Documentarea - procedeu de baza al metodei contabilatatii

DOCUMENTAREA - PROCEDEU DE BAZA AL METODEI CONTABILATATII

In general documentele reprezinta inscrisuri legale ce privesc operatii, activitati, evenimente si tranzactii desfasurate de indivizi sau de colectivitati, constituind stadiul (faza) initial de reflectare a acestora pe suporti materiali sau imateriali.

1. Definirea, importanta si continutul documentelor justificative

In conformitate cu articolul 6, din Legea Contabilitatii nr. 82/1991 modificata si republicata in 14.01.2005 "orice operatiune economico - financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei, intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate dobandind calitatea de document justificativ"

Documentele care consemneaza acte, fapte, procese, evenimente si tranzactii in momentul si la locul producerii lor se numesc documente primare.

Documentele justificative sunt documentele primare care probeaza legal o operatiune, eveniment sau tranzactie.

Importanta documentelor justificative rezulta din caracteristicile principale ale acestora si anume:

- reflecta activitatea economica, procesele, evenimentele si tranzactiile ce au avut loc in decursul unei perioade determinate;

- constituie principala sursa de date pentru luarea deciziilor;

- servesc drept proba in justitie;

- constituie sursa de date indispensabila procesului de verificare si control a gestiunilor de valori materiale si banesti;

-realizeaza legatura organica intre formele evidentei economice.

Documentele justificative trebuie sa contina urmatoarele elemente comune prevazute prin structura formularelor corespunzatoare[1]:

- denumirea documentului (titlul);

- denumirea si sediul unitatii care intocmeste documentul (cand este cazul);

- numarul documentului si data intocmirii;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei economice si financiare (cand este cazul);

- continutul operatiei economice si financiare iar cand este necesar si temeiul legal al efectuarii ei;

- datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

- numele si prenumele precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei economico - financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiile respective dupa caz;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documente justificative.

Documentele contabile jurnale, fise, etc. care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiilor consemnate in documentele justificative intocmite manual sau in conditiile utilizarii tehnicii de calcul, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

- felul, numarul si data documentului justificativ;

- sumele corespunzatoare operatiilor efectuate;

- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

- semnaturile pentru intocmire si verificare.

Documentele justificative si contabile trebuie sa indeplineasca o serie de conditii de forma si fond[2].

Conditiile de forma se refera la:

- autenticitatea documentului;

- valabilitatea documentului;

- corectitudinea calculelor.

Conditiile de fond au in vedere:

- legalitatea evenimentului sau tranzactiei consemnat;

- realitatea evenimentului sau tranzactiei;

- eficienta operatiei economico - financiare.

Documentele justificative intocmite de: regiile autonome, societatile comerciale, societatile agricole, societatile bancare, unitatile de asigurari sociale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de comerciant, stau la baza inregistrarilor in jurnale, fise si alte documente contabile dupa caz.

2. Clasificarea documentelor justificative

Diversitatea domeniilor in care isi gasesc utilitatea documentele justificative, face necesara clasificarea acestora in functie de mai multe criterii.

Daca se are in vedere regimul de tiparire, intocmire si utilizare, documentele justificative cuprind doua mari categorii:

- formulare tipizate;

- formulare netipizate.

2.1. Formularele tipizate

Prin tipizarea documentelor se urmareste stabilirea unor formulare unitare sub aspectul marimii, formei si destinatiei pentru anumite operatii, evenimente si tranzactii, obligatorii pentru toti agentii economici.

Tipizarea documentelor asigura:

- un sistem unitar de evidenta;

- utilizarea documentelor in acelasi timp privind evidenta contabila, statistica, tehnic - operativa;

- reducerea cheltuielilor de imprimare;

- usurarea muncii de completare;

- reducerea numarului de documente la strictul necesar, asigurandu-se astfel simplificarea si rationalizarea circuitului acestora.

