Date si fluxuri informationale

Date si fluxuri informationale

Sistemul informational in orice domeniu de activitate trebuie construit pe baza inregistrarilor corecte si sistemelor de control adecvate activitatii interne firmei. Evenimentele economice care influenteaza activitatea firmei vor fi identificate in proceduri consistente pentru acumularea si raportarea informatiilor financiare. Fluxul de date poate fi urmarit prin divizari logice ale prelucrarilor, prin sisteme, prin proceduri de prelucrare si prin baze de date intr-un numar limitat de cicluri.

Inregistrarea financiara a datelor, manuala sau computerizata, in general, utilizeaza proceduri standard pentru:

• Crearea, prelucrarea si asigurarea acuratetii tranzactiilor si documentelor, cum ar fi politele de asigurare si cererile de despagubire;
• Pastrarea inregistrarilor tuturor tranzactiilor in locuri adecvate, cum ar fi primele subscrise in fisierele statistice de prime sau datele pentru daune in registrele de daune;
• Prelucrarea tuturor tranzactiilor pornind de la intrarile prin conturi, pana la ultimele declaratii financiare, cum ar fi bilantul, contul de profit si pierdere si alte declaratii care pot fi solicitate pentru a stabili pozitia financiara a societatii si pentru a evalua rezultatele acesteia;
• Crearea rapoartelor si proiectelor pentru conducere avand la baza datele financiare existente.

Multe evenimente economice, cum ar fi cele din lista care urmeaza, presupun o relatie directa intre societatea de asigurari si mediul exterior [CON 98]:

• Incheierea unei polite de asigurare;
• Acceptarea platilor primei pentru polita;
• Anularea unei polite in cazul intarzierii platii;
• Primirea unei cereri de despagubire;

Primirea unui imprumut pentru plata politelor de asigurare de viata.

Alte evenimente care afecteaza societatile de asigurari implica facori externi, dar nu relatiile cu clientii. Asemenea evenimente includ schimbarile in conditiile economice sau schimbarile aparute in legi sau in regulamente. Trecerea timpului este, de asemenea, un eveniment economic extern, care are ca rezultat rezilierea politelor. Unele evenimente economice, cum are fi analiza deciziilor sau corectarea erorilor, sunt fenomene interne.

Trebuie sa fie identificate evenimentele economice care afecteaza activitatea societatii. O tranzactie este un eveniment economic care a fost bine organizat si a avut un impact monetar asupra activitatii societatii. Tranzactiile vor fi autorizate pentru a intra primele in prelucrarea primara, avand ca rezultat crearea documentelor sursa, adica politele propriu-zise. Un singur eveniment economic poate avea implicatii in mai multe tranzactii. Incheierea unei polite, de exemplu, are implicatii in contul de venit, in active si in comision.

Prelucrarea datelor

Ciclul prelucrarii informationale este metoda prin care informatiile sunt prelucrate pentru a avea sens intr-un sistem informatic. Acest ciclu este format din patru etape:

• culegerea datelor;

• clasificarea;

• prelucrarea;

• generarea rapoartelor/ tabelelor.

Culegerea datelor presupune adunarea logica si inregistrarea datelor din documentele sursa cum sunt facturile, ordinele de plata,etc. Clasificarea inseamna organizarea datelor prin verificare si sortare in vederea reducerii erorilor si in vederea pregatirii datelor pentru prelucrare. Prelucrarea include operatiile de calcul, de comparare si de stocare a datelor pentru viitoarele referinte. Generarea rapoartelor presupune transferul de informatii din fisiere in rapoarte, care sunt utilizate ca documente despre activitatea societatii.

Intr-un sistem, o tranzactie devine o necesitate pentru realizarea anumitor actiuni. Exista doua categorii principale de prelucrare a tranzactiilor: actualizareaa si interogarea. Cateva exemple de tranzactii de actualizare: o polita noua sau o modificare a conditiilor de asigurare. Tranzactiile de interogare regasesc informatiile, care sunt intr-un fisier, prin listarea unui raport sau prin vizualizarea informatiilor pe ecranul unui terminal. Sistemele pot realiza mai multe tipuri diferite de tranzactii de actualizare sau de interogare.

Sistemul recunoaste pentru fiecare tranzactie un cod, adesea numit codul tranzactiei. Fiecare cod al tranzactiei identifica o sarcina particulara si, din acest motiv, datele trebuie sa fie inregistrate. Fiecare tip de tranzactie necesita date suplimentare pentru realizarea sarcinii proiectate. Acest surplus de date este continut in campurile de date ale tranzactiei. Un camp este o unitate de date intr-o tranzactie. Exemple de campuri intr-o tranzactie:

Codul tranzactiei

Numarul politei

Numele asiguratului

Data anularii

Codul riscului

Intr-un sistem in timp real, operatorii introduc tranzactiile pe un calculator terminal, tranzactia este prelucrata si rezultatul este afisat pe ecran. In acest caz, rezultatul din prelucrarea tranzactiilor poate fi un mesaj de confirmare, un mesaj de eroare sau un raport.

Introducerea datelor este primul pas intr-o tranzactie si se realizeaza inainte de prelucrarea propriu-zisa. Aceasta etapa asigura acuratetea datelor introduse pentru toate tranzactiile care vor fi prelucrate. Procesul include trei tipuri de verificari: validarea datelor, campurile de date si verificarea campurilor de legatura.[VAR 09]

Codificarea are ca scop identificarea datelor contabile. Sistemul poate solicita informatii pentru identificarea conturilor individuale sau tranzactiilor. Un alt scop al codificarii consta in condensarea datelor. In general, descrierile ocupa spatiu, in timp ce codurile sunt simple si precise. Este mult mai usor sa codifici date decat sa le descrii.

Principalele tipuri de cod sunt:

codurile mnemonice;

codurile secventiale;

codurile bloc;

codurile grup.

Prelucrarea include operatiile de calcul, de comparare, de extragere a datelor semnificative si de stocare

a.      Operatiile de calcul. Calculele matematice sunt realizate de catre sistem in scopuri diferite. Astfel sunt necesare calcule pentru:

Determinarea valorii primei de asigurare

Procesul de modificare a politelor de asigurare

Prelucrarea incasarilor directe

Plata comisionului realizat

Plata comisionului suplimentar

Determinarea dividendelor actionarilor

Procesul de anulare a unei polite de asigurare

b.      Operatiile de comparare. Evaluarea datelor necesita operatiuni logice pentru a verifica daca datele sunt sau nu in concordanta. Operatiile de comparare asigura urmatoarele:

Cotele de prima calculate sa fie in concordanta

Creditele totale alocate nu depasesc creditele totale permise

c.       Operatiile de extragere a datelor semnificative. Extragerea datelor semnificative presupune unificarea datelor in totaluri semnificative care sa permita utilizatorilor sa se concentreze asupra tendintelor generale.

Exemple de date semnificative sunt urmatoarele:

Experienta in procesul de subscriere

Istoricul daunelor

Volumul primelor de asigurare

Cheltuieli pentru ajustarea daunelor/ riscului

d.      Operatiile de stocare. Stocarea informatiilor permite ca datele existente sa fie accesate si prelucrate la un moment dat in viitor. Rezultatele sunt inregistrate si stocate pentru compararea ulterioara. Datele pot fi stocate o singura data si utilizate pentru o multitudine de scopuri.

Exemple de elemente stocate sunt urmatoarele:

Fisiere cu informatii despre polite

Procentele de comision

Fisierele agentilor

Informatii despre risc si cereri de despagubire

Informatii despre risc si prime pentru stabilirea cotelor de prima

Aceste fisiere sunt intretinute prin sistem si, periodic, sunt analizate pentru a verifica daca raspund la interogari sau daca este necesara o prelucrare suplimentara.

