GESTIUNEA ECONOMICA A STOCURILOR DE RESURSE MATERIALE

GESTIUNEA ECONOMICA A STOCURILOR DE RESURSE MATERIALE

Eficientizarea activitatii de aprovizionare presupune, intre altele, o gestiune stiintifica a stocurilor de productie.

Ca proces economic complex, gestiunea stocurilor are o sfera larga de cuprindere, incluzand atat probleme de conducere, dimensionare, de optimizare a amplasarii stocurilor, de repartizare si evidenta acestora, cat si probleme de receptie, de depozitare si pastrare, de urmarire si control.

1. Rolul si natura economica a stocurilor de resurse materiale

Stocurile reprezinta cantitati de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele de aprovizionare ale unitatilor economice, intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata, in vederea asigurarii continuitatii si ritmicitatii fabricatiei.

Intrucat stocul satisface nevoile utilizatorilor, el nu exista decat daca este reconstituit. Altfel spus el este situat intre doua curente (fluxuri): un flux de intrare (de aprovizionare) si un flux de iesire din stoc (consum).

Practic este imposibil, chiar pentru perioade foarte scurte, de a sincroniza perfect intrarile cu iesirile. Rolul stocului este tocmai de a evita discordantele de cantitati si termene care ar aparea din variatiile neconcomitente ale aprovizionarii si consumului. Stocul are deci rolul unui regulator, al unui "amortizor" care preia toate socurile intervenite pe fluxul intrare si iesire.

Pe perioada cat resursele materiale sunt stocate, acestea se apreciaza ca fiind neactive deoarece ele nu participa efectiv, in acest interval, la procesul de transformare a lor in valori de intrebuintare vandabile. Acest aspect se apreciaza ca fiind un proces economic negativ specific formarii de stocuri datorita blocarii pe o anumita perioada a fondurilor financiare antrenate la cumpararea resurselor materiale stocate.

Efectul imobilizarii de resurse materiale si financiare in stocuri, privit in ansamblul sau, recomanda ca fiind ideala actiunea de evitare a formarii si detinerii lor. Practic aceasta orientare nu este posibila decat in cazuri de exceptie; uneori nu este economic. Aceasta pentru ca, in procesul de furnizare, aprovizionare si utilizare a resurselor materiale, intervine influenta multor situatii si factori cu actiune permanenta sau conjuncturala care conditioneaza necesitatea formarii de stocuri. Natura situatiilor si factorilor specifici determina si tipologia stocurilor care se constituie.

Astfel, situatiile de forta majora (seisme, inundatii, stare de necesitate, caracterul deficitar al resurselor) determina formarea de stocuri sub forma rezervei de stat la resurse strategice si de alta natura; periodicitatea productiei la furnizor sau a transportului determina formarea de stocuri curente la utilizatori; aparitia unor dereglari, perturbatii in livrarile de la furnizori sau in transport determina formarea de stocuri de siguranta la beneficiari; intreruperea exploatarii sau a transportului, urmare a conditiilor naturale si de clima, determina formarea stocurilor de iarna; necesitatea conditionarii materialelor inaintea trecerii in consum presupune constituirea stocurilor de pregatire sau conditionare.

Indiferent de situatie sau de factorul de influenta, actiunea nu exclude efectuarea de analize si calcule economice care sa contureze strategia si politica in domeniul formarii stocurilor de la o etapa la alta in functie de noile conditii care apar pe piata interna si internationala de resurse materiale, de mutatiile in structura consumului sau in potentialul de furnizare a lor.

Asadar, agentii economici trebuie sa stabileasca tipurile de stocuri care trebuie constituite pentru fiecare resursa materiala si nivelul acestora. Optiunile pentru un tip sau altul de stoc, pentru o marime sau alta sunt conditionate de raspunsul la intrebarea: "ce avantaje si ce pierderi se inregistreaza daca se stocheaza mai mult sau mai putin, pentru perioade mai scurte sau mai lungi de timp?".

Raspunsul consta in a stabili un "prag optim" care asigura un echilibru al efectelor negative si pozitive specifice unei situatii sau alteia.

In acest sens, este necesara in primul rand cuantificarea efortului de stocare () pe care il face unitatea economica. Se considera ca acesta are urmatoarea structura:

Efortul direct () care cuprinde cheltuielile pentru detinerea stocurilor de materiale delimitate in timp si spatiu;

Efortul indirect () determinat de marimea investitiei financiare efectuate pentru cumpararea si stocarea unor cantitati de materiale pe o anumita perioada de timp.

Marimea efortului direct este determinata de:

Ø            cheltuieli cu salariile muncitorilor si ale personalului administrativ care serveste depozitele, inclusiv cotele pentru impozitul pe salarii si asigurari sociale aferente;

Ø            cheltuieli pentru energie electrica, combustibili, carburanti, abur etc. destinate desfasurarii proceselor de manipulare, depozitare-conservare;

Ø            cheltuieli cu amortismentele mijloacelor fixe respectiv pentru constructii, utilaje, mecanisme, aparate;

Ø            cheltuieli pentru intretinerea si repararea fondurilor fixe;

Ø            cheltuieli pentru iluminat incalzit si pentru climatizarea unor spatii de depozitare;

Ø            cheltuieli pentru materialele auxiliare, de intretinere, necesare activitatii depozitului;

Ø            cheltuieli determinate de pierderile prin perisabilitatile sau scazamintele admise.

Efortul indirect de stocare este dat de efectele finantarii, achizitionarii si stocarii materialelor care se pot exprima prin ipoteza evitarii acestei actiuni si folosirii fondurilor financiare astfel disponibilizate la dezvoltarea capacitatilor de productie, efectuarea unor noi investitii. Prin aceasta orientare se creeaza conditii pentru dezvoltarea productiei si implicit pentru obtinerea unui spor de profit, elemente prin intermediul carora se pune in evidenta eficienta investitiei.

