Editorul de foi de calcul Microsoft Excel

Editorul de foi de calcul Microsoft Excel

Microsoft Excel este cel mai utilizat produs software pentru prelucrarea foilor de calcul. Acest produs este capabil sa memoreze cantitati impresionante de date, sa le organizeze, sa le prelucreze, sa le analizeze si sa le prezinte intr-o forma atractiva si usor de inteles.

Extensia fisierelor Excel este .exl.

Programul Excel face parte din pachetul Microsoft Office si se instaleaza odata cu celelalte componente ale acestuia. Pentru a lansa in executie acest program se urmeaza calea: Start→All Programs→Excel sau se executa dublu click pe pictograma specifica acestui program.

Fereastra Excel are structura unei ferestre de aplicatie Windows.

In Excel documentul cu care se lucreaza se numeste agenda de lucru (book). O agenda de lucru contine mai multe foi de calcul (sheets). Numarul maxim de foi de calcul este 255. Putem sa ne imaginam agenda de lucru ca un dosar plin cu foi cu patratele. Fiecare foaie reprezinta o foaie de calcul pe care se poate lucra. Dupa lansarea in executie a programului va fi deschisa o agenda de lucru (Book1) deschisa la prima foaie de calcul (Sheet1).

Pentru a da nume unei foi de calcul executam dublu click pe numele acesteia (de exemplu pe Sheet1) si scriem noul nume, apoi apasam tasta Enter.

Pentru a da nume agendei de lucru trebuie sa salvam agenda. Acest lucru se realizeaza alegand din meniul File optiunea Save sau optiunea Save As. sau apasand butonul Save -- de pe bara de butoane Standard ori apasand simultan tastele Ctrl+S..

O foaie de calcul este alcatuita din linii si coloane. Coloanele sunt identificate prin litere iar liniile prin numere. O foaie de calcul are 238 de coloane identificate prin A, ., Z, AA, ., AZ,BA, .BZ, HA, ., HZ , IA, IV si 65536 de linii numerotate de la 1 la 65536.

Intersectia unei linii cu o coloana se numeste celula. Fiecare celula are o adresa provenita de la identificatorii liniei si coloanei care o genereaza. De exemplu, celula aflata la intersectia liniei 2 cu coloana C are adresa C2.

O celula poate contine informatii sub forma de

valori numerice;

text;

formule.

Putem selecta la un moment dat mai multe celule cu care sa lucram simultan. Mai multe celule selectate formeaza un domeniu. O adresa de domeniu este data adresele primei celule din domeniu si a ultimei celule din domeniu despartite de caracterul ":" (de exemplu, C1:C10 sau A2:D6).

Pentru a selecta o intreaga linie se executa click (pe butonul din stanga sau pe butonul din dreapta) pe numarul liniei respective.

Pentru a selecta o intreaga coloana se executa click (pe butonul din stanga sau pe butonul din dreapta) pe identificatorul liniei respective.

Pentru a selecta un domeniu dreptunghiular se executa click pe prima celula a domeniului si apoi, cu butonul mentinut apasat se trece cursorul pana la ultima celula.

Pentru a selecta intreaga foaie de calcul se apasa butonul Select All de deasupra liniei 1.

Daca dorim sa selectam un domeniu format din subdomenii neadiacente selectam un subdomeniu si apoi tinand apasata tasta Ctrl selectam celelalte subdomenii.

Nu are importanta locul unde incepem sa completam informatiile in foaia de calcul, deoarece orice domeniu poate fi mutat oriunde in foaia respectiva, se pot insera si se pot sterge linii si coloane.

Excel ofera posibilitati de introducere rapida a datelor. Daca aceeasi informatie se repeta de mai multe ori, dupa ce am completat prima celula, se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe punctul negru din coltul din dreapta-jos al celulei active. Acesta se numeste cursor de umplere (fill handle). Dupa aceasta tragem cursorul de umplere in jos. Daca in timp ce tragem cursorul tinem apasata si tasta Ctrl valorile vor fi incrementate fata de celula anterioara. Daca dorim sa introducem o serie de valori care nu se incrementeaza cu 1, ci, de exemplu, cu 3 (1, 4, 7, .) vom scrie primele doua valori ale seriei in celulele succesive, selectam domeniul format din cele doua valori si, mentinand butonul din stanga mouse-ului apasat, tragem cursorul pana la ultima celula care se va umple. Aceasta facilitate se numeste AutoFill.

Inserarea/eliminarea liniilor si coloanelor

Apasarea tastei Delete dupa ce am selectat un domeniu determina stergerea continutului domeniului respectiv, nu si eliminarea sa.

Pentru a sterge o linie sau o coloana selectam linia sau coloana respectiva (executand click pe adresa sa)  si apoi selectam din meniul Edit optiunea Delete. Linia sau coloana va fi stearsa iar liniile sau coloanele care urmeaza dupa aceasta vor fi redenumite.

Pentru a insera o coloana se procedeaza astfel:

se selecteaza coloana inaintea careia dorim sa inseram noua coloana;

alegem din meniul Insert optiunea Columns.

Coloana inserata va primi numele celei selectate initial, iar coloanele din dreapta sa se deplaseaza la dreapta si se redenumesc.

Pentru a insera o linie se procedeaza astfel:

se selecteaza linia inaintea careia dorim sa inseram noua linie;

alegem din meniul Insert optiunea Rows.

Linia inserata va primi numele celei selectate initial, iar liniile de sub ea se deplaseaza in jos si se redenumesc.

Operatii elementare

Operatiile aritmetice care se pot executa in Excel sunt:

Operanzii care apar in expresii aritmetice sunt constante si adrese de domenii. Atunci cand in expresii apar adrese, operatiile se vor executa asupra continutului celulelor respective.

Pentru a insera o expresie aritmetica intr-o celula trebuie sa-i comunicam programului ca are de a face cu o expresie si nu cu un text prin faptul ca incepem formula cu caracterul "=". De exemplu, daca in celula C2 trebuie sa inseram media aritmetica a celulelor A2 si B2 in bara de formule scrie =(A2+B2)/2 si apasam tasta Enter. Daca media aritmetica a primelor doua celule din partea stanga a celulei curente trebuie inserata si in celulele de sub C2 putem folosi facilitatea AutoFill.

Daca dupa introducerea datelor din celulele care intervin in formule s-a constat ca au aparut erori care trebuie corectate, dupa ce s-au facut corectiile nu trebuie sa intervenim asupra celulelor care contine formule deoarece Excel face automat toate calculele si actualizeaza valorile.

Daca am gresit formula ne putem pozitiona pe bara de formule si sa o modificam.

Operatorii de comparatie cere pot fi folositi sunt:

Atunci cand intr-o formula apare un operator de comparatie, rezultatul formulei va fi o valoare logica True (adevarat) sau False (fals).

Utilizarea formulelor

Presupunem ca trebuie sa facem un tabel cu elevii care au promovat examenul de bacalaureat. Media minima de promovare este 6.00. Pentru aceasta trebuie sa folosim o functie care testeaza media si, in functie de rezultatul testarii vom pune in celula rezultatul. Aceasta functie este functia IF. Forma generala a sa este

IF (expresie_logica; valoare_TRUE;valoare_FALSE)

expresie_logica - este o expresie in care apar operatori de comparatie;

valoare_TRUE - este valoarea returnata de functia IF in cazul in care expresia logica returneaza valoarea True;

valoare_FALSE - este valoarea returnata de functia IF in cazul in care expresia logica returneaza valoarea False.

Exemplu: IF(C2>=6;"PROMOVAT";"NEPROMOVAT")

Dupa scrierea formulei in bara de formule si completarea primei celule cu rezultatul obtinut la examen (PROMOVAT sau NEPROMOVAT) putem sa folosim, pentru completarea rezultatelor in celulele care urmeaza, facilitatea AutoFill.

Functiile cele mai des folosite sunt:

SUM(argument1, argument 1, .) pentru calculul sumei valorilor din celulele date ca argument. Exemplu: SUM(C2, D3:E7, F12).

AVERAGE(argument1, argument 1, .) pentru calculul mediei aritmetice a valorilor din celulele date ca argument. Exemplu: AVERAGE(C2,C3:C7, E3).

COUNT(argument1, argument 1, .) care numeroteaza cate celule sunt in domeniile specificate de lista argumentelor. Exemplu: COUNT(D12:D44).

Se pot folosi si formule de forma: SUM(C1:C10)/COUNT(C1:C10).

Prin apasarea butonului Insert Function -- de langa bara de formule va fi afisata pe ecran fereastra Insert Function de unde utilizatorul are posibilitatea sa isi aleaga functia pe care doreste sa o utilizeze.

Sortarea datelor

De cele mai multe ori prelucrarea datelor implica si ordonarea lor. Ordonarea se poate face alfabetic sau in functie de anumite valori numerice. Pe bara de butoane Standard exista butoanele pentru ordonarea crescatoare, respectiv descrescatoare a informatiilor din tabelul Excel. O alta modalitate de ordonare a datelor este alegerea din meniul Data a optiunii Sort. Rezultatul este aparitia unei ferestre de dialog unde putem preciza maxim trei criterii de sortare, daca sortarea (pentru fiecare criteriu) se face crescator sau descrescator si daca avem antet la tabel sau nu.