Generarea rapoartelor. Rapoartele si fisierele de rezultate sunt produsele finale ale sistemului informational. Sistemul de rapoarte se imparte in trei categorii:

rapoarte de erori;

rapoarte ale prelucrarilor;

rapoartele tranzactiilor solicitate.

Identificarea obiectivelor

Obiectivul principal al proiectului ce va fi realizat, este dezvoltarea sistemului informatic din domeniul asigurarilor de viata, in faza de definire si proiectare.

Dezvoltarea sistemului sau analiza si proiectarea sistemului este procesul de trecere de la procedurile manuale la sistemel computerizate. Desi, eforturile de proiectare a sistemului informatic se indreapta catre dezvoltarea unui nou sistem, se pot realiza sisteme si pentru :

Conversia de prelucrare batch (prelucrarea pe loturi) la prelucrarea bazata pe tranzactie

Conversia de la sisteme cu aplicatii orientate catre fisiere la sisteme de baze de date

Conversia de la bazele de date aplicatii la bazele de date dedicate

In mod obisnuit, un sistem consta in dintr-un set de proceduri pentru realizarea unui obiectiv. Mai intalnim definit ca sistem o combinatie de functiuni umane si tehnice care interactioneaza intr-un mod controlat in vederea atingerii obiectivelor societatii si satisfacerii cerintelor utilizatorilor. Sistemele folosesc date care sunt prelucrate pentru obtinerea informatiilor dorite.

Sistemul este impartit in doua parti: hard si soft. Partea de hard include echipamentul fizic, iar partea de soft include instructiunile logice care controleaza tot ceea ce face hardul. Este recomandabil ca softul sa se proiecteze fara a lua in considerare partea hard. Apoi dupa ce se stabileste ceea ce se doreste si cum sa se realizeze acest lucru, pot fi alese echipamentele hardware selectand din echipamenele disponibile pe piata.

Metodologia de dezvoltare a sistemului, standardizeaza procesele implicate in dezvoltarea si in modificarea sistemului, incurajeaza comunicarea dintre grupurile implicate si da garantie ca produsul final va realiza obiectivele initiale ale proiectului. Metodologia de dezvoltare a sistemului informatic determina utilizarea eficienta a resurselor, imbunatatirea productivitatii si controlul timpului si costului pentru realizarea proiectului.

Fiecare faza a realizarii sistemului informatic are obiective specifice si consta din numeroase activitati necesare pentru realizarea obiectivelor. O activitate este definita ca o unitate de baza a muncii din interiorul unei faze.

Faza de definire pune accentul pe viziunea utilizatorului asupra sistemului si defineste problemele pe care sistemul trebuie sa le rezolve. Faza de definire conduce la specificarea intrarilor, iesirilor si prelucrarea cerintelor. Cerintele si specificatiile utilizatorilor sunt de fapt, o prezentare generala a proiectului, in limbaj netehnic, care clarifica problema pentru utilizatori si proiectanti, in sensul ca efortul de dezvoltare a sistemului va fi dus la bun sfarsit.

Cea mai utila tehnica pentru specificarea cerintelor utilizatorilor, este sa modeleze sistemul logic existent. Analizata cu atentie, schema logica poate descrie procesul logic al unui sistem. Mai mult decat atat, schemele logice obliga proiectantii sistemului sa faca anumite alegeri.

Necesitatile sistemelor informatice ale societatilor de asigurari pot fi impartite in cinci categorii. In continuare sunt prezentate cele cinci categorii de nevoi ale sistemelor unei societati de asigurari si cateva dintre problemele pe care le implica pe care le implica planificarea fiecarui tip general de sistem.

