LIVRABILE SI SERVICII - Sistem pentru back-up baze de date si aplicatii - Subsistem infrastructura Comunicatii

1. Livrabile

1.1.      Nivelul de infrastructura

Ofertantul va livra urmatoarele echipamente, descrise in sectiunea de specificatii tehnice:

o      router core  - 1 buc

o      cluster firewall/VPN + IPS(format din 2 echipamente identice) – 1 buc

o      firewall/VPN router pentru ARPM – 8 buc

o      firewall/VPN router pentru APM – 42 bucati

o      platforma de tip SSL VPN – 1 buc

o      echipament SLB – 1 bucata

o      echipament de management global (MGMT) – 1buc

[M1] 

Subsistem infrastructura Hardware

Vor fi livrate urmatoarele echipamente si vor fi furnizate serviciile aferente de instalare si configurare:

Servere centrale DB/DW (cf 3.3.1)

Servere centrale de aplicatii (cf 3.3.2)

Subsistem de stocare si backup central (cf 3.3.3)

Subsistem cabinete, console UPS (cf 3.3.4)

Amenajare data center la centru si DR (include cabinete metalice, cablare etc)

Subsistem central de tip CA

Extindere AD si mesagerie

Servere regionale (cf 3.3.5)

Amenajare data centere regionale/locale (include cabinete metalice, cablare etc)

Statii de lucru cu monitor – 600 buc

Notebook-uri – 100 buc

Multifunctionale (cf 3.3.8) – 51 buc

Lista aceasta este minimala si va trebui completata cu orice alta componenta hardware solicitata prin acest caiet de sarcini sau considerata necesara functionarii SIM de catre furnizor.

Subsistem infrastructura Software de baza

Sisteme de operare

Vor fi livrate licente pentru sistemele de operare aferente tuturor serverelor/aplicatiilor din configuratia ofertata atat la nivel central cat si la nivel regional/local. Ofertantul va trebui sa se asigure ca licentierea acopera complet solutia ofertata. Eventualele suplimentari de licente datorate neestimarii corecte la ofertare vor fi suportate de catre ofertant

Sisteme de gestiune a bazelor de date

Vor fi livrate licente pentru sistemele de baze de date aferente tuturor aplicatiilor din configuratia ofertata atat la nivel central cat si la nivel regional/local. Ofertantul va trebui sa se asigure ca licentierea acopera complet solutia ofertata. Eventualele suplimentari de licente datorate neestimarii corecte la ofertare vor fi suportate de catre ofertant.

Aplicatii tip office 700 licente pentru statiile de lucru si notebook-urile ce vor fi livrate

Sisteme antivirus

o      nivel server – 51 licente

o      nivel statii de lucru/notebook-uri – 700

Sistem pentru back-up baze de date si aplicatii

Va fi livrata licentierea corespunzatoare aferenta tuturor bazelor de date si a aplicatiilor din configuratia ofertata atat la nivel central cat si la nivel regional/local. Ofertantul va trebui sa se asigure ca licentierea acopera complet solutia ofertata. Eventualele suplimentari de licente datorate neestimarii corecte la ofertare vor fi suportate de catre ofertant.

Platforma portal

Platforma de portal va fi licentiata astfel incat sa acopere necesarul la nivel de capacitate de procesare si/sau pentru numarul de utilizatori care vor accesa solutia integrata prin intermediul portalului.

Nivelul de Application Server, Data Warehouse si BI, ECM, BPM, Securizare a accesului

Va fi oferita licentierea necesara acoperirii la nivel de capacitate de procesare solicitata pentru subsistem.

Sisteme de administrare si securitate

Va fi livrata licentierea corespunzatoare configuratiei ofertate atat la nivel central cat si la nivel regional/local. Ofertantul va trebui sa se asigure ca licentierea acopera complet solutia ofertata. Eventualele suplimentari de licente datorate neestimarii corecte la ofertare vor fi suportate de catre ofertant.