Grafice

Cu toate ca putem organiza un tabel astfel incat acesta sa ne poata oferi foarte multe informatii este posibil sa pierdem datele esentiale daca acestea sunt in cantitate mare. O reprezentare grafica poate sa transmita mai usor si mai repede informatii generale despre setul de date respectiv si sa prezinte caracteristicile generale ale datelor.

Pentru a crea un grafic (diagrama) se selecteaza domeniul dorit si se alege butonul Chart Wizard () de pe bara de butoane Standard sau se selecteaza din meniul Insert optiunea Chart.

Va apare o fereastra de dialog din care se selecteaza tipul graficului. Fiecare tip are mai multe sub tipuri din care il putem alege pe cel care corespunde cel mai bine dorintelor noastre. Acesta este primul pas (din 4) pentru crearea unui grafic. Pentru a trece la pasul urmator se apasa butonul Next.

Al doilea pas presupune indicarea domeniului de unde sunt preluate datele si atribuirea de nume seriilor de date.

In pasul al treilea sunt stabilite date suplimentare care pot apare in grafic:

din sectiunea Titles alegem titlul graficului si denumirile axei X si a axei Y;

din sectiunea Axes alegem daca apar sau nu valori pe axele X si Y si selectarea valorilor de pe axa X (Automatic, Category si Time-scale);

din categoria de optiuni Gridlines alegem ce tip de retea dorim pentru marcarea valorilor pe cele doua axe;

din categoria Legend putem stabili daca legenda apare sau nu (Show Legend), iar daca apare, unde va fi plasata;

din categoria de optiuni Data Labels se stabileste daca valorile din foaia de calcul apar sau nu pe grafic;

din categoria de optiuni Data Table se stabileste daca datele din foaia de calcul apar sub forma de tabel pe grafic si daca in aceste tabel apare legenda semnelor grafice.

A patrulea pas din procesul de construire al graficului alege locul unde va fi plasat acesta: intr-o foaie da calcul noua a aceleiasi agende (As new sheet) sau ca obiect in foaia de calcul de unde provin datele (As object in), sugerand si numele acestora.

Daca nu suntem pe deplin multumiti de graficul pe care tocmai l-am construit putem sa il modificam. Fiecare element al diagramei este un obiect pe care il putem selecta si putem face modificari asupra lui. Selectarea unui obiect se face printr-un click pe butonul stang al mouse-ului in zona obiectului.

Formatarea celulelor si a documentului

Cea mai rapida metoda de formatare este folosirea facilitatii AutoFormat prin care Excel pune la dispozitie o serie de formate predefinite. Pentru aceasta selectam din meniul Format optiunea AutoFormat. Va apare o fereastra de dialog de unde vom alege formatul dorit pentru tabel.

Putem utiliza si instrumentele de pe bara de formatare:

I)     font-uri (tip de litera, dimensiune);

II)           stiluri de scriere (bold, italic, subliniat);

III)        alinieri (stanga, centrat, dreapta);

IV)        formatari pentru valori numerice;

V)          indentari stanga si dreapta;

VI)        chenare, culori.

Butonul Merge and Center -- reuneste mai multe celule in una singura si centreaza continutul celulei obtinute.

Tiparirea la imprimanta

Pregatirea paginii pentru listarea la imprimanta se face cu ajutorul optiunii Page Setup din meniul File. Fereastra de dialog Page Setup are patru categorii de optiuni:

Page pentru orientarea hartiei, tipul si dimensiunea hartiei, rezolutia cu care se va face tiparirea, scalari;

Margins pentru distantele care raman libere intre text si marginea hartiei, distantele dintre marginea superioara si antet sau dintre marginea inferioara si subsol;

Heaeder/Footer pentru informatiile din antetul si subsolul paginii;

Sheet pentru zona din foaia de calcul care se va lista, liniile sau coloanele care vor apare in fiecare pagina neschimbate, ce informatii se vor lista, modul in care se va face listarea, ordinea in care se vor lista paginile atunci cand suprafata foii de calcul depaseste dimensiunea foii de hartie.

Putem vizualiza felul in care va arata pagina prin alegerea optiunii PrintPreview din meniul file sau apasand butonul Print Preview -- de pe bara de butoane Standard.

Pentru a alege zona din foaia de calcul care va fi listata, aceasta se va selecta apoi se alege din meniul File optiunea Print Area si apoi din lista ascunsa facem click pe Set Print Area.

Listarea se face apasand butonul Print -- de pe bara de butoane Standard daca sunt acceptate optiunile anterioare de tiparire, sau alegand din meniul File optiunea Print sau facem combinatia de taste Ctrl+P.