DOCUMENTELE CONTABILE

DOCUMENTELE CONTABILE

Datele si informatiile proprii circuitului electronic al patrimoniului sunt consemnate in cadrul documentelor contabile. Prin si pe baza acestor documente se formalizeaza in scris si se organizeaza material procesele de culegere, prelucrare, stocare si transmitere a datelor.

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate si netipizate.

Formularele tipizate

Sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate.

Continutul formularelor este definit de informatiile consemnate.

Aceste informatii sunt grupate in doua categorii, fixe si variabile. Informatiile fixe au un caracter repetitiv si general, fiind, de regula, tiparite. Informatiile variabile sunt specifice conditiilor concrete in care se produc operatiile economice si financiare.

Forma formularului se concretizeaza prin gruparea si asezarea informatiilor fixe, precum si a spatiilor pentru informatiile variabile care urmeaza sa se completeze de utilizatori. In acest sens, informatiile pot fi repartizate sub forma de chestionar (exemplu : procesele verbale), tabeler (exemplu : statele de salarii) si prin grupare pe zone (exemplu : factura).

Formatul formularului exprima marimea suportului de hartie sau carton, folosindu-se in acest scop dimensiunile standardizate si simbolurile acestora.

Formularele netipizate

Sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea unitatilor patrimoniale.

In raport de modul de intocmire si de rolul lor in cadrul sistemului informational-decizional, documentele contabile pot fi justificative, registre de contabilitate si documente de sinteza si rapoarte. Documentele justificative asigura datele de intrare in sistemul informational contabil, registrele de contabilitate realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului si sistemului de conturi, iar prin documentele de sinteza si raportare se centralizeaza si se transmit informatiile.

1. Documentele justificative. Definitie, continut, structura, clasificare

Operatiile economice si financiare se consemneaza in momentul efectuarii lor in documentele justificative. Asa cum prevede Legea Contabilitatii, "orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un act inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ". Pe aceasta cale se asigura datele de intrare in sistemul informational contabil si se fundamenteaza inregistrarea proprie contului.

1.1. Continutul documentelor justificative

Este format din urmatoarele elemente principale : denumirea, numarul si data documentului, denumirea si sediul unitatii patrimoniale, serviciului si sectorului, dupa caz, care a intocmit documentul, mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei, daca este cazul, continutul operatiei economice si financiare, iar atunci cand este cazul si temeiul legal al efectuarii ei, datele cantitative si/sau valorile aferente operatiei economice si financiare efectuate, semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor, a celor care avizeaza si a celor in drept sa aprobe operatiile respective, alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative.

1.2. Intocmirea si prelucrarea documentelor justificative

In principiu, documentele justificative sunt intocmite la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia sau participa la infaptuirea ei. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual sau cu tehnica de calcul. Dupa completare, documentele justificative sunt supuse operatiei de prelucrare. Ea consta in sortarea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare, daca este cazul, precontabilizarea prin cumularea mai multor documente justificative si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare, verificarea de forma, aritmetica si de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiilor consemnate in document), iar in final, inregistrarea in contabilitate.

Verificarea documentelor justificative consta in :

verificarea formei documentului justificativ, care are ca scop sa constate daca s-a folosit formularul corespunzator operatiei consemnate in document, daca au fost intocmite toate exemplarele, daca s-au respectat normele de intocmire, daca este intocmit clar, citet, daca contine semnaturile celor in drept;

verificarea aritmetica a documentului justificativ, care consta in verificarea calculelor cu scopul de a constata daca sunt erori de scriere a sumelor si de efectuare a calculelor;

verificarea de fond, care consta in verificarea respectarii dispozitiilorlegale privind realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiilor consemnate in documentele justificative;

verificarea realitatii, care urmareste daca operatiile consemnate sunt reale si daca au avut loc in conditiile consemnate in document;

verificarea necesitatii, care urmareste daca operatia efectuata este utila, necesara unitatii;

verificarea oportunitatii, care apreciaza daca operatia consemnata in document s-a efectuat in momentul potrivit, adica in momentul optim unitatii economice;

verificarea legalitatii operatiei, care are in vedere daca operatia economica s-a efectuat cu respectarea dispozitiilor si actelor normative in vigoare.

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite in toate exemplarele, si prin scrierea, deasupra lor, a textului sau a cifrei corecte; iar cel care a efectuat corectura se va semna si va mentiona data.

Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele banesti si nici in documentele pe baza carora s-au efectuat inregistrari in contabilitate. Un astfel de document gresit se anuleaza si se intocmeste un nou document corect.

Documentele cu regim special anulate nu se distrug, ci se pastreaza in carnetele respective pentru justificare.

In vederea inregistrarii in contabilitate, se face analiza si contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor in care urmeaza sa se reflecte operatia consemnata in acestea. Inregistrarile se fac fie document cu document, fie din documentele centralizatoare in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

Din punct de vedere metodologic, inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate, si sistematic, in registrele deschise pe feluri de conturi.

Dupa ce documentele justificative au fost inregistrate in registrele contabile, sunt supuse operatiei de clasare, iar in final, celei de arhivare.

1.3. Corectarea erorilor din documentele justificative

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrei gresite, in toate exemplarele si prin scrierea, deasupra lor, a textului sau a cifrei corecte. Corectura se confirma prin semnatura persoanei sau persoanelor care au intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei. Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind disponibilitatile banesti si alte operatii prevazute prin dispozitii legale. In acest caz, documentul gresit se anuleaza fara a se detasa din carnetul respectiv. Pentru documentele care consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale, corectura trebuie confirmata prin semnatura, atat a predatorului cat si a primitorului.

In cazul completarii documentelor in sistem informatic, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele inscrise in listele de erori, anulari sau corecturi, pe baza carora se fac modificari in bazele de date, trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de unitatea beneficiara.

1.4. Reglementari privind contabilitatea si situatiile financiare ale intreprinderii

Obligativitatea organizarii si tinerii contabilitatii

1.2. - Raspunderea privind organizarea si tinerea contabilitatii, in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, revine administratorului.

In acest scop, persoanele prvazute la alineatul precedent trebuie sa asigure, potrivit legii, conditiile necesare pentru : intocmirea documentelor justificative privind operatiile patrimoniale; organizarea si tinerea corecta la zi a contabilitatii; organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, precum si valorificarea rezultatelor acestuia; respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, publicarea si depunerea la termen a acestora la organele in drept; pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare si organizarea contabilitatii de gestiune adaptata la specificul intreprinderii.

1.3. - Potrivit prevederilor art. 6 alin. 2 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, precum si a celorlalte prevederi legale privind intocmirea si utilizarea formularelor comune si a celor cu regim special utilizate in activitatea financiara si contabila, orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative cuprind, de regula, urmatoarele elemente principale :

a)     denumirea documentului;

b)    denumirea si sediul intreprinderii care intocmeste documentul;

c)     numarul si data intocmirii acestuia;

d)    mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei patrimoniale (cand este cazul);

e)     continutul operatiei patrimoniale si, daca este cazul, temeiul legal al efectuarii acesteia;

f)      datele cantitative si valorice aferente operatiei efectuate;

g)     numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, dupa caz;

h)     alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor efectuate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative

1.4. - Potrivit prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, registrele de contabilitate, precum si documentele justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, se pastreaza, timp de 10 ani, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din lege, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani.

Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, de regula, in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiilor si in ordine cronologica, in cadrul exercitiului financiar la care acesta se refera. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termenele prevazute de lege.

Potrivit art. 26 din Legea contabilitatii nr.82/1991, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Responsabilitatea reconstituirii documentelor contabile, in cazurile prevazute la alineatul precedent, revine administratorilor intreprinderii sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Documentele contabile reconstituite vor purta mentiunea "Reconstituit".

2. Registrele de contabilitate

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate si grupate in ordine cronologica in registrele contabile. Registrele de contabilitate se prezinta sub forma unor caiete (registre legate), fise sau situatii si listari informatice ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.

Definite prin prisma sistemului informational contabil, registrele de contabilitate reprezinta documente cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor economice si financiare in contabilitate, furnizand informatii privind situatia si miscarea patrimoniului.

Legea Contabilitatii si Regulamentul privind aplicarea acestei legi prevad : "principalele registre ce se folosesc sunt : registrul-jurnal, registrul-inventar si registrul cartea-mare".

