DOCUMENTAREA

DOCUMENTAREA

Documentele de evidenta reprezinta inscrisuri in care se consemneaza fenomenele economice si finanacire in momentul si la locul producerii lor, stind la baza inregistrari lor in contabilitate, fapt pentru care se numesc documente justificative.

Importanta documetelor consta in urmatoarele:

fac dovada efectuarii operatiilor consemnate;

stau la baza cotrolului economic si financiar;

au caracter probatoriu in justitie.

Cuprind urmatoarele elemente principale:

denumirea documentului;

numarul documentului, data intocmirii acestuia;

numele societatii care il intocmeste;

denumirea operatiunii efectuate;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii;

semnaturile persoanelor care le-au intocmit si vizat si aprobat;

stampila socitatii emitente.

Nu sint admise documente cu stersaturi, scris cu creion, corectate cu pasta alba, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise. Daca se greseste se apeleaza la "stersul contabil", adica textul sau suma gresita se bareaza cu o linie astfel incit sa se poata citi ce a fost scris, iar apoi se completeaza corect sub semnatura celui care a efectuat corectura si cu indicarea datei corecturii.

Casificarea documentelor:

a)      Dupa natura operatiilor consemnate:

• documente de evidenta a imobilizarilor (fisa mijlocului fix, registrul numerelor de inventar, proces verbal de receptie, proces verbal de scoatere din functiune, etc.)
• documente privind evidenta bunurilor de natura stocurilor (nota de receptie, bon de consum, raportul de gestiune, fisa de magazie, listele de inventar);
• documente de evidenta a mijloacelor banesti (monetarul, registrul de casa, borderou de achizitie, etc.);
• documente privind decontarile fara numerar (ordin de plata, CEC, bilet la ordin);
• documente privind salariile si alte drepturi de personal (statul de plata, ordine de deplasare, delegatii, decontul de cheltuieli etc.);
• documente privind contabilitatea generala (nota de contabilitate, jurnal privind operatiile de casa si banca, jurnal de vinzari, jurnal de cumparari, jurnal privind consumurile, balanta de verificare, etc.);
• registrele de contabilitate (registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare);
• documente de sinteza contabila - situatii financiare (bilantul contabil, contul de profit si de pierdere, situatia fluxurilor de trezorerie, politici contabile si note explicative, situatia modificarii capitalurilor proprii, etc.);
• documente privind alte subactivitati (declaratie de inventar, decizie de imputare, etc.).

b)      Dupa locul de intocmire

• documente interne;
• documente externe.

c)      Dupa rolul lor:

• documente primare - sint cele care inregistreaza operatiile in momentul si la locul producerii lor (chitanta, factura, monetar, aviz de insotire a marfii, fisa de inmagazinare a documentelor cu regim special, registrul fiscal, etc.);
• documente centralizatoare - sint cele care grupeaza operatiunile inscrise in documentele primare (raport de gestiune, jurnal de vinzari).

d)      Dupa regimul de tiparire:

• documente cu regim special (chitanta, factura, monetar, aviz de insotire a marfii, fisa de inmagazinare a documentelor cu regim special, registrul fiscal);
• documente fara regim special (registrul de casa, nota de casa, dispozitie de incasare - plati, etc.).

e)      Dupa functiile indeplinite:

• documente de dispozitie (comanda, dispozitie de livrare);
• documente de executie (factura fiscala, stat de plata, chitanta, etc);
• documente mixte (dispozitie de incasari si plati, bon de consum, etc.).

Registrele de contabilitate:

1. Registrul jurnal: se prezinta fie sub forma de registru cu 100 de file, in cazul in care se completeaza manual, fie sub forma de listari informatice legate sub forma de registru.

Este un document contabil obligatoriu utilizat pentru inregistrarea prin articole contabile, in mod cronologic, a operatiunilor economice.

Se intocmeste intr-un singur exemplar dupa ce in prealabil a fost snuruit, parafat si numerotat pe fiecare fila.

Nu circula si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

2. Registrul de inventar: are 100 de file, tiparit pe ambele fete si este un document contabil obligatoriu care serveste la inregistrarea anuala si gruparea rezultatelor inventarierii. Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarei pozitii cuprinse in conturile din bilant.

Nu circula si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

3. Cartea mare: se prezinta sub forma unor foi volante, tiparite pe ambele fete si are ca scop stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi, verificarea inregistrarilor contabile efectuate, intocmirea balantei de verificare. Se listeaza prin programul de contabilitate.

Termenul de arhivare al registrelor este de 10 ani, incepind cu data incheierii exercitiului financiar pentru care au fost intocmite. Termenul de reconstituire este de 30 de zile de la constatare.

Verificarea documentelor:

1. Verificarea de forma se refera la:

folosirea documentelor corespunzator naturii operatiunii consemnate;

completarea tuturor rubricilor din document;

verificarea fiecarui exemplar al documentului;

preluarea exacta a cantitatilor, preturilor si corectitudinea calculelor;

existenta datei, semnaturilor si stampilei.

2. Verificarea de fond are in vedere necesitatea, oportunitatea, realitatea, legalitatea si economicitatea operatiunilor consemnate.

Arhivarea documentelor:

Se face in conformitate cu unele reguli generale:

documentele se grupeaza in dosare numerotate, snuruite si parafate;

gruparea documentelor se face cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar;

dosarele se pastreaza in spatii special amenajate;

evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul registrului de evidenta curenta.

Reconstituirea documentelor:

Se realizeaza in termen de 30 de zile de la constatare, responsabilitatea revenind administratorului, ordonatorului de credite, sau altei persoane.

Reconstituirea presupune emiterea unui nou document, pe care se face mentiunea reconstituit, inlocuind documentul pierdut cu nr. . din data de . Daca ulterior documentul original este gasit se anuleaza cel reconstituit pe baza unui proces verbal.

