cererea pentru deschiderea de credit si dispozitia bugetara pentru repartizarea creditelor, sunt documente intocmite de fiecare Ordonator de credite pentru fiecare capitol de cheltuieli.

- Extrasul de cont este documentul prin care se atesta efectuarea operatiilor de incasari si plati prin virament, din trezorerie sau bancile comerciale.

- Ordinul de plata este instrumentul de plata pe care institutia il depune la unitatea bancara in vederea efectuarii de plati in limita prevederilor bugetare.

- Cecul este un instrument de plata folosit de titularii de conturi bancare. Banca efectueaza plata numai in momentul prezentarii cecului, in termen de 8 zile de la data emiterii, daca cecul este platibil in localitatea in care s-a emis sau 15 zile, daca este platibil in alta localitate.

2.3. Contabilitatea investitiilor financiare pe termen scurt

Investitiile financiare pe termen scurt cuprind actiunile si obligatiunile emise si rascumparate.

In categoria actiunilor sunt incluse actiunile cotate si necotate la bursa, cumparate fie in vederea obtinerii de dividende, fie pentru a fi revandute in scopul obtinerii unui castig speculativ.

Cheltuielile ocazionate de cumpararea si vanzarea lor sunt recunoscute drept cheltuieli ale perioadei.

Exemplu:

Se cumpara 100 actiuni cu 2 lei/actiune, achizitia ocazioneaza cheltuieli de 5 lei. Ulterior se negociaza vanzarea lor la un curs de 2,3 lei/actiune.

- se inregistreaza achizitia actiunilor:

- se vand actiunile:

Obligatiunile emise si rascumparate sunt titluri de credit pe care comunitatile locale le emit in vedere obtinerii de imprumuturi publice. Contabilitatea analitica se tine distinct pe categorii de titluri de obligatiuni emise, ce urmeaza a fi rascumparate si anulate.

Exemplu:

Pe 1.01.N Primaria Municipiului Bucuresti emite 10.000 obligatiuni la valoarea nominala de 10 lei/obligatiune, rata dobanzii 12%, dobanda este platita anual. Obligatiunile sunt rascumparate dupa 5 ani.

- pe 1.01.N se emit obligatiunile:

si concomitent:

- la 31.12.N se inregistreaza dobanda aferenta imprumutului:

- In cursul anului urmator se achita dobanda:

- pe 1.01.N+4 se rascumpara obligatiunile:

- se anuleaza obligatiunile rascumparate:

si concomitent:

2.4. Contabilitatea disponibilitatilor

Operatiile de incasari si plati cu sau fara numerar sunt acele operatiuni prin care decontarile (stingerea drepturilor si obligatiilor) se fac prin intermediul trezoreriei statului, a unitatilor bancare sau a casieriei institutiei, pe baza documentelor depuse de aceasta.

Toate operatiunile efectuate prin conturile de trezorerie sau banca vor fi consemnate in extrasul de cont.

Pentru reflectarea in contabilitate a operatiilor de incasari si plati in numerar se foloseste contul 531 "Casa".

Pentru cele prin virament se foloseste:

- contul 512 "Conturi curente la banci" pentru contul deschis la banci comerciale;

- grupa 52 "Disponibil al bugetelor" pentru conturile deschise la trezoreria statului;

- grupa 55 "Disponibil din fonduri cu destinatie speciala";

- grupa 56 "Disponibil al institutiei publice finantate din venituri proprii";

- grupa 57 "Disponibil din veniturile fondurilor speciale";

- grupa 59 "Disponibil din imprumuturi".