Daca avem in vedere modelele recomandate de legislatia in vigoare[3] documentele tipizate se impart in mai multe categorii:

- formulare tipizate comune care nu au regim special, privind activitatea financiar - contabila;

- formulare tipizate cu regim special comune pe economie;

- formulare specifice pe sectoare ale economiei, elaborate de ministere, departamente, etc.

Modelele registrelor si formularelor tipizate comune privind activitatea financiar - contabila sunt prevazute in cadrul unui "Nomenclator".

Evidenta operativa a formularelor tipizate cu regim special se tine cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special", urmarindu-se individual fiecare formular sub aspectul: stocului initial, intrarilor, iesirilor, stocului final; fiind necesara justificarea fila cu fila atat cele folosite cat si nefolosite sau anulate.

Cele mai importante documente (formulare) cu regim special sunt: Factura, Avizul de insotire, Chitanta, Monetarul, Bonul de comanda - chitanta, Fisa de magazie a formularelor cu regim special.

2.2. Documentele netipizate

Documente netipizate sunt reprezentate prin acele formulare pentru care nu se stabilesc in mod strict elementele pe care sa le contina respectiv: marimea, forma si destinatia. Acestea au menirea de a ajuta agentii economici in asigurarea evidentei economice curente furnizand informatii suplimentare cu privire la operatii, activitati, evenimente si    tranzactii.

Pe langa regimul de tiparire, intocmire si utilizare, considerat de noi principalul criteriu de clasificare a documentelor justificative, acestea pot fi grupate si in functie de alte criterii:

a) Dupa natura, destinatia si felul operatiilor, evenimentelor si tranzactiilor pe care le reflecta:

- documente privind constituirea si modificarea capitalurilor intreprinderii ;

- documente privind activele imobilizate, stocurile si productia in curs de executie;

- documente privind relatiile cu furnizorii, clientii, bugetul statului si alte organisme publice si private;

- documente privind salariile si relatiile cu salariatii;

- documente privind incasarile si platile;

- documente privind cheltuielile, veniturile si rezultatele financiare .

b) Dupa functiile si rolul pe care il indeplinesc in reflectarea evenimentelor si tranzactiilor:

- documente de dispozitie;

- documente de executie;

- documente mixte ;

- documente contabile;

-documente de sinteza si raportare contabila denumite situatii financiare anuale ;

c) Dupa sfera de cuprindere si circuitul realizat:

- documente internalizate sunt documentele care circula numai intre compartimentele functionale ale intreprinderii, neafectand relatiile cu tertii;

- documente externalizate sunt documentele care reflecta relatiile intreprinderii cu tertii.

d) Dupa stadiul (faza) si gradul de agregare a operatiilor consemnate:

- documente primare ;

- documente centralizatoare.

3. Intocmirea si prelucrarea documentelor justificative

Documentele justificative trebuie intocmite in conformitate cu normele in vigoare, elaborate in acest sens de Ministerul Finantelor Publice.

Conform acestor norme inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul (calculatorul), dupa caz.

Completarea unui document justificativ trebuie sa se faca in mod citet, clar si succint fara stersaturi sau corecturi si fara a se lasa spatii libere intre operatiile inscrise, completandu-se toate rubricile.

Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare in unitate si sistematic in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare.

In cazul utilizarii echipamentelor informatice pentru intocmirea documentelor justificative si pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in contabilitate, registrele contabile si formularele comune pe economie privind activitatea financiar contabila pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile intreprinderilor, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora.

Registrele contabile, altele decat cele obligatorii (Registrul jurnal, Registrul cartea - mare, Registrul inventar) editate cu ajutorul tehnicii de calcul vor fi numerotate, snuruite, parafate si inregistrate in evidenta unitatii.

Intocmirea eronata, neutilizarea documentelor corespunzatoare sau lipsa documentelor care sa ateste provenienta bunurilor atat pe timpul transportului cat si la locurile de depozitare si vanzare, in momentul controlului efectuat de organele abilitate se sanctioneaza potrivit legislatiei in vigoare cu amenda si confiscarea bunurilor respective.

In cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre unitati prestatoare de servicii de informatica, in relatiile dintre aceste unitati si cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea inregistrarilor in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli[4]:

- documentele justificative, sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, care raspund de realitatea datelor consemnate;

- documentele contabile intocmite de unitatile de informatica pe baza documentelor justificative trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile incheiate. Unitatile de informatica raspund de corectitudinea prelucrarii datelor;

- documentele justificative, sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, care raspund de realitatea datelor consemnate;

- documentele contabile intocmite de unitatile de informatica pe baza documentelor justificative trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile incheiate. Unitatile de informatica raspund de corectitudinea prelucrarii datelor;

- unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la unitatile de informatica in sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative pentru prelucrare, respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate.

4. Verificarea si corectarea erorilor din documentele justificative

Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, document cu document sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative    al carui continut se refera la operatii de aceeasi natura si perioada.

In vederea inregistrarii in contabilitate, documentele justificative sunt supuse verificarii sub trei aspecte: al formei, al calculelor si de fond.

a) Verificarea formei presupune cercetarea modului in care au fost completate documentele, verificandu-se daca:

s-a folosit documentul corespunzator operatiei consemnate;

- au fost completate toate rubricile, conform cerintelor impuse de operatia economico - financiara;

- documentul este autentic si corect intocmit;

- contine vizibil semnatura de intocmire, stampila si semnatura conducatorului unitatii.

b) Verificarea calculelor, presupune un control detaliat asupra corectitudinii calculelor efectuate in cadrul documentelor justificative, verificare realizata de compartimentul de contabilitate.

c) Verificarea de fond are in vedere:

- legalitatea;

- realitatea datelor;

- necesitatea;

- oportunitatea, operatiilor, evenimentelor si tranzactiilor consemnate.

Erorile (greselile) constatate cu ocazia verificarii documentelor justificative se corecteaza astfel:

a) In cazul operatiunilor care implica primirea, eliberarea sau justificarea numerarului sau a altor documente pentru care normele in vigoare prevad restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta intre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.

b) In cazul celorlalte documente corectarea se realizeaza prin taierea (trecerea) cu o linie a textului sau a cifrei gresite pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra se scrie cifra sau textul corect, mentionandu-se data efectuarii corecturii si semnandu-se de persoana care a intocmit si corectat documentul justificativ.

5. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in cadrul carora agentii economici inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiunile economice si financiare, consemnate in documente justificative care produc modificari asupra pozitiei financiare, performantelor financiare si fluxurilor de trezorerie.

Registrele folosite in contabilitate pot fi grupate in trei mari categorii:

Registre pentru evidenta cronologica, servesc la inregistrarea operatiilor economico - financiare, in functie de data (ziua, luna, anul) producerii sau consemnarii in documentele justificative care le atesta (ex. nota de contabilitate, Registrul jurnal, etc.);

Registre pentru evidenta sistematica, servesc la gruparea si ordonarea datelor cuprinse in documente justificative in functie de natura, felul si sensul modificarii in timp (ex. Registrul cartea - mare);

Registre pentru evidenta combinata sunt utilizate pentru inregistrarea simultana a operatiilor, evenimentelor si tranzactiilor atat in ordine cronologica cat si sistematica.

5.1. Registrul jurnal

Este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic, in mod cronologic, operatie cu operatie, fara    spatii libere toate modificarile activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, veniturilor si cheltuielilor unei intreprinderi.

Registrul jurnal serveste ca document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica respectiv ca proba in litigii.

Se intocmeste intr-un singur exemplar manual, fie sub forma de listari informatice legate sub forma de registru si cuprinde coloane distincte cu privire la:

- numarul curent;

- data de inregistrare;

- felul, numarul si data documentului justificativ;

- explicatii cu privire la operatiile consemnate;

- conturi debitoare si conturi creditoare;

- sumele debitoare    si creditoare care s-au inregistrat in conturile corespunzatoare.