Subsistem Monitorizare si management infrastructura

Va fi oferita licentierea necesara pentru a acoperirii intreaga infrastructura livrata in cadrul acestui proiect si toate statiile de lucru ale ANPM

Lista de mai sus este minimala si va trebui completata cu orice alta componenta software de infrastructura solicitata prin acest caiet de sarcini sau considerata necesara functionarii SIM de catre furnizor.

Se vor furniza kituri de instalare insotite de documentatia completa in format electronic pentru toate componentele software standard din cadrul proiectului.

4.1.2.   Nivelul aplicatiilor de business

Subsistem Monitorizare si Management Factori de Mediu

Va fi livrata licentierea corespunzatoare configuratiei ofertate atat la nivel central cat si la nivel regional/local. Ofertantul va trebui sa se asigure ca licentierea acopera complet solutia ofertata. Eventualele suplimentari de licente datorate neestimarii corecte la ofertare vor fi suportate de catre ofertant.

Subsistem Aplicatii specializate de mediu

Subsistemul “Aplicatii specializate de mediiu” va fi livrat ca si solutie dezvoltata la cerere. In acest sens, subsistemul va intra in proprietatea autoritatii contractante in totalitatea sa.

Subsistem Gestiunea electronica a documentelor si Fluxurilor de Lucru

Va fi oferita licentierea necesara pentru a acoperirii unui numar total de 1000??? utilizatori nominali si a unui numar minim de 100??? utilizatori concurenti ai subsistemului

Subsistem de suport decizional de tip Business Intelligence

Va fi oferita licentierea necesara acoperirii la nivel de capacitate de procesare solicitata pentru subsistem.

Subsistem management economico-financiar

Va fi oferita licentierea necesara acoperirii la nivel de numar de utilizatori estimat a folosi subsistemul (500

Subsistem GIS

Va fi oferita licentierea necesara acoperirii la nivel de capacitate de procesare folosita pentru subsistem respectiv numar de utilizatori estimat a folosi subsistemul. Vor fi livrate minim 51 de licente pentru administratori locali ai  aplicatiei GIS (acestia vor trebui sa realizeze task-uri de administrate si configurare a aplicatiei). Solutia va trebui sa poate fi accesata prin internet de un numar nelimitat de utilizatori.

Subsistem e-Learning

Va fi oferita licentierea necesara pentru a acoperirii unui numar total de 3000 utilizatori nominali si a unui numar minim de 100 utilizatori concurenti ai subsistemului

Subsistem Project Management

Va fi oferita licentierea necesara pentru a acoperirii unui numar total de 300 utilizatori

Subsistem De lucru colaborativ ??????????

Va fi oferita licentierea necesara pentru a acoperirii unui numar total de 100??? utilizatori

Lista de mai sus este minimala si va trebui completata cu orice alta componenta software aplicativa solicitata prin acest caiet de sarcini sau considerata necesara functionarii SIM de catre furnizor.

Se vor livra beneficiarului, la finalul fiecarei etape corespunzatoare, intreaga documentatie de analiza si proiectare a sistemului, precum si cea de control a calitatii acestuia, conform metodologiei utilizate.

Se vor furniza kituri de instalare insotite de documentatia completa in format electronic pentru toate componentele software standard din cadrul proiectului.

Se vor furniza sursele tuturor componentelor custom si a tuturor configurarilor aplicate pe sistem, impreuna cu orice scula necesara aplicarii acestora, compilarii etc., a scripturilor de make etc., a documentatiei complete de generare si instalare a solutiilor: Beneficiarul trebuie sa poata regenera singur solutiile avind la indemina exclusiv componentele livrate de catre furnizor:

     kiturile si documentatia componentelor standard;

     codul sursa complet al tuturor customizarilor si configurarilor;

     kiturile si documentatia sculelor folosite pentru customizari / configurari (compilatoare, generatoare de cod, scripturi etc.);

     documentatia completa de asamblare si instalare a aplicatiei.

In procesul de deployment al solutiei se va demonstra de catre furnizor pe fiecare componenta in parte completitudinea celor de mai sus prin instalarea componentei de fata cu reprezentantul beneficiarului pe baza livrabilelor specificate aici.

