Turismul de business in cadrul agentiilor de turism

TURISMUL DE BUSINESS IN CADRUL AGENTIILOR DE TURISM

Agentia turoperatoare

Reprezinta o structura ce are in scop vanzarea produselor si serviciilor turistice concepute si organizate de Turoperatori direct consumatorilor.

Unitatea specializata in vanzarea de produse si servicii turistice ale Turoperatorului este agentia de turism detailista, dar care are dreptul sa vanda componente ale serviciilor turistice, precumrezervari ( avion, hotel, transferuri etc. ) in baza unui comision care poate fi diferentiat dar de regula este de 10 %.

Functia principala a agentiei de turism este aceea de a distribui produse si servicii turistice si a asista clientul in deciziile privitoare la achizitioanrea acestora.

Agentiile de turism au ca rol consilierea clientului precum si urmarirera satisfacerii in cele mai bune conditii a doleantelor celor care au solicitat serviciile in cauza.

TIPURI DE AGENTII DE TURISM :

1. In functie de forma de exploatare :

a. agentii integrate unui lant de agentii de turism, apartinad unui Turoperator;

b. agentii afiliate unuia sau mai multor Turoperatori independenti sau dintr-un concern;

c. agentii independente – care incheie cu diversi Turoperatori parteneriate sau contracte pe perioade delimitate sau contracte pe anumite pachete turistice.

2. In funtie de aria de actiune

a. agentii multinationale, cu puncte de lucru deschise in mai multe tari;

b. agentii nationale cu retele de lucru in tara de origine;

c. agentii unice, cu un singur sediu.

3. In functie de continutul activitatii :

a. agentii de leisure, care activeaza in sectorul turismului de vacanta;

b. agentii de business in sectorul turismului de afaceri;

c. agentii cu oferta de servicii generale, cuprinzand ambele forme de turism.

4. In functie de numarul de agentii :

a. agentii mici, avand in componenta intre 1 si 10 angajati;

b. agentii medii, cu angajati intre 10 si 25;

c. agentii mari cuprinzand peste 25 de angajati.

Agentii de leisure :

Agentii high-street sunt agentii cu vanzare directa catre clienti, situate in zone cu vad comercial

Agentii de tip „ holiday shop ” – amplasate in centre comerciale importante, mall-uri, supermarketuri etc.

Agentii specializate – cu oferta orientata pe anumite tipuri de vacante sau arii geografice.

Agentii de business :

Agentii implant – de obicei filiala a unei agentii de business, amplasata chiar in interiorul unei companii, in sediul de firma , oferind servicii turistice strict respectivei organizatii si angajatilor ei.

Agentii de incentiv-uri care se ocupa de planificarea calatoriilor de acest tip sau a team-building-urilor.

Agentii organizatoare de evenimente : intalniri de afaceri, conferinte, simpozioane[1].

STRUCTURA DEPARTAMENTALA A UNEI AGENTII DE TURISM

1. Departamente operationale :

- turism intern, incoming, outgoing, evenimente, ticketing

2. Departamente nonoperationale

- financiar-contabil, marketing-vamzari, administrativ, resurse umane,  IT-programare, relatii publice

Departamentele operationale ale unei agentii se pot structura pe activitati de :

Leisure : turism intern, incoming, outgoing si ticketing

Business : turism intern, outgoing, evenimente si ticketing

Departamentul de turism intern : ofera spre vanzare pachete si servicii turistice celor care calatoresc in interiorul tarii de resedinta.

1. Oferta leisure : cazare, transpor, masa si alte servicii pe rute interne.

Operatiuni :

a. emiterea biletelor de odihna si tratament si vouchere interne;

b. incheierea de contracte cu furnizori ( hoteluri, vile, pensiuni, companii de transport ) sau de parteneriat cu alte agentii.de turism;

c. participarea la burse de turism in Romania, pentru contractari de contingente de cazare;

d. realizarea si derulare efectiva a programului : concepere, organizare, analiza de pret/produs, informatii, vanzare.

2. Oferta de business : transport, masa, excursii, circuite pe rute interne. Se adreseaza in special corporatiilor cu care de semneaza contracte de colaborare pe servicii de rezervari hoteliere in structurile de acest tip din tara.

Operatiuni :

a. rezervari in tara pentru delegatiile companiilor, confirmari;

b. corespondenta cu compania – client si hoteluri

c. completare vouchere cazare;

d. gestionarea no-show-urior

e. asistenta nonstop pentru angajatii companiei aflati in teritoriu;

f. rent-a-car

g. organizarea orarului tranferurilor, cazare, parteneri straini

h. negocierea contractelor cu companiile pentru toate serviciile turistice interne

i. decontare si facturare lunara catre companii[2].

