Obiectul si organizarea contabilitatii publice

Obiectul si organizarea contabilitatii publice

1 Obiectul contabilitatii publice

Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii precum si a rezultatelor obtinute din activitatea institutiilor publice, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie atat pentru cerintele interne ale acestora cat si pentru utilizatorii ei externi, cum ar fi: Guvernul, Parlamentul, creditorii, clientii dar si alti utlizatori.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul executiei bugetare, patrimoniul aflat in administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget dar si informatii necesare pentru intocmirea contului general anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale.

Potrivit reglementarilor existente in domeniul finantelor publice si a contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate;

Contabilitatea institutiilor publice este reglementata potrivit Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, planului de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin OMFP 1917/2005 (Monitorul Oficial nr.1186 bis din 29 decembrie 2005).

2 Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea, de regula, in compartimente distincte conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate (experti contabili), conform legii.

3 Documentele justificative si registrele contabilitatii

a) Documente justificative

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, constituie contraventii sau, dupa caz, infractiuni.

Institutiile publice consemneaza operatiunile economico-financiare in momentul efectuarii lor in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz.

b) Forma de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului bugetar.

La institutiile publice, forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este  maestru-sah  sau  maestru-sah simplificat . In ultimul caz, in locul fiselor sah se folosesc  fise de cont pentru operatii diverse .

c) Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal,    Registrul-inventar, si Cartea mare. Ele se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

d) Balanta de verificare

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de verificare se intocmeste pe baza datelor preluate din Cartea-mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se intocmesc lunar iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul perioadei pentru care se intocmesc situatiile financiare.

e) Arhivarea si pastrarea documentelor

Institutiile publice au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate. Termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile este de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani.

In caz de incetare a activitatii, institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau la arhivele militare, dupa caz.

f) Sistemul informatic

Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei institutii trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

g) Exercitiul financiar

Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic.

4 Moneda si cursul de inregistrare

Contabilitatea operatiunilor economico-financiare se tine in limba romana si in moneda nationala.

Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei.

La data intocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de BNR, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

5 Planul de conturi

Planul de conturi pentru institutiile publice, aprobat prin OMFP 1917/2005, contine atat conturi contabile similare celor utilizate de agentii economici, cat si conturi specifice. Unele dintre aceste conturi specifice sunt folosite doar de unele categorii de institutii publice. Este cazul conturilor specifice bugetului de stat, bugetului local, bugetului asigurarilor sociale, bugetului asigurarilor de somaj si bugetului asigurarilor sociale de sanatate, care apar doar in contabilitatea institutiilor publice care administreaza aceste bugete.

De asemenea, in cadrul planului de conturi pentru institutiile publice se regasesc, pe langa conturile generale, care functioneaza pe principiul contabilitatii de angajamente si conturi bugetare folosite pentru reflectarea incasarii veniturilor, a platii cheltuielilor si determinarea rezultatului executiei bugetare.

Planul de conturi pentru institutiile publice este organizat in opt clase de conturi, numerotate de la 1 la 8. Structura este similara cu a Planului general de conturi utilizat de agentii economici, cu mentiunea ca lipseste clasa 9 "Conturi de gestiune", avand in vedere caracterul neproductiv al activitatilor desfasurate de majoritatea institutiilor publice. In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I sau II. Dezvoltarea conturilor sintetice pe conturi analitice se face in functie de specificul activitatii desfasurate si de necesitatile proprii de informare ale institutiei publice.