Efortul total trebuie amortizat prin efectele favorabile determinate de constituirea stocurilor: certitudine, garantie si siguranta in alimentarea punctelor de consum ale unitatii economice in raport cu conditiile care le determina.

Importanta proceselor de stocare este data, asa cum precizam mai sus, de rolul "de regulator" pe care il au acestea intre ritmul aprovizionarii cu cel al productiei, stocul reprezinta acel "tampon inevitabil" care asigura sincronizarea momentelor si dimensiunii cantitativ structurale a aprovizionarilor cu resurse materiale in raport cu cele pentru consumul continuu sau variabil al lor prestabilit sau care se manifesta.

Din cele prezentate rezulta ca o politica eficienta in acest domeniu este cea care asigura formarea unor "stocuri minim necesare" care prin nivel si structura sa asigure continuitate in alimentarea consumului (indiferent de natura acestuia - continuu sau variabil) si in acelasi timp sa antreneze un efort minim din partea unitatii economice.

2. Tipologia stocurilor de resurse materiale

Pentru desfasurarea normala a activitatii specifice, unitatile economice din industrie isi constituie diferite categorii de stocuri in functie de conditiile de aprovizionare, de natura resurselor materiale, de caracteristicile proceselor tehnologice, de organizarea structurala a subunitatilor de consum si dispersia teritoriala a acestora, de strategia si politica adoptate in formarea stocurilor in raport cu factorii care le conditioneaza.

In general, la nivelul acestor unitati se prevede constituirea in mod obisnuit a stocului curent si cu titlu de exceptie a socului de siguranta, de conditionare, de transport intern si de iarna. Aceste stocuri indeplinesc aceeasi functie dar pentru conditii diferite.

Stocul curent reprezinta cantitatea de materii prime si materiale care se acumuleaza in depozitele de aprovizionare ale unitatii economice in scopul acoperirii cererilor pentru consum in volumul, structura si ritmicitatea care ii sunt caracteristice, in intervalul dintre doua aprovizionari succesive. Este stocul care se formeaza in mod obisnuit in intreprinderi pentru alimentarea consumului in functie de natura acestuia. Este o marime dinamica care pe parcursul formarii si utilizarii inregistreaza diferite nivele: maxim, mediu, minim.

Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materii prime si materiale care se acumuleaza in depozitele de aprovizionare ale unei unitati economice, in scopul asigurarii continuitatii alimentarii ritmice a consumului pe perioada epuizarii stocului curent si intarzierii reintregirii acestuia ca urmare a aparitiei unor dereglari, perturbatii in livrarile de la furnizori sau in transport.

Constituirea stocului de siguranta inseamna o acumulare suplimentara de resurse materiale in stoc si o imobilizare mai mare de fonduri financiare antrenate in cumpararea acestora, situatie care amplifica fenomenul economic negativ specific stocarii in general. Ca urmare, factorii de decizie din intreprindere nu vor recurge la initiativa de a constitui stoc de siguranta pentru orice resursa materiala si in orice conditii. De regula, un asemenea stoc se prevede pentru formare la materiile prime de baza a caror lipsa conditioneaza direct continuitatea activitatii productive a intreprinderii, iar sursa de furnizare se afla la o distanta relativ mare (care nu permite rezolvarea unei probleme de aprovizionare in timp scurt).

Consumul din stocul de siguranta se face dupa analize prealabile ale situatiilor care impun actiunea, la nivelul conducerii asigurarii materiale, pentru a se stabili masuri eficiente de mentinere a ritmului prestabilit al aprovizionarilor. Consumarea din stocul de siguranta obliga la reintregirea acestuia din livrarile imediat urmatoare. Evidenta scriptica a acestui tip de stoc se tine distinct de celelalte categorii, in cadrul fiselor de magazie.

Stocul de pregatire sau de conditionare reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in depozitele de aprovizionare ale unitatii industriale pentru a fi stationate o perioada de timp in vederea aducerii acestora, prin operatii de conditionare, la parametrii fizico-chimici care sa permita prelucrarea lor corespunzator conditiilor impuse de normele tehnologice. Dupa conditionare materialele se trec in stoc curent pentru utilizare pe destinatiile de consum respective.

Stocul pentru transportul intern reprezinta cantitatile de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele si magaziile subunitatilor de consum ale unitatii industriale in scopul acoperirii cererilor pentru consum pe durata eliberarii si transportului materialelor de la depozitul central (consum) la destinatiile de folosire. Situatia este specifica majoritatii unitatilor care au in structura lor mai multe subunitati care consuma aceleasi resurse si sunt alimentate de la un depozit central. Aceeasi situatie este specifica si unitatilor economice care au subunitatile de consum amplasate dispersat in teritoriu si la distanta relativ mare fata de depozitul central care le alimenteaza cu materiale.

De precizat faptul ca asemenea stocuri pot sau nu fi constituite ca o marime distincta de stocul curent. Formarea acestui stoc separat de cel curent amplifica volumul imobilizarilor in stoc si ca urmare scaderea eficientei utilizarii fondurilor intreprinderii. Prin esalonarea rationala, cantitativa si in timp a stocului curent pe punctele de consum se poate preveni situatia prezentata mai sus.

Stocul de iarna reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in depozitele de aprovizionare ale unitatilor industriale in scopul alimentarii continue a consumului pe perioada de intrerupere a exploatarii si/sau transportului unor resurse ca urmare a conditiilor naturale si de clima.

Formarea stocurilor de iarna se realizeaza in perioadele de presezon prin acumulari esalonate in limitele necesarului de aprovizionat prestabilit pentru sezonul de iarna (se poate avea in vedere constituirea si a unui stoc de siguranta specific pentru cazul neprevizibil de prelungire a perioadei de intrerupere a furnizarii sau a transportului resurselor materiale). Consumul din stocul de iarna se realizeaza in cadrul perioadei de sezon luata in calcul in concordanta cu ritmul, volumul si natura cererilor avute in vedere pentru acoperire.