Registrul-jurnal si registrul inventar au regim de inregistrare la organele fiscale, unde se depun numerotate, snuruite si parafate. In consecinta, cele doua registre pot fi admise ca proba in cazul litigiilor dintre intreprinderi, in caz de faliment, precum si in orice situatii.

Registrul jurnal

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, folosit pentru inregistrarea operatiilor economico-financiare in ordinea efectuarii lor in timp. Importanta lor consta in cunoasterea rulajului (miscarii) valoric al operatiilor pe o anumita perioada de timp si justificarea inregistrarii lor in contabilitatea sistematica.

Forma registrului-jurnal se prezinta astfel :

REGISTRUL-JURNAL nr. 1

Unitatea.luna septembrie 2005    pag

* 303 Materii de materiale obiecte de inventar

401 Furnizorii

371 Marfuri

4426 T.V.A. deductibila

Registrul-jurnal prezentat are un caracter unic pentru toti agentii economici; in el se consemneaza toate operatiile patrimoniale efectuate intr-o anumita periaoda de timp. O data cu sporirea volumului operatiilor contabile, s-au diferensiat doua categorii de registre-jurnal, auxiliare (analitice) si generale. Registrele auxiliare capata forma : jurnalul aprovizionarilor, jurnalul de incasari si plati si jurnalul pentru operatii diverse. Registrul general este un centralizator, fiind destinat redarii inregistrarii sintetice pe baza registrelor auxiliare.

Structura registrelor auxiliare se diferentiaza in raport de genul de operatii inregistrate; de exemplu, registrul-jurnal privind vanzarile.

JURNALUL VANZARILOR

luna noiembrie 2005

Registrul cartea-mare

Registrul cartea-mare este folosit pentru inregistrarea si gruparea operatiilor economice si financiare in raport de natura lor, iar in cadrul fiecarei grupari in ordinea efectuarii lor in timp (cronologic). Ele capata forme variate, mai ales folosite fiind :

a) Fisele de cont pentru operatii diverse (modelul 5) utilizate pentru evidenta analitica a furnizorilor, a clientilor, a creditorilor etc.

Modelul 5

FISA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

b) Fisele de cont pentru valori materiale (modelul 6) folosite pentru evidenta analitica a valorii materiale (materiale, produse, marfuri etc.)

Modelul 6

Registrul-inventar

Asa cum s-a aratat mai sus, in categoria registrelor se include si registrul-inventar. Acesta cuprinde doua parti : listele de inventariere si recapitulatia inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele prelucrate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si cele de datorii.

Modelul registrului-inventar se prezinta astfel :

2.4. Extras din reglementarile contabile din Romania privind registrele de contabilitate

" Art.20 - (1) Principalele registre ce se folosesc in contabilitate sunt : registrul-jurnal, registrul-inventar si cartea-mare.

(2) Ministerul Economiei si Finantelor poate excepta folosirea unora din aceste registre de catre unele persoane prevazute la art.1.

Art. 21 - Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si completate, astfel incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor patrimoniale efectuate.

Art. 22. - Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor patrimoniale se intocmeste lunar balanta de verificare.

Art. 23. - (1) Persoanele fizice si juridice care utilizeaza sisteme de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

(2) Unitatile de informatica poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate

Gestiunea documentelor

In cadrul unitatilor patrimoniale, documentele contabile utilizate trebuie sa constituie un sistem unitar si rational, care sa aiba la baza reguli precise cu privire la intocmirea, folosirea, circulatia si evidenta fiecarui document. Problemele ce formeaza obiectul gestiunii documentelor sunt : organizarea circulatiei documentelor, utilizarea si evidenta documentelor, reconstituirea documentelor si pastrarea documentelor.

Organizarea circulatiei documentelor

Are ca scop dimensionarea si rationalizarea traseului de miscare a documentelor. Din acest punct de vedere, fiecare document trebuie sa circule intr-o anumita ordine, fara retineri inutile in cadrul compartimentelor, iar pe acesta baza, organizarea circulatiei are ca scop asigurarea unei rezolvari complete si la timp a documentului.

Utilizarea si evidenta documentelor contabile

Utilizarea si evidenta documentelor contabile ridica probleme cu privire la gestionarea lor. Astfel, pentru toate formularele folosite ca documente se organizeaza o evidenta operativa si contabila, potrivit aceleiasi metodologii ce sta la baza organizarii evidentei bunurilor materiale.

