Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Inregistrarile in contabilitate se efectueaza cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate, si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah".

a) Moneda si cursul de inregistrare

Contabilitatea operatiunilor economico-financiare se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Bnca Nationala a Romaniei.

La data intocmirii situatiilor financiare elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de Bnca Nationala a Romaniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Inregistrarea in contabilitatea institutiilor publice a operatiunilor privind contributia financiara nerambursabila a Comunitatii Europene se efectueaza in Euro si in lei, la cursul INFO-euro.

Cursul INFO-euro reprezinta rata de schimb intre euro si moneda nationala si este comunicat de Banca Centrala Europeana.

Cursul INFO-euro utilizat la inregistrarea in contabilitate a operatiunilor din luna curenta (n) este cel din penultima zi lucratoare a lunii precedente (n-1).

Elementele monetare exprimate in euro: disponbibilitati si depozite bancare, creante si datorii, se reevalueaza cel putin la intocmirea situatiilor financiare la cursul INFO-euro comunicat in penultima zi lucratoare a lunii in care se intocmesc situatiile financiare.

b) Corectarea erorilor contabile

Eventualele erori constatate in contabilitate dupa aprobarea si depunerea situatiilor financiare vor fi corectate in anul in care acestea se constata.

Erorile contabile pot sa apara ca urmare a unor greseli matematice, greselilor de aplicare a politicilor contabile, ignorarii sau interpretarii greste a evenimentelor si fraudelor.

Corectarea unor asemenea erori aferente exercitiilor precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat.

In notele la situatiile financiare trebuie prezentate informatii suplimentare cu privire la erorile constatate.

c) Reguli generale de evaluare

Pentru evaluarea elementelor din bilant se stabilesc urmatoarele reguli:

Evaluarea la data intrarii in institutia publica

La data intrarii in patrimoniu bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare contabila (costul istoric), care se stabileste astfel:

la cost de achizitie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros

la cost de productie - pentru bunurile produse in institutie

la valoarea justa - pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit

Costul de achizitie al bunurilor cuprinde: pretul de cumparare, taxele de import si alte taxe (cu exceptia acelora pe care institutia publica le poate recupera de la autoritatile fiscale), cheltuielile de transport, manipulare si alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achizitiei bunurilor respective.

Reducerile comerciale acordate de furnizor nu fac parte din costul de achizitie.

Costul de productie al unui bun cuprinde: costul de achizitie al materiilor prime si materialelor consumabile si cheltuiele de productie direct atribuibile bunului.

Costul de productie sau de prelucrare al stocurilor, precum si costul de productie al activelor fixe cuprind cheltuielile directe aferente productiei, si anume: materiale directe, energia consumata in scopuri tehnologice, manopera directa si alte cheltuieli directe de productie, precum si cota cheltuielilor indirecte de productie alocata in mod rational ca fiind legata de fabricatia acestora.

Urmatoarele elemente reprezinta costuri care nu trebuiesc incluse in costurile stocurilor, ci sunt recunoscute drept cheltuieli ale perioadei in care au survenit:

pierderile de materiale, manopera sau alte costuri de productie inregistrate peste limite normal admise

cheltuielile de depozitare, cu exceptia cazurilor in care aceste costuri sunt necesare in procesul de productie, anterior trecerii intr-o noua faza de fabricatie

regiile (cheltuielile) generale de administratie care nu participa la aducerea stocurilor in forma si locul final

costurile de desfacere

Prin activ cu ciclu lung de fabricatie se intelege un activ care solicita in mod necesar o perioada substantiala de timp pentru a fi gata in vederea utilizarii sau pentru vanzare.

Valoarea justa a unui bun reprezinta suma pentru care un activ ar putea fi schimbat de buna voie intre doua parti aflate in cunostinta de cauza, in cadrul unei tranzactii cu pretul determinat obiectiv.

Pentru bunurile care au valoare de piata, valoarea justa este identica cu valoarea de piata.

Evaluarea cu ocazia inventarierii

Evaluarea elementelor de activ si pasiv cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului, starea acestuia si pretul pietei, conform normelor emise in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

Evaluarea la incheierea exercitiului financiar

La incheierea exercitiului financiar, elementele de activ si de pasiv de natura datoriilor se evalueaza si se reflecta in situatiile financiare anuale la valoarea de intrare, pusa de acord cu rezultatele inventarierii.

In acest scop, valoarea de intrare se compara cu valoarea stabilita pe baza inventarierii, respectiv valoarea de inventar. In acest caz se vor avea in vedere, printre altele:

- pentru elementele de activ, diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar si valoarea contabila neta se inregistreaza in contabilitate pe seama unei ajustari pentru depreciere sau pierdere de valoare, atunci cand deprecierea este temporara aceste elemente mentinandu-se la valoarea lor de intrare.

Prin valoarea contabila neta se intelege valoarea de intrare, mai putin amortizarea si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, cumulate.

- pentru elementele de pasiv de natura datoriilor, diferentele constatate in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare se inregistreaza in contabilitate pe seama elementelor corespunzatoare de datorii.

La fiecare data a bilantului

- elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, cum sunt acreditivele si depozitele bancare, creante si datorii in valuta) trebuie evaluate si raportate utilizand cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar. Diferentele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, intre cursul de la data inregistrarii creantelor sau datoriilor in valuta sau cursul la care au fost raportate in situatiile financiare anterioare si cursul de schimb de la data incheierii exercitiului financiar, se inregistreaza la venituri sau la cheltuieli financiare, dupa caz.

- pentru creantele si datoriile exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute, eventualele diferente favorabile sau nefavorabile, care rezulta din evaluarea acestora se inregistreaza la venituri sau cheltuieli financiare.

- elementele monetare achizitionate cu plata in valuta si inregistrate la costul istoric (active fixe, stocuri) trebuie raportate utilizand cursul de schimb de la data efectuarii tranzactiei

- elementele monetare achizitionate cu plata in valuta (active fixe, stocuri) si inregistrate la valoarea justa trebuie raportate utilizand cursul de schimb existent la data determinarii valorilor respective

Prin elemente monetare se inteleg disponibilitatile banesti si activele/datoriile de primit/de platit in sume fixe sau derminabile.

Evaluarea la data iesirii din unitate

La data iesirii din institutie sau la darea in consum, bunurile se evalueaza si se scad din gestiune la valoarea lor de intrare.

Comasarea prin absorbirea unei institutii publice de catre o alta institutie publica are ca efect dizolvarea fara lichidare a institutiei care isi inceteaza existenta si transmiterea patrimoniului sau catre institutia publica absorbanta, in starea in care se gaseste la data comasarii.

Operatiile care trebuie efectuate, in situatia comasarii prin absorbire, divizare sau dizolvare sunt:

inventarierea patrimoniului in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr.82/1991 republicata si cu Normele privind inventarierea elementelor de activ si de pasiv

intocmirea situatiilor financiare de incetare a activitatii, pe formulare si conform metodologiei eleborate de Ministerul Finantelor Publice pentru institutii publice.

In cazul comasarii prin absorbire, institutia publica absorbanta dobandeste toate bunurile, drepturile si obligatiile institutiei publice care isi inceteaza activitatea si care este absorbita. Predarea-primirea activelor si pasivelor institutiei absorbite, catre institutia absorbanta are loc dupa publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei.