MANAGEMENTUL FINANCIAR - Incasarea veniturilor

MANAGEMENTUL FINANCIAR

Incasarea veniturilor

Odata ce organizatia dumneavoastra incepe sa implementeze noul buget, directorul trebuie sa monitorizeze veniturile pentru a se asigura ca acestea sunt conforme cu estimarile si bugetul de lichiditati. Mai jos gasiti cateva sugestii privind modul in care puteti intensifica incasarea veniturilor.

Facturarea pentru servicii

Multe organizatii neguvernamentale ofera servicii direct publicului, cum ar fi servicii de asistenta medicala sau case de copii si management locativ si multe pot percepe ca taxa cel putin o portiune din costul acestor servicii.    Practica de facturare ar trebui sa fie aceeasi ca si pentru societatile private sau comerciale care cer plata cu promptitudine pentru serviciile oferite. Pentru a incuraja continuu plata prompta pentru serviciile asigurate cum ar fi managementul locativ, stabiliti o politica privind trimiterea prin posta a facturilor la intervale programate (de exemplu lunar) impreuna cu instiintari de intarziere la plata, penalizari pentru intarzierea la plata, si instiintari privind posibila intrerupere a livrarii serviciului respectiv.

Odata stabilite practicile de baza in privinta facturarii, depuneti eforturi pentru a imbunatati aceste procese. Luati in considerare implementarea tehnicilor de facturare cum ar fi carnete de cupoane, facturarea ciclica, sau angajarea unui contractor privat pentru a imbunatati eficienta si eficacitatea activitatii de facturare.

Procedurile de acceptare a platilor

Multi clienti vor dori sa achite plata personal, la sediul dumneavoastra.

Procedurile ar trebui sa includa: modalitatea de intocmire a documentelor care atesta plata precum si alte documente care trebuie atasate, de la caz la caz

Desemnarea persoanelor responsabile cu incasarea sumelor, circuitul si arhivarea documentelor   

La sfarsitul fiecarei zile trebuie sa aveti un teanc de chitante care insumeaza totalul tranzactiilor din ziua respectiva

In cazul in care clientii doresc sa isi achite factura cu cec si sa il trimita la biroul dumneavoastra prin posta aveti in general doua optiuni pentru a trata aceste plati. Puteti folosi propriul dumneavoastra personal pentru a deschide si procesa platile prin posta, sau puteti incheia un contract cu o banca care sa va ajute cu incasarea platilor.

In cazul in care optati pentru prima varianta trebuie sa stabiliti proceduri scrise pentru procesarea platilor primite prin posta de catre personalul dumneavoastra.

Personalul trebuie sa deschida cu atentie fiecare plic, sa scoata tot continutul plicului cu grija, pentru a se asigura ca nu se pierde nici o mica notita sau alt obiect inclus in plic.

Majoritatea plicurilor vor contine un exemplar al facturii de achitat si un cec pentru achitarea platii.

Cand scot aceste facturi si cecuri, angajatii trebuie sa le examineze pe fiecare, cu atentie, pentru a verifica daca cecul este datat si semnat corespunzator, daca suma scrisa pe cec este egala cu suma de pe factura, si daca data de achitarea a facturii nu este depasita.

Platile care nu indeplinesc cerintele trebuie colectate pentru a fi tratate separat.

O banda imprimata de calculator trebuie emisa pentru totalul tuturor cecurilor si tuturor facturilor.

Odata ce aceste totale sunt echilibrate, cecurile sunt pregatite pentru a fi depuse prin andosarea acestora cu stampila organizatiei

Toate cecurile si sumele in numerar primite personal trebuie adaugate la depunere. Depunerea trebuie efectuata in fiecare zi lucratoare.

Cecurile si sumele in numerar nu trebuie tinute mai mult de o zi pentru a reduce riscul de furt.

Proceduri pentru inregistrarea platilor in contabilitate

In fiecare zi personalul trebuie sa inregistreze toate platile primite in contul clienti.

Daca se tin evidente computerizate, platile pot fi inregistrate ca un lot, si programul va aduna totalul sumelor achitate pentru a verifica faptul ca acesta este egal cu suma totala a facturilor platite si platilor incasate.

Daca platile se inregistreaza manual in dosare, benzi tiparite de calculator trebuie pregatite dupa fiecare inregistrare pentru a verifica faptul ca totalurile sunt corecte.

Carnete de cupoane de plata

(folosite pentru organizatiile neguvernamentale din domeniul managementului locativ si al proprietatilor)

Una dintre modalitatile prin care organizatiile neguvernamentale isi pot imbunatati facturarea pentru taxe recurente este sa dea clientilor carnete de cupoane de plata. Aceste carnete pot fi concepute in asa fel incat sa indeplineasca atat nevoile dumneavoastra cat si ale clientului. Costurile sunt reduse semnificativ intrucat carnetele de cupoane sunt trimise o singura data, fata de tiparirea si trimiterea lunara prin posta a facturilor. In plus puteti trimite etichete pentru adresarea plicurilor odata cu carnetul de cupoane pentru a incuraja plata sau puteti trimite alte informatii guvernamentale de interes pentru cetateni. Daca alegeti sa creati un program de achitare a platii prin carnete de cupoane veti avea nevoie de un proces separat de refacturare pentru aceia care nu efectueaza platile la timp.

Tehnici de depunere

Odata ce ati revizuit si accelerat facturarea si incasarea trebuie de asemenea sa cresteti si viteza cu care efectuati depunerile in banca. Iata cateva sugestii pentru a face procedurile de depunere mai eficiente:

Depuneti, in fiecare zi, incasarile zilnice care depasesc platile zilnice, respectand plafonul legal de casa si pe cel de plati in numerar

Depuneti toate sumele in numerar in cat mai putine conturi bancare posibil

Depuneti imediat la banca incasarile mari de numerar, si

Transferati fonduri electronic daca acesta optiune este disponibila.

Aplicand aceste tehnici de incasare, managerul financiar poate indeplini unul dintre principalele obiective privind managementul lichiditatilor: acela de a depune cat mai repede posibil lichiditatile la banca.

Controalele interne

Controalele interne reprezinta o parte foarte importanta a procesului de management financiar. Acestea ofera verificari sub forma de structuri, procese si proceduri pentru a minimiza riscul pierderii de active. Activele organizatiei trebuie protejate nu numai de furturi, frauda si evaziune fiscala ci si de luarea de decizii necorespunzatoare.

Obiectivele principale ale controlului intern sunt:

Ofera echipei manageriale date corecte si la timp,

Asigura activele si datele,

Stabileste raspunderea fata de active prin verificari regulate,

Promoveaza eficienta operationala, reduce duplicarea activitatilor, si descurajeaza utilizarea ineficienta a resurselor,

Asigura faptul ca tranzactiile sunt inregistrate astfel incat sa poata fi intocmite rapoarte financiare corecte in conformitate cu principiile contabile general acceptate si cu necesitatile managementului.

Evaluarea controalelor interne

Multe organizatii neguvernamentale intra in dificultati financiare fie deoarece nu isi stabilesc mecanisme de control intern de la bun inceput, fie pentru ca nu le implementeaza in mod corespunzator atunci cand le au. Odata ce aveti aceste protectii, iata cateva idei care sa va ghideze in cadrul implementarii lor:

Intai, intentia controalele interne este de a asigura in mod rezonabil faptul ca obiectivele reliefate mai sus pot fi indeplinite. Este numai probabil si nu posibil sa garanteze indeplinirea tuturor acestor obiective. Costul acestei garantari ar fi prohibitiv.

In al doilea rand, costurile aferente controlului intern nu trebuie sa depaseasca beneficiile aduse de acesta. Este necesar un echilibru intre costul controlului si beneficiile acestuia. Este important ca aceste controale sa nu devina un scop in sine.

In al treilea rand, controlul intern trebuie sa patrunda in intreaga organizatie. Mecanismele de control intern sunt exact ceea ce exprima denumirea acestora. Ele devin active si au rost si relevanta atunci cand sunt legate de sistemul de personal. Pentru a asigura un bun sistem de control intern, managerii trebuie sa angajeze personal competent, cu integritate, sa pregateasca angajatii astfel incat acestia sa inteleaga care le sunt sarcinile si responsabilitatile, si sa separe anumite responsabilitati atunci cand este vorba de administrarea banilor.

Separarea    sarcinilor

Sistemele eficace de control intern opereaza pe baza principiului care spune ca "nu trebuie pusa niciodata o persoana in situatia in care sa comita sau sa ascunda o eroare sau neregula fara ca ceilalti sa nu detecteze acest lucru din timp in cadrul indeplinirii normale a sarcinilor si responsabilitatilor lor".

In general, anumite functiuni trebuie sa fie fixe si impartite pe trei tipuri de activitati:

Autorizarea tranzactiilor financiare,

Inregistrarea tranzactiilor in evidentele finale,

Gestiunea activelor.

Niciodata nu trebuie ca o singura persoana sa fie responsabila pentru toate aceste trei activitati. De exemplu, daca achizitionarea si inregistrarea unui articol de inventar nu sunt separate, controlul nu previne inregistrarea de achizitionari neautorizate de inventar sau absenta inregistrarii celor autorizate. In mod similar, daca inregistrarea de incasari de numerar nu este separata de administrarea numerarului, posibilitatea de a ascunde furturi este marita.