O parte din documentele contabile intra sub incidenta formularelor cu regim special. In aceasta categorie se includ documentele utilizate in activitatea unitatilor patrimoniale pentru efectuarea unor operatiuni economico-financiare care afecteaza patrimoniul acestora. Pentru formularele folosite in acest scop se organizeaza o evidenta operativa distincta. De asemenea, toate formularele cu regim special, inainte de a fi date in folosinta sunt inseriate si numerotate, iar eliberarea lor in folosinta se face numai pe baza de acte distincte intocmite in acest scop.

In plus, foile volante sunt parafate sau prevazute cu sigiliu sec, registrele sunt snuruite, sigilate si certificate cu semnaturile autorizate, iar carnetele sunt stampilate, datate si certificate cu semnaturile autorizate.

Reconstituirea documentelor contabile

Are loc in cazul in care sunt pierdute , sustrase sau distruse. Operatia de constituire are loc in termen de 30 de zile cu respectarea normelor stabilite prin legislatia contabila. Pentru reconstituire se intocmeste, pentru fiecare caz in parte, cate un dosar distinct.

In cazul in care documentul contabil emana de la alta unitate, reconstituirea se face de catre acesta la cererea scrisa a conducatorului unitatii solicitante. Unitatea emitenta va trimite, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, actul reconstituit, unitatii solicitatoare.

In cazul gasirii ulterioare a originalului documentelor pierdute sau sustrase, actul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces verbal impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.

Pastrarea (arhivarea) documentelor contabile

In cursul anului curent de gestiune, documentele si registrele de evidenta contabila se pastreaza in cadrul compartimentului financiar-contabil. Dupa expirarea anului, documentele si registrele sunt predate la arhiva generala a unitatii. Termenul de pastrare a documentelor contabile este reglementat prin legislatia contabila specifica fiecarei tari. Totuti, este recomandabil ca in cazul registrelor contabile si a documentelor justificative, originalul sau copia, care au calitatea de forta probanta in raporturile cu tertii, termenul de pastrare sa fie de 10 ani, iar celelalte documente justificative se pastreaza 3 ani. Fac exceptie statele de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani.

Clasarea documentelor justificative in cadrul compartimentului financiar-contabil si in arhiva generala se face folosind unul dintre criteriile : nominalitatii (denumirea documentului); natura sau felul operatiei economice si financiare; cronologic in raport de data documentului; corespondentei in raport de denumirea personelor juridice si fizice cu care unitatea intra in relatii economico-financiare.

Registrele de contabilitate se pastreaza in cadrul compartimentului financiar-contabil in cursul anului grupate in cartoteci in raport de felul operatiilor economice si financiare sau felul elementelor de patrimoniu. De exemplu, toate registrele privind materialele, ambalajele, produsele ti marfurile se pastreaza in cartoteca valorilor materiale.

Forme de contabilitate

Definirea formei de contabilitate

Interferenta dintre documentele contabile se realizeaza prin forma de contabilitate. Acesta reprezinta un sistem de formulare, corelate intre ele, care servesc la inregistrarea si prelucrarea, dupa anumite reguli, a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale. In categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de contabilitate, se cuprind : documentele justificative, registrele de contabilitate, purtatorii tehnici de date (cartele si benzi perforate, benzi si discuri magnetice, dischete, compact discuri (CD), microfilme, etc), balanta conturilor, registrul-inventar si situatiile financiar contabile.

Discutata prin prisma sistemului informational, forma de contabilitate acopera, prin sfera sa de cuprindere si da expresie subsistemului documente-fisiere-rapoarte. O asemenea interpretare se prezinta schematic in fig. 4.1.

Operatiuni Analiza Inregistrare Centralizarea Sintetizare si

patrimoniale contabila sistematica si controlul raportare

(jurnalizare)    exactitatii

conturilor

JURNAL CONTURI

(sau grila BALANTA SITUATII

DOCUMENTE articolelor CARTEA FINANCIARE

JUSTIFICATIVE contabile) MARE

Fig. 4.1. Formele de contabilitate utilizabile

In contabilitatea tarilor apusene, notiunea de forma de contabilitate este inlocuita prin cea de sistem contabil. Intr-adevar se poate aprecia ca prin sistemul contabil se organizeaza ti se materializeaza structura interna a metodei contabilitatii si implicit a procedeelor sale de lucru. Asa cum bine se apreciaza, contabilitatea de partida dubla este un concept abstract care se formalizeaza si materializeaza prin sistemul contabil, interpretat ca ansamblu de tehnici de prelucrare a datelor si de documente (piese) contabile corelate intre ele.

