Aplicatii informatice in economia moderna

Aplicatii informatice in economia moderna

Economia este strans legata de tipul de societate in care se desfasoara. Daca in era agricola majoritatea lucratorilor erau cultivatori sau crescatori de animale, ale caror vieti erau centrate in jurul agriculturii, in era industriala are loc o simplificare a proceselor de munca prin introducerea mecanizarii, automatizarii si robotizarii, tehnologia fiind pusa in slujba usurarii muncii fizice. Ca efect negativ intr-o prima faza acest lucru a dus la somaj, dar in era informationala se ajunge ca majoritatea lucratorilor sa fie implicati in crearea, distribuirea si prelucrarea informatiilor, tehnologia fiind folosita pentru cresterea posibilitatilor suplinirii mentale ale lucratorilor. Atat agricultura, cat si industria raman importante in cadrul societatilor informationale, dar majoritatea lucratorilor sunt implicati in activitati de creare, distribuire si prelucrare a datelor si informatiilor. Acesti asa-numiti lucratori de cunostinte ajung azi sa depaseasca numarul celor angajati in agricultura sau in productia industriala in cadrul tarilor dezvoltate ale lumii. De exemplu, in SUA "gulerele albe" (lucratori de cunostinte) au devenit pentru prima data mai numeroase decat "gulerele albastre" (muncitorii) deja in anul 1957, aceasta data este adesea folosita pentru a marca inceputul erei informationale.

In prezent economia tarilor avansate tinde tot mai mult spre un tip de economie bazata pe cunoastere, prin utilizarea pe scara larga a sistemelor informatice integrate ERP, a sistemelor expert si a sistemelor informatice pentru asistarea deciziei.

Figura 1. Evolutia conceptelor si a societatii, drumul spre intelepciune si societatea constiintei

Caracteristicile erei informationale care o deosebesc de cele precedente sunt: aparitia societatii bazate pe informatie; organizatiile (firme de comert, institutii, intreprinderi industriale, corporatii) devin dependente de tehnologia informatiei in desfasurarea activitatilor specifice (gestiune contabilitate, evidenta resurselor umane etc.); au loc transformari ale proceselor de munca cu scopul cresterii productivitatii muncii; succesul unei afaceri este determinat in mare masura de eficacitatea cu care este folosita tehnologia informatiei si comunicatiei; tehnologia informatiei si comunicatiei este incapsulata in tot mai numeroase produse si servicii.

La baza tuturor acestor caracteristici sta rolul central al procesarii datelor si informatiilor in activitatile de zi cu zi ale firmelor si corporatiilor lumii industrializate, procesare care se face cu ajutorul calculatorului, dar si a gestionarii eficiente a comunicatiilor de date si informatii, care se face prin intermediul sistemelor informatice distribuite.

Sisteme informatice distribuite

In general, prin sistem, intelegem un ansamblu de obiecte care pot fi lucruri, concepte, fiinte etc. si care se gasesc intr-o anumita interdependenta si interactiune pentru realizarea unui scop comun (MOLDOVAN & DZITAC 2006).

Un sistem informatic distribuit reprezinta o multime de programe peste o retea de noduri formata din calculatoare, multiprocesoare, procesoare paralele masive, sau statii de lucru, care au acces fiecare la o memorie proprie, dar care pot avea acces si la anumite memorii comune partajate, ce sunt conectate intre ele prin linii de comunicatie - fir, fibra optica, unde radio, satelit, in diverse topologii de conexiune - magistrala comuna, stea (DZITAC 2006).

Sistemele informatice distribuite au facilitati de a partaja resurse hardware (imprimante, servere cu baze de date, placi pentru achizitie de date, discuri, scanere, faxuri si software (medii de programare, limbaje de programare, programe utilitare, programe pentru achizitii de date, pagini web, baze de date, fisiere).

Utilizatorii propriu-zisi ai sistemelor distribuite de tip Internet sau intranet (retele in cadrul organizatiilor) sunt in multe cazuri mai putin preocupati de costurile resurselor folosite, fiind interesati mai mult de functionalitatea modalitatii de partajare a resurselor de care trebuie sa se foloseasca in aplicatiile lor. Partajarea resurselor se face incepand de la indivizi foarte apropiati (de exemplu: membri unei familii sau colegi de serviciu care folosesc aceeasi imprimanta sau coopereaza in mod direct prin partajarea unor fisiere comune dintr-un intranet local) si pana la indivizi care nu se cunosc intre ei si nici nu intra vreodata in contact (de exemplu: utilizatorii unor motoare de cautare pe Internet).

In cadrul partajarii resurselor intr-un sistem distribuit denumirea de serviciu este considerata ca o parte distincta a unui sistem care face managementul unei colectii de resurse asemanatoare si face publica functionalitatea lor utilizatorilor si aplicatiilor care apeleaza la ele. Termenul de server se refera la un program care ruleaza pe un computer dintr-o retea si care accepta cereri de la computere din retea, iar cei care trimit cereri poarta numele de clienti, functionalitatea fiind asigurata prin protocolul client/server.

Cele mai remarcabile si uzuale dintre sistemele informatice distribuite sunt:

retelele de tip internet, cum ar fi SPIRNET; Internet; Fido Net; Intranet si extranet; Nomadic computing si ubiquitos computing; Internet2; PlanetLab.