Sistemul manual. Toate societatile au unul sau mai multe sisteme de prelucrare manuala. Pentru descrierea acestor sisteme sunt folositi termeni ca: fluxuri de munca, metode sau proceduri. Planificarea unui sistem manual necesita raspunsul la urmatoarele intrebari:

Care va fi fluxul de munca manuala?

Ce domenii va dirija prelucrarea ceruta?

Care sunt cerintele, inclusiv proiectarea, dezvoltarea si timpul de control?

Ce pregatire profesionala si documentatie va fi solicitata?

Care vor fi cerintele personalului, luandu-se in considerare volumul si complexitatea muncii ce trebuie efectuata?

Sistemul automat. In multe societati, sistemele automate rezolva un volum mare de sarcini, bine structurate. Sistemele automate sustin sistemele manuale si, intr-o oarecare masura, sunt o continuare a acestora. In planificarea unui sistem automat trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

Care este interfata dorita de utilizator?

Va fi automatizata?

Cum si de catre cine vor fi introduse, initial, datele din documentele hartie?

Care va fi costul?

Unde pot fi micsorate costurile?

Sistemul de prelucrare pentru un nou tip de produse trebuie sa fie strans legat de sistemul financiar- contabil, altfel eficacitatea sistemului va fi neglijata.

Prelucrarea politelor. In scopul prelucrarii politelor de asigurare au fost proiectate sisteme automate speciale. Aceasta prelucrare poate include subscrierea, stabilirea cotelor de prima, codificarea si emiterea politei. In planificarea unui astfel de sistem sunt relevante urmatoarele consideratii:

Ce este specific in stabilirea cotelor de prima si a subscrierii, in stabilirea ratelor si emiterea politei?

Despre ce aprobari si revizuiri este vorba?

Este nevoie de un cod al noilor produse pentru gasirea primelor in cataloage?

Exista un nou statut de raportare a cerintelor implicate?

Cum va fi rezolvata problema anularii politei?

Poate fi utilizat sistemul existent pentru evidenta financiara a primelor?

Prelucrarea cererilor de despagubire. Ca si celelalte parti din sistemul informatic din asigurari, se poate face manual sau computerizat. In planificarea unui sistem pentru prelucrarea cererilor de despagubire trebuie avute in vedere metodele de stabilire a rezervelor si pierderile raportate.

Sistemele suport si raportarea. Acestea realizeaza analizele contabile, de raportare, necesare pentru functionarea societatii.

Faza de proiectare. Faza de proiectare se refera la "CE" va face sistemul si "CUM" va fi finalizat. In functie de sistemul definit in faza anterioara a dezvoltarii sistemului, in aceasta faza, vor fi realizate specificatiile complete ale sistemului. Stabilirea structurii fisierelor, definirea campurilor si inregistrarilor sunt realizate in aceasta faza. Astfel precizia cerintelor tehnice si a specifiatilor poate comunica efectiv programatorilor ceea ce ar trebui sa faca sistemul. Aceste specificatii includ fiecare detaliu ce trebuie urmat in programarea, testarea si implementarea sistemului. Multe documente realizate in aceasta faza reprezinta suport pentru urmatoarea faza in care va fi scris programul. Manualul procedurilor de dezvoltare a sistemului specifica tipurile de rapoarte necesare la proiectarea documentului sistemului. In continuare, vor fi prezentate documente tipice necesare pentru inceperea fazei de dezvoltare.

Documentul de proiectare functionala. Acest document contine descrierea modului in care va fi implementat sistemul in asa fel incat sa satisfaca cerintele utilizatorilor. Acest document contine urmatoarele elemente:

Fluxurile de munca din cadrul noului sistem

Proiectarea logica a bazei de date

Functiile de prelucrare, intrare si iesire

Formatele ecranelor si ale rapoartelor

Interfata cu alte sisteme

Performantele asteptate

Suportul de instruire cerut

Strategia de implementare a sistemului.