Separarea sarcinilor este o parte esentiala a controlului intern. In unele cazuri, aceasta inseamna impartirea unei sarcini in activitati mai mici si implicarea a doua persoane acolo unde in trecut o singura persoana putea indeplini aceste activitati destul de usor. Totusi, avand in vedere riscurile inerente legate de lucrul cu bani lichizi este preferabil sa fiti mai putin eficienti si sa separati procesarea incasarii sumelor in numerar de inregistrarea evidentelor care necesita apoi complicitate intre angajati pentru a ascunde furturi sau activitati de evaziune fiscala.

Timp de reflectie: Nimanui nu ii place sa gandeasca ca angajatii din cadrul organizatiei sale nu sunt demni de incredere. Si totusi, exista numeroase dovezi care arata ca organizatiile neguvernamentale atrag si ele astfel de persoane. Dumneavoastra ce ati facut pentru a va asigura ca organizatia dumneavoastra nu va fi folosita de un angajat lacom sau nevoias? Desi listele de verificare de mai jos sunt folositoare pentru cazul in care organizatia dumneavoastra incaseaza sume considerabile de bani, exista si alte moduri prin care organizatia dumneavoastra poate fi prejudiciata din punct de vedere financiar de catre unul dintre angajatii dumneavoastra.

Inainte de a merge mai departe, opriti-va un moment si ganditi-va la vulnerabilitatea organizatiei dumneavoastra. Exista masuri sau actiuni pe care le-ati putea intreprinde care ar minimiza potentialul de furt sau alte activitati daunatoare de catre angajatii dumneavoastra? Daca da, notati-le si faceti o lista cu ceea ce va trebuie pentru a le implementa.

Figura 18.    Lista de Verificare pentru Incasarile de Numerar

*Aceste articole nu sunt aplicabile integral in tarile in care cecurile nu se folosesc in mod obisnuit pentru plata bunurilor si serviciilor.

Figura 19. Lista de Verificare pentru Platile in Numerar

Inventarul

Paza fizica este de asemenea o prioritate importanta de control intern atunci cand o organizatie neguvernamentala are articole de inventar. Paza impotriva furtului de bunuri vandabile / nevandabile de catre angajati poate necesita lacate si chei, seifuri, sau ingradiri. Iata cateva masuri ce pot fi luate pentru a asigura faptul ca articolele de inventar nu sunt furate, in special acele articole care pot fi revandute cu usurinta.

Gestionarii trebuie sa tina evidenta cantitativa a materiilor prime, materialelor, obiectelor de inventar si mijloacelor fixe pe care le primesc si sa intocmeasca notele de intrare receptie care sa indice numarul de bucati sau cantitatile primite, pretul unitar si valoarea acestora.

Darea in consum a materiilor prime si materialelor se face pe baza bonurilor de consum.

Punerea in folosinta a obiectelor de inventar si mijloacelor fixe se face pe baza unui proces verbal. Evidenta acestor bunuri se face in fise si registre speciale.

Periodic, cel putin o data pe an, trebuie efectuate inventare pentru a corela numarul fizic al articolelor cu datele inregistrate scriptic in contabilitate. Diferenta dintre cele doua se poate datora furturilor sau unei gestiuni neglijente.

Controale interne legale / etice

Controlul intern trebuie sa existe pentru a identifica:

Mituirea celor care se ocupa de achizitii, a managerilor, sau a altor factori de decizie de catre furnizorii de bunuri sau servicii, sau

Angajamente fata de furnizori, care depasesc sau evita procedurile standard pentru achizitii.

Proceduri privind controlul intern contabil

Va prezentam mai jos o lista de proceduri privind controlul intern contabil pe care ar trebui sa le aplicati:

Toate tranzactiile sunt inregistrate: Proceduri de prevenire a omisiunii tranzactiilor efectuate din evidentele organizatiei.

Toate tranzactiile sunt reale: Pentru a preveni includerea tranzactiilor fictive sau inexistente in evidentele organizatiei; de exemplu duplicarea inregistrarii tranzactiilor.

Toate tranzactiile inregistrate sunt evaluate corect: Pentru a asigura faptul ca sumele de bani trecute in dreptul tranzactiilor inregistrate sunt corecte.

Toate tranzactiile inregistrate sunt inregistrate la timp: Pentru a asigura faptul ca tranzactiile sunt reflectate in perioada contabila corespunzatoare acestora in evidentele organizatiei.

Toate tranzactiile inregistrate sunt clasificate corespunzator: Pentru a asigura faptul ca tranzactiile sunt debitate sau creditate din contul contabil sintetic corespunzator si, acolo unde este aplicabil, in contul analitic.

Toate tranzactiile inregistrate sunt insumate corect: Pentru a asigura faptul ca debitarile si creditarile operate in registrele primare sunt raportate corect in evidentele organizatiei.