Retele de tip internet, intranet si extranet

Internetul este compus din conectarea unor intraneturi si calculatoare eterogene, dar diferentele dintre ele sunt ascunse de faptul ca se utilizeaza pentru comunicare aceleasi protocoale. La nivel de hardware, tipurile de date, cum ar fi intregii, de exemplu, au o reprezentare diferita in functie de tipul de procesor folosit. Eterogenitatea apare si la utilizarea limbajelor de programare si aplicatiilor diferite utilizate de diversi utilizatori .

Cuvantul "internet" provine din concatenarea prescurtarilor a doua cuvinte englezesti, "interconnected" (interconectat) si "network" (retea). El desemneaza o retea de mari dimensiuni formata prin interconectarea mai multor retele autonome eterogene. Substantivul comun "internet" (cu minuscula) desemneaza in general o reuniune de retele, vazuta ca o retea unitara, impreuna cu informatia si serviciile care sunt oferite utilizatorilor prin intermediul acestei retele (Web, e-mail). (DZITAC 2006).

In decursul anului 2006 cea mai mare, mai notorie si uzuala dintre retele de tip internet este cea numita Internet (nume propriu, scris cu majuscula), adica super-reteaua mondiala unica de computere, interconectate prin protocolul IP/TCP. Precursorul Internetului dateaza din 1965, cand Defence Advanced Research Projects Agency (DARPA) din SUA a creat prima retea de computere interconectate sub numele Arpanet. Super-reteaua Internet de azi a rezultat din extinderea retelei Arpanet (https://pierre.ici.ro/ici/revista/ria2003_4). Atat Internetul sau The NET (Reteaua), cum i se mai spune in lume, cat si alte retele mai mici de tip internet sunt exemple de sisteme informatice distribuite. Astfel, prin Internet multe resurse dint-o anumita locatie geografica pot fi partajate/exploatate in comun de catre utilizatori din cele mai diverse locuri ale lumii.

Utilizand in Internet aplicatia distribuita WWW, putem deschide diverse pagini web, de exemplu pagina web a Universitatii Agora Oradea - la adresa https://www.univagora.ro, sau subdomeniile sale: pagina revistei IJCCC la https://www.journal.univagora.ro, pagina conferintei ICCCC 2008 la https://www.iccc.univagora.ro.

Intranetul este un alt exemplu de sistem distribuit (SD) care este o retea particulara cu aceleasi principii de functionare ca si Internetul, dar cu acces restrans, de exemplu intranetul sau intraneturile unei firme particulare. Un intranet este o retea inchisa sau o sub-retea dintr-un internet sau chiar din Internet, care este administrata autonom si pentru care exista un sistem de securitate local. Un intranet poate fi format din mai multe retele locale, legate intre ele prin anumite sisteme de comutare .

Un intranet poate fi conectat la Internet printr-un router, care permite utilizatorilor din intranet sa utilizeze servicii ca Web, FTP sau EMAIL si permite utilizatorilor din exterior/din Internet sa acceseze servicii pe care le pune eventual la dispozitie intranetul. Pentru a se proteja de diferite atacuri se utilizeaza soft-uri de tip firewall, care previn utilizatorul ca anumite mesaje neautorizate incearca sa intre sau sa plece.

Tot mai multe organizatii investesc in intranet si in diverse sisteme informatice/informationale integrate, de tip ERP (Enterprise Planning Resource) sau sisteme expert pentru asistarea deciziei. Intr-o baza de date comuna si unica se gasesc toate informatiile necesare angajatilor si managerilor, unele fiind disponibile si partenerilor sau chiar publice. Exista organizatii care din motive de securitate, pentru a preveni spionajul prin mijloace informatice, nu doresc conectarea intraneturilor lor la Internet (de exemplu: organizatiile militare, centrele de cercetare, etc).

Extranetul este un intranet particular al unei firme, la care insa au acces limitat si anumite persoane sau grupuri din exterior, din alte firme, ca de exemplu: de la firme-furnizor sau firme-client.

In lumea sistemelor informatice distribuite un rol deosebit il au in prezent asa numitul "nomadic computing" si "ubiquitos computing", adica:

- dispozitivele miniaturizate si retelele de tip wireless, de exemplu, cu ajutorul unui laptop sau chiar a telefonului mobil, printr-o conexiune de tip wireless ne putem conecta aproape de pretutindeni la intranetul "home" si putem utiliza de acolo resursele (de pe calculatorul de acasa sau de la serviciu);

- "computerele omniprezente", adica cele conectate la internet in locuri in care exista indivizi obligati sa stea un timp mai indelungat (imobilizati acasa sau in spitale, in statiuni turistice, in gari si aeroporturi). Cu ajutorul acestor computere se poate comunica sau se pot accesa anumite informatii din exterior.

In afara de laptopuri si de telefoanele mobile performante pot fi utilizate imprimantele inteligente, ceasurile inteligente, PDA (Personal Digital Assistant), camere video digitale, ipod-urile, care conduc la o dezvoltare tot mai accelerata a calculului nomadic.