Exemple:

1. Se incaseaza la bugetul local venituri proprii (impozit pe cladiri), in valoare de 1.000.000 lei:

2. Se primeste suma de 1.000.000 euro la cursul de 3,7 leu/euro reprezentand contributia financiara nerambursabila a Comunitatii Europene la Fondul SAPARD:

3. Din contul de disponibil din veniturile proprii se platesc furnizori, in valoare de 500 lei:

4. Sunt incasate contributii la fondul de asigurari sociale de sanatate, in valoare de 100.000 lei:

5. Institutia beneficiaza de un credit extern garantat de stat, in valoare de 100.000 $ la cursul de 2,8 lei/$:

Sunt frecvente cazurile in care, operatiile de incasari si plati sunt efectuate in valuta. Acest fapt determina reevaluarea periodica (lunara si anuala) in lei a soldului disponibilitatilor in valuta, utilizand cursul de inchidere comunicat de BNR. Diferentele constatate, favorabile sau nefavorabile se consemneaza in venituri sau cheltuieli financiare.

- diferentele favorabile:

sau

5314 "Casa in valuta"

sau

5412 "Acreditive in valuta"

sau

590 "Disponibil din imprumuturi externe"

sau

599 "Disponibil din asistenta financiara externa nerambursabila"

- si diferentele nefavorabile:

sau

5314 "Casa in valuta"

sau

5412 "Acreditive in valuta"

sau

590 "Disponibil din imprumuturi externe"

sau

599 "Disponibil din asistenta financiara externa nerambursabila"

In categoria disponibilitatilor, nota discordanta face contul 552 "Disponibil din sume in mandat si sume in depozit. Cu ajutorul lui sunt evidentiate sumele primite in vederea efectuarii unor servicii speciale sau executarii unor mandate, cum ar fi: procurarea de materiale, abonamente la publicatii, efectuarea de analize in laboratoarele si cabinetele altei institutii etc.

La expirarea termenului de executare a mandatului, institutia publica deconteaza sumele primite depunand actele justificative si restituind soldul ramas neconsumat. La sfarsitul fiecarui trimestru, institutiile ce au primit mandate sunt obligate sa transmita mandantului un extras de cont asupra operatiilor efectuate si sa depuna la banca situatia sumelor din mandat.

Exemplu:

Inspectoratul scolar primeste suma de 300 lei de la o scoala generala pentru procurarea de material didactic. Acesta cumpara materialul cu 260 lei, si deconteaza mandatul.

- se primeste mandatul:

- se procura materialul didactic:

- se plateste furnizorul:

- la expirarea mandatului, se restituie sumele neutilizate:

Cu ajutorul aceluiasi cont, institutiile publice tin evidenta sumelor primite de la agentii economici in vederea efectuarii unor operatii speciale (garantii depuse de agentii economici la institutiile publice pentru participarea la licitatii, inclusiv taxa de participare si contravaloarea caietelor de sarcini), de la persoanele fizice ale institutiei in vederea pastrarii unor drepturi banesti (drepturi de personal si burse ordonantate, dar neridicate in cursul anului etc).

In cazul transferurilor intre conturile de disponibilitati, sau intre acestea si casieria institutiei se folosesc conturile de viramente interne:

Exemple:

1. Se transfera 1.000 lei din contul de trezorerie in contul de mandat:

Si

2. Se ridica 500 lei numere din contul de trezorerie:

Si

2.5. Contabilitatea valorilor de incasat

In categoria valorilor la incasat se includ:

- cecurile la incasat,

- efectele de incasat si

- efectele remise spre scontare.

Cecurile de incasat sunt documente utilizate in decontarile dintre furnizori (institutia publica) si cumparator. Pentru bunurile si serviciile cumparate, cumparatorul completeaza fila de cec, o inmaneaza institutiei, iar aceasta o depune la banca in vederea incasarii la data scadenta.

Exemplu:

Institutia primeste un cec, in valoare de 1.000 lei, pe care il depune la trezorerie sau banca pentru incasari.

- primirea cecului:

- se incaseaza cecul:

sau:

5121 Cecuri de incasat

Efectele de incasat au acelasi circuit ca si cecurile la incasat, cu deosebirea utilizarii contului specific 5113 "Efecte de incasat".

Efecte remise la scontare. Efectele primite de institutie pot fi pastrate pana la scadenta sau pot fi scontate (vandute) unei societati bancare, inainte ca acestea sa ajunga la scadenta.