Documentul proiectarii tehnice. Acest document contine urmatoarele specificatii tehnice ale sistemului:

Cerintele hardware-server, comunicatia prin retea si statiile de lucru necesare ca suport al aplicatiei

Proiectarea fizica a bazei de date - fisiere de date si structuri

Descrierea proiectarii sistemului - utilizand diagramele fluxurilor de date si schemele logice

Resursele necesare pentru functionarea sistemului

Procedurile de salvare si restaurare

Standarde tehnice

Relatarea efectelor. Prin acest document se comunica altor persoane potentiale efecte pe care le are sistemul asupra resurselor existente. El contine urmatoarele elemente:

• Resursele utilizate pentru sistemul actual
• Resursele necesare pentru un nou sistem
• Resursele necesare implementarii sistemului
• Cerinte hardware si software - cu corespondenta realizarii lor in timp
• Potentialul de dezvoltare
• Timpul critic pentru realizarea cerintelor

Specificatia programului. Acest document este o detaliere a descrierii tehnice a fiecarui program, care va fi dezvoltat in faza urmatoare. Include urmatoarele:

• Analiza programului cu descrierea functiilor acestuia
• Schema logica a sistemului
• Machetele fisierelor
• Listingurile de date
• Programul de control
• Planurile de testare

Planul de conversie.Contine strategia de conversie a datelor existente la noul sistem, include urmatoarele:

Lista fisierelor si datelor

Necesitatea exersarii conversiei

Necesitatea testarii conversiei si descrierea tehnicilor de control

Planul sistemului de testare descrie strategiile pentru sistem, unitatI si acceptarea testarii, si consta din urmatoarele:

Criteriile pe baza carora utilizatorii accepta sistemul

Metode de verificare a sistemului

Testarea metodelor care vor fi utilizate

Desemnarea responsabilitatiilor in activitatea de testare

Descrierea normelor de testare

Diagramele fluxurilor de date reprezinta una sau mai multe diagrame care furnizeaza o usoara intelegere grafica a modelarii fluxului de informatii printr-un sistem. Diagramele fluxurilor de date ilustreaza interfetele dintre componentele sistemului.[CON 98]

In figura urmatoare este prezentata o diagrama simpla a fluxului de date pentru o polita de asigurare.

	Acceptarea cotei de prima

Fisierul de clienti

Polita

La asigurat In fisierul asiguratiilor

Fig.3.1 Diagrama fluxurilor de date

Proiectarea si controlul structurii datelor se fac in conformitate cu obiectivele arhitecturii sistemului informatic. Obiectivele societatii nu pot fi realizate fara ca datele sa fie organizate efectiv intr-o baza de date, care poate furniza informatii si resurse prelucrate.

Este necesar sa se inteleaga avantajul stocarii datelor pentru a putea aprecia sarcina administratorului de date. In plus, administrarea datelor poate fi realizata cu succes numai daca exista un dictionar de date, care leaga structurile logice cu cele fizice ale datelor.

Societatile de asigurari stocheaza un mare volum de date. Datele initiale sunt utilizate pentru subscriere, pentru stabilirea cotelor de prima, pentru inregistrarea informatiilor statisctice si pentru realizarea politelor. Matricea din figura 3.2 prezinta principalele activitati realizate in cadrul unei societati de asigurari si cateva date implicate.

In acest exemplu, tipurile de informatii sunt prezentate pe linii, iar activitatiile (functiile) pe coloane. X-urile reprezinta functiile pentru care sunt utilizate datele. De exemplu, numele asiguratului, al doilea articol al informatiei, este folosit in polita de asigurare, pe chitantele de incasare a primelor, la verificarea acoperirii cand apare o cerere de despagubire, etc.

Cele mai multe informatii provin din cererea de asigurare. In plus, datele sunt dobandite si prelucrate in ordinea furnizarii informatiilor intr-o maniera diferita, cum ar fi prin coduri statistice. Ulterior, atunci cand apar despagubiri, un alt grup de date va fi introdus in calculator pentru a reflecta activitatea de despagubire.