Intenet2 este cel mai avansat consortiu de networking din SUA organizat pe principiul non-profit. El a fost infiintat de comunitatea de cercetare si educatie incepand cu anul 1996, si are in vedere dezvoltarea de aplicatii si tehnologii de retea avansate, cu scopul de a accelera modernizarea Internetului si utilizarea tehnologiilor sale revolutionare. Din punct de vedere practic, Internetul 2 nu este o retea fizica separata si nu isi propune sa inlocuiasca omniprezentul Internet. Prin Internet 2 se ating viteze de transfer de 20.000 de ori mai mari decat printr-o conexiune traditionala dial-up. Cei care se conecteaza la Internet 2 sunt deocamdata universitatile, organizatiile si cei care au acces la aceasta retea ca parteneri in consortiu ( https://detective.internet2.edu/applet/index.html).

PlanetLab este o retea de servicii de calcul si o baza de testare deschisa si globala pentru dezvoltarea noilor tehnologii Internet .( https://www.planet-lab.org).

Aplicatiile internetului in economia moderna

Internet-ul este o retea globala de calculatoare legate cu ajutorul liniilor de comunicatie. Importanta retelei consta in volumul imens de informatie si posibilitatea comunicarii intre participanti. Reteaua este formata dintr-un numar mare de servere de Internet, legate intre ele, la fiecare server fiind conectate un numar de statii sau un numar de alte retele. Structura este in permanenta expansiune, atat din punct de vedere teritorial, cat si din punct de vedere numeric. Astfel, Internet-ul interconecteaza guverne, institutii publice, institutii administrative, universitati, companii, alte retele, utilizatori individuali.

Reteaua Internet pune la dispozitia utilizatorilor mai multe tipuri de servicii, dintre care cele mai des utilizate sunt urmatoarele (GALEA 2007):

Serviciul WWW (World Wide Web - panza de paianjen care inconjoara lumea) sau WEB, este sectiunea multimedia a retelei. Consta din milioane de pagini care se pot afisa pe ecranul utilizatorului. Aceste pagini, numite pagini Web, pot contine texte, imagini grafice, animatii, fisiere audio si video precum si hyperlink-uri ( "legaturi" spre alte pagini Web). Paginile Web sunt scrise in limbajul HTML - Hypertext Markup Language;

Serviciul de posta electronica (e-mail) gandit ca un accesoriu al Internetului, a devenit unul dintre instrumentele de comunicare indispensabile. Corespondenta intre posesorii acestui serviciu este rapida, usoara, permite transmiterea unor fisiere atasate precum si trimiterea simultana la mai multi destinatari;

Serviciul de grupuri de informare (Usenet): receptionarea si emiterea mesajelor referitoare la subiecte din grupuri de informare (discutii);

Serviciul de transferari de fisiere (FTP - File Transfer Protocol): serviciu pentru transferul fisierelor in Internet. Este considerat cel mai sigur si cel mai eficient mod de a efectua transmiteri de fisiere intre utilizatori diferiti din Internet. Pentru anumite cazuri, au aparut si solutii alternative (descarcarea de fisiere de pe site-uri, transmiterea de fisiere atasate mesajelor e-mail);

Serviciul de conversatii, cu suport Internet (IRC - Internet Relay Chat): conversatie intre mai multi utilizatori, in timp real, cu suport Internet, prin intermediul unor schimburi de texte, introduse interactiv de la tastatura si receptate de catre toti participantii la conversatie.

Posta electronica sau E-mail permite trimiterea mesajelor aproape instantaneu catre o alta persoana, in orice colt al lumii. Este necesar ca ambele computere sa fie conectate la Internet. Se pot trimite atat mesaje de tip text, cat si atasamente.

Marketingul prin e-mail este atat de eficient (cand este facut corect) si atat de putin costisitor, incat o intreaga industrie a aparut ca sa-l sustina. Un nou rival, in acest mileniu, pentru trimiterile postale directe traditionale, marketingul prin e-mail ofera capabilitatea de targetare fara precedent, care permite personalizarea mesajelor pentru a atinge diferite grupuri de clienti, cu o rata de raspuns mult mai mare. Construirea unei liste de adrese e-mail trebuie sa fie o prioritate de varf pentru orice antreprenor, dar este mai mult decat o simpla colectare de nume si adrese. Sisteme de marketing pe e-mail sunt capabile sa imparta clientii in categorii dupa aproape orice criteriu. Acesta este un lucru foarte important pentru ca, cu cat este mai relevant mesajul pentru destinatar, cu atat mai bune vor fi rezultatele. Doriti sa desfasurati o promotie pentru clienti care au un anumit cod postal? Puteti face acest lucru. Cum ar fi insa sa trimiteti un mesaj diferit doamnelor de cel pe care il oferiti domnilor? Puteti face si acest lucru. Puteti face o impartire si mai creativa, pe categorii bazate pe tipul de produse pe care le-au cumparat clientii (si apoi sa ii anuntati despre noile accesorii, stiluri si modele).

Cele mai importante avantaje ale Marketingului pe Email sunt:

- capabilitati inegalabile de targetare si monitorizare a clientului;

- cel mai redus cost pe persoana atins in comparatie cu orice alt mediu de publicitate;

- creeaza o prezenta permanenta a marcii firmei in mintea consumatorului.