Formele de contabilitate adoptate in cadrul noului sistem contabil al intreprinderii sunt : forma clasica, forma centralizata sau pe jurnale multiple, forma maestru-sah si forma informatica. Fiecare forma de contabilitate se distinge prin procedura sau modul de prelucrare a datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea inregistrarii cronologice si sistematice. De subliniat ca in cadrul tuturor formelor de contabilitate se folosesc, in principal, aceleasi genuri de registre, si anume : registrul-jurnal, registrul-inventar, cartea-mare si balanta conturilor.

1. Forma de contabilitate clasica sau jurnalul unic

Se aplica in intreprinderile mici unde volumul operatiilor ce pot fi inregistrate zilnic este limitat, fara a fi necesara diviziunea muncii contabile. Se utilizeaza intr-o forma corelata urmatoarele registre : jurnalul unic, pentru inregistrarea cronoligica; cartea-mare, pentru evidenta sistematica sintetica si analitica; registrul-inventar, pentru inventarierea patrimoniului; balanta conturilor, pentru centralizarea si verificarea periodica a exactitatii datelor si situatiile financiare, pentru sintetizarea informatiilor privind situatia patrimoniului si rezultatele obtinute.

2. Forma de contabilitate centarlizata sau pe jurnale multiple

Reprezinta un sistem de jurnale si carti-mari adaptate diviziunii muncii contabile in conditiile cresterii si repetabilitatii volumului de operatii. In aceasta situatie jurnalul unic este inlocuit cu un sistem de jurnale auxiliare (denumite si analitice), structurate pe tipuri de operatii repetitive. Totodata, fiecare tip de jurnal trebuie sa corespunda unui singur cont care sa fie debitat sau creditat prin debitul sau creditul a o serie de alte conturi. Exemplu : jurnalul pentru vanzari este pentru debitul contului "Clienti". In cazul aprovizionarilor, jurnalul va fi pentru creditul contului "Furnizori".

In general, se utilizeaza urmatoarele jurnale auxiliare : jurnal pentru vanzari, jurnal pentru aprovizionari (cumparari), unul sau mai multe jurnale de trezorerie (operatii de casa, operatii bancare), jurnalul pentru operatii diverse.

Pentru fiecare tip de jurnal se creeaza o carte- mare analitica ce grupeaza si inregistreaza pe debit si credit operatiile specifice contului in cauza.

Remarca. In cele mai multe cazuri registrele carte-mare auxiliara se circumscriu numai la evidenta analitica a clientilor si furnizorilor.

La sfarsitul fiecarei luni se fac operatii de report si de inchidere a jurnalelor analitice. In acest scop, toate inregistrarile din jurnalele analitice sunt grupate si insumate la nivel de cont sintetic, fiind transcrise in jurnalul unic denumit jurnal general sau centralizator.

Inregistrarile efectuate in jurnalul centralizator sunt apoi transcrise in cartea-mare generala deschisa pentru fiecare cont sintetic, cu structura similara celei din sistemul clasic.

Ciclul de prelucrare a datelor proprii acestei forme este redat in figura 4.3.

In contabilitatea din tara noastra, sistemul de contabilitate centralizata se regaseste prin formele de contabilitate denumita pe jurnale si cea maestru-sah.

3. Forme de contabilitate pe jurnale aplicate in contabilitatea din Romania

Trasatura de baza a acestei forme de contabilitate este cea a folosirii jurnalelor multiple pentru inregistrarea cronologica si sistematica numai in creditul conturilor dezvoltat pe conturi corespondente debitoare. Prin centralizarea si cumularea debitului fiecarui cont ce se regaseste in diferite jurnale, in functie de conturile creditoare cu care are corespondenta, se realizeaza inregistrarea sistematica in cartea-mare la sfarsitul lunii, pentru rulajul debitor al contului respectiv.

Formularele folosite in cadrul acestei forme de contabilitate sunt : jurnalele multiple, situatiile pentru debitul unor conturi si cartea-mare.