Toate tranzactiile inregistrate sunt operate corect: Pentru a asigura faptul ca informatiile trecute in documente sunt introduse corect in registrele initiale si in celelalte registre, si ca totalurile acumulate in registrele initiale sunt corect transferate in conturi si subconturi.

Securitatea fizica a inregistrarilor contabile

Un alt element important este siguranta inregistrarilor contabile - protectia contra incendiilor, furturilor, daunelor provocate de apa, distrugerii, delapidarilor, utilizarii necorespunzatoare, si alte catastrofe naturale si fapte ale unor persoane. Pentru a realiza acest lucru, trebuie sa dispuneti de urmatoarele elemente de control intern:

Personalul corespunzator este responsabil pentru inregistrarile specificate.

Inregistrarile sunt protejate de pericole fizice (de exemplu prin utilizarea de seifuri si fisete protejate contra incendiilor).

Accesul la inregistrari este permis numai personalului autorizat.

Datele electronice, fisierele de procesare a datelor electronice si programele sunt protejate contra accesului neautorizat.

Fisierele dubluri de rezerva pentru procesarea datelor electronice sunt depozitate in alta parte, intr-un loc controlat.

S-au incheiat asigurari contra pierderilor cauzate de incendii, furturi, sau distrugeri accidentale a documentelor financiar-contabile.

Inregistrarile sunt pastrate pe o perioada corespunzatoare de timp, conform legii si a acordurilor semnate cu finantatorii.

Achizitiile

Unul dintre principalele aspecte pe care o organizatie, indiferent de marime, trebuie sa il aiba in vedere este acela al asigurarii materialelor, echipamentului, si consumabilelor. Intrucat aceste achizitii pot reprezenta aproximativ o treime sau mai mult din cheltuielile unei organizatii, este important sa aplicati proceduri solide privind achizitia si gestiunea materialelor pentru a asigura integritatea financiara a organizatiei si a managerilor.

Achizitiile au fost definite ca activitatea de a cumpara calitatea potrivita, cantitatea potrivita, la pretul potrivit, de la sursa potrivita, la momentul potrivit. Cuvantul cheie este "potrivit".

Calitatea potrivita, de exemplu, nu este intotdeauna cea mai buna calitate si nici intotdeauna cea mai ieftina. Calitatea potrivita este aceea care indeplineste toate cerintele pentru un anumit articol la cel mai mic cost general.

Cumpararea cantitatii potrivite va asigura un inventar adecvat de consumabile si materiale la cel mai rezonabil cost. Atunci cand cantitatile comandate sunt prea mici, pretul pe unitate este de obicei mai mare; formalitatile dureaza excesiv de mult, si riscul ca respectivele articole sa se termine creste. Cand comenzile sunt prea mari, costurile generale de inventar sunt mai mari, adesea este necesar spatiu aditional de depozitare, stocuri scumpe pot ramane in rafturi, nefolosite si fondurile sunt imobilizate inutil.

In determinarea cantitatii potrivite, trebuie sa acordati atentie reducerilor de preturi oferite de catre unii furnizori pentru comenzi mari (comenzi in vrac), si tendintelor de pret pe piata. De exemplu, cand pretul de piata al unui articol necesar este in crestere, trebuie comandate cantitati mai mari decat de obicei; iar cand tendinta este de scadere, trebuie comandate cantitati mai mici.

Pretul potrivit este un pret corect si rezonabil atat pentru vanzator cat si pentru cumparator. Puteti organiza licitatii pentru a incuraja competitia intre furnizori si in felul acesta aplicati practici favorabile pentru organizatie. In cadrul licitatiilor, puteti face cereri de oferta neoficiale pentru achizitii mici de valoare mica. Raspunsurile la astfel de cereri de oferta pot fi facute pe hartie cu antet sau pe formulare standard disponibile la tipografiile comerciale sau magazinele de consumabile de birou.

Licitatiile cu plic inchis pot fi utilizate pentru achizitii mai mari din punct de vedere cantitativ si cu o valoare mai ridicata si pot, de fapt, fi cerute de lege, regulamente interne sau de agentiile care acorda granturi.

A cumpara de la sursa potrivita inseamna a selecta furnizorul care poate oferi combinatia optima, respectiv calitatea potrivita, in cantitatea potrivita, la pretul potrivit, la timpul potrivit. Intarzierile de livrare, timpul pierdut din cauza proastei functionari a echipamentului si serviciile inadecvate pot contribui la costuri mai mari de functionare si sunt adesea la fel de importante in stabilirea celei mai bune oferte la pretul cel mai scazut ca si pretul de achizitie. Acesti factori sugereaza ca anumite informatii trebuie cerute de la furnizori inainte ca acestia sa fie adaugati la lista de ofertanti ai organizatiei. O astfel de cerinta permite unei organizatii sa determine cu un anumit grad de siguranta capacitatea furnizorului de a-si indeplini obligatiile. Cand se constata ca un furnizor nu indeplineste cerintele, acesta nu ar trebui introdus pe lista ofertantilor pana cand deficientele nu se remediaza.