In calculator, alte date care vor furniza informatii despre cererile de despagubire, sunt folosite pentru atasarea cererii la polita de asigurare corespunzatoare. Exista un mare numar de astfel de tipuri interne de generare a datelor, limitat numai de cerintele societatii sau de limitele sistemului informatic.

Fig 3.2 Matricea informatiilor in asigurari

O baza de date este o colectie organizata de fisiere, care contin date rezultate in urma prelucrarii tranzactiilor. In timp ce tranzactiile sunt prelucrate complet sau partial intr-o anumita perioada data de timp, o baza de date traverseaza diferite perioade de timp, transferand informatille de la o perioada la alta si de la un sistem la altul.

Elementele bazei de date sunt de doua tipuri: statice si dinamice. Datele statice sau datele de referinta reprezinta intrari pentru prelucrarea tranzactiilor sau pentru realizarea rapoartelor. Exemple de date statice sunt numele si adresa, cotele de prima si scadentele ratelor, intr-un fisier master al asiguratilor, si salariile intr-un fisier de salarizare. Datele dinamice reprezinta datele din balantele curente, in care sunt stocate si totalizate activitatile tranzactiilor. Exemple de date dinamice sunt plata primelor de asigurare si a despagubirilor.

Fisierele devin baze de date. Fisierele pot fi organizate intr-o baza de date care este utilizata pentru ca datele sa poata fi dispinibile pentru mai multi utilizatori.

Tipuri de fisiere

Intr-un sistem de prelucrare a datelor exista trei tipuri principale de fisiere. Ele sunt definite pentru a reflecta motivul existentei si al continutului lor. Tipurile de fisiere sunt: fisierul master, fisierul de tranzactii si fisierul de sortare.

Fisiere master. Un fisier master contine sursele permanente ale datelor pentru grupul de aplicatii. Acest fisier este de o importanta majora pentru inregistrarile care sunt utilizate pe baza unei scheme pentru rezolvarea cerintelor informationale. Fisierul master trebuie sa fie salvat in mod curent. Acest fisier reprezinta o subconstructie, cum ar fi masterul statisctic al primelor de asigurare cu numele si adresa pentru fiecare polita sau masterul cererilor de despagubire cu numele si adresa pentru fiecare deces. El include numarul politei, modul de plata si numele si adresa asiguratului.

Fisiere de tranzactii. Fisierele de tranzactii contin tranzactii sau inregistrari ce reprezinta activitati, care actualizeaza fisierul master. Tranzactiile tipice sunt urmatoarele:

ADD - adaugarea unei inregistrari noi in fisierul master

DELETE - stergerea unei inregistrari din fisierul master

CHANGE - modificarea informatiilor sau a unei inregistrari existente; modificarea poate implica inlocuirea informatiilor dintr-o inregistare sau adaugarea ori stergerea unor parti a inregistrarii.

Tranzactia datelor este specifica pentru tranzactiile individuale. Acestea pot fi mentinute in forma lor originala (numarul politei), sau intr-o forma concisa (cum ar fi numarul total de polite).

Exemple de fisiere de tranzactii sunt analiza primelor incasate, deschiderea colectiilor si accesarea conturilor; tranzactiile sunt adesea sortate dupa numarul de polita si data.

Fisiere de sortare. In prelucrare, este adesea necesar ca inregistrarile sa fie aranjate in interiorul fisierelor intr-o anumita ordine, de exemplu la fel ca in fisierul master pentru a micsora timpul de prelucrare.

Modelarea datelor

Dictionarele de date contin metode de date. O metoda de date este o reprezentare logica a datelor si a relatiilor lor cu altele. Procesul de modelare a datelor poate realiza si mentine cu precizie documenttia privind cerintele sistemului, necesarul de date, structurile logice si fizice si cerintele de securitate.

