Modele de formulare utilizate in activitatea economico-financiara

Modele de formulare utilizate in activitatea economico-financiara

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII

(cod 14-3-6A)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori diferite - albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3.

Serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document ce sta la baza intocmirii facturii;

- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;

- document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se

mentiunea 'Urmeaza factura'.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea 'Fara factura'. Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie, se face mentiunea 'Pentru prelucrare la terti' sau 'Pentru vanzare in regim de consignatie', dupa

caz, etc. In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei

pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

Circula:

▪ la furnizor:

- la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3);

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3);

▪ la cumparator:

- la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1);

- la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1).

In cazul valorilor materiale prelucrate la terti, pe exemplarul respectiv se face mentiunea 'Din prelucrare la terti'.

Se arhiveaza:

▪ la furnizor:

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3);

▪ la cumparator:

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii

(exemplarul 1).

14-3-6A

Notiuni de contabilitate primara, Managementul afacerilor, Marketing si dezvoltarea afacerilor

- notiuni de baza

Agentia Nationala pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii si Cooperatie - ANIMMC

CHITANTA

(cod 14-4-1)

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 100 de file.

Serveste ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria

unitatii;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (cu respectarea

Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre

casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2

ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate

in registrul de casa.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a

carnetului (exemplarul 2).

FACTURA FISCALA si FACTURA

(cod 14-4-10/A) si (cod 14-4-10/aA)

Formular cu regim special de inseriere si de numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3.

Serveste ca:

- document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document de incarcare in gestiunea primitorului;

- document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de

compartimentul emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite, pe timpul transportului, de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Factura fiscala (cod 14-4-10/A) se intocmeste numai de catre platitorii de

T.V.A. In Factura, bunurile, lucrarile executate sau serviciile prestate se inscriu in coloana 1, grupate pe cote de T.V.A.

Factura (cod 14-4-10/aA) se intocmeste de catre unitatile patrimoniale neplatitoare de T.V.A.

Circula:

▪ la furnizor:

- la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3;

- la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele);

- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3);

▪ la cumparator:

- la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1);

- la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz).

Se arhiveaza:

▪ la furnizor:

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);

▪ la cumparator:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

14-4-10/aA

NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

(Cod 14-3-1A si 14-3-1/aA)

1. a) Serveste ca:

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

- document justificativ pentru incarcare in gestiune;

- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b) Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu

amanuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

In alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.

Circula:

- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) pentru formularul cod 14-3-1A

- denumirea unitatii;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul facturii/avizului de insotire al marfii;

- numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar si valoarea;

- numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie; data primirii in gestiune si semnatura gestionarului;

b) pentru formularul cod 14-3-1/aA, pe langa informatiile de la lit. a) (mai putin pretul unitar si valoarea), sunt obligatorii si informatiile urmatoare.

- pretul de achizitie al cantitatii receptionate; adaosul comercial unitar si total; pretul de achizitie unitar plus adaosul comercial; valoarea la pret de vanzare, inclusiv tva.

LISTA DE INVENTARIERE

(Cod 14-3-12)

Serveste ca:

- document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile unitatii;

- document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;

- document pentru intocmirea registrului-inventar;

- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;

- document centralizator al operatiunilor de inventariere.

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitatii si separat pentru cele apartinand altor unitati, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de

catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. In cazul bunurilor primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare etc., se intocmeste in doua exemplare iar copia se inainteaza unitatii in a carei evidenta se afla bunurile respective In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (sau persoanele) care preda gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste gestiunea. In listele de inventariere a bunurilor aflate in ambalaje originale intacte, a lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau a materialelor de masa, in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atasa notele de calcul privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele

etc. aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii se inscriu separat in listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi (tarie alcoolica, grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere intocmite pentru bunurile apartinand altor unitati trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numarul si data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fara miscare, de calitate necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata, se intocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, daca este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum si persoanele vinovate, dupa caz.

Constatarile facute se solutioneaza de conducerea unitatii in conformitate cu dispozitiile legale.

Circula:

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesulverbal a rezultatelor inventarierii;

- la gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;

- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;

- la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea unitatii;

- gestiunea;

- locul de depozitare;

- numarul curent;

- denumirea bunurilor inventariate;

- codul sau numarul de inventar;

- unitatea de masura;

- cantitati: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferente in plus, diferente in minus;

- pret unitar;

- valoarea contabila: valoarea, diferente in plus, diferente in minus;

- valoarea de inventar;

- deprecierea: valoarea, motivul;

- comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

- gestionar: numele si prenumele, semnatura;

- contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

LISTA DE INVENTARIERE

(pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)

Serveste ca:

- document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate

in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;

- document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;

- document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate;

- document pentru intocmirea registrului-inventar;

- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.

Se intocmeste in doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii. In cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in trei exemplare din care un exemplar la gestionarul predator, un exemplar la gestionarul care

primeste gestiunea, iar un exemplar la contabilitate.

Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se intocmesc liste de inventariere separate.

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionari, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana

(sau persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.

Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurile in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante

sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.

In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Datele privind bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordinea in care ele au fost grupate, tinand seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta

de la locurile de depozitare si in contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi

folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic

valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatilor tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare.

Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Circula:

- la gestionar (sau gestionari in cazul predarii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa (lor), ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura au fost stabilite in prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut;

- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale, in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;

- la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntarea intre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic.

Totodata, se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a provizioanelor pentru depreciere;

- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.

Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea unitatii;

- gestiunea;

- locul de depozitare;

- numarul curent;

- denumirea bunurilor inventariate;

- unitatea de masura; cantitatea;

- pretul unitar de inregistrare in contabilitate;

- valoarea contabila;

- valoarea de inventar;

- deprecierea: valoarea, motivul;

- comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

- gestionar si gestionar primitor (in cazul predarii - primirii gestiunii): numele si

prenumele, semnatura;

- contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

DISPOZITIE DE PLATA/INCASARE CATRE CASIERIE

(colectiva - Cod 14-4-4/a)

Serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin

care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.

Circula:

- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

- la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma;

- la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care incaseaza/restituie suma;

- suma incasata/restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii/platii;

- semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;

- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;

- casier; suma platita/incasata; data si semnatura.

REGISTRU DE CASA

(Cod 14-4-7A si Cod 14-4-7bA)

Serveste ca:

- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;

- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor

de casa (exemplarul 2).

Exemplarul 1 ramane la casier.

Se arhiveaza:

- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor; explicatii; incasari; plati;

- report/sold ziua precedenta;

- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

14-4-7A

ORDIN DE DEPLASARE

(DELEGATIE - Cod 14-5-4)

Serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;

- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor fectuate;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Circula:

- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;

- la persoana care efectueaza deplasarea;

- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit,

avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare. In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz). In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz);

- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;

- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si numarul formularului;

- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;

- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii;

- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;

- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;

- numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;

- semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care

verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans.

NOTA DE CONTABILITATE

(Cod 14-6-2A)

Serveste ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative (stornari etc.).

Se intocmeste, intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.

Circula:

- la persoana autorizata sa verifice si sa semneze documentul;

- la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar-contabil.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea unitatii;

- explicatii; simbolul contului debitor/creditor; suma;

- semnaturi: intocmit, verificat.