In sfarsit, sa ne referim la timpul potrivit. Exista un concept destul de nou in cercurile de management, cunoscut sub numele de "la timp" care se aplica in primul rand inventarului de productie. Cu alte cuvinte, pastrarea unui inventar minim bazat pe momentul cand acesta este necesar. Achizitiile se fac doar atunci cand se diminueaza stocurile la minim si pentru a produce avem nevoie de articolul respectiv. Timpul potrivit se poate aplica de asemenea la cumparare atunci cand costurile pot fi mai mici din diverse motive.

Activitatea de achizitii trebuie de aceea sa fie separata de contabilitate pentru a descuraja intelegerile nepermise cu furnizorii. Comanda de achizitii devine o inregistrare permanenta pentru orice tranzactie care implica o marfa cumparata sau livrarea de servicii si plata acestora.

Intocmirea specificatiilor licitatiei

Orice achizitii se bazeaza pe anumite standarde sau specificatii. Un "standard" este acea masura, calitate sau valoare de orice tip, model, sau exemplu folosit drept comparatie; o "specificatie" este o descriere a dimensiunilor si tipurilor de materiale, performanta si functiuni. Atunci cand achizitiile sunt centralizate, tipurile, marimile si calitatile produselor utilizate de programe pot fi supervizate si reduse la minimul necesar efectiv. Urmand acest proces de simplificare pot fi dezvoltate specificatiile standard care descriu produsele. Procesul de simplificare trebuie sa inceapa cu cele mai utilizate articole si nu trebuie sa includa articolele folosite in cantitati mici de doar unul sau doua programe.

Prima regula in pregatirea specificatiilor este oferirea unei descrieri simple si concise a bunurilor; o referire la un numar de catalog poate fi de ajuns.

Specificatiile trebuie sa includa o descriere a modului intentionat de utilizare precum si orice cerinte de natura functionala, materiala, sau de performanta.

Cereti detalii privind garantia acordata bunurilor de folosinta indelungata, precum si termenele de livrare.

Aveti grija ca specificatiile pentru anumite echipamente cum ar fi vehicule sau alte piese obisnuite de echipament sa fie indeajuns de generale pentru a obtine cel putin trei oferte.

Incurajati folosirea de marci generice in loc de o marca anume.

Pastrati un exemplar pentru dosarul de achizitii si trimiteti cate un exemplar fiecarui vanzator potential, unul programului care solicita bunurile si unul la contabilitate.

Cand primiti ofertele, acestea trebuie examinate pentru a determina oferta cu cel mai mic pret si cea cu cel mai mare pret sau cea mai "potrivita" oferta primita.

Cand achizitionati bunuri care folosesc consumabile (de exemplu hartie si tonner in cazul copiatoarelor) sau este necesar sa platiti service, cheltuieli de transport sau cheltuieli cu montarea si punerea in functiune, evaluati si aceste costuri, nu numai costul bunului respectiv.

Contractul cadru

Pentru unele articole cum ar fi consumabilele de birou, benzina, etc., este prea complicat si inutil sa solicitati oferte de fiecare data cand aveti nevoie de ele. Astfel, aceste articole pot fi achizitionate in cadrul unui "contract deschis" prin care se organizeaza o licitatie o data pe an, si articolele sunt achizitionate atunci cand sunt necesare, pe parcursul anului, in baza termenilor contractuali.

Mici achizitii

Costurile de achizitii ar trebui sa fie corelate in mod rezonabil cu valoarea articolelor achizitionate. Un numar excesiv de mici achizitii pot creste in mod semnificativ costurile de achizitii iar procedurile trebuie sa fie concepute in asa fel incat sa controleze si sa reduca la minimum astfel de comenzi.

Schimburi in sistem barter / Trocul

Barter inseamna un schimb de bunuri si servicii ale unei organizatii contra bunuri si servicii ale unei alte organizatii. In cadrul acestui sistem nu exista plati in bani. Schimbul de bunuri in acest sistem poate fi benefic pentru organizatiile neguvernamentale mici.

Donatiile

Donatiile pot fi primite sub mai multe forme: numerar, materiale, echipamente, sau proprietati. Companiile private adesea doneaza materiale, echipamente sau proprietati de care nu mai au nevoie. Donatiile sub forma de numerar sunt ocazionale, si uneori acestea sunt limitate pentru anumite utilizari. Ar fi bine sa anuntati care sunt lucrurile care va trebuie in caz ca apar oportunitati de donatii, in special de echipamente sau materiale de care companiile private nu mai au nevoie.