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operatie se va inregistra prin articole contabile in mod cronologic dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate. In aceasta situatie Registrul jurnal se editeaza lunar iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor.

Registrul jurnal de incasari si plati inregistreaza cronologic, zi de zi, toate operatiile de incasari si plati efectuate pe baza documentelor justificative de catre asociatiile familiale si persoanele fizice care au calitatea de comerciant.

La fel ca si registrul jurnal se intocmeste intr-un singur exemplar si serveste ca:

- document de inregistrare a incasarilor si platilor;

-document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic, care conduce contabilitatea in partida simpla;

- proba in litigii.

5.2. Registrul Cartea mare

Serveste pentru conducerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economico - financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila "maestru - sah", putand fi suplinit de "Fisa de cont pentru operatii diverse" .

Se utilizeaza sub forma de foi volante, tiparite pe ambele fete servind la:

- stabilirea rulajelor si a soldurilor pe conturi sintetice la unitatile care utilizeaza forma de inregistrare "pe jurnale";

- verificarea inregistrarilor contabile efectuate;

- intocmirea balantei de verificare.

Se intocmeste la sfarsitul lunii in cadrul compartimentului financiar contabil .

Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.

5.3. Registrul inventar

Este documentul contabil obligatoriu, in care se inregistreaza grupat dupa natura lor elementele inventariate, de regula la sfarsitul anului, suficient de detaliat pentru a putea justifica continutul fiecaruia dintre posturile bilantului contabil.

Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont cuprins in bilant. Trebuie intocmit: la infiintarea unitatii, anual la inchiderea exercitiului, cu ocazia fuziunii, divizarii sau lichidarii precum si in alte situatii.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial fara stersaturi si spatii libere, evidentiind urmatoarele:

- numarul curent;

- recapitulatia elementelor inventariate;

- valoarea contabila;

- valoarea de inventar;

- diferenta din evaluare (valoarea, cauze, diferente).

Pe langa calitatea de document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii serveste si ca proba in litigii.

Toate categoriile de registre prezentate, nu circula in afara unitatii fiind considerate documente de inregistrare contabila, arhivandu-se la compartimentul financiar contabil impreuna cu documentele contabile care au stat la baza intocmirii lor (pastrandu-se minim 10 ani).

6. Gestionarea documentelor

6.1. Organizarea circulatiei documentelor

Circulatia documentelor evidentiaza drumul parcurs de acestea de la intrarea in unitate sau de la emitere si pana la arhivare.

In vederea asigurarii unei circulatii rationale si unitare a documentelor, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, precum si pentru tinerea la zi a contabilitatii se recomanda ca directorul financiar - contabil, contabilul sef sau o alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie sa intocmeasca nomenclatorul (lista) documentelor utilizate pentru fiecare operatie sau activitate economico - financiara precum si graficul circulatiei documentelor, care se aproba de conducatorul unitatii. Acest grafic va contine:

- denumirea documentelor;

- persoanele care poarta raspunderea intocmirii lor;

- data intocmirii;

- termenul stabilit pentru predarea documentelor;

numarul de exemplare;

- destinatia documentelor;

- alte elemente care se apreciaza ca necesare.

6.2. Evidenta si utilizarea documentelor

Intreprinderile care intocmesc documente justificative si contabile in mod deosebit formulare cu regim special de inseriere si numerotare precum si alte documente cu ajutorul carora se stabilesc volumul de activitate, platile si incasarile efectuate in raport cu bugetul de stat, clientii, furnizorii sau alte persoane fizice si juridice au obligatia sa organizeze si sa asigure corecta utilizare, evidenta si gestionare a acestora.

Raspunderea pentru organizarea gestionarii, folosirii si evidentei documentelor justificative, contabile si a registrelor de contabilitate revine administratorului, ordonatorului de credite sau altor persoane care au obligatia gestionarii activelor si pasivelor intreprinderii.

