Documentele contabile - mijloc de consemnare a operatiunilor economico-financiare

Documentele contabile - mijloc de consemnare a operatiunilor economico-financiare

Informatiile specifice conditiilor in care se produc operatiile economice si financiare caracterizeaza procesele de culegere, prelucrare, #######sticare si transmitere a datelor si de aceea este necesar ca acestea sa fie consemnate in cadrul documentelor contabile.

Documentele contabile din punct de vedere a formularelor utilizate pot fi tipizate sau netipizate si din acest punct de vedere informatiile sunt grupate si completate de utilizator in functie de formatul formularului, folosindu-se in acest scop dimensiunile standardizate si respectiv simbolurile acestora.

In functie de modul de intocmire si de rolul informatiilor in cadrul sistemului decizional, documentele contabile pot fi:

documente justificative;

registre contabile;

documente contabile de sinteza si raportare.

Documentele justificative asigura datele de intrare in sistemul informational contabil si potrivit prevederilor legii contabilitatii "orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un act inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ".

Principalele elemente ale unui document justificativ sunt:

denumirea, numarul si data documentului;

denumirea si sediul unitatii patrimoniale, serviciului sau sectorului de activitate care a intocmit documentul;

continutul operatiei economice si financiare si temeiul legal al efectuarii ei;

datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor a celor care avizeaza si a celor cre aproba operatiile.

Intocmirea documentelor justificative se efectueaza la locul unde se produce operatia economico-financiara, completarea facandu-se pe baza de formulare tipizate sau netipizate dupa caz, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

Principalele operatiuni privind prelucrarea informatiilor din documentele justificative sunt urmatoarele:

sortarea documentelor de operatii si exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economico-fianciare;

cumularea mai multor documente justificative pentru a se obtine documente centralizatoare;

verificarea legalitatii, realitatii, oportunitatii, necesitatii si economicitatii operatiilor consemnate in documente;

analiza si contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor in care urmeaza sa se reflecte operatia consemnata in acestea;

inregistrarea in contabilitate fie document cu document, fie din documentele centralizatoare in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada;

inregistrarea in registrele contabile sistematic si cronologic prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau intrarea acestora in unitate;

verificarea si analiza inregistrarii documentelor justificative si in cazul constatarii erorilor, corectarea prin taierea cu o linie a textului sau cifrei gresite in toate exmplarele si scrierea textului sau cifrei corecte deasupra;

Legislatia romana prevede obligatia de a se confirma corectura cu    semnatura persoanei sau persoanelor care au intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

In cazul disponibilitatilor banesti, nu se admit corecturi, procedandu-se la anularea documentului gresit fara a se detasa din carnetul respectiv, iar pentru operatiile de predare-primire de valori materiale, corectura trebuie sa fie confirmata de semnatura ambelor parti.

In situatia utilizarii sistemului de prelucrare automata a datelor, corecturile se admit inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea.

In listele de erori, anulari sau corecturi trebuiesc inscrise documentele pe baza carora se fac modificari in baza de date si aceste liste trebuiesc semnate de persoanele imputernicite in acest sens.

Potrivit articolului 23 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata cu modificarile si completarile ulterioare, persoanele juridice si fizice care utlizeaza sisteme de prelucrare automata a datelor, sunt obligate sa respecte normele contabile privind stocarea, pastrarea si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

Agentii economici care elaboreaza si ofera programe informatice poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a datelor din documente, iar beneficiarii, respectiv unitatile patrimoniale raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit spre prelucrare.

Potrivit aceleiasi legi, in tara noastra Ministerul Finantelor este abilitata sa emita planul de conturi general, modelelor registrelor si bilantelor contabile, formularele comune privind activitatea financiara si contabila si normele metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.

Astfel, nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor tipizate pentru activitatea financiar-contabila, precum si normele metodologice de intocmire si utilizare a acestora au fost aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 425/1998 completat prin Ordinul nr. 2329/2001.

In structura nomenclatorului documentelor contabile comune tipizate sunt cuprinse genurile de formulare tipizate pentru:

registrele de contabilitate;

mijloacele fixe;

bunurile de natura stocurilor;

mijloacele banesti si decontari;

salariile si alte drepturi de personal;

contabilitatea generala;

bilantul contabil si alte subactivitati.

Modelele acestor formulare fara legi speciale, comune pe economie, privind activitatea fianciara si contabila pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor care le utilizeaza cu conditia sa respecte continutul de informatii cuprins in modelele si in normele de intocmire si utilizare a acestora potrivit prevederilor actelor normative precizate anterior.

Din diversitatea acestora, persoanele juridice fara scop lucrativ pot utiliza doar acele formulare pe care le considera necesare in functie de elementele specifice activitatii desfasurate.

In vederea simplificarii acestor formulare si pentru a se permite pastrarea registrelor contabile pe suport magnetic Ministerul Finantelor intentioneaza ca incepand cu anul 2004 sa revizuiasca actele normative precizate mai sus prin simplificarea formularisticii.

Se are in vedere astfel ca ordinul revizuit sa solicite date minimale pe care trebuie sa le cuprinda documentele fara a se mai impune un anumit model asa cum este in prezent.

Se intentioneaza modificarea de asemenea a legii contabilitatii referitor la documentele justificative, dand posibilitatea ca registrele contabile sa fie pastrate pe suport magnetic, iar listarea sa se faca doar in cazuri de necesitate sau de control fiscal.