Organizarea contabilitatii de gestiune

Organizarea contabilitatii de gestiune

Aspecte generale privind variantele de organizare a CG

Conform teoriei, CG poate fi organizata fie autonom, fie integrat.

Organizarea autonoma presupune existenta unui circuit aparte si este caracteristica conceptiei dualiste, concept preluat si de Romania. Acest circuit al CG are o anumita independenta fata de CF si isi poate organiza lucrarile specifice fie utilizand conturi speciale (clasa 9 "Conturi de gestiune" → OMFP 94 / 2001), fie prin dezvoltarea in analitic a conturilor din CF conform particularitatilor din fiecare intreprindere, fie extracontabil prin intermediul evidentei tehnico-operative proprii.

Ordinul MFP nr. 1826 / 2003 evidentiaza care sunt normele referitoare la organizarea CG, precizandu-se ca CG se organizeaza in mod obligatoriu, in functie de specificul activitatii desfasurate, responsabil de organizarea ei fiind administratorul firmei.

In ceea ce priveste folosirea conturilor, precum si simbolizarea acestora, se va proceda in asa masura incat informatiile obtinute sa fie flexibile, lista conturilor de gestiune fiind adaptata in functie de scopurile urmarite: evidenta fluxului costurilor, determinarea costurilor aferente stocurilor, determinarea veniturilor si a rezultatelor pe activitati, efectuarea de previziuni, etc.

MFP prin Directiva Metodologica a Contabilitatii a prevazut pentru clasa 9 - "Conturi de gestiune" un numar redus de conturi:

grupa 90 - "Decontari interne"

grupa 92 - "Conturi de calculatie"

grupa 93 - "Costul productiei"

Acest lucru nu inseamna ca intreprinderile care opteaza pentru conturi speciale nu pot crea si alte grupe de conturi pentru a urmari venitul si rezultatele analitice adoptand o varianta dezvoltata a clasei 9 cu 10 grupe.

CG se poate organiza si prin intermediul evidentei extracontabile folosind tabele.

Organizarea integrata presupune realizarea calculatiei costurilor prin intermediul conturilor din CF fiind specifica contabilitatii moniste (intr-un singur circuit).

Organizarea autonoma cu utilizarea conturilor din clasa 9, varianta simplificata

Functiunea conturilor din grupa 90 - "Decontari interne"

Grupa cuprinde 3 conturi:

- 901 - "Decontari interne privind cheltuielile"

- 902 - "Decontari interne privind productia obtinuta"

- 903 - "Decontari interne privind diferentele de pret"

Aceste conturi sunt conturi de reflectare sau conturi oglinda care asigura autonomia CG fata de CF.

Contul 901 - "Decontari interne privind cheltuielile" (P)

Se crediteaza:

- in cursul perioadei de calculatie cu cheltuielile efective de exploatare preluate din CF in corespondenta cu debitul conturilor din grupa 92 - "Conturi de calculatie" (921, 922, 923, 924, 925)

Se debiteaza numai la sfarsitul perioadei de calculatie cu decontarea cheltuielilor efective catre CF astfel:

- decontarea productiei obtinute la cost de inregistrare prestabilit prin creditul contului 931

- decontarea diferentelor de pret intre costul efectiv si costul prestabilit prin creditul contului 903

- decontarea costului subactivitatii prin creditul contului 902

- decontarea productiei neterminate in cost efectiv prin creditul contului 933

In urma decontarilor catre CF a costurilor efective determinate prin CG contul 901 se soldeaza.

Contul 902 - "Decontari interne privind productia obtinuta" - cont de pasiv dupa functia contabila, iar dupa natura soldului este cont bifunctional. Acest cont evidentiaza decontarile intre subunitati privind productia obtinuta dar are si rolul de a determina diferentele de pret intre costul efectiv si cel prestabilit.

Se crediteaza in cursul lunii cu:

- valoarea productiei obtinute in cost prestabilit prin debitul contului 931

Se debiteaza la sfarsitul lunii cu:

- valoarea productiei obtinute in cost efectiv prin creditul contului 921

- cheltuielile de desfacere prin creditul contului 925

Se crediteaza la sfarsitul lunii cu:

- diferentele de pret intre costul efectiv si cel prestabilit in corespondenta cu debitul contului 903

Pentru inchidere, contul se va credita in corespondenta cu debitul contului 901.

La sfarsitul lunii se soldeaza.

Contul 903 - "Decontari interne privind diferentele de pret" (A) are rolul de a evidentia la sfarsitul lunii diferentele de pret intre costul efectiv al productiei obtinute si costul prestabilit al acesteia.

Se debiteaza la sfarsitul lunii cu diferentele de pret in corespondenta cu creditul contului 902 astfel:

- in negru pentru diferentele nefavorabile

- in rosu pentru diferentele favorabile

Se crediteaza la sfarsitul lunii cu diferentele de pret decontate catre CF prin debitul contului 901.

Contul nu prezinta sold.

