Contul si dubla inregistrare

1. Notiunea si continutul economic al contului

Operatiile economice determina modificari ale patrimoniului care se reflecta in bilantul contabil. Numarul mare al operatiilor economice face practic imposibila redactarea unui numar foarte mare de bilanturi succesive.

Pe de alta parte bilantul prezinta situatia patrimoniului in mod static la un moment dat nereflectand diminuarea operatiilor economice, adica a modificarilor determinate de operatiile economice. Din aceste motive a fost necesara inventarea si utilizarea unui instrument special al contabilitatii care sa redea toate modificarile patrimoniale determinate de operatiile economice intr-o perioada de timp. Acest instrument poarta denumirea de cont si este cel mai reprezentativ instrument al contabilitatii de unde deriva si insasi denumirea acesteia.

Contul este definit ca un instrument al contabilitatii care reflecta existentul initial si modificarile succesive ale unui element patrimonial de activ sau de pasiv in cursul unei perioade de gestiune.

Continutul economic al contului este determinat de elementul patrimonial a carui evidenta o tine si care poate fi:

un mijloc economic cu o anumita destinatie, categorie in care se cuprind bunurile, banii si creantele;

o sursa economica care reflecta provenienta mijloacelor economice ca de exemplu capitalurile proprii si datoriile;

un proces economic care reflecta transformarea mijloacelor economice in procesul de productie sau de realizare de lucrari sau servicii.

Rezultatul activitatii poate fi profitul sau pierderea.

Intre bilant si conturi exista o legatura stransa. In fiecare cont se inregistreaza existentul de mijloace si de resurse economice de la inceputul exercitiului de gestiune preluat prin posturile bilantului incheiat la aceea data.

In cursul exercitiului toate modificarile mijloacelor si surselor determinate de operatiunile economice din perioada respectiva se inregistreaza pe baza documentelor justificative in conturile corespunzatoare fiecarui element. La finele exercitiului pentru fiecare element se determina existentul de la finele perioadei prin calcul.

EXISTENT INITIAL + CRESTERI - MICSORARI = EXISTENT FINAL

Existentul final se inscrie in bilantul care se incheie la sfarsitul exercitiului in posturile corespunzatoare fiecarui cont sau grupe de conturi.

2. Structura conturilor

Contul are in structura sa urmatoarele documente principale:

I.            Titlul sau denumirea contului arata denumirea elementului patrimonial a carei evidenta o tine. De exemplu: materiale, disponibil la banca, marfuri, mijloace fixe. Alaturi de denumire se ataseaza un simbol cifric care usureaza identificarea conturilor si permite utilizarea calculatoarelor pentru tinerea evidentei contabile.

II.         Cele doua parti opuse ale contului: debitul si creditul - sunt denumiri conventionale date celor doua parti ale contului: cea stanga se numeste debit, iar cea dreapta se numeste credit. Aceste denumiri au aparut in timp pornind de la relatiile financiare stabilite intre doi oameni. Cel care datoreaza bani este debitor, iar cel care este indreptatit sa-I ceara este creditorul.

III.       Miscarea sau rulajul contului - reprezinta totalul sumelor inregistrate intr-o perioada de timp de regula o luna in debitul sau in creditul unui cont. Exista deci rulaje debitoare si rulaje creditoare. Rulajele nu cuprind existentul initial.

IV.     Total sume. Se obtine prin adunarea existentului initial cu rulajul de acelasi fel al contului. Adunand la existentul initial debitor, rulajul debitor, se obtine totalul sumelor debitoare. In cazul in care existentul initial este creditor prin adunarea sa cu rulajul creditor se obtine totalul sumelor creditoare.

V.        Soldul contului - arata existentul la sfarsitul unei perioade de timp din elementul patrimonial a carui evidenta o tine. Se calculeaza ca diferenta intre totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare. Daca totalul sumelor debitoare este mai mare decat totalul sumelor creditoare soldul final este debitor. In situatia inversa soldul final este creditor. Cand totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare soldul final este 0, contul fiind considerat soldat.

Soldul final de la sfarsitul unei perioade de gestiune devine sold initial pentru urmatoarea perioada de gestiune.

Data si explicatia operatiei

Data este cea in care operatia economica inregistrata in cont a avut loc si care este consemnata in documentul justificativ.

Explicatia operatiei este o descriere scurta a operatiei care se inregistreaza cu consemnarea documentului justificativ care sta la baza inregistrarii.

Exemplu:

O S.C. are la data de 1 martie 2000 numerar existent in caserie in suma de 1.000.000 lei. In data de 10 martie se ridica din contul de disponibil de la banca cu fila de CEC numarul 551428 suma de 40.000.000 lei. In 11 martie 2000 se achita angajatilor pe baza statului de plata salarii in suma de 39.000.000 lei. Tot in 11 martie cu dispozitia de plata nr. 28 se achita unui angajat un avans de deplasare in suma de 500.000 lei.

In 15 martie cu chitanta nr. 403718 se incaseaza de la un client suma de 4.500.000 lei reprezentand contravaloarea unei facturi emise anterior.

In 17 martie cu foaia de varsamant 118201 se depun la banca in contul de disponibil 4.000.000 lei.

Inregistrarea acestor operatii se face in contul 531 casa care tine evidenta numerarului existent in caseria unitatii, precum si a incasarilor si platilor cu numerar din caseria unitatii.

531 CASA

Regulile de functionare ale conturilor

Prin regulile de functionare ale conturilor se stabileste precis partea acestora (debit sau credit) in care se inregistreaza soldul initial precum si cresterile si micsorarile elementului a carui evidenta o tine contul respectiv determinata de operatiile economice. Pentru stabilirea acestor reguli se porneste de la bilant.

Intre bilant si conturi exista o legatura in dublu sens si anume de la bilant la conturi la inceputul exercitiului cand sumele inscrise in posturile de bilant se preiau in conturi cu solduri initiale si la sfarsitul exercitiului cand soldurile finale ale exercitiului se preiau in posturile bilantului.

ACTIV BILANT LA 1.01.2000 PASIV (MII LEI)

ACTIV BILANT PASIV

Se observa ca posturilor din activ din bilant le corespund conturi care se numesc de activ. Posturilor de pasiv din bilant le corespund conturi de pasiv.

Sumele inscrise in posturile de activ se preiau ca solduri initiale in debitul conturilor de activ, iar sumele din posturile de pasiv se inscriu ca solduri initiale in creditul conturilor de pasiv. Aceasta este prima regula de functionare a conturilor care se formuleaza astfel:

I. conturile de activ - incep sa functioneze prin a se debita cu existentul elementelor de activ, iar conturile de pasiv incep sa functioneze prin a se credita cu valoarea existentului din pasiv.