INREGISTRARILE CONTABILE SI RAPORTAREA FINANCIARA

INREGISTRARILE CONTABILE SI RAPORTAREA FINANCIARA

Organizatiile neguvernamentale trebuie sa-si planifice foarte riguros activitatile pentru a reusi sa le finanteze. O componenta esentiala a planificarii este planificarea financiara. Monitorizarea permanenta a modului in care se cheltuiesc banii ne ajuta sa evaluam performantele organizatiei si sa planificam mai riguros in viitor. Daca banii au fost cheltuiti corespunzator bugetului aprobat si raportati periodic catre finantatori, se imbunatateste imaginea organizatiei fata de donatori si creste capacitatea organizatiei de a atrage noi fonduri.

Stabilirea competentelor in managementul financiar al proiectelor si departamentelor responsabilizeaza personalul si duce la eliminarea situatiilor ambigue cand toata lumea si prin urmare nimeni este raspunzatoare de intocmirea la timp si in standardele stabilite a situatiilor financiare. Stabilirea competentelor se poate face prin fisele de post si dezvoltarea de proceduri financiare interne. Astfel fisele posturilor care necesita implicare in managementul financiar trebuie sa cuprinda un subcapitol distinct care sa se refere la atributiile si raspunderea financiara a postului respectiv. Procedurile financiare interne au rolul si de a evidentia legaturile dintre diversele atributii financiare, fluxul documentelor si al informatiilor, termene si responsabilitati.

Analiza si previziunea veniturilor si cheltuielilor, producerea de bugete, fluxuri de numerar si rapoarte financiare ne da posibilitatea de a lua decizii pe baza unor informatii reale si actuale, evitarii deficitelor de numerar, evitarii depasirilor de buget si in cazul in care nu se poate evita depasirea, solicitarea unor relocari pe bugetele aprobate de catre finantatori.

Managementul financiar este deseori confundat cu organizarea si tinerea contabilitatii. Finantele si contabilitatea sunt discipline / activitati distincte dar care se intrepatrund. In atingerea obiectivelor sale, finantele apeleaza deseori la datele inscrise in situatiile contabile precum conturile contabile sintetice si analitice, balanta de verificare sau bilantul contabil. Daca organizarea si tinerea contabilitatii este reglementata prin lege, avand un caracter obligatoriu, organizarea managementului financiar este lasat la latitudinea fiecarei institutii si se impune prin beneficiile pe care le poate aduce sau disfunctionalitatile posibile in lipsa organizarii lui.

De cele mai multe ori organizatiile neguvernamentale isi indreapta toate resursele financiare si umane alocate managementului financiar pentru asigurarea legalitatii din punct de vedere financiar contabil precum si pentru intocmirea de bugete si raportari catre finantatori, neglijand organizarea de ansamblu a activitatii financiare cu efecte negative asupra functionarii organizatiei pe termen mediu si lung.

Gradul in care informatiile din contabilitate pot fii preluate ca atare sau prelucrate in scopul organizarii managementului financiar si intocmirea situatiilor financiare necesare difera de la organizatie la organizatie. Diferentele sunt determinate de numarul si complexitatea programelor derulate, modul de organizare a contabilitatii, mai ales a celei analitice, diversitatea valutelor in care sunt primite si/sau cheltuite fondurile, specificitatea normelor de raportare impuse de catre finantatori.

In cazul organizatiilor mici, care nu deruleaza simultan foarte multe programe, probabil ca intocmirea situatiilor financiare catre managementul organizatiei, donatori si alte persoane interesate poate fi facuta preluand date din contabilitate.

In cazul organizatiilor care desfasoara mai multe proiecte simultan, informatiile din contabilitate ca structura si forma de prezentare de obicei nu acopera necesitatile managementului financiar. In aceste cazuri organizatiile sunt nevoite sa dezvolte pe langa contabilitate si un sistem propriu de evidenta a veniturilor si a cheltuielilor. Acest sistem este tinut in plus, pe langa organizarea contabilitatii care este impusa de lege, dubland practic efortul departamentului financiar-contabil.

Indiferent de unde se obtin informatiile, sistemul de evidenta trebuie sa acopere necesitati ca:

• producerea de bugete, fluxuri de numerar si rapoarte catre donatori, in diverse monede si pe anumite perioade de timp;
• posibilitatea de a lua decizii pe baza unor informatii reale si actuale, eventual exprimate intr-o moneda ne-inflationista;
• analiza si previziunea veniturilor
• analiza si previziunea cheltuielilor
• intocmirea si urmarirea executiei bugetului de venituri si cheltuieli pe total organizatie;
• evaluarea eficientei si autosustinerii financiare a organizatiei pe termen scurt, mediu si lung
• cresterea transparentei financiare a organizatiei
• imbunatatirea imaginii organizatiei fata de donatori
• incasarea in timp a veniturilor

• raportarea periodica catre finantatori
• evitarea deficitelor de numerar
• evitarea depasirilor de buget
• cunoastere in orice moment a sumelor care mai sunt disponibile din bugetul fiecarui proiect si pe fiecare tip de cheltuiala in parte
• solicitarea din timp a unor realocari pe bugetele aprobate de finantatori, daca este cazul

Raportarea financiara

Exista doua grupuri de persoane care folosesc rapoartele contabile, unul in cadrul organizatiei si unul in afara organizatiei. Sistemele si procedurile contabile sunt concepute sa va ajute nu numai pentru a va mentine viabili din punct de vedere financiar ci si sa comunicati mai clar celorlalti, in orice moment, care este situatia dumneavoastra financiara. Acesta este un factor important in asigurarea celorlalti ca organizatia dumneavoastra neguvernamentala este condusa in mod profesionist si responsabil Mai jos gasiti o scurta descriere a diverselor tipuri de rapoarte care sunt disponibile cand operati cu sisteme si proceduri contabile eficiente si eficace.