Modalitati de exprimare a stocurilor

Stocurile de productie se exprima in diferite marimi si unitati de evaluare fizica si valorica, in functie de necesitatea corelarii lor cu alti indicatori.

O prima forma de exprimare este in unitati naturale (tone, kg, buc., mp, etc.) si serveste la estimarea fizica a potentialului de productie care se poate realiza din cantitatea stocata la o resursa definita. De asemenea, marimea fizica a stocului sta la baza determinarii necesarului de spatii de depozitare, a necesarului de mobilier sau de alte utilaje, dispozitive, instalatii pentru pastrare, a necesarului de forta de munca din depozite. Stocurile fizice stau la baza comensurarii valorice a resurselor materiale stocate si evidentierii astfel a fondurilor financiare care au fost folosite la cumpararea lor.

A doua forma de exprimare este cea "valorica" (lei, mii lei, mil. lei) prin care se asigura evaluarea resurselor financiare antrenate de formarea stocurilor de productie si prin aceasta stabilirea impozitelor, taxelor de asigurare, a dobanzilor ce trebuie platite. Exprimarea valorica permite totodata stabilirea prin insumare a "stocurilor totale", indiferent de tipul resursei materiale , determinarea capitalului circulant aferent materiilor prime si materialelor, a vitezei de rotatie, a volumului de credite necesar, a cheltuielilor de stocare al caror nivel se calculeaza in raport cu valoarea medie a stocului de productie. Expresia valorica este rezultatul produsului dintre stocul de productie fizic, pentru fiecare tip de resursa materiala, si pretul de aprovizionare aferent.

A treia forma de exprimare este cea "in zile" prin care se evidentiaza perioada de timp pentru care stocul fizic constituit acopera cererea pentru consum. In functie de exprimarea in zile se stabilesc momentele calendaristice de declansare a actiunilor de reaprovizionare pe parcursul perioadei de gestiune.

4. Corelatii si factorii de influenta a nivelului stocurilor de productie

Stocul de productie este un "indicator" important al activitatii economice a intreprinderii; de nivelul acestuia depinde gradul de activizare a mijloacelor materiale si financiare de care dispune sau pe care si le-a asigurat unitatea economica si eficienta utilizarii lor. De volumul si structura stocurilor depind eforturile investitionale pe care trebuie sa le faca firma industriala pentru achizitionarea, aducerea, depozitarea si pastrarea resurselor materiale stocate. Facand parte din sistemul general de indicatori prin care se apreciaza activitatea economica si financiara de ansamblu a agentului economic, stocul de productie intra intr-un sistem complex de corelatii directe de determinare si fundamentare, de conditionare si cauzalitate cu mai multi indicatori ai activitatii economice.

O prima corelatie este cea cu capitalul social al unitatii economice, stocurile de materiale fiind, in anumite conditii, parte componenta a acestuia; pe masura ce sunt trecute in consum, materialele din stoc sunt transformate in produse sau incorporate in lucrari, servicii destinate vanzarii sau contractate de clienti.

A doua corelatie cu o semnificatie economica deosebita este cea cu veniturile firmei care reprezinta sursa de finantare a stocurilor, prin aceasta se influenteaza modul de repartizare pe destinatii de utilizare a veniturilor agentului economic. O situatie economico-financiara favorabila este caracterizata printr-un raport continuu descrescator intre volumul de stocuri de resurse materiale si veniturile firmei industriale; aceasta inseamna ca, de la o etapa la alta, se aloca o parte mai mica din venituri pentru formarea stocurilor de productie si o parte mai mare pentru fondurile destinate dezvoltarii unitatii, extinderii activitatii productive a acesteia si sporirii astfel a cifrei de afaceri.

In acelasi mod se interpreteaza si raportul dintre volumul de stocuri si profitul unitatii, intrucat cresterea stocurilor se finanteaza pe seama acestuia.

A treia corelatie importanta este cea cu viteza de rotatie a capitalului circulant, fiind determinata de faptul ca stocul mediu de productie reprezinta elementul de calcul si fundamentare a acestui indicator de eficienta. Ca urmare, orice diminuare a nivelului stocurilor inseamna, in acelasi timp accelerarea vitezei de rotatie a capitalului circulant si implicit sporirea eficientei economice in utilizarea resurselor materiale si financiar-valutare. Sistemul de relatii care exprima aceasta corelatie se reprezinta astfel:

sau (zile/rotatie)

sau (numar rotatii/an)

in care:

stocul mediu de productie in expresie valorica (lei, mii lei, mil lei);

- viteza de rotatie in zile (durat unei rotatii);

- necesarul valoric (mii lei, mil lei);

- numarul de rotatii in perioada de gestiune (an, trim, semestru);

- consumul mediu zilnic in expresie valorica (lei, mii lei, mil lei).

Deci, diminuandu-se se reduce numarul de zile ale unei rotatii; corepunzator, va creste numarul de rotatii pe parcursul aceleasi perioade de gestiune luate in calcul.

A patra corelatie semnificativa se stabileste cu indicatorii din planul de aprovizionare, in sensul ca:

pe de o parte stocul de productie, indicator distinct al planului de aprovizionare sub denumirea de stoc de sfarsit de an intr-o anumita structura si marime, asigura continuitatea alimentarii consumului productiv atat in cursul perioadei de gestiune, cat si in primele zile ale anului urmator, pana la prima intrare de materiale (stocul de productie, ca stoc la sfarsit de an reprezinta suportul material de formare a stocului de la inceputul anului urmator);

pe de alta parte necesarul de materiale pentru indeplinirea programului de productie imbraca, in perioada dintre primirea-receptia resurselor materiale si consumul acestora, forma stocului curent, implicit al celui de productie, ca si volumul capitalului circulant aferent.

O alta corelatie este intre stocul de productie si volumul productiei; prin aceasta se evidentiaza potentialul de productie realizabil pe seama stocurilor de resurse materiale constituite sau existente in unitatea economica la un moment dat. Totodata volumul de productie conditioneaza, prin necesarul pentru indeplinirea planului si consumului mediu zilnic, nivelul si structura stocurilor care trebuie formate in depozitele unitatii economice. In esenta, aceasta corelatie cere ca, in unitatile economice, sa se constituie stocuri asortate, in cantitatile minim necesare care asigura desfasurarea in bune conditiuni a fabricatiei produselor, realizarea integrala si la termenele stabilite a programelor de fabricatie, si, prin aceasta, a contractelor economice.

Corelatia dintre stocul de productie si normele de consumuri de materiale. Corelatia are in vedere consumurile specifice din documentatia tehnico-economica (care se mai numesc consumuri standard sau norme de consum), care, prin necesarul pentru indeplinirea programului de productie si consumul mediu zilnic, se folosesc la fundamentarea nivelului stocurilor. Ca urmare reducerea acestor consumuri standard specifice, prin revizuirea lor sistematica in raport cu perfectionarile de ordin tehnic, tehnologic si organizatoric, va conduce, in mod firesc, la micsorarea stocurilor pentru productie.

Corelatia dintre stocul de productie si costurile de productie, prin care se reflecta cheltuielile ocazionate de formarea si detinerea stocurilor respective (taxe de asigurare, dobanzi pentru credite, impozite, cheltuieli de conservare etc). Ca urmare, orice cheltuieli neeconomicoase legate de stocuri (penalizari, cheltuieli suplimentare de intretinere generate de detinerea unui stoc de productie mai mare decat nivelul economic, ca si cele rezultate prin uzura morala sau degradarea materialelor stocate pe durate de timp prea mari sau in conditii improprii) vor determina diminuarea eficientei economice a activitatii unitatii in cauza.

In legatura cu factorii care influenteaza nivelul de formare a stocurilor de productie mentionam ca acestia actioneaza diferit, au putere de influenta mai mica sau mai mare in raport cu natura resursei materiale, destinatia in consum si conditiile de aprovizionare - furnizare - depozitare - conservare. In frecvente cazuri, influenta acestor factori poate fi conjugata. Ceea ce este insa comun acestor factori este faptul ca actiunea lor se concretizeaza in cheltuieli sau pierderi care se inglobeaza in costul produselor, lucrarilor, serviciilor, influentand nivelul acestora si implicit rentabilitatea firmei. Ca urmare, "modelarea economico-matematica" a factorilor trebuie sa elimine influentele generatoare de cheltuieli neeconomice, astfel incat rezultatul obtinut sa exprime un efort minim (cost minim) cu procesele de stocare.

Intre principalii factori de influenta a nivelului de formare a stocurilor mentionam:

Frecventa livrarilor (aprovizionarilor) de furnizori; aceasta trebuie stabilita tinandu-se seama de conditiile de livrare ale furnizorului cat si de cele de primire ale consumatorului. Conditiile se refera in principal la natura cererii, momentele de consum, natura resurselor, ciclicitatea productiei si lotizarea economica a fabricatiei la producatori-furnizori, evitarea suprastocarii nejustificate economic etc. O importanta deosebita prezinta modul in care furnizorul isi organizeaza livrarile catre clientii sai, atat in cazul fabricatiei cu caracter continuu, cat si a celei periodice.

Strategia in organizarea livrarilor de catre furnizor cunoscuta de clienti, pentru ca optiunea lor sa se poata adapta la posibilitatile reale de livrare ale furnizorului; totodata, furnizorul poate influenta uneori chiar hotarator nivelul stocurilor la clientii sai si implicit angajamentul financiar aferent. In acelasi timp, furnizorul trebuie sa manifeste solicitudine pentru cererile clientilor care ii sunt sau ii pot deveni parteneri constanti pe piata de desfacere a produselor sale.

Strategiile care pot fi aplicate de furnizor in organizarea si derularea livrarilor catre clientii sai sunt: livrarea alternativa sau simultana. Livrarea alternativa conduce la formarea la clienti a unor stocuri mai mari pentru perioade de timp mai lungi. Livrarea simultana actioneaza invers, fiind mai eficienta pentru clienti. A doua strategie de livrare necesita insa organizarea mai complexa si mai ampla a activitatii de desfacere implicand un efort suplimentar din partea furnizorului, ceea ce nu intotdeauna ii este favorabil. De asemenea, livrarea la intervale impuse de strategia servirii simultane poate deveni uneori neeconomica pentru clienti, in special, pentru cei care solicita cantitati mici sau foarte mici de resurse materiale. Ca urmare, negocierile referitoare la stabilirea intervalelor de livrare intre furnizor si clienti trebuie sa aiba in vedere asemenea aspecte, rezultatele urmand a evidentia corelarea intereselor ambilor parteneri.

Natura influentei celor doua strategii trebuie avuta in vedere de client (consumator) chiar in cadrul planului de organizare interna a activitatii de alimentare a subunitatilor de consum de la depozitele centrale proprii; aceasta in sensul extinderii servirii simultane care contribuie la formarea unor stocuri mici la nivelul subunitatilor de consum, prevenindu-se astfel amenajarea de spatii de depozitare prea mari.

Cantitatea minima care poate fi comandata (in vederea achizitionarii - cumpararii) de un client unui furnizor in conditii economice avantajoase sau la preturi accesibile. De regula, aceasta este stabilita de producator, ca reprezentand limita sub care fabricatia unui produs ar antrena cheltuieli de productie mai mari si implicit preturi de vanzare mai ridicate. Acest factor defavorizeaza solicitantii de cantitati mai mici (inferioare acestei limite) care, daca s-ar aproviziona la nivelul sau peste aceste limite, ar trebui sa-si constituie stocuri mai mari decat cele necesare in perioada imediata, ceea ce ar conduce la amplificarea eforturilor investitionale atat la cumparare, cat si in depozitarea-pastrarea materialelor.

Pentru a se evita o asemenea situatie nefavorabila, consumatorii de cantitati mici se pot aproviziona prin unitati en-gros, care colecteaza mai multe comenzi de la mai multi clienti. Se creeaza astfel de conditii ca, prin cumulare, cantitatea rezultata care trebuie comandata unui producator sa intruneasca conditia de a depasi limita minima impusa pentru a fi produsa si vanduta la un pret accesibil. La fel se interpreteaza "cantitatea minima livrabila in conditiile acordarii de rabat comercial sau de bonificatii" din partea furnizorilor.

Capacitatea de transport a mijloacelor folosite in aducerea resurselor materiale in corelatie cu distanta de transport; corelarea impusa de factor asigura realizarea procesului de transport al resurselor materiale cu cheltuieli cat mai mici. In consecinta, marimea stocurilor este conditionata in anumite cazuri de capacitatea de transport, in special, pentru resursele materiale care se asigura din import, ca si in cazul celor pentru care in totalul cheltuielilor de aducere si stocare, cele aferente transportului detin ponderea esentiala.

Conditiile naturale de clima determina, de regula, formarea stocurilor de iarna la resursele materiale a caror exploatare sau transport se intrerupe ca urmare a influentei nefavorabile specifice sezonului de iarna. Nivelul de constituire a stocurilor sezoniere de acest tip va depinde direct de durata perioadei de sezon si de marimea probabila a consumului aferent acesteia.

Proprietatile fizico-chimice influenteaza in sensul ca limiteaza durata de stocare in timp a resurselor materiale perisabile a celor cu termene de garantie scurte sau a celor care, prin compozitia si structura specifica, se degradeaza, daca sunt stationate in stocuri pe o perioada mai mare de timp decat cea admisa de caracteristicile specifice.

Capacitatea de depozitare disponibila sau care poate fi inchiriata, limiteaza cantitatea maxima de material ce poate fi stocata la un moment dat. Stocarea peste aceasta limita nu se poate face normal decat prin extinderea spatiilor de depozitare si amenajarea corespunzatoare a acestora. Se are in vedere si eventualitatea inchirierii de spatii suplimentare de la terti daca efortul investitional pentru plata chiriilor si a altor cheltuieli se justifica economic.

Volumul si structura productiei conditioneaza direct structura materiala a stocurilor si indirect (prin necesarul de resurse pentru realizarea programelor de productie si consumului mediu zilnic) nivelul de formare a acestora.

Normele de consum sau consumurile standard influenteaza indirect (prin acelasi necesar si consumurile medii zilnice) nivelul de constituire a stocurilor.

Volumul pe structura al productiei si normele de consum fac parte din categoria de indicatori care:

pe de o parte, intra in corelatie cu stocul de productie privit ca un indicator folosibil in aprecierea activitatii economice a intreprinderilor;

pe de alta parte, se transpun in factori de influenta indirecta sau, dupa caz, directa a nivelului si structurii stocurilor prevazute pentru constituire.

Durata de comanda-aprovizionare conditioneaza nivelul de formare a stocurilor de siguranta.

Durata de conditionare-pregatire a resurselor materiale care intra sub incidenta influenteaza nivelul de formare a stocurilor de aceasta natura.

Durata estimata a sezonului de iarna conditioneaza nivelul de formare a stocului de iarna.

Cheltuielile de lansare a comenzilor de aprovizionare, ca si cele de stocare impun formarea stocurilor pe criterii economice.

Periodicitatea fabricatiei la producatori conditioneaza intervalul minim la care se pot aproviziona resursele materiale de la sursa directa, in sensul ca acesta nu poate fi mai mic fata de intervalul de reluare a productiei sau de ciclul de fabricatie al produselor la asemenea unitati. Deci, intervalul intre doua reaprovizionari succesive, care sta la baza dimensionarii stocului, nu poate fi mai mic decat intervalul de reluare a productiei. Factorul nu influenteaza acei consumatori care se aprovizioneaza de la unitati en-gros, care isi pot crea stocuri la dimensiuni ce pot permite furnizarea continua, indiferent de intervalul de reintregire a acestora.

Amplasamentul stocurilor de resurse materiale influenteaza volumul stocurilor care se formeaza la nivelul subunitatilor de consum ale intreprinderii sub forma de stocuri pentru transport intern. Actiunea este mai accentuata in cadrul unitatilor economice care au subunitati de consum dispersate pe amplasamente diferite, aflate la distante apreciabile. Pentru minimizarea stocurilor de acest gen este necesara, alaturi de alte masuri, aplicarea strategiei de servire simultana a punctelor de consum de la stocul central sau comun.

Interpretarea acestor factori se face diferentiat, prin corelarea influentei lor in functie de natura si caracterul resursei, de sursa de furnizare si forma de asigurare, de conditiile de economicitate impuse, de conjunctura de pe piata interna si internationala de resurse materiale s.a.

5. Obiective in conducerea proceselor de stocare;

elemente functionale de caracterizare a acestora

Conducerea proceselor de stocare, ca una din activitatile de baza ale gestiunii economice, imbraca diferite forme. De exemplu, intr-un fel se pune problema conducerii unui proces de stocare, care are loc in conditiile in care cererea pentru consum este constanta, care se manifesta cu o ritmicitate cunoscuta si pentru care aprovizionarea se face in loturi fixe, la intervale egale, anterior stabilite, si altfel cand cererea pentru consum este variabila, intamplatoare, cu o anumita distributie statistica, iar aprovizionarea se face in loturi diferite, la intervale egale sau neegale.

Avand in vedere particularitatile diferitelor procese de stocare, activitatea de conducere a acestora are, totusi, unele trasaturi comune; astfel, orice proces de stocare necesita prevederea desfasurarii lui si a conditiilor in care urmeaza a se efectua. Formarea stocurilor este predeterminata de o comanda, de o decizie de cumparare a resurselor materiale necesare, iar realizarea eficienta a procesului impune o organizare rationala si un control sistematic al modului de derulare a acestuia. In conturarea strategiei in domeniul stocurilor si stabilirea politicii de actiune pentru formarea, detinerea si utilizarea lor, se are permanent in vedere sa se asigure raspunsul la intrebarile:

Ce trebuie aprovizionat si stocat?

In ce cantitate?

Cand trebuie emisa comanda de aprovizionare sau initiata actiunea de cumparare-achizitionare?

Ce efort financiar-valutar va fi antrenat de o modalitate sau alta de actiune?

Care sunt consecintele politicii adoptate in conducerea proceselor de stocare asupra eficientei activitatii economice a unitatii?

Pe aceasta baza se stabilesc obiectivele de urmarit in conducerea proceselor de stocare pentru a obtine efecte economice favorabile; intre acestea amintim:

Formarea unor stocuri minim necesare, asortate, care, prin dimensiune, sa se asigure desfasurarea normala, la parametrii proiectati, a activitatii de ansamblu a unitatilor economice prin alimentarea continua a subunitatilor si punctelor de consum in conditiile unui efort (cost) de stocare cat mai mic;

Mentinerea stocurilor efective in limitele estimate;

Prevenirea fenomenelor de lipsa de resurse materiale in stoc si de suprastocare, de formare a stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare;

Pastrarea integritatii cantitative, a caracteristicilor fizico-chimice a resurselor pe timpul stocarii;

Satisfacerea pe seama stocurilor constituite a cererilor pentru consum, cele ale clientilor in stricta corelatie cu politica adoptata de conducerea firmei (admiterea sau nu pe anumite perioade de timp a lipsei de stoc sau a suprastocarii).

Realizarea obiectivelor specifice proceselor de stocare necesita urmatoarele modalitati de actiune: folosirea in dimensionarea stocurilor a unor modele economico-matematice adecvate scopului urmarit, care tin cont de factorii concreti care le conditioneaza existenta si nivelul de constituire, de cheltuielile specifice pe care le antreneaza procesul de formare a lor; aplicarea in procesul de urmarire-control a derularii proceselor de stocare, a evolutiei stocurilor efective fata de limitele estimate, a unor metode si tehnici de mare eficacitate si utilitate practica, cu accentuat caracter preventiv pentru fenomene dereglatoare sau stari irationale; valorificare intr-un timp scurt a stocurilor devenite disponibile pentru deblocarea operativa a fondurilor financiare astfel imobilizate; asigurarea unor conditii de depozitare pastrare judicioase in scopul prevenirii degradarilor de materiale stationate in stocuri; folosirea unui sistem informational simplificat, cuprinzator, asezat integral pe baze informatice, care sa evidentieze, in orice moment, starea proceselor de stocare si sa permita ca, in timp util, sa se adopte si sa aplice masurile care se impun dupa caz si situatie; mentinerea unor legaturi permanente cu furnizorii, urmarirea sistematica a livrarilor programate pentru prevenirea intarzierilor, a expedierii unor resurse necorespunzatoare calitativ; aplicarea masurilor eficiente de prevenire a sustragerilor sau de securitate contra incendiilor s.a.

Stabilirea politicii de gestiune a stocurilor este nemijlocit legata de cunoasterea elementelor functionale care asigura caracterizarea proceselor de stocare si care contribuie la dimensionarea stocurilor, intre acestea amintim:

a)      Cererea pentru consum - element de baza care conditioneaza nivelul si ritmul eliberarilor de materiale din stocuri si implicit volumul si ritmul aprovizionarilor care asigura reintregirea lor. Aceasta reprezinta motivatia de baza pentru initierea si desfasurarea proceselor de aprovizionare-stocare. Cererea poate fi cunoscuta pe toata perioada de gestiune, caz in care procesul de formare a stocurilor si respectiv, modelele de dimensionare a acestora sunt deterministe. Cererea poate fi insa necunoscuta sau previzibila, cum este cazul materialelor destinate fabricatiei produselor solicitate la prezentarea intamplatoare sau pe baza de comenzi imprevizibile, ca si al resurselor necesare activitatii auxiliare, a celor efectuarii unor reperatii accidentale; in acest caz, ea poate fi considerata ca o variabila aleatoare cu distributie data, iar modelele economico-matematice de calcul sunt de natura probabilistica. In aceste conditii, natura si caracteristicile cererii se stabilesc pe baza de observatii, prin studii de prognoza, serii de date statistice etc.; masa datelor culese se prelucreaza cu ajutorul statisticii matematice, acestea reprezentand informatia initiala care conduce atat la alegerea modelului de calcul, cat si la procedeele de optimizare. De regula, cererea de materii prime, de componente si subansambluri este dependenta de esalonarea calendaristica si dimensionala a programelor de fabricatie. Cererea poate fi ritmica sau nu, in cantitati fixe sau variabile pe intervalul dintre aprovizionarile succesive, programata sau neprogramata - asemenea caracteristici fiind determinate de cele ale programelor de fabricatie, de executie a livrarilor, a prestatiilor care constituie de fapt faza de manifestare.

b)      Cantitatea sau necesarul de aprovizionat pentru perioada de gestiune luata in calcul care exprima volumul de resurse ce urmeaza a fi asigurat de la terti furnizori; in modelele de optimizare se ia frecvent in calcul si necesarul pentru indeplinirea programului de productie.

c)      Lotul de livrare reprezinta cantitatea de materiale care se aduce la un moment dat de la furnizor. Baza de calcul este necesarul de aprovizionat, aceasta inseamna ca, de cantitatea de materiale care se prevede sau se comanda sa se aduca de la furnizor, cu ocazia unei aprovizionari, depinde marimea lotului de livrare. Acest element imbraca, in practica si teoria economica de specialitate si denumirea de lot de aprovizionare sau cantitate comandata (cantitatea de comanda-aprovizionare).

d)      Parametrii de timp care intervin in procesele de stocare:

Perioada de gestiune care, de obicei, se considera a fi de un an (conventinal 360 zile); ea poate fi delimitata si la nivel de semestru sau trimestru, in functie de specificul activitatii unitatii economice (cu productia continua sau sezoniera), de natura cererii pentru consum, de caracteristicile surselor de furnizare sau de conditiile de transport etc.