EVALUAREA ACTIVELOR, DATORIILOR SI CAPITALURILOR PROPRII

Evaluarea reprezinta un procedeu al metodei contabilitatii care consta in quantificarea, masurarea in expresie baneasca a existesntei, miscarile si tranformarile elementelor de bilant, cu scopul reflectarii acestora in contabilitate.

E = Q + Eo

Etalonul banesc poate lua urmatoarele forme:

forma costurilor - putem avea:

cost de achizitie;

cost de productie.

forma preturilor - este suma incasata sau de incasat din vinzarea bunurilor; exista doua forme de pret:

pret cu ridicata - aceste preturi sint cele la care circula bunurile intre agentii economici (costul complet al producatorului, TVA, adaus, alte costuri - accize, transport);

pretul cu amanuntul - cel la care circula bunurile intre comerciant si consumatorul final (pret cu TVA si adaos).

forma tarifelor - este un element asemanator pretului cu ajutorul caruia se evalueaza lucrarile, serviciile si munca personalului.

forma valorilor - se deosebesc de preturi prin faptul ca tin seama de evolutia acestora la un moment dat (valoarea de piata, valoare de aport).

Momentele la care se realizeaza evaluarea sint urmatoarele:

• La data intrarii in patrimoniu - bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare contabila, astfel:

a)      Activele - sint evaluate la costul istoric care poate lua urmatoarele forme in functie de modalitatea de intrare in patrimoniu:

costul de achizitie - pentru activele achizitionate cu titlul onecos (contra cost) fiind format din pretul de cumparare net plus toate taxele si impozitele nerecuperabile (accize) plus cheltuieli, accesorii pentru punerea in functionare, plus cheltuieli de transport mai putin reduceri comerciale acordate de furnizori;

costul de productie - pentru activele produse in cadrul firmei - format din cheltuieli directe de productie (materie prima, salariati directi, electricitate etc.) plus cota cheltuielilor indirecte de productie (inginer, maistru personal auxiliar, utilitati apa, energie, materiale auxiliare, ambalaje etc.) plus cheltuiala cu dobinda, in cazul in care productia activului necesita un termen mai indelungat, motiv pentru care se contracteaza un credit in scopul finantarii productiei;

valoarea de aport - pentru activele reprezentind aport la capitalul social;

valoarea de utilitate - pentru activele obtinute cu titlu gratuit;

valoare justa - pentru activele dobindite prin schimb cu alte active.

b)      Datoriile - sint quantificate la valoarea lor istorica, respectiv valoarea echivalentelor (bani) obtinute in schimbul obligatiei sau valoarea ce se asteapta a fi trecuta la decontarea datoriei.

• La inventariere - evaluarea se efectueaza la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui element denumita valoare de inventar.
• La inlocuirea situatiilor financiare - activele si datoriile au o valoare bilantiera stabilita prin valoare contabila si pusa de acord cu rezultatul inventarierii.
• La data iesirii din societate sau la darea in consum - activele si datoriile trebuie evaluate la valoarea lor contabila.

Particularitati pot aparea la evaluarea stocurilor, unde putem avea ca si metode urmatoarele:

• Metoda primului intrat, primul iesit (FIFO) - care presupune ca evaluarea iesirilor din stoc sa se faca la costurile intrarilor, in ordinea cronologica a aparitiei, asfel primele elemente achizitionate sint acelea care se si vind primele si pri urmare, elementele care ramin in stoc la sfirsitul perioadei sint cele care au fost cumparate sau produse cel mai recent.
• Metoda ultimului intrat, primul iesit (LIFO) - care presupune ca ultimele elemente achizitionate sau produse se vor vinde primele raminindastfel in stoc cele achizitionate sau produse primele.
• Metoda costului mediu ponderat (CMP) - care se determina lunar sau dupa fiecare intrare ca raport intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor in stoc si cantitatea existenta in stocul initial plus cantitatea intrarilor

APLICATIE:

Avem urmatoarele intrari si iesiri de marfa:

05.02 - intrare - 100 bucati cu pretul de 50 lei / bucata;

06.02 - iesire - 30 bucati;

07.02 - intrare - 150 bucati, cu pretul de 65 lei / bucata;

09.02 - iesire - 75 bucati;

12.02 - intrare - 210 bucati, cu pretul de 70 lei / bucata;

15.02 - iesire - 26 bucati.

Sa se stabileasca stocul final si valoarea iesirii din 15.02 si soldul final (stocul final), prin cele toate cele trei metode de evaluare a stocurilor.

3. Metoda FIFO:

O alta posibilitate de a scrie aceasta metoda, fara a apela, la tabel:

Intrare 05.02 - 100 buc. x 50 lei / buc. = 5000 lei (70)

Iesire    06.02 - 30 buc. x 50 lei / buc. = 1500 lei

Intrare 07.02 - 150 buc. x 65 lei / buc. = 9750 lei (145) (119)

Iesire    09.02 - 75 buc. = 70 buc. x 50 lei / buc. = 3500 lei Total:

5 buc. x 65 lei / buc. = 325 lei 3825

Intrare 12.02 - 210 buc. x 70 lei / buc.= 14700 lei

Iesire    15.02 - 26 buc. x 65 lei / buc. = 1690 lei

( valorile iesirilor vor fi trecute in chenare)

Valoare intrari: 29450 lei

Valoare iesiri: 7015 lei

Sold: 22435 lei

4. Metoda LIFO:

5. Metoda CMP:

Presupunind ca din vinzarea produselor obtinute din materia prima consumata

s-au realizat venituri de 10000 lei, sa se calculeze profitul si impozitul pe profit.