Dimensiunile calitative ale informatiei

Dimensiunile calitative ale informatiei

Am stabilit ca informatia este continuta intr-un mesaj/semnal care reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un plus de cunoastere. Cu alte cuvinte, informatia are un caracter de noutate, altfel nu este informatie. Informatia care este depasita, inexacta sau greu de inteles nu va fi utila sau nu va avea multa valoare pentru receptor.

Cerintele informationale ale sistemului informational al oricarei organizatii economice (si nu numai) vizeaza informatii de calitate, care sa devina valoroase pentru adoptarea deciziilor. Acestea sunt doar cateva motive pentru care calitatea informatiei trebuie abordata sub trei dimensiuni: timp, continut si forma (figura 1).

Fiecare dintre cele trei dimensiuni calitative ale informatiei are mai multe planuri de exprimare.

      Dimensiunea timp:

Planificare: informatia trebuie sa fie furnizata atunci cand este necesara, la momentul oportun, cu promptitudine;

Actualitate: informatia trebui sa fie actuala la momentul transmiterii;

Frecventa: informatia trebuie furnizata de cate ori este ceruta;

Moment de timp: informatia furnizata la un moment dat poate sa reflecte evenimente derulate intr-o perioada de timp trecuta, prezenta sau viitoare.

De cele mai multe ori informatia este dependenta temporal. Adoptarea unor decizii potrivite in viata de zi cu zi necesita informatii, despre care trebuie sa se stie cand este nevoie de ele (planificare) si de cate ori este nevoie (frecventa). La momentul receptionarii informatiile sunt actualizate, facand ca dimensiunea temporala a informatiei sa fie un atribut calitativ foarte important. Astfel, sistemele informationale pot fi proiectate pentru a furniza informatii de cate ori se doreste (situatii la cerere), de cate ori apar conditii specifice (situatii de exceptie) sau la intervale regulate de timp (situatii periodice).

Un bun exemplu poate fi departamentul aprovizionare al unei organizatii economice cu specific productiv. Datele primare din depozitele organizatiei (stocurile curente de materiale) intra in sistemul informational unde sunt transformate in informatii. Informatiile astfel obtinute sunt transmise catre sistemul managerial sub diverse forme (documente scrise, documente electronice etc.), la solicitarea nivelului superior, in situatii critice (stocuri sub limita de siguranta sau stocuri in exces), periodic (zilnic, saptamanal etc.) in functie de specificul sistemului economic.

Un alt atribut important al dimensiunii temporale este perioada de timp pe care o descrie informatia. Sunt frecvente situatiile in care sistemul de conducere solicita informatii despre evenimente sau situatii trecute, prezente si/sau viitoare. Este cazul situatiilor statistice si al datelor istorice care sa fundamenteze decizii care privesc actiuni viitoare ale sistemelor economice. Un exemplu de astfel de informatii sunt previziunile economice, relative la tendintele de dezvoltare din interiorul organizatiei sau din mediul de afaceri.

Fig. 1. Dimensiunile calitative ale informatiei

Continuand exemplul anterior, o analiza a aprovizionarilor din trecut nu va furniza managementului informatii adecvate deoarece nivelul si ritmul de aprovizionare pot sa difere foarte mult in functie de modul de functionare a sistemului economic in ansamblu, cat si in functie de perturbatiile externe la care acesta este supus. In schimb, pe perioade relativ mici, rapoartele manageriale de aprovizionare pot furniza previziuni ale tendintelor care se prefigureaza in procesul productiv si factorii care ar putea afecta performantele acestuia. Informatiile despre tendintele viitoare sunt necesare activitatii manageriale de planificare, cu rezultate in previziuni, programe, bugete si planuri la nivelul organizatiei.

      Dimensiunea forma:

Claritate: informatia trebuie furnizata intr-o forma inteligibila la receptor;

Nivel de detaliere: informatia trebuie exprimata intr-o forma detaliata sau sumara;

Secventialitate: informatia poate fi aranjata in secvente predeterminate;

Mod de prezentare: informatia poate fi prezentata intr-o forma orala, numerica, grafica sau in alte forme;

Suport: informatia trebuie furnizata in forma de text (documente scrise), grafice, video sau alte suporturi.