Deci, de ce este marketingul pe email important pentru o firma? Pe scurt, consumatorul de astazi are o lista lunga de optiuni si o memorie foarte scurta. A fi in contact permanent cu clientul este unul dintre cele mai bune mijloace de a reaminti clientilor ca inca mai existati si ca va bucurati sa puteti colabora cu ei. Newsletter-e trimise, promotii si anunturi vor pastra firma proaspata in mintea clientilor, iar acestia vor aprecia informatiile relevante si personalizate pe care le primesc de la angajatii firmei. Este vorba despre a construi loialitatea clientilor, iar Internetul face ca acest lucru sa fie mai simplu ca oricand.

Internetul are un impact puternic asupra oricarei intreprinderi. Poate influenta sistemul competitional, prin accelerarea realizarii de noi produse sau servicii si extinderii pietei de desfacere. Se cunoaste ca, in orice intreprindere, factorul timp a fost si ramane un element cheie. Astfel, reducerea timpului de dezvoltare, al ciclului de viata a productiei sau a luarii unor decizii are un rol esential. Thomas Robertson a mers mai departe cu aceasta analiza, definind cinci elemente de baza ale marketing-ului unui produs sau serviciu: sa ajunga primul pe piata, noul produs sa fie anuntat inainte de lansarea efectiva, produsului sa i se aduca imbunatatiri permanente, sa ocupe o piata cat mai larga, daca este posibil la nivel mondial,sa se urmareasca patrunderea produsului pe noi piete.

Thomas Robertson afirma ca totdeauna cand se doreste introducerea unei tehnologii noi trebuie sa se analizeze daca prin aceasta se realizeaza unul sau mai multe din elementele enumerate anterior. Pentru raspunsuri afirmative, intreprinderea poate spera intr-un avantaj concurential in domeniul sau de activitate.

Pentru unele firme, comertul electronic inseamna orice tranzactie financiara care utilizeaza tehnologia informatica. Pentru altele, notiunea de comert electronic acopera circuitul complet de vanzari - inclusiv marketingul si vanzarea propriu-zisa. Multi oameni considera comertul electronic ca fiind orice tranzactie comerciala condusa electronic pentru cumpararea unor produse cum ar fi carti, CD-uri, bilete de calatorie si altele. Dar, comertul electronic are, in sens larg, un impact mult mai profund asupra evolutiei afacerilor si cuprinde, in fapt, nu numai noile achizitii comerciale, ci si totalitatea activitatilor care sustin obiectivele de marketing ale unei firme si care pot include, spre exemplu, publicitate, vanzari, plati, activitati post-vanzare,servicii catre clienti,etc. Ca urmare, s-a largit gama de servicii care sprijina si acorda asistenta acestui nou domeniu al afacerilor. Aceste servicii se refera la furnizorii de Internet, la sistemele de securitate si semnaturile electronice, la tranzactiile online sau retelele de magazine, precum si la serviciile cu caracter general, cum ar fi consultanta, designul de pagini web, elaborarea site-urilor, s.a.

Aceasta evolutie are un impact major asupra economiei, in ceea ce priveste crearea de noi intreprinderi, diversificarea celor existente si, in special, asupra potentialului pietei fortei de munca si a gradului de ocupare a acesteia in viitor. Datorita acestei diversitati a conditiilor de piata ce cuprinde un mare numar de furnizori de servicii si care este intr-o permanenta schimbare, se impune ca o necesitate punerea la dispozitia intreprinderilor si in special a intreprinderilor mici si mijlocii, a unei 'surse' unde sa gaseasca sprijinul adecvat pentru aplicarea solutiilor comertului electronic in activitatea proprie.

Industria comertului electronic face, in general, distinctie intre tranzactiile Business-to-Business (B-2-B sau B-2-C) si tranzactiile Business-to-Consumer (B-2-C sau B-2-C).

B-2-B cuprinde toate tranzactiile ce se efectueaza intre doi sau mai multi parteneri de afaceri. Aceste tranzactii se bazeaza, de obicei, pe sisteme extranet, ceea ce inseamna ca partenerii de afaceri actioneaza pe Internet prin utilizarea de nume si parole pentru paginile de web proprii.

B-2-C se refera la relatiile dintre comerciant si consumatorul final, fiind considerat comert electronic cu amanuntul.

O noua optiune in comertul electronic este tranzactia Business-to-Employee (B-2-E), care se refera la tranzactiile din interiorul unei firme, destinate personalului angajat al firmei si efectuate prin sistemul intranet propriu.

Dupa aparitia Internet-ului, in ultimul deceniu, modelul comertului electronic s-a schimbat radical. In primul rand, Internet a introdus noi forme de lucru, prin care se permite interactiunea dintre grupuri, intr-un mod simplu si economic.

Se pare ca totusi principalele categorii ale comertului electronic (impuse pe piata comertului electronic pana in ziua de astazi) raman B-2-B si B-2-C. Este important ca aceste doua modele sa fie intelese, din moment ce comertul electronic este abordat diferit in functie de entitatea cu care se comunica prin Internet : firma sau persoana individuala.

Elaborarea unui plan de afaceri pentru comertul electronic cere o planificare atenta si o asumare de obligatii. Comertul electronic trebuie privit mai degraba ca o operatiune pe termen lung, decat ca o oportunitate de a obtine profit intr-un termen scurt. Stabilirea unei strategii de comert electronic va confirma daca prezenta pe Internet este necesara pentru firma si cand, si va asigura utilizarea eficienta a acestui instrument de afaceri.