In schimbul scontarii, banca percepe agio, egal cu valoarea scontului (dobanzi) si un comision bancar.

Agio este retinut de catre banca din valoarea efectului comercial.

Exemplu:

O institutie depune la banca pentru scontare o cambie, in valoare de 1.000 lei, pentru care banca percepe scont de 10 lei si un comision de 1 leu.

- se preda cambia banci:

- se sconteaza cambia, din valoarea careia se deduc scontul si comisionul:

2.6. Contabilitatea creditelor bancare

Atunci cand, institutiile publice nu dispun de suficiente disponibilitati pentru a-si desfasura in mod normal activitatea, pot solicita bancilor acordarea de credite pe termen scurt (sub un an) , cont 519 "Credite bancare pe termen scurt", sau credite bancare pe termen mediu si lung, cont 162 "Imprumuturi bancare pe termen lung si mediu" pentru care vor plati dobanzi.

Exemplu:

Institutia contracteaza prin banca un credit bancar pe termen scurt de 5.000 lei, rambursabil in 10 luni. Dobanda aferenta este de 12% pe an si se plateste odata cu rambursarea creditului. Datorita unor dificultati, institutia nu reuseste sa ramburseze creditul decat peste 12 luni, banca percepand o dobanda pe perioada de intarziere de 3%.

- se incaseaza creditul:

- se contabilizeaza dobanda cuvenita bancii: 5.000 lei 12% 30 zile/360 zile = 500 lei

- la scadenta creditul nerambursat, se transforma in credit nerambursat la scadenta:

- se contabilizeaza dobanda aferenta lunilor de intarziere: 5.000 lei 3% = 150 lei

- se ramburseaza creditul restant si se plateste integral dobanda:

2. Contabilitatea acreditivelor

Acreditivul este forma de decontare solicitata de furnizor pentru a avea certitudinea incasarii de la institutie a contravalorii bunurilor livrate, a lucrarilor executate si serviciilor prestate. Acreditivul se deschide la o banca, prin virarea unei sume din contul de disponibilitati intr-un cont deschis la dispozitia furnizorului. Plata se face pe masura ce furnizorul face bancii dovada realizarii obiectivului prevazut in contractul dintre parti. El poate fi deschis in lei sau in valuta.

Exemplu:

Institutia deschide in favoarea unui furnizor un acreditiv in valoare de 10.000 lei. Pe masura ce acesta furnizeaza institutiei serviciile contractate se fac plati din acreditiv:

- se deschide acreditivul:

- se deconteaza contravaloarea serviciilor prestate:

2.8. Contabilitatea avansurilor de trezorerie

Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia unor salariati in vederea aprovizionarii cu materiale, deplasari in interes de serviciu, achitarea unor servicii etc.

Exemplu:

Un salariat al institutiei se deplaseaza in interes de serviciu, motiv pentru care primeste un avans de 120 lei in numerar si bonuri de benzina de 150 lei. La inapoierea din deplasare acesta justifica avansul astfel:

- diurna: 20 lei

- cazare: 80 lei

- bonuri de benzina consumate: 140 lei

- bonuri de benzina neconsumate: 10 lei

- depune numerarul neconsumat la casierie.

- se acorda avansul de trezorerie:

- se justifica avansul:

2.9. Contabilitatea altor valori

In casieriile institutiilor in afara numerarului se mai pot pastra si alte valori, categorie in care sunt incluse: timbrele fiscale si postale, tichetele si biletele de calatorie, bonuri valorice pentru carburanti auto, bilete cu valoare nominala, tichete de masa si alte valori.

Exemplu:

Institutia achizitioneaza bilete de calatorie de 120 lei, timbre fiscale si postale de 100 lei si bilete de odihna de 700 lei. Aceste valori au fost distribuite sau consumate:

- se achizitioneaza cu numerar alte valori.

- se utilizeaza biletele de calatorie:

- se consuma timbrele postale:

- se distribuie biletele de odihna si tratament salariatilor institutiei: