Documentatia specifica unei agentii de turism

Documentatia specifica unei agentii de turism

Intr-o agentie de turism de importanta medie, cu caracter intenational, documentatia trebuie sa aiba in vedere tarile catre care se transmite, serviciile de transport pentru ajungerea la destinatie, serviciile turistice de prestat.

Documentatia este constituita din totalitatea informatiilor referitoare la localitatile de interes turistic precum si cele de interes profesional.

Pentru mai buna intelegere, in continuare este mentionat specificul acestor documente.⁶

Un grup solicitant trimite o cerere agentiei de turism, prin care solicita o excursie, pe un anumit itinerar, dorind anumite servicii.

Cererea agentiei de turism este transmisa catre societati comerciale prestatoare de servicii.

Fiecare societate de la care firma solicita anumite servicii va primi cate o Comanda in care vor fi precizate:

destinatia de desfasurare a programului turistic;

perioada de desfasurare (plecare si sosire, numarul exact de nopti de cazare);

numarul de persoane participante (cu specificarea expresa adulti si/sau copii);

tipul camerelor (duble, single, triple, apartamente, garsoniere etc);

gradul de confort solicitat;

tipurile serviciilor de alimentatie publica (mic dejun, demipensiune, pensiune completa, sistem "all inclussive");

numele turistilor;

alte servicii suplimentare: transport/transferuri, asigurari medicale;

valoarea totala a serviciilor.

Fiecare comanda este adresata unei singure societati comerciale, chiar daca aceasta presteaza un singur serviciu/mai multe servicii.

Biletul de Excursie (voucherul, biletul de odihna si tratament) cuprinde toate datele mentionate mai sus.

Diagrama autocarului sau macheta autocarului.

Recapitulatia este un document in care se inregistreaza actiunile turistice cu coduri specifice precum si sumele aferente cheltuielilor necesare desfasurarii excursiei.

Analiza de pret este un document in care sunt precizate cheltuielile directe din prestatiile asigurate de terti, cheltuielile directe din prestatii auto, asigurari, T.V.A., comisionul agentiei, pretul excursiei per turist.

Delegatia de ghid se intocmeste in doua exemplare, unul este inregistrat in Registrul de casa alaturi de Biletul excursiei (voucher-ul), celalat constituie documentul ghidului.

Documentele si modalitatile de plata - pe masura desfasurarii excursiei, ghidul ete cel care efectueaza platile la unitatile prestatoare de servicii (masa, cazare). Plata se efectueaza fie in numerar pe baza unei chitante insotite de factura fiscala aferenta, fie prin CEC de decontare cu suma limita, fie prin ordin de plata, in functie de conditiile si modalitatile de plata stipulate in contractul incheiat cu prestatorii de servicii turistice

Decont de excursie interna - in acest document vor fi centralizate toate cheltuielile directe din prestatiile tertilor, apoi comisionul, T.V.A. si total realizari efective.