O strategie de comert electronic nu difera fundamental de orice alt plan de afaceri si, inainte de a fi elaborata, trebuie sa va asigurati ca firma:

Cunoaste caracteristicile specifice ale pietei online, cum ar fi natura (globala) a competitiei, cerintele tehnice si legale in cazul vanzarilor online, si rolul pe care informatia il joaca in comertul electronic;

Are capacitatea tehnica si comerciala pentru a vinde produse si servicii pe o piata online globala;

Are produse si procese de vanzare puse la punct care ii vor permite sa faca fata unei cresteri semnificative a afacerilor.

Trebuie sa ne asiguram daca decizia de a aborda comertul electronic este sprijinita la toate nivelele de conducere, sa clarificati pasii intregului proces de cumparare si selectare electronica, si sa identificati personalul care va fi implicat. Ar putea fi util sa faceti cunoscut personalului potentialul reprezentat de a elabora strategia. Aceasta va va oferi o imagine mai clara asupra implicatiilor comertului electronic.

In domeniul mijloacelor electronice de plata, cercetarile sunt in plina desfasurare. Exista numeroase sisteme in curs de experimentare, altele abia au fost cercetate si supuse analizei. Este normal ca prudenta si securitatea sa fie cuvintele cheie ale acestor demersuri. Vom prezenta in continuare cateva sisteme de plati electronice mai cunoscute, grupate in patru categorii: sisteme cu carduri bancare, sisteme on-line, microplati , cecuri electronice.

Multe cumparari de bunuri si servicii prin Internet se fac platindu-se cu carduri bancare obisnuite (Visa, MasterCard etc.). Insa tranzactiile cu carduri contin informatii confidentiale privind cardul si informatiile personale ale clientilor, informatii ce pot fi interceptate in timpul transmisiei prin Internet. Fara un soft special, orice persoana care monitorizeaza traficul pe retea poate citi continutul acestor date confidentiale si le poate folosi ulterior Este necesara elaborarea unor standarde specifice sistemelor de plati, care sa permita coordonarea partilor legitime implicate in transfer si folosirea corecta a metodelor de securitate.

ECash reprezinta un sistem de plati complet anonim, ce foloseste conturi numerice in banci si tehnica semnaturilor oarbe. Tranzactiile se desfasoara intre cumparator si vanzator, care trebuie sa aiba conturi la aceeasi banca. Cumparatorii trebuie sa instiinteze banca cu privire la faptul ca doresc sa transfere bani din conturile lor obisnuite in asa numitul cont eCash Mint. In orice moment, cumparatorul poate interactiona de la distanta, prin calculatorul sau, cu contul Mint si, folosind un client soft, poate retrage de aici fonduri pe discul calculatorului sau. Formatul acestor fonduri este electronic - suite de 0 si 1 protejate criptografic. Ca urmare, discul cumparatorului devine un veritabil 'portofel electronic'. Apoi, se pot executa plati intre persoane individuale sau catre firme, prin intermediul acestor eCash.

NetCash reprezinta un alt exemplu de sistem electronic de plati de tip on-line. Cu toate ca sistemul nu asigura anonimitatea totala a platilor ca eCash (banii pot fi identificati), NetCash ofera alte mijloace prin care sa se asigure platilor un anumit grad de anonimitate. Sistemul se bazeaza pe mai multe servere de monede distribuite, la care se poate face schimbul unor cecuri electronice (inclusiv NetCheque) in moneda electronica.

Sub forma de concept si proiecte experimentale, micro-platile se adreseaza nevoii existentei unei scheme simple, ieftine, care sa poata suporta economic plati foarte mici, cativa dolari, centi si chiar fractiuni de centi. Vom analiza cateva propuneri din aceasta categorie de sisteme electronice de plati.

Cecurile electronice sunt create pentru a realiza plati si alte functii financiare ale cecurilor pe hartie, prin utilizarea semnaturilor digitale si a mesajelor criptate, pe suportul retelei Internet. Sistemul cecurilor electronice este proiectat pentru a asigura integritatea mesajelor, autenticitatea si nerepudierea proprietatii, toate conditii suficiente pentru a preveni frauda din partea bancilor sau a clientilor lor.

Intranetul inseamna utilizarea tehnologiilor internet in vederea legaturii intr-un tot unitar e resurselor informationale ale unei organizatii. El este raspunsul momentan pentru nevoile legate de gestiunea informatiilor si lucrul in grup al unei organizatii. Intranet-ul faciliteaza comunicarea intre oamenii unei organizatii, concretizandu-se in infrastructura tehnologica necesara, unei bune si eficiente colaborari.

Sisteme informatice integrate de tip SAP ERP

In conditiile actuale ale globalizarii afacerilor, mediul organizational al unei firme trebuie sa se adapteze cerintelor concurentiale ale pietei. Cresterea economica a unei firme depinde in mod esential de abilitatea ei de a actualiza si integra, personaliza si extinde aplicatiile informatice, intr-un mod flexibil si rapid, oferind tuturor utilizatorilor acces instantaneu, interactiv si consistent la modelul sau de date. De asemenea, pentru asigurarea eficientei activitatii lor, firmele trebuie sa standardizeze gestiunea proceselor economice.