Societatile creeaza fisiere de date in vederea realizarii eficiente a anumitor functii prin prelucrare. Odata cu extinderea sistemelelor informatice, sunt create mult mai multe fisiere ca suport al noilor aplicatii. Fisiere diferite contin aceleasi date, de aceea este inevitabila aparitia unor contradictii in timp. Conducerea nu poate obtine datele dorite, deoarece datele pot fi combinate cu date din alte fisiere. Modelarea datelor poate veni in ajutorul acestor probleme.

Baze de date

Fisierele sunt utilizate pentru culegerea si stocarea datelor necesare pentru prelucrarile viitoare. Aparitia dispozitivelor de stocare cu regasire aleatoare si cresterea nevvoii pentru accesul rapid la datele stocate au determinat ca bazele de date sa devina mult mai viabile. In acest subcapitol se prezinta avantajele bazelor de date si caracteristicile lor cele mai importante. In plus, se prezinta structuri alternative de date.

Avantajele bazelor de date

Multe societati cumpara un produs soft care furnizeaza un sistem de conducere a bazei de date ( DBMS ) potrivit nevoilor lor. Sunt disponibile diverse sisteme de administrare a bazelor de date si fiecare dintre ele au punctele lor tari. Analiza si selectia fiecarui produs va fi bazata pe cerintele de prelucrare ale fiecarei societati. Altele vor dezvolta un sistem cu resurse proprii. Indiferent de alternativa aleasa, rezultatul la care se ajunge trebuie sa fie aceleasi. Fara aceasta, anumite beneficii ale aspectelor legate de baza de date nu vor fi realizate.

Este necesar sa existe o abordare comuna, deoarece pentru fiecare baza de date creata si implementata, aplicatiile-program care acceseaza baza de date apeleaza la serviciile DBMS pentru realizarea functiilor de regasire, actualizare, insertie si stergere a datelor din bazele de date. Este sarcina DBMS sa coordoneze aceste activitati si sa furnizeze un mod logic de abordare, concept prezentat in figura 3.3.[CON 98]

Fig.3.3 DBMS - controlarea accesului bazei de date

Culegerea datelor intercolerate. Una dintre cele mai importante consideratii in proiectarea si implementarea unei baze de date este conceptul de baze de date tematice.

Acest aspect este frecvent intalnit la proiectarea bazei de date ca cea mai eficienta metoda de realizare a nevoilor actuale, in timp ce furnizeaza capacitatea de suport pentru viitoarele cerinte. O alternativa mai putin atractiva este proiectarea unei baze de date in concordanta cu cerintele pentru o anumita aplicatie.

O baza de date aplicatie conduce la probleme de reorganizare a societatii si adaugarea de noi functii in sistem. Prin dezvoltarea bazelor de date tematice, cum ar fi informatii despre despagubiri, informatii despre polite si informatii financiare, si incercarea de a intretine fiecare clasa de date pe respectiva baza de date, pot fi dezvoltate mult mai multe aplicatii care sa utilizeze aceste date.

O implicatie a bazelor de date tematice consta in faptul ca o anumita aplicatie poate prelucra date din mai multe baze de date simultan. Initial, utilizarea mai multor baze de date de catre o aplicatie, poate fi un inconvenient. Cu toate acestea, multe sisteme de administrare a bazelor de date permit combinarea a mai mult de o baza de date fizica intr-o baza de date logica.

De exemplu, o aplicatie pentru subscrierea politelor poate necesita atat informatii despre despagubiri, cat si informatii despre polita, in vederea stabilirii corecte a cotei de prima. In acest caz, informatiile priovind despagubirile pot fi continurte intr-o baza de date a despagubirilor, iar informatiile relative la polita pot fi continute intr-o baza de date a politelor. Totusi, programatorii aplicatiilor, vizualizeaza aceste baze de date separat, ca si cum ar fi una singura.