Servicii[H2] 

Vor fi asigurate serviciile de implementare ale tuturor subsistemelor componente in detaliu si a solutiei integrate in ansamblul sau.

Se va considera ca serviciile oferite sunt complete in momentul in care toate subsistemele implementate functioneaza separat si impreuna, ca intreg.

4.2.1.     Servicii asigurate pe durata garantiei

In plus fata de garantia intrinseca stabilita de producator, furnizorul va asigura servicii de intretinere hardware si software cu acoperire 24 din 24 inclusiv zilele nelucratoare pe o durata de trei ani incepand cu data cand sistemele au fost pentru prima oara alimentate la sediul beneficiarului. Similar , Furnizorul va asigura drepturile de licentiere pentru toate versiunile noi ale  sistemelor de operare si produselor asociate, livrarea suportului de informatie si a documentatiei in format DVD pe aceeasi durata de timp.

Performanta efectuarii serviciilor va asigura  un timp de raspuns de maxim 4 ore pentru diagnosticarea disfunctionalitatilor software si un timp de reparare a echipamentelor de maxim 8 ore pentru defectele hardware.

Data fiind dublarea componentelor critice si a celor cu probabilitate mare de defectare, este solicitata orientarea efortului de intretinere catre activitati cu caracter proactiv/ preventiv. Astfel se solicita din partea furnizorului:

Analiza bianuala a patch-urilor pentru sistemele de operare si asistenta tehnica acordata administratoruilui beneficiarului pentru instalarea acestora

Analiza bianuala a patch-urilor, software-ului si firmware-ului pentru sistemele de stocare/SAN si asistenta tehnica acordata administratoruilui beneficiarului pentru instalarea acestora

Raportare trimestriala a activitatilor de suport efectuate si functie de necesitate analiza performantei prestarii serviciilor

Planificarea proactiva a schimbarilor de configuratie/setari pentru configuratiile critice, analize de suportabilitate in mediu SAN si aliniere versiuni de firmware pentru functionare optima

Intretinere preventiva pentru servere si echipamente de stocare folosind procese de schimbare preventiva a componentelor care dau semne de uzura/ defectare iminenta

Raportarea amanuntita cu periodicitate anuala a starii de functionare a serverelor din punct de vedere a adaptarii setarilor de sistem de operare fata de modul specific de utilizare, sublinierea problemelor de securitate, rezerve de spatiu pe filesystem, grad de incarcare din punct de vedere al performantei. Se vor transmite sugestii privind masurile de corectie necesare.

Semnalarea oricaror probleme de mediu sau conditii necorespunzatoare in datacenter care pot afecta functionarea sistemelor.

Mecanisme software de monitorizare in timp real a disponibiliatii echipamentelor cu trimiterea automata a alarmelor, pe un canal securizat, catre un centru de suport disponibil 24x7

Accesul la un portal web al producatorului ce ofera instrumente pentru solutionarea de catre utilizator a problemelor, instruiri, forumuri online si acces la  continut informatic multi-furnizor, multi-platforma.

Posibilitatea de a implica departamentele de dezvoltare ale producatorului pentru analiza si rezolvarea incidentelor software complexe

Se vor asigura, piesele de schimb necesare pentru efectuarea reparatiilor, fiind acoperite de pretul contractului atat valoarea acestora cat si cheltuielile logistice asociate. Piesele defecte inlocuite intra in proprietatea prestatorului.

5. TESTAREA SI ASIGURAREA CALITATII

Ofertantul trebuie sa descrie cum va realiza monitorizarea evolutiei proiectului.

Ofertantul trebuie sa descrie criteriile de calitate urmarite pe durata de viata a proiectlui.

Ofertantul va descrie tipul si frecventa rapoartelor de monitorizare a evolutiei proiectului.

Ofertantul trebuie sa descrie modalitatea in care va realiza testele de acceptanta specifice.[H3] 

Ofertantul va face dovada folosirii de metodologii de lucru pentru implementarea fiecariu subsistem si serviciu care fac obiectul prezentului caiet de sarcini, acceptate de furnizorul de solutie.

IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

Cerinte de analiza, proiectare si modelare

1.         Metodologia de lucru

Ofertantul trebuie sa isi prezinte in oferta, metodologia de lucru pentru fazele de analiza, proiectare, dezvoltare ,implementare, respectiv testare prin care sa demonstreze capabilitatea acestuia de a duce la bun sfarsit aceasta faza de proiect.

Pentru faza de analiza metodologia de lucru va trebui sa prezinte:

cerintele de baza ale proiectului;

aspectele procesuale în definirea cerintelor;

colectarea si modul de analiza a cerintelor;

specificarea cerintelor;

tehnici de validare a cerintelor.

Beneficiarul este cel care valideaza documentele de analiza, având dreptul de a cere orice completari pe care le considera necesare.

Ofertantul trebuie sa faca dovada utilizatii de unelte de modelare tip UML pentru realizarea analizei.

Ofertantul trebuie sa prezinte exemple de proiecte realizate in care au fost folosite unelte de modelare tip UML.

Ofertantul trebuie sa faca dovada folosirii unul plan bine definit de realizare a procedurilor de analiza si de validare a rezultatelor acestuia.

2.         Analiza proceselor de lucru

Ofertantul trebuie sa faca dovada experientei in cel putin 2 proiecte de analiza a proceselor de lucru.

Ofertantul trebuie sa faca dovada ca utilizeaza in mod curent instrumente formale de analiza si modelare a proceselor de lucru. Ofertantul trebuie sa faca dovada ca are personal certificat pentru utilizarea instrumentelor de analiza si modelare a proceselor de lucru, prezentand in acest sens diplome, certificate sau orice alt document ce atesta acest lucru.

Ofertantul trebuie sa prezinte, dupa terminarea analizei, descrierea amanuntita din punct de vedere tehnic a sistemului pe care urmeaza sa il implementeze. Astfel, va fi descrisa modalitatea de realizare si validare a fiecarei functii identificate in cadrul Analizei. [H4] 

Ofertantul trebuie sa prezinte, intaintea acceptantei, rapoarte de functionare a sistemului la parametrii ceruti in caietul de sarcini: numar de utilizatori concurenti, timpi de raspuns al aplicatiilor. Ca raspuns la caietul de sarcini, ofertantul trebuie sa prezinte cum va implementa aceste teste.[H5] 

Ofertantul trebuie sa prezinte planuri de backup ale sistemului astfel incat sa asigure un risc cat mai scazut de pierdere a datelor

Ofertantul trebuie sa prezinte planuri de recuperare a datelor in caz de dezastru, cu proceduri bine definite de lucru, roluri desemnate, actiuni, decizii

Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de analiza institutionala pe care o vor utiliza in vederea descrierii cadrului organizational, a relatiilor si fluxurilor informationale dintre institutiile implicate in activitatile sustinute de SIM

Ofertantii trebuie sa utilizeze o metodologie de analiza si modelare a fluxurilor de lucru bazate pe standardul international de modelare (Business Process Modeling Notation). Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de documentare a proceselor de lucru, acoperind cel putin urmatoarele aspecte:

Identificarea si structurarea proceselor de lucru specifice activitatilor sprijinite prin implementarea SIM (elaborarea modelelor de procese de lucru)

Documentarea detaliata a principalelor procese de lucru

Pentru descrierea proceselor mentionate mai sus, se vor evidentia resursele umane, aplicatiile software si fluxul documentelor implicate

Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de corelare a strategiei, proceselor de lucru si a procedurilor de comunicare din cadrul institutiilor implicate in utilizarea si administrarea SIM

Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de identificare a problemelor cu impact major asupra activitatilor desfasurate in cadrul SIM

Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de simulare pe care o vor utiliza in cadrul proiectului, in vederea obtinerii variantelor optime de procese de lucru. In cadrul simularilor vor trebui luati in calcul diversi parametrii de cost, timp si resurse.