Jurnalele multiple servesc la inregistrarea cronologica si sistematica proprie creditorilor conturilor sintetice, iar in unele cazuri si pentru conturile analitice.

Inregistrarile in jurnale se fac in tot cursul lunii sau numai la sfarsitul lunii, direct pe baza documentelor justificative.

Pentru unele conturi, pe langa jurnalul privind operatiile de credit se intocmesc situatii pentru operatiile de debit; exemplu : pentru debitul conturilor de casa si banca.

Contabilitatea analitica se tine direct pe jurnale (pentru unele conturi) sau cu ajutorul altor formulare specializate in acest sens (fise de cont analitic pentru valori materiale, fise de cont pentru operatii diverse etc.)

Cartea-mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice din planul de conturi.

Schema ciclului de prelucrare a datelor in cadrul acestei forme este redata in figura 4.4.

Pe baza jurnalelor multiple deschise pentru creditul conturilor se intocmeste registrul-jurnal general. In acest scop formulele contabile (articole contabile) centralizatoare se stabilesc direct pe baza jurnalelor multiple.

In continuare, pe baza jurnalului general se fac inregistrarile in cartea-mare folosind ca modele de formulare registrele carte-mare sah sau fisa de cont pentru operatii diverse.

4. Forma de contabilitate maestru-sah sau pe conturi corespondente

Trasatura de baza a formei de contabilitate maestru-sah este cea a dezvoltarii pe conturi corespondente atat a rulajului debitor cat si a celui creditor al conturilor sintetice. In cea ce priveste contabilitatea analitica, aceasta capata diverse structuri in raport de metodele folosite pentru evidenta activelor si pasivelor, evidenta si calculul conturilor si rezultatelor.

Inainte de a fi inregistrate, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortarea pe feluri de operatii, verificare, evaluare si control). Daca pentru aceleasi operatii exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau la perioade scurte cu ajutorul formularelor de tipul document cumulativ, intocmit fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatii.

Pentru inregistrarile care nu au la baza documente cumulative se intocmesc note de contabilitate.

Principalele formulare care se utilizeaza sunt : jurnalul de inregistrare, fisa sintetica sah, balanta conturilor si registrele auxiliare folosite pentru evidenta analitica.

Registrul-jurnal este folosit pentru inregistrarea cronologica aoperatiilor economice si financiare si stabilirea rulajului lunar al acestora.

Cartea-mare sah (cu conturi corespondente) serveste la evidenta sintetica a operatiilor economice si financiare. Atat pentru debitul, cat si pentru creditul fiecarui cont sintetic se foloseste acelasi model de fisa.

Registrele de contabilitate analitica capata forma fiselor de cont analitic pentru valori materiale, fiselor de cont pentru operatii diverse, situatiilor si altor formulare specifice folosite in acest scop.

Balanta conturilor se intocmeste lunar pe baza fiselor sintetice sah. In cadrul sau se stabilesc soldurile si rulajele cumulate de la inceputul anului, pentru fiecare cont sintetic in parte. De asemenea, pe baza inregistrarilor din contabilitate analitica se intocmesc balante lunare pentru conturile analitice.

Schema ciclului de prelucrare a datelor in cadrul acestei forme este redata in figura 4.5.

5. Forma de contabilitate informatica

Reprezinta adaptarea formelor de contabilitate prezentate mai inainte prin folosirea tehnicii electronice de calcul. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrare in calculator formula contabila. Pe baza ei, se cladeste intregul sistem de stocare si prelucrare a datelor.

Pe baza datelor introduse in calculator se editeaza obligatoriu registrul-jurnal, care constituie evidenta cronologica. Acelasi jurnal serveste si la verificarea si validarea datelor introduse in calculator.

Editarea registrelor cartea-mare este, dupa caz, obligatorie sau facultativa, in raport cu decizia utilizatorului de sistem informatic. Daca se retine varianta facultativa, registrele sunt editate selectiv la cererea consumatorului de informatie.

In mod obligatoriu sunt editate, lunar, balantele conturilor, care in cele mai multe cazuri preiau si functia registrelor cartea-mare.

Potrivit art. 23 din Legea contabilitatii, persoanele juridice si fizice care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate. Unitatile de informatica poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a datelor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit spre prelucrare.