Se afirma ca integrarea completa este un obiectiv major al gestiunii resurselor informationale, care devin din ce in ce mai complexe si mai numeroase si de aceea este necesar sa se realizeze si sa se implementeze sisteme informatice integrate.

In cele ce urmeaza vom prezenta cateva acceptiuni ale acestui concept (LUPSE 2007).

O prima acceptiune a notiunii de sistem informatic integrat este data in Hotararea de Guvern nr. 841/1997, unde prin sistem informatic integrat se intelege un sistem informatic care indeplineste urmatoarele conditii:

- utilizeaza o baza de date unica;

- are in componenta programe informatice, care cuprind activitatile tuturor compartimentelor functionale ale firmei, conform organigramei acesteia;

- exista un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare.

Pentru realizarea acestor obiective, se deruleaza diverse proiecte de integrare informationala. Derularea unui asemenea proiect nu este o activitate deloc simpla, ci reprezinta o adevarata "provocare tehnologica", atat pentru proiectanti cat si pentru firme.

De-a lungul existentei sale, o firma achizitioneaza sau dezvolta prin forte proprii mai multe aplicatii informatice, menite sa-i satisfaca cerintele, legate de diversificarea ori extinderea activitatilor sale. Fiecare dintre aceste aplicatii raspunde unei probleme concrete sau acopera un anumit proces economic, fara sa tina seama de lantul de procese sau de legaturile cu celelalte aplicatii informatice implementate in respectiva firma.

In faza de inceput a informatizarii activitatilor, mai ales din considerente de ordin financiar, firmele decid in general sa achizitioneze sau sa dezvolte prin forte proprii o serie de aplicatii informatice pentru activitatile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionari etc., fara nici o legatura intre aceste aplicatii.

In etapa a II-a se incearca construirea unor legaturi intre aceste aplicatii, legaturi concretizate in interfete personalizate, care isi propun realizarea integrarii intre doua sau mai multe aplicatii. Fiecare dintre aplicatii foloseste in continuare baza sa de date proprie, ceea ce inseamna redundanta (aceleasi date) si sursa de inconsistenta (datele comune trebuie actualizate separat, ceea ce inseamna eforturi suplimentare si posibilitatea aparitiei unor neconcordante).

Intr-o etapa urmatoare a procesului de integrare s-a trecut la implementarea pachetelor ERP (Enterprise Ressource Planning). Aparute in anii '90, ele au devenit o prezenta obisnuita in marile corporatii si in companiile multinationale. A doua jumatate a ultimului deceniu din secolul 20 a insemnat deschiderea aplicatiilor de tip ERP pentru segmentul intreprinderilor mici si mijlocii.

In perioada actuala, succesul implementarii pachetelor ERP in IMM-uri depinde si de masura in care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind solutiile de tip Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Business Intelligence (BI), precum si cele specifice utilizarii Internet-ului.

Un alt factor mobilizator in procesul extinderii sistemelor integrate l-a reprezentat cresterea fara precedent a activitatilor de comert si colaborare electronica (e-commerce si e-business).

Sistemele ERP si-au facut loc in aplicatiile de firma in contextul exploziei informationale si a dezvoltarii extraordinare a tehnologiilor informationale si comunicatiilor de la inceputul anilor '90.

In perioada amintita, mediul afacerilor a fost marcat de cresterea complexitatii si volumului acestora, datorita cerintelor tot mai mari ale managerilor, precum si cresterii fluxului de date interfunctionale din cadrul organizatiilor economice.

Volumul de activitate si de informatii a ajuns atat de mare, incat in prezent nu se poate imagina si realiza cresterea competitivitatii firmei pe piata afacerilor fara un sistem informatic bine pus la punct.

Cerinta principala a acestui sistem consta (in primul rand) in oferirea de informatii necesare procesului decizional, la momentul oportun (in timp real). In lumea de astazi, disponibilitatea informatiei pentru managementul in timp real joaca un rol primordial in productia fizica de bunuri materiale, alaturi de resurse, de forta de munca etc.

La sfarsitul anilor '80, pe piata au aparut primele sisteme ERP, destinate initial marilor companii, datorita costurilor lor de dezvoltare, implementare si intretinere extrem de ridicate. Acestea contineau solutii informatice 'la cheie', implementarea lor presupunand adaptarea acestora la cerintele specifice ale firmelor beneficiare (parametrizare). Adeptii ERP afirma ca aceste solutii la cheie nu necesita scrierea de cod pentru implementarea aplicatiei la o organizatie concreta, ci doar setarea corespunzatoare a unor parametri. Sistemele sunt asa de generale incat ele acopera toata gama de situatii posibile.

Spre deosebire de vechile sisteme de aplicatii informatice, proiectate prin forte proprii, sistemele ERP aduc avantajul integrarii, rezultand un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului firmei si care poate fi ulterior extins si cu alte module (HOSSAIN et all 2002).

Ideea de baza a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizatiei, pe care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunica intre ele numai prin modelul de date al organizatiei.