Simularile fluxurilor de lucru vor trebui realizate cu ajutorul unui instrument formal de analiza si modelare care sa permita folosirea metodei matematice Monte Carlo, in vederea estimarii parametrilor operationali corespunzatori proceselor de lucru.

Ofertantii trebuie sa prezinte metodologia de proiectare a arhitecturii de sistem in vederea realizarii si implementarii SIM

Ofertantii trebuie sa furnizeze un instrument software de analiza si modelare care sa permita proiectarea, simularea si monitorizarea derularii fluxurilor de lucru specifice SIM.

3. Instrumente de modelare

Sistemul trebuie sa ofere functionalitati pentru gestionarea intregului ciclu de viata al unui proces de lucru ;

Sistemul trebuie sa permita proiectarea, automatizarea, controlul si imbunatatirea proceselor de lucru ale organizatiei;

Sistemul trebuie sa permita crearea de modele de procese de lucru, reprezentarea grafica a proceselor pe baza modelelor create;

Sistemul trebuie sa permita versionarea atat a proceselor de lucru cat si a modelelor ce stau la baza reprezentarii acestora;

Sistemul trebuie sa permita utilizarea nativa a standardului international de modelare a proceselor de lucru Business Process Modeling Notation;

Sistemul trebuie sa ofere o platforma integrata de strategie, analiza si executie la nivelul arhitecturii organizationale;

Sistemul trebuie sa ofere capabilitati native de modelare a proceselor, prin surprinderea componentelor acestora si reflectarea elementelor de competitivitate precum duratele, costurile sau calitatea proceselor;

Sistemul trebuie sa ofere capabilitati de modelare a proceselor end-to-end care sa permita modelarea strategiei, a proceselor si a organizatiei, intr-un framework comun;

Sistemul trebuie sa ofere functionalitati de reprezentare a proceselor de lucru in cadrul carora sa se poate face distinctia, la nivel de reprezentare, intre activitati ce trebuie realizate de catre o persoana (human tasks) si activitati ce trebuie realizate de alte aplicatii/sisteme (system tasks)

Sistemul trebuie sa permita reprezentarea proceselor de lucru pe baza rolurilor, astfel incat sa se poata determina cu exactitate rolurile responsabile pentru indeplinirea anumitor activitati din cadrul procesului;

Sistemul trebuie sa permita automatizarea si implementarea proceselor de lucru proiectate, in vederea conectarii tuturor utilizatorilor si sistemelor intr-un singur flux de date, end-to-end;

Sistemul trebuie sa fie capabil sa gestioneze in egala masura procese human-centric si system-centric;

Sistemul trebuie sa fie capabil sa permita Transferul Controlat de Fisiere (Managed File Transfer), executia de procese si integrarea sistemelor proprietare;

Sistemul trebuie sa permita utilizatorilor analiza si simularea imbunatatirilor atat la nivelul elementelor de sistem ale unui proces cat si la nivelul elementelor de tip human centric dintr-un proces;

Sistemul trebuie sa permita utilizatorilor monitorizarea proceselor, in functie de rolul pe care il detin in cadrul organizatiei; utilizatorii trebuie sa aiba acces numai la acele procese de lucru unde sunt asignati;

Sistemul trebuie sa permita definirea unui set de reguli de business pe baza caruia sa se poata realiza gestionarea si executia proceselor;

Sistemul trebuie sa permita lucrul concurent asupra aceluiasi element din cadrul unui proces;

Sistemul trebuie sa permita setarea unor evenimente declansatoare (triggere) care sa lanseze notificari catre utilizatori atunci cand o anumita etapa a fost atinsa sau cand o naumita valoare critica a fost obtinuta; astfel se va obtine o crestere a productivitatii utilizatorilor si o imbunatatire a timpului de raspuns, diminuand potentialele riscuri la nivelul organizatiei;

Sistemul trebuie sa prezinte o imagine de ansamblu asupra tuturor proceselor cu care un utilizator a intrat in contact, in mod diferentiat, in functie de rolurile fiecaruia, sub forma unui tablou de bord;