Functiunea conturilor din grupa 92 - "Conturi de calculatie"

Cu ajutorul acestor conturi se realizeaza colectarea cheltuielilor pe destinatii. Functia contabila a acestor conturi se adapteaza la tipul sau metoda de calculatie aleasa. Sunt conturi de activ.

Contul 921 - "Cheltuielile activitatii de baza" (A) colecteaza pe debit cheltuielile aferente activitatii de baza si deconteaza pe credit costurile efective ale productiei finite si a celei neterminate.

Se debiteaza:

- in cursul lunii cu cheltuielile directe aferente activitatii de baza preluate din CF prin creditul contului 901

- la sfarsitul lunii cu cheltuielile indirecte de productie si de administratie generala repartizate prin creditul conturile 923, 924

- cu costurile efective ale sectiilor auxiliare (mai rar) prin creditul contului 922

- la sfarsitul lunii cu cheltuielile de desfacere in corespondenta cu contul 925

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu valoarea in cost efectiv a productiei neterminate prin debitul contului 933

- la finele lunii cu valoarea productiei finite in cost efectiv in corespondenta cu debitul contului 902

Contul se soldeaza.

In functie de metoda de calculatie aleasa, contul 921 se detaliaza pe analitice: pe produse, lucrari, servicii, comenzi, faze de fabricatie, etc.

Contul 922 - "Cheltuielile activitatii auxiliare" (A) colecteaza pe debit cheltuielile efective preluate din CF si se crediteaza cu costurile efective repartizate sectoarelor care beneficiaza de activitatea auxiliara. Contul se detaliaza pe analitice pe fiecare sector auxiliar.

Se debiteaza:

- in cursul lunii cu cheltuielile preluate din CF aferente activitatii auxiliare prin creditul contului 901

- la sfarsitul lunii cu cota de cheltuieli generale aferenta lucrarilor si serviciilor prestate catre terti prin creditul contului 924

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu costurile aferente productiei neterminate prin debitul contului 933

- la sfarsitul lunii cu costurile efective aferente productiei finite decontate sectoarelor beneficiare prin debitul conturilor 923, 924, 925 si mai rar 921

Se soldeaza dupa decontarea costurilor efective aferente activitatii auxiliare.

Contul 923 - "Cheltuielile comune ale sectiilor" (cheltuielile indirecte de productie) (A) tine evidenta cheltuielilor pe centre de cost la nivelul unei sectii de productie. Desi sunt cheltuieli indirecte fata de obiectul de calculatie, ele sunt totusi cheltuieli directe fata de centrul de costuri. Se detaliaza pe analitice pe fiecare sectie productiva in parte.

Se debiteaza:

- in cursul lunii cu cheltuielile comune ale sectiilor preluate din CF prin creditul contului 901

- la sfarsitul lunii cu costurile efective decontate de activitatile auxiliare prin creditul contului 922

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu repartizarea cheltuielilor indirecte asupra obiectelor de calculatie prin debitul contului 921

- la sfarsitul lunii cu decontarea costului subactivitatii prin debitul contului 902

Dupa repartizarea cheltuielilor indirecte de productie, contul se soldeaza.

Contul 924 - "Cheltuielile generale de administratie" (A) colecteaza toate cheltuielile indirecte ale intreprinderii atat fata de obiectele de calculatie, cat si fata de locurile generatoare de costuri.

Se debiteaza:

- in cursul lunii cu toate cheltuielile indirecte colectate generate de activitatea generala a intreprinderii prin contul 901

- la sfarsitul lunii cu costurile efective decontate de sectoarele auxiliare prin contul 922

Se crediteaza:

- la sfarsitul perioadei cu cheltuielile generale repartizate asupra lucrarilor si serviciilor auxiliare prestate tertilor prin debitul contului 922 si asupra obiectelor de calculatie prin debitul contului 921

Daca aceste cheltuieli generale de administratie nu se includ in costul produsului, ele nu se vor repartiza prin debitul contului 921, ci vor fi suportate din rezultatul intreprinderii, caz in care se crediteaza in corespondenta cu debitul contului 902.

Dupa repartizare, contul se soldeaza.

Contul 925 - "Cheltuielile de desfacere" (A) colecteaza si repartizeaza toate cheltuielile legate de productia vanduta.

Se debiteaza:

- in cursul lunii cu cheltuielile colectate generate de desfacerea /distributia productiei prin contul 901

- la sfarsitul lunii cu costurile efective decontate de sectoarele auxiliare prin contul 922

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu repartizarea acestor cheltuieli asupra costului productiei prin contul 921, iar in cazul utilizarii metodei globale prin debitul contului 902

In urma repartizarii, contul se soldeaza.

Functiunea conturilor din grupa 93 - "Costul productiei"

Grupa 93 cuprinde 2 conturi:

- 931 - "Costul productiei obtinute"

- 933 - "Costul productiei in curs de executie"

Aceste conturi au rolul unor conturi de stocuri ce evidentiaza productia finita si respectiv cea neterminata. Sunt conturi de activ si functioneaza astfel:

Contul 931 - "Costul productiei obtinute" (A) tine evidenta productiei finite sau a lucrarilor executate si a serviciilor prestate.