Din punctul de vedere al dezvoltarii, realizarea unui sistem ERP incepe cu modelarea datelor din organizatie si cu identificarea nucleului si a principalelor module (subsisteme) ale acestuia, impreuna cu precizarea modului in care acestea folosesc modelul de date (in termeni de operatii CRUD - creare (Create), citire (Read), actualizare (Update) si stergere (Delete)). Pasii urmatori stabilesc o ordine de implementare a modulelor dupa prioritatea lor. Pe urma sistemul ERP este realizat folosind paradigma dezvoltarii incrementale, fiecare increment adaugand un nou modul la sistemului deja existent.

Literatura de specialitate contine multe definitii ale ERP, care pun accentul pe una sau alta dintre aspectele acoperite de acest termen. De exemplu, intr-o definitie orientata tehnologic, ERP-ul reprezinta un "sistem informational contabil, bazat pe interfete grafice utilizator, baze de date relationale, limbaje de generatia IV-a, instrumente CASE si arhitectura client/server" (FOTACHE & HURBEAN 2004). Dupa parerea autorilor Fotache si Hurbean 'Enterprise Resource Planning reprezinta sisteme bazate pe arhitectura client/server, dezvoltate pentru prelucrarea tranzactiilor si facilitarea integrarii tuturor proceselor, din faza planificarii si dezvoltarii productiei pana la relatiile cu furnizorii si alti parteneri de afaceri.'

Este unanim acceptata ideea ca, desi tehnologia este esentiala in realizarea unui ERP, definitia acestuia trebuie sa reliefeze ariile functionale bazate pe activitatile principale ale unei firme, cum sunt: contabilitatea, productia, vanzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Schema conceptuala a unui sistem ERP este prezentata in figura 2.

Figura 2. Schema conceptuala a unui sistem ERP (LUPSE 2007)

Alte definitii considera sistemele ERP ca fiind o solutie soft, o metoda sau un pachet de aplicatii, astfel:

- solutie software completa si atotcuprinzatoare pentru o intreprindere (ANDEREGG 2000);

- metoda pentru planificarea eficienta si controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea si contabilizarea comenzilor clientilor, in firmele de productie, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society; (HOSSAIN et all 2002);

- un pachet de aplicatii care permite integrarea completa a tuturor informatiilor din cadrul unei organizatii" (ANDEREGG 2000).

Sintetizand aceste definitii, putem desprinde urmatoarea concluzie, unanim acceptata de cei citati:sistemele ERP constau din module software, care acopera toate ariile functionale ale unei firme: marketing-ul si vanzarile, service-ul, proiectarea si dezvoltarea de produse, productia si controlul stocurilor, aprovizionarea, distributia, resursele umane, finantele si contabilitatea, precum si serviciile informatice.(LUPSE 2007).

In procesul de abordare structural - tehnologica a sistemelor ERP, am considerat importanta, pentru inceput, prezentarea catorva dintre caracteristicile functionale ale unui astfel de sistem.

Pentru o intelegere mai facila a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem ERP, prezentata in figura 3.

SHAPE * MERGEFORMAT Fig. 3. Elementele de baza ale unui sistem ERP (FOTACHE & HURBEAN 2004)

Examinand aceasta arhitectura, putem remarca cateva dintre caracteristicile functionale ale unui astfel de sistem, si anume:

- ofera informatiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stocheaza tranzactiile zilnice;

- asigura prelucrarea corespunzatoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;

- permite utilizarea in comun a datelor din baza de date, de catre toate modulele care folosesc aceste date;

- permite realizarea fiecarui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), in mod separat;

- asigura principiul integrarii sistemului, prin intermediul bazei de date unice;

- permit accesul la date in timp real;

- ofera suport multivaluta si multilingv;

- sunt adaptate specificului activitatilor organizatiilor(activitati in diferite ramuri industriale, servicii, comert, banci, sanatate etc.);

- permit realizarea unor adaptari fara interventia programatorilor.

Modulele de aplicatii sunt grupate in subsisteme (suite) cum sunt: financiar, productie, distributie etc.

Lasand la o parte barierele terminologice, putem conchide ca fiecare sistem ERP are un set de componente generice, si anume (LUPSE 2007):

1. Nomenclatoarele (fisiere de baza) de clienti, furnizori, personal, materiale, produse etc., care reunesc toate datele de descriere a acestor entitati si interfateaza cu orice modul care are nevoie de aceste date.

2. Contabilitatea generala, care este numita si componenta financiar-contabila, deoarece ea asigura conducerea evidentei contabile si gestiunea financiara a organizatiei. Functionalitatile acestei componente sunt, in general, urmatoarele: automatizarea inregistrarii informatiilor financiar-contabile, preluate din documentele primare; realizarea evidentei contabile complete, la nivel analitic si sintetic. De cele mai multe ori, aceasta componenta realizeaza numai functiile contabilitatii financiare, adica obtinerea documentelor contabile de sinteza cerute de legislatia in vigoare (bilantul contabil, raportarile de TVA, taxele si impozitele catre buget) si a celor de evidenta contabila (notele contabile, registrul jurnal, fisele de conturi, registrul de casa, jurnalele de vanzari si cumparari, balanta de verificare etc.). Acestei componente i se poate asocia un modul de analiza, de tip tablou de bord, (specifica unui sistem MIS sau chiar EIS), care ofera informatii sintetice si operative privind performantele firmei, necesare managerului in procesul decizional. Pe baza datelor din contabilitate, sunt calculati diferiti indicatori, care ilustreaza rezultatele financiare ale firmei, cum sunt: veniturile si cheltuielile pe produse/servicii, situatia disponibilitatilor financiare etc.