Evidenta formularelor cu regim special se tine cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special care se completeaza distinct pentru fiecare tip de formular pe masura aprovizionarii acestora.

Formularele cu regim special se elibereaza utilizatorilor pe baza aprobarii conducatorului unitatii, intocmindu-se bon de consum dintr-un bonier distinct gestionat de persoana imputernicita in acest scop, inscriindu-se in mod obligatoriu seria si numerele aferente formularelor respective.

Persoanele care folosesc formularele cu regim special raspund de utilizarea lor, trebuind sa le justifice in orice moment iar cele nefolosite restituindu-se la magazie pe baza "Bonului de predare - transfer - restituire" cu mentionarea seriei si a numerelor.

Formularele neutilizabile, defectuos tiparite sau in alte cazuri similare se anuleaza prin barare pe diagonala facandu-se mentiunea "ANULAT" pe toate exemplarele si se restituie gestionarului de formulare sub semnatura persoanei predatoare.

Lipsurile sau pierderile de formulare numerotate, in magazie sau la compartimentele care le utilizeaza vor fi aduse, in scris administratorului, care are obligatia de a dispune cercetarea si verificarea imprejurarilor in care s-au produs lipsurile sau pierderile si eventual tragerea la raspundere a celor vinovati conform legii.

Formularele cu regim special pierdute sau sustrase se declara nule in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III - a, dupa sesizarea organelor in drept.

6.3. Clasarea, pastrarea si arhivarea documentelor justificative si contabile

Clasarea este operatiunea de grupare, aranjare si indosariere a documentelor justificative si contabile in functie de anumite criterii care sa permita o buna pastrare dar si sa faca posibila descoperirea cu usurinta la nevoie.

Documentele clasate in dosare, bibliorafturi, etc. se numeroteaza si se trec in ordine intr-un nomenclator (lista) la inceputul fiecarui dosar.

Clasarea documentelor poate fi: provizorie sau definitiva.

Termenul de pastrare a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii si a situatiilor financiare anuale care trebuie pastrate timp de 50 de ani.

La arhivarea documentelor contabile si justificative trebuie respectate urmatoarele reguli generale[5]:

- documentele se grupeaza in dosare numerotate, snuruite si parafate;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic pe exercitii financiare respectiv perioade din cadrul acestora;

- dosarele continand documente contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul "Registrului de evidenta curenta", care reflecta miscarile dosarelor si documentelor din cadrul arhivei.

Scoaterea din arhiva a documentelor pentru consultarea temporara se face doar cu acordul scris al conducatorului unitatii iar eliminarea documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie numita in acest sens, intocmindu-se proces - verbal si operandu-se corespunzator in "Registrul de evidenta curenta a arhivei".

La incetarea activitatii documentele se predau la Arhivele Statului in conformitate cu dispozitiile legale privind Fondul Arhivistic National al Romaniei daca legea nu prevede altfel.

6.4. Reconstituirea documentelor justificative si contabile

Reconstituirea este procesul de refacere in forma initiala a documentelor pierdute, distruse sau sustrase.

Atunci cand se constata disparitia unor documente justificative si contabile se impune reconstituirea acestora in termen de maximum 30 de zile de la    constatare^** in baza unui dosar de reconstituire intocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului pierdut, distrus sau sustras si anume:

- sesizarea scrisa;

- procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- declaratia scrisa a salariatului responsabil cu pastrarea documentului;

- dovada sesizarii Parchetului General sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;

- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

Toate documentele reconstituite vor purta vizibil mentiunea "RECONSTITUIT" cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Atunci cand originalul documentului reconstituit a fost gasit, documentul reconstituit se anuleaza, pe baza unui proces verbal, care se ataseaza la dosarul de reconstituire.

Conform legislatiei in vigoare nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie, etc.) disparute inainte de a fi inregistrate in evidenta contabila, pagubele aduse unitatii sau tertilor generate de disparitie recuperandu-se de la cei vinovati conform legii.