Sistemul trebuie sa permita efectuare de analize asupra datelor specifice unui proces, atat prin raportarea la datele istorice stocate, cat si prin raportarea la procesele aflate in executie;

Sistemul trebuie sa permita realizarea de analize in timp real, care sa permita o mai buna alocare a resurselor intr-un proces de lucru, ceea ce va conduce in final la o imbunatatire a performantelor;

Sistemul trebuie sa permita vizualizarea simularilor pas-cu-pas ale fluxurilor de lucru care implica date procesate in timp real, pastrand instantanee ale simularilor, care raman astfel valabile pentru utilizarea ulterioara;

Sistemul trebuie sa permita definirea de scenarii de simulare, folosind metoda de simulare Monte Carlo, si realizarea de analize, pe baza simularilor, cu referire la costuri, resurse sau durate de executie a proceselor;

Sistemul trebuie sa permita definirea unui numar nelimitat de scenarii de simulare pentru un proces si totodata, realizarea unui numar nelimitat de analize de tipul “what-if”;

Sistemul trebuie sa contina un simulator grafic, astfel incat utilizatorii sa poata identifica si analiza intr-o maniera vizuala, problemele ce pot apare la nivelul unui proces, inaintea implementarii acelui model de proces ;

Sistemul trebuie sa permita de asemeni exportul datelor rezultate in urma analizelor, sub forma de grafice si tabele, catre aplicatii de calcul tabelar, precum Microsoft Office Excel, sau altele similare.

Implementarea proiectului

Planul de implementare

Implementarea SIM trebuie sa se desfasoare intr-un mod organizat astfel incat sa asigure monitorizarea si controlul activitatilor pe toata durata proiectului. Fazele implementarii trebuie sa fie foarte bine definite, marcate cu puncte de verificare si acceptare, livrari si livrabile.

Inaintea inceperii proiectului ofertantul trebuie sa prezinte un plan de calitate al proiectului care va fi aprobat impreuna cu beneficiarul, astfel asigurandu-se toate partile implicate in proiect de buna desfasurare a acestuia si de calitatea produsului finit.

Planul de calitate va contine in mod obligatoriu cel putin urmatoarele sectiuni :

 Definirea proiectului – prezentarea rezultatelor pe care le urmareste proiectul:

a. obiectivele proiectului

b. aria de cuprindere a proiectului

c. excluderi (ce nu face parte din proiect)

d. constrangeri

e. interfete cu alte proiecte

f. planul de risc

 definirea procedurilor aplicabile in cadrul proiectului :

a. predarea/receptia livrabilelor

b. acceptanta partiala/finala

c. gestiunea riscurilor

d. managementul schimbarilor

e. managementul problemelor si procedura de escaladare

 definirea formularelor care vor fi utilizate in cadrul proiectului

 definirea exacta a structurii proiectului in ceea ce priveste:

a. faze/subfaze

b. pachete de lucru

c. livrari/livrabile

 definirea criteriilor de acceptanta precum si a metodelor de evaluare in vederea acceptantei pentru :

a. livrabile

b. pachete de lucru

 definirea fluxului general de acceptanta care va fi desfasurat in cadrul proiectului evidentiindu-se acceptantele partiale si acceptanta finala

 Structura Organizatorica a proiectului, cu prezentarea Echipei de Management a Proiectului

 Plan de Comunicare (intre Comitetul de Conducere al Proiectului, Managerul de Proiect si alte parti implicate in proiect)

a. identificarea partilor implicate in proiect

b. necesarul de informatie

c. sursa informatiilor

d. frecventa comunicarii si

e. continutul comunicarii

 Planul Initial de Proiect, care va prezenta cum si cand vor avea loc activitatile proiectului

a. Descrierea planului si a activitatilor acoperite de plan

b. Dependente externe

c. Ipoteze de planificare

d. Calendarul Proiectului

e. Structura Defalcata a Livrabilelor proiectului (Product Breakdown Structure)

f. fisele cu Descrierea Livrabilelor

g. Pachetele de Lucru

h. Resursele necesare

i. Resursele necesare din partea Beneficiarului

 Controlul Proiectului, care va prezenta modul in care vor fi exercitate functiile de control in cadrul proiectului, precum si mecanismele de raportare si de monitorizare care vor sprijini functiile de control

