Documentele justificative

Documentele justificative

Aceste documente sunt utilizate in principal pentru consemnarea opeeratiunilor economico-financiare realizate de catre o intreprindere in cursul unui exercitiu financiar.

Elementele componente ale unui document justificativ sunt: denumirea, numarul si data documentului, denumirea si sediul unitatii patrimoniale, serviiciului care a intocmit documentul, mention area par1i1or, continutul operatiei economico-financiare, datele cantitative si/sau valorile aferente operatiei economico-financiare efectuate semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor, ale celor care avizeaza si ale celor cu drept sa aprobe operatiile respective, alte elemente care dau o putere informationala sporita acestora.

Fluxul informational al documentelor justificative in cadrul activitatii desfasurate de catre intreprindere este:

a. intocmirea documentelor justificative;

b. prelucrarea documentelor justificative;

c. sortarea documentelor justificative;

d. arhivarea documentelor justificative.

Un aspect important il constituie verificarea documentelor justificative, aceasta operatiune constand in urmatoarele aspecte:

a. verificarea formei - urmareste daca s-a utilizat documentul corespunzator operatiunii realizate de catre intreprindere;

b. verificarea aritmetica - urmareste daca s-au realizat corect calculele matematice intre diferitele rubrici al documentului justificativ, dar si in interiorul acestora;

c. verificarea de fond - urmareste respectarea dispozitiilor legale referitoare la intocmirea si continutul tranzactiilor pe care le reflecta;

d. verificarea realitatii - urmareste daca operatii1e economico-financiare consemnate in documentele justificative sunt reale si daca au avut loc in conditiile consemnate in document;

e. verificarea necesitatii - urmareste daca operatia efectuata este utila si necesara intreprinderii;

f. verificarea oportunitatii - urmareste daca operatia economico-financiara consemnata in documentul justificativ s-a efectuat la momentul potrivit;

g. verificarea legalitatii - urmareste daca operatia economica economico-financiara s-a efectuat cu respectarea dispozitiilor si actelor normative in vigoare.

Un alt aspect semnificativ in legatura cu documentele justificative il reprezinta tratamentul erorilor constatate cu ocazia verificarii acestora. Erorile constatate cu ocazia acestor etape ale verificarii lor sunt corectate prin mai multe modalitati:

a. prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite;

b. prin scrierea, deasupra lor, a textului sau a cifrei corecte.

Persoana care a efectuat corectia in cadrul unui document trebuie sa semneze si sa mentioneze data la care s-a realizat corectia. In cadrul acestui aspect nu sunt admise stersaturi.

Principala functie a documentelor justificative este de a facilita inregistrarea in contabilitate a tranzactiilor realizate de catre intreprindere. Pentru aceasta etapa se realizeaza analiza acestora din punct de vedere al naturii si conntinutului tranzactii1or, indicandu-se conturile care Ie vor inregistra. Inregistrarile se realizeaza astfel:

a. fie document cu document;

b. fie prin documentele centralizatoare a documentelor justificative de natura si continut identic.

Inregistrarea in contabilitate a documentelor justificative se realizeaza cronologic respectandu-se succesiunea acestora conform datei la care acestea au fost intocmite. Dupa contabilizarea acestora ele sunt supuse operatiunii de arhivare.