APLICATIA MS OUTLOOK

Aplicatia Outlook ofera instrumente pentru optimizarea modului de organizare a activitatilor utilizatorilor.

Termeni de referinta

Serviciul e-mail

Calendar

Contacts

Tasks

In Outlook se realizeaza urmatoarele operatii:

transmiterea si receptionarea mesajelor prin posta electronica (e-mail);

planificarea activitatilor si actualizarea calendarului;

organizarea sedintelor si urmarirea sarcinilor de lucru;

gestionarea agendelor si a listelor cu persoanele de contact;

participarea la intruniri electronice in cadrul grupurilor de lucru;

crearea jurnalului cu activitatile proprii;

crearea si salvarea de notite.

Serviciul de posta electronica

Posta electronica reprezinta unul dintre cele mai folosite servicii. Transmiterea si receptionarea mesajelor impune existenta unui cont de e-mail pe un server. Conturile pot fi obtinute contra cost (in general, un abonament la Internet include si un cont de e-mail), dar pot fi create si generate si in mod gratuit pe serverele care ofera aceasta posibilitate.

Lucrul cu mesajele primite

Programul Outlook faciliteaza realizarea serviciului de posta electronica (e-mail), permitand, crearea, formatarea si expedierea mesajelor. Pentru aceasta, din bara Outlook se va selecta Inbox sau se va utiliza combinatia de taste Ctrl+Shift+I. Orice mesaj primit este descarcat de pe serverul de mail (in care se gaseste activat contul de e-mail), in folderul Inbox. In cazul in care, OutLook a fost configurat pentru a se putea conecta la serverul de mail, orice nou mesaj nou va fi plasat in folder-ul Inbox. Fereastra Inbox ofera informatii importante despre fiecare mesaj. Mesajele citite sunt marcate cu un plic deschis, cele care au fisiere atasate sunt evidentiate printr-o agrafa, iar mesajele la care s-a raspuns sunt marcate cu o sageata curbata.

Utilizarea calendarului

Prin componenta Calendar, Outlook realizeaza planificarea activitatilor din zilele, saptamanile si chiar anul urmator. Calendarul Outlook poate fi folosit pentru a se programa intalniri si pentru a se crea o lista cu lucrarile care trebuie intreprinse. Outlook poate reaminti  intalnirile si sarcinile zilnice sau saptamanale.

Operatiile realizate sunt

Crearea unei programari

Crearea unei programari periodice

Crearea unui eveniment

Programarea unei sedinte

Liste cu persoane de contact

In Outlook, un contact reprezinta orice persoana sau companie pentru care s-au memorat: numele, adresa, numarul de telefon, alte informatii. Comunicarea se poate realiza prin serviciul de posta electronica, printr-o invitatie la o sedinta etc. Operatii realizate: crearea articolelor in folderul Contacts si vizualizarea listei cu persoane de contact

Urmarirea indeplinirii sarcinilor

Folderul Tasks permite gestionarea eficienta a sarcinilor din agenda de lucru. In Outlook o sarcina este definita ca fiind activitatile care trebuie realizate de o persoana sau activitatile repartizate altor persoane pentru a fi indeplinite. Lista de sarcini este o lista de activitati care trebuie facute, cum ar fi planificarea unei sedinte sau organizarea unui eveniment. Diferite sarcini pot include apelarea unui telefon, scrierea unei scrisori, tiparirea unui document. Operatii realizate: introducerea unei sarcini in agenda de lucru si vizualizarea sarcinilor din agenda de lucru.

Utilizarea jurnalului de activitati

Jurnalul reprezinta o modalitate de management a documentelor create in  cadrul oricarui produs software din MS Office (Word, Excel, Access PowerPoint) si a elementelor (obiectelor) create in Outlook. Jurnalul se activeaza din sectiunea My Shortcuts a barei Outlook, din care se alege elementul Journal. Intrarile jurnalului sunt deci fisiere, obiecte Outlook (intalniri, contacte etc.) sau elemente de interactiune (convorbiri telefonice, mesaje etc.). Acestea sunt structurate in cadrul folderului Journal al Outlook-ului. Obiectele Outlook pot fi apeluri telefonice, mesaje de posta electronica, documente Office, delegari de sarcini etc. Generarea intrarilor in jurnal se poate face automat sau manual.

Gestionarea notitelor

Notitele realizate in Outlook reprezinta varianta electronica a post-it-urilor pe care se pot scrie mici remarci, numere de telefon, idei etc. Aceste insemnari sunt generate prin componenta Notes a programului Outlook si pot fi ulterior citite, transmise altor persoane, transformate in alte tipuri de articole Outlook sau sterse in functie de solicitarile utilizatorilor.

Intrebari recapitulative si teme de reflectie

Raspundeti la urmatoarele intrebari

Cum este gestionata posta electronica in OutLook?

Ce resurse informationale pot fi administrate prin intermediul Jurnalului?

Cum poate fi valorificata baza de date creata in OutLook referitoare la persoanele/companiile cu care se stabilesc relatii de colaborare?

Cum poate fi utilizat modul de programare a intalnirilor in OutLook?

Care sunt avantajele utilizarii OutLook-ului?

Cum se pot gestiona convorbirile telefonice prin intermediul OutLook-ului?

Care este utilitatea folderului Draft din OutLook?

Ce facilitati ofera componenta Calendar din OutLook?

Cum se creeaza o notita electronica si ce rol are aceasta?

Ce informatii pot fi inregistrate la nivelul agendei gestionate de OutLook?