Documente contabile - definitie si clasificare

Documente contabile - definitie si clasificare

Inregistrarea in contabilitate se face doar in baza unor acte scrise. Documentele contabile sunt acte scrise in care se consemneaza in etalon monetar sau natural operatiile economice care produc modificari ale patrimoniului la locul si data producerii lor.

Aceste documente servesc ca purtatori si pastratori de informatie. Pe baza informatiilor inscrise in aceste domenii in contabilitate se intocmesc alte documente in care se prelucreaza si se sintetizeaza informatiile.

In raport de modul de intocmire si functia lor informationala, documentele contabile se impart in trei categorii:

documente justificative;

evidenta contabila (registre contabile);

documente de sinteza si raportare (situatiile financiar-contabile).

D.p.d.v. al modului de prezentare documentele contabile se impart in:

documente tipizate;

documente netipizate.

Documentele tipizate sunt cele ale caror continut, forma si dimensiuni, numar de exemplare si mod de utilizare sunt stabilite prin reglementari legale. Exemplu: statele de plata, facturi, bilant contabil, chitante, etc.

Documente netipizate sunt cele a caror forma, continut, mod de utilizare se stabileste de catre unitate in functie de particularitatile fiecaruia.

Documentele tipizate d.p.d.v. al regimului fiscal se imparte in:

documente cu regim fiscal special;

documente fara regim fiscal special.

Documente cu regim fiscal special: factura, bonul fiscal, chitanta, biletele de calatorie, bilete de intrare la spectacol, etc.

Formularele cu regim special au inscrise prin tiparire seria si numarul atribuit fiecarui document.

1.1. Documentele justificative

Sunt acele inscrisuri intocmite la locul si data producerii operatiei economice in care se consemneaza informatii referitoare la acea operatie justificand inregistrarea ei in contabilitate.

Conform legii contabilitatii "documentele justificative angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate dupa caz".

Documentele justificative contin in principiu urmatoarele elemente: denumirea; numarul; data documentului; denumirea si sediul unitatii care intocmeste documentul; partile care participa la efectuarea operatiilor; continutul operatiei; termenul legal al efectuarii operatiei, date cantitative si valorice, semnaturile persoanelor imputernicite sa avizeze, sa aprobe sau sa confirme executarea operatiei.

Inregistrarea in contabilitate a operatiei economice consemnate in documentele justificative se face cronologic in ordinea datei de intocmire sau de intrare in unitate a documentului. Inregistrarea se opereaza in registrul jurnal.

1.2. Registrele contabile

Operatiile consemnate in documentele justificative se inregistreaza cronologic si sistematic in registrele de contabilitate. Aceste registre sunt reglementate prin legea contabila conform careia sunt obligatorii urmatoarele:

registrul-jurnal;

registrul-inventar;

registrul cartea mare.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza prin articole contabile in mod cronologic operatiile economice consemnate in documentele justificative. El poate fi utilizat fie sub forma unui singur registru-jurnal general fie sub forma unor registre auxiliare in care sa inregistreaza operatii de aceiasi natura. Exemplu: vanzari, cumparari, incasari si plati prin banca, incasari si plati prin casa.

Registrul-inventar este tot un document contabil obligatoriu in care se inscriu toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv grupate conform posturilor din bilantul contabil. Fiecare pozitie din registrul-inventar trebuie sa fie justificata prin listele de inventariere anexate. Acest registru se intocmeste odata pe an dupa efectuarea inventarierii generale a patrimoniului.

Registrul cartea mare este documentul contabil obligatoriu care se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni pe baza registrului-jurnal. Cu ajutorul sau se grupeaza rulajele debitoare ale fiecarui cont pe conturile corespondente. Pornind de la soldul initial se stabileste soldul final al fiecarui cont.

Pe baza registrului cartea mare se intocmeste balanta de verificare lunara a conturilor, fisele de cont pot inlocui registrul cartea mare.

Inscrierea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se poate face manual sau cu mijloace mecanice sau automat.

Documentele trebuie sa fie completate citet, fara stersaturi, razaturi sau modificari, este interzisa lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise.

Spatiile libere la sfarsitul inscrierilor operatiilor se bareaza, corectarea erorilor se face prin taierea cu o singura lini a scrisurilor eronate si inscrierea deasupra a celor corecte. In dreptul corecturii se semneaza de persoana care face corectura.

1. Documentele de sinteza si de raportaj.

Culegerea si prelucrarea informatiilor in contabilitate are ca scop sintetizarea datelor si transmiterea acestora utilizatorilor interni sau externi. Principalele situatii financiar-contabile sunt:

bilantul contabil;

balanta de verificare lunara a costurilor;

situatia datoriilor la bugetul statului, la bugetul asigurarilor sociale;

decontul lunar privind TVA;