In figura 4.8 se prezinta comparativ viziunea logica si fizica a unei asemenea baze de date.

Fig.4.8 - Viziunea logica vis-a vis de cea fizica

Asa cum este prezentat in figura 4.9, in sistemul traditional, care se baza pe utilizarea fisierelor si nu a bazelor de date, o aplicatie similara va transfera datele de la sistemul de prelucrare a despagubirilor la sistemul de subscriere a politei.

In consecinta, date vor fi stocate in mai multe fisiere. Aceste tip de prelucrare nu numai ca duplica datele, dar are ca rezultat aparitia datelor incompatibile. In acest exemplu, tranzactiile transmise de la sistemul despagubirilor la sistemul subscrierii politei pot fi folosite gresit sau refuzate, datorita unor erori de editare, generand rezultate gresite. In plus, prelucarea suplimentara care include crearea tranzactiei de la aplicatia despagubiri, prelucrarea prin aplicatia de subscriere a politelor si costul de stocare al datelor sunt adaugate la cheltuielile pe care le va suporta o societate.

In consecinta, abordarea dezvoltarii unui nou sistem va fi crearea bazelor de date tematice, care contin numai date intercolerate. Societatile vor avea mai mult de castigat de la acest mod de abordare decat de la implementarea bazelor de date care sa corespunda unui sistem de aplicatii individual si care nu ofera posibilitatea legaturii dintre date.

Fig.4.9 - modul de abordare traditional

Minimul de redundanta a datelor. Asa cum s-a prezentat anterior, redundanta datelor va fi redusa cat mai mult posibil. Este important sa reamintim faptul ca modul de abordare al bazei de date tinde spre "minimul de redundanta a datelor", nu spre eliminarea totala a acesteia. De aceea, multe societati incearca sa implementeze un concept al controlarii redundantei.

Stocarea fizica. Pentru stocarea datelor dintr-un anume fisier este necesar sa se aloce un spatiu fizic. Astfel trebuie sa se cunoasca lungimea datelor dintr-un fisier, pozitiile campurilor de date in inregistrari si formatul lor.

Multiple baze de date pot fi combinate si prelucrate ca si cum ar fi o singura baza de date. Baza de date poate fi utilizata in mai multe aplicatii, iar noile date pot fi necesare numai pentru una dintre aceste aplicatii.

Proiectarea bazelor de date relationale

Modelul bazelor de date relationale este un concept care stabileste implicit toate relatiile dintre date, fiind simple, elegante si flexibile.

Tot mai multe societati utilizeaza modelul bazelor de date relationale pentru structurarea datelor din interiorul unei baze de date. In plus, firmele ce furnizeaza instrumente CASE complexe, uneori includ generatoare de program, care dezvolta modele relationale. Procesoarele rapide si costul mic al stocarii datelor au determinat extinderea tehnologiei relationale.

Flexibilitatea modelului reliefeaza utilizatorilor si programatorilot modul in care sunt ordonate datele si cum pot fi ele accesate. Utilizatorii pot interoga baza de date si accesa orice informatie cu sau fara ajutorul programatorilor.

Modelul relational grupeaza toate datele in tabele. Relatiile sunt construite intre aceste tabele. Fiecare tabel este format din coloane si randuri. Fiecare coloana reprezinta campurile individuale; randurile reprezinta inregistrarile.

Procesul de normalizare determina cate fisiere (tabele) sunt necesare, cea mai buna grupare a campurilor (coloanelor) in inregistrari (linii) si care campuri sunt potrivite pentru chei (identificatori unici). Normalizarea este finalizata prin descompunerea tabelelor in inregistrari simple, care contin numai campurile ce reprezinta legaturile. Scopul este facilitarea restructurarii campurilot in conformitate cu modificarile. Procesul consta in descompunerea datelor si examinarea atenta a relatiilor dintre campuri si a dependentelor dintre date si campurile cheie.[CON 98]