Intervalul de timp intre doua aprovizionarii succesive reprezinta perioada de timp care se scurge intre o intrare anterioara de resursa materiala in unitatea economica si cea imediat urmatoare, sau intre doua reintregiri succesive ale stocului curent cu resurse de la furnizor sau intre doua livrari succesive ale acestui factor catre un client sau consumator.

Durata de comanda-aprovizionare reprezinta timpul care se scurge din momentul calendaristic la care s-a emis comanda de aprovizionare (sau s-a initiat actiunea de aprovizionare) pana la sosirea partizii de materiale livrate de furnizor in depozitele unitatii cumparatoare (consumatoare), inclusiv receptia acesteia. In functie de durata de comanda-aprovizionare si intervalul dintre aprovizionarile succesive se definesc momentele calendaristice de lansare a comenzilor sau initierii actiunilor de asigurare. De regula, durata de comanda-aprovizionare este constanta, modificarea inregistrandu-se cand se schimba sursa de furnizare.

Momentul calendaristic de declansare a actiunii de aprovizionare reprezentat de data la care se emit comenzile de aprovizionare sau se ia legatura cu furnizorul pentru efectuarea livrarilor urmatoare programate (se poate denumi si data de aprovizionare). Acesta poate fi programat sau neprogramat (caz in care este dependent de evolutia cererii si durata de comanda-aprovizionare).

e)      Costurile, respectiv cheltuielile care sunt antrenate de comandarea-cumpararea resurselor materiale si derularea procesului de aprovizionare-stocare (cheltuielile cu aducerea materialelor, depozitarea, stocarea etc.); acestea se diferentiaza pe urmatoarele categorii:

Costul cumpararii (de achizitie) prin care se exprima valoarea cantitatii de resursa prevazuta pentru achizitionarea la un moment dat sau pe intreaga perioada de gestiune; sau rezultatul produsului dintre cantitatea fizica achizitionata si pretul (negociat) de vanzare al furnizorului, stabilit in functie de conditia "franco" acceptata de cei doi parteneri, dupa caz. Este un cost care nu influenteaza calculele de optimizare a comenzilor de aprovizionare-stocare (cu exceptia situatiilor in care, pentru anumite niveluri ale cumpararilor fizice - cantitatilor fizice aprovizionate - furnizorii acorda rabaturi comerciale sau bonificatii).

Costul de lansare a comenzii care include toate cheltuielile care se fac incepand cu intocmirea comenzii, trimiterea acesteia la furnizor, cheltuielile de transport ale lotului de livrare, inclusiv cu deplasarile de delegati ai cumparatorului la furnizor. In general aceste cheltuieli se precizeaza ca o suma globala pe un lot comandat sau pentru o comanda. In acest caz se include numai acele cheltuieli pe care le face cumparatorul din momentul initierii actiunii de comanda-aprovizionare (emitere si transmitere comanda, telex, fax, telefon etc.) si pana la sosirea lotului comandat la destinatie (exclusiv costul cumpararii).

Costul de stocare care cuprinde suma cheltuielilor ce trebuie efectuate sau care trebuie suportate pe timpul stationarii resurselor materiale in stoc, si anume: cheltuieli cu primirea - receptia, transportul in interiorul depozitului, de manipulare, depozitare propriu-zisa, conservare, paza, evidenta, eventualele perisabilitati normale, efectul stocarii resurselor materiale (al imobilizarii astfel a fondurilor financiare aferente - dobanzi, taxe, impozite etc.); cheltuieli cu amortizarea spatiilor de depozitare, a dotarilor aferente, a celor cu plata salariilor lucratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul depozitelor, cheltuieli cu uzura morala a resurselor materiale. Costurile de stocare cuprind categorii de cheltuieli care, prin natura lor, pot fi variabile in raport cu marimea cantitatii stocate (cum sunt de pilda: dobanzile bancare pentru creditarea cumpararii si stocarii materialelor, efectul imobilizarilor fondurilor financiare, eventualele taxe, cheltuielile de conservare-pastrare sau cu uzura morala) si conventional constante (cheltuielile cu amortizarea fondurilor fixe, cu paza si securitatea contra sustragerilor sau incendiilor, cu evidenta, cu iluminatul s.a.).

Costul suplimentar aferent lipsei materialelor in stoc, de penalizare sau de penurie; acesta apare la un moment dat cand cererea este mai mare decat stocul si, deci, nu poate fi acoperita; in acest caz, se fac cheltuieli suplimentare pentru satisfacerea operativa a cererii pe alte cai (reaprovizionarii suplimentare de la terti detinatori, urgentarea sosirii mai devreme a loturilor programate, folosirea de materii prime de alta calitate sau dimensiune-configuratie) sau se accepta lipsa de stoc, suportandu-se pierderile de profit, penalizarile sau alte cheltuieli neeconomice ca urmare a nerealizarii sau realizarii cu intarziere a programelor de fabricatie, a contractelor sau comenzilor etc. Intotdeauna, epuizarea stocului inainte de sosirea unui nou lot de materiale conduce la asemenea cheltuieli suplimentare, care cresc proportional cu partea din cererea nesatisfacuta si cu durata lipsei resursei respective.