Se debiteaza:

- in cursul lunii la cost prestabilit al productiei obtinute prin contul 902

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu valoarea in cost prestabilit a produselor finite decontate CF prin contul 901

La sfarsitul lunii, contul se soldeaza.

Contul 933 - "Costul productiei in curs de executie" (A) tine evidenta productiei neterminate la cost efectiv.

Se debiteaza:

- la sfarsitul lunii cu valoarea productiei neterminate in cost efectiv prin creditul conturilor 921, 922

Se crediteaza:

- la sfarsitul lunii cu valoarea in cost efectiv a productiei neterminate decontate CF prin contul 901 (regulamentul de aplicare a legii contabilitatii prevede decontarea acestei productii neterminate prin debitul contului 902, caz in care urmeaza apoi inchiderea contului prin formula: 901 = 902)   

Organizarea autonoma a CG, fara utilizarea conturilor (varianta extracontabila)

Organizarea CG fara utilizarea conturilor presupune realizarea calculatiilor cu ajutorul unor situatii sau tablouri de calcul, fara folosirea conturilor. Astfel se vor utiliza diverse situatii si tabele pentru:

colectarea cheltuielilor in functie de destinatia lor

repartizarea cheltuielilor asupra productiei obtinute

calcularea costurilor totale si pe unitati de produs

Faptul ca intregul sistem de urmarire si calculare se realizeaza prin intermediul unor retele tabelare de calculatie conduce la aparenta unor calculatii extracontabile.

Acest sistem este totusi contabil deoarece permite verificarea datelor preluate din CF care sunt apoi prelucrate printr-un sistem propriu de tabele si apoi retransmise CF. In acest caz, calculatia costurilor si rezultatelor, desi se realizeaza extracontabil, prin sistemul de prelucrare a datelor din CG se confera posibilitatea confruntarii lunare a datelor din CF chiar daca calculele din CG nu sunt urmate de inregistrarile contabile si de transpunere a datelor in conturi. Utilizarea doar a unor tabele de calcul nu aduce atingere fundamentala tehnicii contabile clasice deoarece:

un fapt economic este inregistrat o singura data

valoarea intrarilor in reteaua de prelucrare este egala cu valoarea iesirilor

Cheltuielile directe preluate din CF se inscriu in "Fisa de postcalcul" deschisa pe fiecare produs, serviciu si lucrare in parte pe masura efectuarii acestor consumuri.

"Fisa de postcalcul" are in structura sa toate elementele componente ale costurilor de produs (directe si indirecte), precum si partea de decontare a productiei, astfel incat se pot determina diferentele de pret. Aceasta fisa preia rolul conturilor 921 si 902 din varianta simplificata.

Pentru a putea completa fisa cu cheltuielile indirecte, acestea trebuie in prealabil colectate in situatii / tabele separate si apoi repartizate in costul produselor. In acest sens se vor intocmi "Situatia de colectare a cheltuielilor indirecte" si "Situatia de repartizare a cheltuielilor indirecte"

"Situatia de colectare a cheltuielilor indirecte" se intocmeste pentru fiecare sectie de productie principala sau secundara sau pe total intreprindere dupa cum este vorba de costuri comune de regie ale sectiilor principale de productie sau de cheltuielile activitatii auxiliare (pe sectii) sau cheltuieli generale si de desfacere (pe intreprindere).

Tablourile care colecteaza cheltuielile indirecte se bazeaza pe urmatoarea schema de principiu:

Situatia colectarii cheltuielilor indirecte

Aceste tabele preiau rolul debitului conturilor 922, 923, 924 si 925.

Decontarea cheltuielilor activitatii auxiliare, respectiv repartizarea cheltuielilor comune sau de regie ale sectiilor de productie, a cheltuielilor generale si a cheltuielilor de desfacere pe produse, lucrari sau servicii se realizeaza pe baza unor tabele denumite "Situatia de repartizare" si care au in principiu urmatoarea structura:

Situatia de repartizare a cheltuielilor

Aceste situatii preiau rolul creditului conturilor 922, 923, 924 si 925.

Exactitatea calculelor si concordanta datelor se asigura pe baza "Controlului patrat" dintre randuri si coloane. De asemenea se efectueaza si un control intre totalurile din tablourile de colectare si repartizare din CG si cele evidentiate in conturile din clasa 6 din CF. Asupra procedeelor de repartizare a cheltuielilor indirecte vom reveni pe larg     intr-un paragraf urmator.

Paralela intre varianta CG cu utilizarea conturilor (I) si    varianta CG fara utilizarea conturilor (II)

-I-

costul direct pe produse, lucrari, servicii (debitul conturilor 921, 922)

se inregistreaza

cheltuieli de exploatare

directe afectandu-se direct

Centre de costuri 923 S1

cheltuieli de exploatare preluate pe debitul repartizare (imputare)

Costul P, L, S

923 S2