Departamentul incoming : promoveaza oferta turistica a agentiei in strainatate, organizeaza si vinde pachete turistice sau servicii turistilor din alte tari care calatoresc in tara de origine a agentiei.

1. Oferta de leisure : pachete turistice si servicii in tara pentru turistii straini, de exemplu masa ,cazare ,transport etc.

Operatiuni :

a. incheierea de contracte cu parteneri externi

b. conceperea ofertei turistice pentru vacanta si realizarea tuturor programelor speciale;

c. realizarea strategiilor de piata pentru toate produsele din brosura agentiei si strategii de marketing pentru vanzarea pe piete externe.

2. Oferta business : servicii de transport intern ( transferuri, tururi de oras ), cazare in hoteluri de 3*, 4*, 5*, organizarea de mede festive, programe turistice diverse, servicii de ghid.

Operatiunile acestui departament se desfasoara pe baza unor etape prestabilite, care permit intrunirea tuturor caracteristicilor de calitate a serviciilor destinate clientelei de afaceri.

Departamentul outgoing : aranjeaza si ofera servicii turistice in afara tarii, pentru turisti din Romania.

1. Oferta de leisure : pachete turistice, circuite si tururi pentru grupuri, rezervari hoteliere, croaziere, tailor-made, asigurari de calatorie, consultanta turistica.

Operatiuni : in cadrul acestui departament se desfasoara numeroase activitati de organizare si planning, gestionare, control.

a. incheierea de contracte cu parteneri romani;

b. concepere de pachete turistice si programe;

c. realizarea de info-trip-uri;

d. efectuarea de analize de pret;

e. stabilirea bugetului, analiza de cost pe produs;

f. planuri de marketing;

g. gestiune si control a vanzarilor

h. incheierea de contracte cu ghizi de turism.

2. Oferta business : servicii de rezervare hoteliera pentru delegatii companiilor, aranjamente pentru transferuri in tara de destinatie.

Operatiuni : contractarea si parteneriate cu agentii de turism sau Turoperatori din strainatate, cu experienta in segmentul business-travel; informatii si servicii specializate ale acestui segment de clientela.

Departamentul de ticketing : emiterea de bilete de avion pe rute interne si internationale; colaboreaza cu toate celelalte departamente pentru realizarea programelor.

Departamentul Events :

Oferta: organizarea, in special pentru clienti de tip business travel a unor actiuni de genul : conferinte, congrese, intalniri de afaceri.

Operatiuni :

a. incheierea de contracte anuale sau ocazionale cu diverse companii pentru organizarea tuturor evenimentelor cerute de firma respectiva;

b. organizarea propriu-zisa a evenimentelor : planningul actiunii, rezervari hoteliere, confirmari, inchirierea de Sali de conferinta cu dotarile necesare;

c. stabilirea  bugetelor, analiza financiara a evenimentului, evidenta contabila.

Cadrul legal de functionare

Conform HG 238/8 februarie 2001 privind conditiile de acordare a licentei si brevetului de turism, agentiile de turism isi desfasoara activitatea de oferire, comercializare si vanzare a serviciilor si a pachetelor de servicii turistice pe teritoriul Romaniei numai in baza licentei de turism emise de ministerul de resort.

Persoana care asigura conducerea operativa a unei agentii de turism, a unei filiale a acesteia sau a unei structuri de primire turistica va detine brevet de turism[3].

Desfasurarea de activitati turistice specifice agentiilor de turism de catre agentii economici fara licenta de turism se sanctioneaza potrivit prevederilor art. 41 lit.(a) din Ordonanta Guvernului nr. 58/1998 privind organizarea si desfasurarea activitatii de turism in Romania, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei,Partea 1

Nr.309 din 26 august 1998.

Agentii economici care desfasoara activitati turistice specifice agentiilor de turism fara licenta sau dupa retragerea ori suspendarea licentei le sunt aplicabile sanctiunile prevazute la art. 6 alin.1 din Legea nr. 12/1990 privind protejarea populatiei impotriva unor activitati comerciale ilicite, cu modificarile ulterioare.

Desfasurarea de activitati turistice specifice agentiilor de turism de catre agentii economici cu licenta de turism suspendata, nevizata sau cu viza expirata se sanctioneaza potrivit art. 14 lit. (a) din Hotararea Guvernului nr. 238/2001 privind conditiile de acordare a licentei si brevetului de turism.

Legislatia aplicabila

- ORDIN Nr. 170 din 3 aprilie 2001, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 737 din 9 octombrie 2002, pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind criteriile si metodologia pentru eliberarea licentelor si brevetelor de turism[4].

- ORDIN Nr. 691 din 26 septembrie 2002 publicat in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 737 din 9 octombrie 2002[5], pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind criteriile si metodologia pentru eliberarea licentelor si brevetelor de turism, aprobate prin Ordinul ministrului turismului nr. 170 / 2001.