Achizitiile colective

Unificarea procedurilor de licitatii si achizitii are ca rezultat economii mai mari pentru toate unitatile implicate. Exista doua abordari de baza in privinta achizitionarii in cooperare. Una dintre metode este ca doua sau mai multe institutii (de exemplu o primarie si o organizatie neguvernamentala) sa puna la un loc necesarul pentru licitatii cu furnizorii si apoi sa faca comenzile fie impreuna fie separat la castigatorul licitatiei.

Cea de-a doua metoda este ca cea mai mare dintre institutiile care coopereaza sa adauge la necesarul sau necesarul organizatiilor mai mici si apoi sa actioneze ca agent de comenzi sau de facturare pentru grup. Livrarile de la furnizor pot fi facute fiecarui membru al grupului sau la un depozit administrat de organizatia cea mai mare; in cazul din urma, organizatia cea mai mare va primi apoi plati de la ceilalti si va efectua toate platile catre furnizori.

Gestiunea bunurilor si echipamentelor (gestiunea stocurilor)

Controlul inventarului (controlul contra furturilor)

Toate articolele depozitate trebuie sa fie identificate. Pentru depozitele mai mari, trebuie stabilit un sistem de clasificare cu un cod numeric pentru identificarea stocurilor. Ca sugestie:

Numarul stocului trebuie sa inceapa cu trei sau patru cifre care marcheaza clasa de produse.

Acestea trebuie urmate de trei cifre care sa identifice tipul de produs, urmat de doua cifre care indica marimea, culoarea, etc. Numarul stocului nu trebuie folosit pentru a identifica recipientul unui articol sau localizarea acestuia intrucat acestea se pot modifica.

Alte doua cifre pot fi folosite pentru a identifica categoria de inventar la care este asignat un articol cum ar fi "critic" sau "de baza", pentru a ajuta la gestiunea stocurilor. Controlul cererii si accelerarea achizitionarii pentru categoriile selectate se pot baza pe aceste doua numere.

Daca doriti, inca doua cifre se pot adauga pentru a identifica amplasarea salii de depozitare.

O fisa cu inregistrari privind stocul trebuie tinuta pentru fiecare marfa depozitata. Aceasta fisa trebuie sa indice livrarile, iesirile si soldul ramas in orice moment. Livrarile sunt trecute din raporturile de bunuri primite; fiecare "iesire" este preluata din cererile semnate, iar soldul ramas este apoi modificat corespunzator.

Figura 23,    Exemplu de Fisa Stoc Inventar (Fisa de Magazie)

*In unele tari se obisnuieste listarea pe fisa de magazie a furnizorilor de la care exista articole in stoc.

Fisa trebuie sa aiba destul loc pentru a indica cantitatea minima si maxima care poate fi stocata din fiecare articol. Cand soldul se apropie de cantitatea minima, gestionarul trebuie sa transmita o cerere responsabilului pentru achizitii pentru a reface stocul. Fisa stoc inventar trebuie de asemenea sa includa o descriere adecvata a articolului, localizarea acestuia in depozit, referinte privind furnizorii, data, sursa de debit sau credit, si pretul unitar.

Un inventar fizic complet al tuturor depozitelor trebuie efectuat cel putin odata pe an. Orice diferenta intre cantitatile inregistrate pe fisa stocului si inventarul fizic trebuie investigata. Ajustarile trebuie efectuate apoi pe fisa pentru a corela registrul inventar cu cantitatile efectiv detinute.

Depozitele

Tendinta in domeniul depozitelor este catre un numar mic de depozite cu sali mai mari de depozitare. Costurile din ce in ce mai mari pentru terenuri si constructii fac ca detinerea de depozite putine dar mai mari sa fie mai economica decat o multime de depozite. Salile mai mari de depozitare faciliteaza de asemenea tehnicile automatizate de depozitare care pot reduce la minimum costurile cu munca. Este recomandat in general ca organizatiile neguvernamentale:

Sa primeasca, sa inspecteze, sa stocheze si sa distribuie toate achizitiile din depozite centralizate.

Sa utilizeze un sistem prin care toate materialele sa fie stocate in spatii inchise, controlate.

Sa aiba pe stocuri numai echipamente, materiale si consumabile care sunt necesare sau care pot fi achizitionate in cantitati mari la preturi semnificativ mai mici.

Controlul costurilor: Alte metode

Controlul si reducerea costurilor se mai numeste si imbunatatirea productivitatii. Aceasta este o abordare sistematica si continua a modurilor in care se pot reduce costurile de asigurare a serviciilor pastrand sau crescand in acelasi timp calitatea serviciilor. Scopul principal al controlului costurilor este mentinerea sau cresterea nivelului serviciilor la un pret cat mai mic posibil. Pentru a putea controla costurile trebuie sa puteti monitoriza si controla cheltuielile si sa puteti determina costul efectiv pentru asigurarea unui serviciu.

Puncte ale organizatiei dumneavoastra pe care trebuie sa le examinati in privinta potentialului de limitare a costurilor:

Unde a fost deja identificata o problema de catre un angajat sau un beneficiar de servicii.

Daca angajatii efectueaza o serie de sarcini repetitive sau daca aceeasi sarcina poate fi efectuata in mai mult de un loc in cadrul organizatiei.

Daca o noua tehnologie poate oferi o modalitate mai rapida si mai eficienta de indeplinire a unei sarcini sau de oferire a unui serviciu.

Daca activitatea este mereu in urma sau unitatea nu isi indeplineste niciodata termenele.

Se asigura aprovizionarea pentru principalul serviciu sau program al organizatiei (ratiune: castigurile obtinute printr-o activitate mai buna vor fi mult mai mari).

Modificarile implementate de alte organizatii similare, pe care le puteti aplica si dumneavoastra.

Determinarea costurilor pentru stabilirea taxelor si tarifelor

Exista o tehnica oarecum neoficiala si ieftina de determinare a costurilor. Chiar daca nu exista inregistrari contabile oficiale pentru identificarea si inregistrarea costurilor pentru un anume centru de cost, aceasta metoda utilizeaza informatii disponibile cu privire la cheltuieli si le ajusteaza pentru a obtine informatii privind costurile. Costurile sunt transformate in cheltuieli prin raportarea acestora la perioada in care au fost utilizate resursele.

Acest proces este mai simplu si mai putin riguros decat contabilitatea costurilor ⁽¹⁾ si nu sunt necesare cunostinte de utilizare a unui computer. Aceasta tehnica nu este un proces continuu, ci este folosita cand este nevoie. Mai folosite sunt estimarile si esantionarea care sunt mai putin exacte decat contabilitatea costurilor. Mai mare accent se pune pe costurile directe ⁽²⁾. Formulele prescurtate sunt utilizate in alocarea costurilor de regie.

Exemple de inregistrari utile pentru determinarea costurilor sunt: rapoartele financiare si de buget, state de plata si pontaje, comenzi, manopera, rapoarte de utilizare a echipamentelor, comenzi de achizitii, facturi, si inventare de mijloace fixe. Un sistem de contabilitate bazata pe un buget cu cheltuieli detaliate pe tipuri (personal, servicii, consumabile si echipamente) este o sursa buna pentru a obtine informatii relevante cu privire la cheltuieli.

Iata o descriere a pasilor inclusi intr-una dintre variantele de determinare a costurilor:

Identificati cheltuielile operationale totale pentru programul pentru care se colecteaza costurile (de exemplu, clinica medicala).

Deduceti cheltuielile pentru echipamente si alte cheltuieli cum ar fi consumabilele, asigurarile platite in avans ⁽³⁾, si cresterile de salarii acordate pentru un alt an .

Adunati cheltuielile altor ani care se regasesc in perioada curenta cum ar fi consumabile achizitionate in alti ani dar consumate in perioada curenta.

Adunati amortizarea ⁽⁴⁾ mijloacelor fixe utilizate in livrarea de bunuri si prestarea de servicii. Amortizarea recunoaste costul echipamentelor ca o cheltuiala operationala in perioada contabila in care activele sunt considerate a functiona. Metoda amortizarii liniare este cea mai simpla si cea mai utilizata metoda de a estima durata normata de functionare.

Adunati cheltuielile catre alte fonduri pentru serviciul respectiv, cum ar fi pensii, asigurari, terenuri, echipamente si cladiri.

Faceti totalul cheltuielilor.

Adunati costurile de regie ⁽⁵⁾.

Aflati totalul costurilor.

Transformati costurile totale pe unitati de cost (pe client servit).

Acest exemplu de determinare a costurilor descris mai sus este doar una dintre variante. Va trebui sa gasiti formula potrivita in functie de disponibilitatea si posibilitatea de a utiliza informatiile necesare si nivelul de exactitate dorit. De exemplu, puteti hotari sa nu ajustati cheltuielile pentru alte perioade deoarece costurile de personal reprezinta cea mai mare parte a costurilor si reflecta in general perioada curenta. Materialele si alte costuri referitoare la alte perioade pot sa nu fie indeajuns de semnificative pentru a corespunde nevoilor dumneavoastra. Daca conturile dumneavoastra reflecta cheltuieli pentru beneficii, asigurari, cladiri si echipamente s-ar putea sa nu fie nevoie sa adaugati amortizarea sau sa cheltuiti mult timp facand alocarea cheltuielilor din alte fonduri intrucat cheltuielile vor fi reprezentate in conturile de buget.

Exista si alte considerente ce trebuie avute in vedere in afara datelor istorice. Cand se estimeaza un nou tarif pentru prima data si nu aveti date istorice la dispozitie, trebuie sa luati in considerare experienta altor organizatii de o marime similara si cu operatiuni similare.

Timp de reflectie: Acest capitol v-a prezentat cel putin sase zone de operatiuni in care puteti intalni aspectele financiare ale organizatiei dumneavoastra. Acestea includ incasarea veniturilor, controlul intern, inventarul, achizitiile, gestiunea stocurilor si determinarea costurilor. Alegeti una dintre aceste categorii de administrare financiara, asupra careia credeti ca ati dori sa va axati in urmatoarea saptamana si notati cateva masuri pe care le puteti lua pentru a o face mai eficienta si mai eficace.

Activitatea financiara pe care doresc sa o imbunatatesc este:

Motivele mele pentru a ma axa pe aceasta parte a activitatii organizatiei:

Masurile pe care intentionez sa le iau sunt:

Sistemul sau practica imbunatatite vor fi implementate pana la; (dati o data realista):

Rezultatele pe care sper sa le obtin prin aceste actiuni sunt:

Puncte cheie

In cadrul unei organizatii neguvernamentale exista multe optiuni de imbunatatire a modului in care operatiunile financiare pot deveni mai sigure, prin care pot fi optimizate procesele desfasurate, si prin care se pot determina costurile.

Practicile de incasare a veniturilor incep prin gasirea de modalitati mai bune de a factura clientii, apoi cu gasirea celei mai eficiente modalitatii de a incasa banii, si asigurarea banilor odata ce sunt incasati.

Controlul intern este necesar chiar si in organizatiile religioase in care Sa nu furi este o porunca de prim rang. Dat fiind acest lucru, este de datoria organizatiei sa curme astfel de tentatii pentru angajati.

Totusi, controlul intern ofera alte beneficii organizatiei dumneavoastra: date mai sigure si la timp; eficienta operationala cum ar fi reducerea dublarii activitatilor; si usurinta in privinta raportarii situatiei dumneavoastra catre altii.

Impartirea sarcinilor si responsabilitatilor intre cei care se ocupa de bani in cadrul organizatiei este cea mai buna paza. Si cei care sunt responsabili pentru tranzactii monetare apreciaza acest lucru.

Gestionarea stocurilor in cadrul majoritatii organizatiilor este o sarcina anosta dar importanta, si daca este facuta bine poate elimina tentatiile de a "imprumuta din stoc", conserva spatiul fizic si ii asigura pe cei din activitatea de exploatare ca au materialele si consumabilele atunci cand au nevoie de ele.

Achizitiile constituie o alta zona in care organizatiile neguvernamentale pot nu numai sa economiseasca bani ci si sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea implementarii misiunii organizatiei prin obtinerea calitatii potrivite si a cantitatii potrivite de la sursa potrivita, la pretul potrivit, in locul potrivit si la timpul potrivit. Acesta este maximul ce poate fi atins in general intr-o organizatie neguvernamentala.

Pe langa achizitiile bazate pe competitie prin intocmirea de caiete de sarcini pentru licitatii, ganditi-va la barter, donatii si achizitiile in comun ca alte metode de a obtine bunurile si serviciile de care aveti nevoie la pretul potrivit.

Gestiunea stocurilor poate fi imbunatatita semnificativ prin tinerea de evidente mai bune si administrarea spatiului necesar intr-un mod mai creativ. Multe organizatii neguvernamentale nu stau bine la nici una dintre aceste categorii.

Controlul si determinarea costurilor sunt instrumente financiare importante care vor face ca organizatia dumneavoastra sa fie durabila in timp.

Note

Contabilitatea costurilor este un domeniu larg al contabilitatii care se ocupa in principal de masurarea, inregistrarea, si controlul costurilor.

Costurile directe - sunt costuri care pot fi usor identificate si legate de un anumit program. Exemplu: salariul asistentei medicale care lucreaza cu norma intreaga pentru un program anume.

Cheltuielile in avans - acestea sunt cheltuieli platite inainte de utilizarea bunului sau serviciului pentru care s-a facut plata. Chiriile si primele de asigurare sunt adesea platite in avans pentru perioada la care se refera. De exemplu, prima de asigurare pentru un an intreg poate fi platita un an in avans. Cheltuielile in avans sunt considerate a fi active curente si sunt scazute pe masura ce fiecare prima lunara este asociata cheltuielilor de asigurare.

Amortizarea - reducerea in valoare a unui echipament, masina sau alt activ similar. Este o alocare sistematica a costului initial al articolului respectiv pe parcursul duratei normate de viata a acestuia. Reducerea se datoreaza uzurii fizice sau morale a acelui articol in timp.

Costurile de regie sunt de asemenea numite costuri indirecte, costuri care nu pot fi asociate din punct de vedere economic sau altfel unui program anume.