Aspectele calitative privind forma informatiei subliniaza faptul ca informatia trebuie sa fie atractiva, inteligibila si usor de utilizat la receptor. Daca in trecut se punea mare accent pe producerea de informatii precise si complete (dimensiunea continut) intr-o maniera temporala (dimensiunea timp), in prezent se apreciaza ca informatia neatractiva sau dificil de inteles s-ar putea sa nu fie utilizata corespunzator. Acest lucru subliniaza importanta modului in care este prezentata informatia, accentuandu-se pe calitatea ambalajului produselor de tip informational, pentru a le face mai atractive si utile pentru utilizatori.

Revenind la exemplul prezentat se presupune ca sistemul informational al organizatiei in cauza poate produce liste detaliate ale tuturor materialelor din depozitele organizatiei, rapoarte sumare ale consumurilor de materiale sau rapoarte sumare de executie mult mai condensate, care sa reflecte consumurile specifice pe fiecare produs, consumurile medii zilnice etc.

Nivelul de detaliere depinde de necesitatile informationale ale sistemului de conducere. Insa forma in care este prezentata informatia este foarte importanta in vederea intelegerii si utilizarii ei. Informatia de inalta calitate trebuie sa fie prezentata corespunzator, utilizand prezentarea narativa, numerica, grafica sau alte forme de prezentare (in format electronic sau pe hartie).

De exemplu un bun raport privind stocurile de materiale ar trebui sa fie un mixaj intre informatia de fond narativa, totaluri numerice ale situatiilor stocurilor si prezentari grafice ale tendintelor de consum si aprovizionare.

      Dimensiunea continut:

Acuratete: informatia trebuie sa reflecte corect evenimentul pe care il descrie si sa fie lipsita de erori;

Relevanta: informatia trebuie sa fie legata de cerintele informationale ale unui receptor pentru o situatie specifica;

Completitudine: informatia trebuie sa acopere toate cerintele informationale ale sistemului managerial la un moment dat;

Conciziune: trebuie furnizate numai informatiile cerute, de care este nevoie pentru fundamentarea deciziilor;

Obiectiv: informatia poate avea un scop mai general sau mai limitat, un interes intern sau extern, un sens ascendent sau descendent pe fluxurile informationale;

Performanta: informatia poate dezvalui performanta prin masurarea activitatii indeplinite, a programului realizat sau a resurselor acumulate.

In marea majoritate a situatiilor, continutul informatiei este considerat cea mai importanta dimensiune, in masura in care reflecta corect evenimentul pe care il descrie (acuratete). Totusi, in situatiile in care informatia este corecta, dar nu este in legatura directa cu cerintele informationale, atunci ea este nerelevanta si inutila. De asemenea, chiar daca informatia este clara si relevanta, poate fi inadecvata daca este incompleta.

De aceea, doua dintre planurile de exprimare a continutului informatiilor constau in completitudine si conciziune. Acesta este motivul pentru care trebuie limitata tendinta sistemelor informationale de a furniza sistemelor de conducere informatii nefolositoare.

Informatia trebuie sa dezvaluie frecvent performanta atinsa de indivizi, grupuri sau organizatii. Prin urmare, informatiile se pot referi la activitati realizate pe parcursul unei perioade specifice (de exemplu consumul de materiale din luna curenta) sau se pot referi la progresul realizat relativ la obiective si/sau standarde specifice organizatiei. De exemplu, informatia poate arata progresul inregistrat in previziunile de consum sau in planificarile proiectelor. Acest lucru este legat de conceptele de stadiu informational si raport exceptional.

In cazul stadiului informational, informatia poate dezvalui stadiul unui proiect sau a eforturilor unui departament de a se mentine in cadrul bugetului sau operativ. In cazul raportului exceptional, informatia se formeaza si este transmisa doar daca performanta depaseste anumite limite.

Informatiile despre performanta dezvaluie frecvent resursele acumulate de indivizi, grupuri sau organizatii la un moment dat. Astfel, sistemele de conducere a organizatiilor solicita periodic sistemelor informationale informatii despre calitatea si cantitatea bunurilor financiare, echipamentelor, mijloacelor fixe, personalului si altor resurse din sistemele economice.