Utilizatorii interni

Personalul organizatiei dumneavoastra care este responsabil pentru planificarea, organizarea, operarea, si evaluarea programelor si activitatilor specifice ale organizatiei trebuie sa fie familiarizat cu procesele contabile si sa fie pregatit sa foloseasca rapoarte financiare ca instrumente de planificare si operare. Acestea sunt valoroase nu numai pentru mentinerea sub control a cheltuielilor, ci sunt esentiale atunci cand se intocmesc previziunile si bugetele pentru perioada financiara urmatoare.

Utilizatorii externi

Organizatiile neguvernamentale exista intr-o lume care solicita analizarea lor. In functie de ceea ce faceti dumneavoastra in calitate de ONG, de cei pe care ii deserviti din cadrul comunitatii, si de modul in care va administrati resursele, exista persoane, companii, si grupuri de interes care sunt interesati de activitatile financiare ale organizatiei. In functie de ceea ce faceti si cine sunt cei care contribuie la ceea ce faceti dumneavoastra, acestia pot include agentii de finantare, creditori (banci si institutii de imprumut), investitori, furnizori, contractori, si altii. Cu cat aveti mai multe succese, cu atat vor fi mai multe persoane si organizatii in fata carora va trebui sa raspundeti. Acesti utilizatori vor dori sa vada Bilantul, Balanta de Venituri si Cheltuieli, si Executia Bugetului de Venituri si Cheltuieli.

Rapoartele financiare intocmite de catre ONG in conformitate cu standardele contabile nationale sau cele referitoare la granturi ofera o intelegere comuna si o baza de comparatie cu alte ONG-uri si agentii. Aceasta da celorlalti posibilitatea de a intelege care este situatia dumneavoastra financiara, oferind o imagine clara a acesteia.

Prin pregatirea de rapoarte intr-o maniera consecventa si pastrand o anumita ritmicitate, organizatiile neguvernamentale pot crea si mentine o relatie de "incredere" cu utilizatorii externi. Aceasta poate avea un rol esential in obtinerea de fonduri suplimentare de la agentiile de finantare, guvern, sau alte organizatii.

Intocmirea rapoartelor oficiale

Rapoartele oficiale inseamna orice rapoarte specifice intr-un format predeterminat cerute de o agentie finantatoare sau de guvern. Aceste rapoarte sunt folosite pentru a "dovedi" agentiei finantatoare ca banii au fost cheltuiti in conformitate cu acordurile scrise. Cand decideti ce sistem de raportare o sa folositi este important sa analizati toate acordurile pentru a identifica cerintele de raportare.

Evidentele financiare, rapoartele si bugetul anual

Balanta de Venituri si Cheltuieli si Bilantul sunt situatii care indica veniturile care au fost efectiv primite si cheltuielile efectuate. Acum ne vom ocupa de procesul de planificare, care inseamna estimarea veniturilor si cheltuielilor pentru anul    urmator - bugetul anual.

Timp de reflectie! Am descris patru motive importante pentru care va trebuie evidente financiare bine intocmite: raportarea interna si externa, conformarea la cerintele de raportare din partea altor organizatii, si planificarea pentru viitor si intocmirea bugetului. Evaluati organizatia din care faceti parte din punctul de vedere al utilizarii evidentelor financiare in vederea indeplinirii acestor scopuri. A = excelent; B = bine; C = satisfacator; D = slab. Dupa ce faceti evaluarea pentru fiecare caz, notati un lucru pe care l-ati face ca sa va imbunatatiti scorul.

Eu si colegii mei putem sa luam decizii bune cu privire la operatiunile zilnice pe baza situatiei financiare curente asa cum sunt acestea intocmite de sistemul si procedurile contabile. Evaluati! (___)

Eu si colegii mei putem sa folosim in mod eficace situatiile noastre financiare pentru a ne promova organizatia celor din afara, astfel incat: sa concuram pentru obtinerea de contracte; sa obtinem granturi si contributii; sa crestem credibilitatea organizatiei noastre si sa atingem alte scopuri importante. Evaluati! (___)

Eu si colegii mei putem sa ne indeplinim obligatiile privind raportarea financiara fata de alte agentii si organizatii astfel incat acestea sa fie pe deplin satisfacute cu privire la cerintele legate de termenele de predare si informatiile de ordin financiar. Evaluati! (___)

Evidentele financiare curente si trecute sunt nepretuite cand trebuie sa facem planuri pe termen lung si sa intocmim bugetul anual. Evaluati! (___)

Puncte cheie

Exista multe variante de a tine contabilitatea din care organizatiile neguvernamentale pot alege. Cheia managementului financiar este gasirea acelei variante pe care organizatia are capacitatea de a o aplica, care indeplineste toate cerintele de raportare externe, si care asigura constant informatii exacte si date pentru a permite luarea de decizii bune.

Pentru organizatiile neguvernamentale mici, cu capacitate limitata de a-si administra tranzactiile financiare, contabilitatea poate fi cea mai buna alternativa. Pentru organizatiile complexe, solutia sugerata este un sistem separat de evidenta.

Rapoartele financiare eficace vor tine angajatii informati, cei din afara organizatiei vor cunoaste situatia dumneavoastra financiara, auditorii organizatiilor finantatoare vor fi multumiti, si activitatile de planificare si intocmire a bugetului vor fi demne de invidiat.