5. Metode de calcul al stocului curent

Formarea stocului curent are ca scop asigurarea consumului intre doua aprovizionari succesive; ca urmare, in general, marimea lui este determinata de doua elemente: consumul mediu zilnic (c), intervalul mediu dintre doua aprovizionari succesive ( I ).

Consumul mediu zilnic se determina pe baza necesarului pentru consum (Npl) si perioada de gestiune luata in calcul (T)

C=

Intervalul intre doua aprovizionari succesive ( I ) poate fi determinat dupa mai multe metode, functie de baza de calcul utilizata.

In determinarea stocurilor curente se pot folosi metode si modele diferite in functie de scopul urmarit si de elementele care se iau in calcul, respectiv: metoda statistica, metoda de calcul pe baza factorilor concreti de influenta, metoda care ia in calcul costurile antrenate de procesele de aprovizionare - stocare.

Metoda statistica presupune luarea in considerare a intervalelor efective la care s-au realizat aprovizionarile de la furnizori in perioada anterioara (I_efi) si a cantitatilor de materiale efectiv intrate depozitele unitatii economice consumatoare (q_efi)

Scr = cI

in care:

c - consumul mediu zilnic;

I    - intervalul mediu intre doua aprovizionari succesive.

Intervalul mediu intre doua aprovizionari succesive (I) se stabileste utilizand:

media aritmetica simpla

I = (cand loturile q au fost egale) in care n_i reprezinta numarul de intervale efective care se iau in calcul.

media aritmetica ponderata

I = (cand loturile q au fost diferite ca marime)

Intervalul mediu intre doua aprovizionari succesive reprezinta expresia in zile a stocului curent, indiferent de modul de calcul al acestuia.

Metode de calcul direct. Acestea imbraca forme diferite, in functie de factorul care conditioneaza nivelul fizic al stocului curent, astfel:

metoda de calcul pe baza capacitatii de transport (Ctr), caz in care stocul curent se stabileste la nivelul acesteia:

Scr = Ctr

Intervalul mediu intre livrari (stoc curent in zile) se calculeaza cu ajutorul relatiei:

I =

metoda de calcul pe baza cantitatii minime de livrare (q) a carei marime defineste nivelul fizic al stocului curent:

I =     sau

Metode de calcul al stocurilor de siguranta

Stocul de siguranta (de garantie, de securitate, de rezerva) are un rol important in asigurarea continuitatii consumului productiv, dar el constituie in acelasi timp si o imobilizare suplimentara a unor resurse materiale si financiare. Ca urmare constituirea lui trebuie sa fie rezultatul unei analize profunde a tuturor factorilor implicati, iar modelele de stabilire a nivelului acestuia sa fie corespunzatoare naturii stocului.

Dimensionare stocului de siguranta (Sg) se realizeaza folosind o serie de metode, cum ar fi:

a.       Metoda devierii medii. Datele necesare calculului se iau din evidenta statistica (se refera la perioada anterioara celei de gestiune), iar relatia utilizata este urmatoarea :

Sg = c d

in care:

d     - reprezinta devierea sau abaterea medie si care se calculeaza folosind media aritmetica simpla sau ponderata, dupa caz. Se iau in calcul abaterile pozitive (d) ale intervalelor efective intre aprovizionarile inregistrate in perioada precedenta (I) fata de intervalul mediu ( I

d= I- I

Abaterile pozitive semnifica intarzieri in sosirea loturilor de materiale de la furnizori, stocul de siguranta reprezentand garantia desfasurarii normale a procesului de productie.

Devierea medie, folosind media aritmetica ponderata, se determina potrivit relatiei:

d =

b. Metoda bazata pe durata de reaprovizionare, aceasta reprezentand timpul total (Tt) ce se scurge din momentul emiterii comenzii pentru un nou lot de materiale pana la sosirea acestuia, inclusiv timpul pentru primire-receptie. Relatia utilizata este:

Sg=cmz k

in care :

- abaterea medie patratica (in zile) a productiei lunare;

k - coeficientul de siguranta care exprima potentialul de livrare.

Abaterea medie patratica in expresie fizica (s) se stabileste in functie de productia lunara (Qi) si nivelul mediu pe luna al acestuia ( q ), cu ajutorul relatiei:

s =

in care n reprezinta numarul de luni pentru care productia se ia in calcul.

Pe baza lui s si a productiei medii zilnice () se determina abaterea medie patratica in zile:

Productia medie zilnica () se calculeaza cu relatia:

iar productia medie lunara () :

=

in care "z" reprezinta numarul de zile lucratoare pe luna, iar "n" numarul de luni pentru care productia s-a luat in calcul.

Potentialul de livrare exprima gradul de satisfacere de catre furnizor a unei comenzi de materiale emise de un client. Acest potential se mai numeste grad de servire sau nivel de serviciu si se stabileste cu ajutorul relatiei:

P

in care:

Q_l     - cantitatea efectiv livrata;

Q_c    - cantitatea ce trebuie livrata conform comenzii.

Daca P= 1 inseamna ca furnizorul si-a respectat intocmai prevederile contractuale.

Valoarea coeficientului de siguranta se identifica in tabele, corespunzator potentialului de livrare.

Metoda IMPACT (Inventory Management Program and Control Techniques). Potrivit acestei metode stocul de siguranta se determina utilizand relatia:

Sg = k M A D

in care:

M A D (Mean Absolute deviation) - abaterea absoluta de la media cererilor pentru consum;

k - coeficientul de siguranta care exprima potentialul de livrare al furnizorului.

Abaterea absoluta de la medie (M A D) se calculeaza in functie de cererile lunare efective pentru consum (r) si media acestora ( r ), cu ajutorul relatiei:

MAD =

in care n reprezinta numarul de luni pentru care cererea s-a luat in calcul.

Cererea medie se determina cu ajutorul relatiei:

(in calcul se iau abaterile pozitive de la cererea medie)