3. Incasarile si platile - permite gestionarea incasarilor si platilor, care sunt efectuate pe baza mai multor tipuri de documente de plata/incasare. Sunt urmarite, de asemenea, facturile scadente la incasare si/sau restante la plata; de obicei evidenta realizata este multivaluta.

4. Resursele umane - ofera informatii pentru crearea unei politici de personal, realizeaza analiza si urmarirea fortei de munca, permite definirea unui sistem de apreciere a performantelor, furnizeaza diverse statistici privind personalul etc.

5. Salarizarea - este o componenta legata strans de cea de Resurse umane, avand ca obiect principal calculul si evidenta salariilor. Sunt incluse aici si module privind calculul taxelor si impozitelor, al contributiei la bugetul statului si al asigurarilor sociale etc.

6. Imobilizarile - aceasta componenta realizeaza operatiile prin care se gestioneaza mijloacele fixe ale firmei, obiectele de inventar si activele necorporale. Se are in vedere intreaga durata de utilizare a activului, ca sa se poata afla in orice moment care este starea acestuia si operatiile care au fost efectuate asupra lui (inregistrare, amortizare, transfer, reevaluare, casare). Ea include de regula diverse modalitati de calcul si inregistrare a amortizarii (liniara, degresiva, accelerata). Aceasta componenta realizeaza de, asemenea, si inregistrarea contabila a operatiunilor privind imobilizarile, inclusiv a amortizarii, cat si elaborarea rapoartelor impuse de legislatia in vigoare.

7. Planificarea productiei - realizeaza elaborarea planurilor de productie (fabricatie) pe o perioada data, pe baza contractelor si comenzilor de la clienti, a ordinelor de lucru pentru un plan de productie dat etc. Ordinele de lucru precizeaza executantul, termenul si produsele de realizat, costul programat al realizarii, dotarile tehnice necesare etc.

8. Urmarirea productiei - inregistreaza notele de predare si rapoartele de lucru, analizeaza si compara comenzile lansate in productie, ofera rapoarte cumulate ori detaliate de productie (pe faze ori pe produse/lucrari ), precum si rapoarte de costuri.

9. Gestiunea datelor tehnice - stocheaza definitiile si caracteristicile tehnice ale fabricatiei, adica, pentru fiecare varianta tehnologica, se au in vedere urmatoarele: planul de operatii, timpii alocati si consumul pentru fiecare operatie. Acestea sunt stocate in nomenclatorul de produse si informatii de natura tehnologica privind fazele si operatiile/lucrarile de realizare a fiecarui produs, materiale si manopera necesare, consumuri si costuri, criterii de calitate si de acceptanta etc.

10. Planificarea necesarului de materiale -realizeaza determinarea automata a cantitatilor si sortimentelor de materiale necesare, pe baza planurilor de fabricatie.

Planificarea si urmarirea consumurilor si costurilor - realizeaza operatiile referitoare la intocmirea bonurilor de consum, preluarea datelor despre consumuri, centralizarea acestor date in vederea calculului costurilor si generarea unor rapoarte analitice sau sintetice despre consumurile planificate si cele realizate.

11. Managementul proiectelor - are ca obiect gestionarea proiectelor de investitii si de cercetare/dezvoltare interna, lucrarilor efectuate de catre terti, precum si planificarea, finantarea si urmarirea executarii lor.

12. Stocurile - asigura realizarea operatiilor privind gestiunea cantitativa a stocurilor, gestiunea tranzactiilor de stoc: intrari, iesiri, transferuri etc. si inventarul automat al stocurilor. De asemenea se realizeaza o evidenta calitativa a stocurilor (garantie, termene de valabilitate etc.), precum si generarea automata a documentelor contabile (note de intrare - receptie, bonuri de consum, avize de expeditie, note de transfer etc.).

13. Gestiunea depozitelor - defineste din punct de vedere organizatoric unitatile de stocare (care in mod normal intr-o firma sunt gestiunile), perioadele de inventariere etc.

14. Aprovizionarea - gestioneaza procesul de aprovizionare, prin evidenta cererilor de aprovizionare, a ofertelor de la furnizori si a comenzilor transmise acestora, precum si a facturilor primite de la acestia. Aceasta componenta depaseste atributiile unei aplicatii de gestiune, fiind adesea un instrument de optimizare a aprovizionarii, care poate determina realizarea de economii si de castiguri suplimentare.

15. Vanzarile - furnizeaza informatii privind gestiunea activitatilor specifice procesului de vanzare si anume: gestiunea clientilor si urmarirea procesului de livrare si facturare a produselor catre acestia. In ceea ce priveste activitatea de aprovizionare, vanzare si de evidenta a clientilor, consideram ca acestea se pot trata intr-o maniera moderna, care conduce la realizarea de sisteme SCM (Supply Chain Management) si CRM (Customer Relationship Management), prezentate in capitolul urmator.

Intretinerea echipamentelor - are ca obiect gestiunea echipamentelor.

Prezentam in continuare principalele avantaje si dezavantaje ale sistemelor ERP impreuna cu efectele obtinute in fiecare caz in parte in tabelele 1 si 2 (LUPSE 2007).