Activitati pentru implementarea proiectului

Activitati premergatoare

In vederea implementarii SIM este necesar sa se desfasoare o serie de activitati premergatoare. SIM are o importanta deosebita in activitatea ANPM si din acest motiv este necesara asigurarea tuturor conditiilor pentru ca realizarea acestui sistem sa decurga asa cum va fi planificat. In acest sens trebuie realizate urmatoarele activitati preliminare:

 Stabilirea surselor de finantare

 Obtinerea angajamentului ferm al finantatorilor proiectului

 Stabilirea unui calendar clar al finantarii in functie de etapele de proiect si de valoarea acestora

 Constituirea unei echipe de proiect la nivel ANPM si instruirea corespunzatoarea a acesteia pentru a putea fi implicata inca de la inceput in activitatile de achizitie, contractare si derulare a proiectului

 Incheierea tuturor protocoalelor de schimb de informatii si de date intre ANPM si institutiile externe ANPM cu care este necesara integrarea la nivel de preluare/distribuire de informatii

 Organizarea de catre echipa de proiect de seminarii si sesiuni de prezentare a proiectului in cadrul ANPM (atat la nivel central cat si la nivel regional si local) in vederea familiarizarii angajatilor (care vor deveni utilizatori ai SIM) cu obiectivele, etapele si functionalitatile sistemului. Este cunoscut faptul ca unul dintre factorii care intarzie foarte mult implementarea proiectelor complexe este rezistenta viitorilor utilizatori (uneori aceasta rezistenta poate conduce chiar la esecul implementarii). Din acest motiv este necesar ca angajatii ANPM de la toate nivelurile care vor deveni utilizatori ai SIM sa cunoasca informatiile referitoare la SIM inca inaintea finalizarii contractarii.

Activitati de implementare

Asa cum este mentionat in cadrul acestui document, SIM va fi un sistem complex compus dintr-o serie de subsisteme specializate pe fiecare zona acoperita. Este o certitudine faptul ca metodologiile de implementare ale subsistemelor SIM vor fi diferite si ca, pentru a obtine rezultatele asteptate, nu se poate impune o metodologie unica de implementare. Avand in vedere acest aspect, este necesar ca elementele care vor uni metodologiile de implementare ale subsistemelor sa fie zona de activitati de Project Management si planul de calitate al proiectului (descris intr-un capitol anterior).

In ceea ce priveste implementarea subsistemelor, activitatile specifice (indiferent de denumirile sub care vor fi intalnite) sa acopere urmatoarele zone:

Programul de implementare

Etapele de implementare, se vor realiza sub coordonarea managerului de proiect. Este recomandat ca implementarea se se faca in doua etape :

a. implementare sistem pilot

b. implementare sistem complet la nivel national (rollout)

Etapa pilot are rolul de a construi o varianta integrata a intregului sistem astfel incat sa poata fi testata si evaluata de catre beneficiar. Etapa rollout are rolul de a implementa rezultatul pilotului la nivel national Perioada de implementare a proiectului este recomandat sa nu depaseasca 24 de luni de la data semnarii contractului. Exista trei acceptantele majore in cadrul acestui proiect :

a. Acceptanta pilotului (dupa 12 luni de la semnarea contractului)

b. Acceptanta provizorie (la terminare rollout – 12 luni de la acceptanta pilotului)

c. Acceptanta finala (la 3 ani dupa acceptanta provizorie)

Implementarea sistemului pilot recomandam sa dureze maxim 12 luni de la data semnarii contractului. Analiza si dezvoltarea de noi functionalitati post-pilot trebuie sa dureze maxim 3 luni de la data acceptantei pilotului. Implementarea SIM trebuie sa tina cont de urmatoarele obiective ale ANPM:

a. Terminarea in timp cat mai scurt a dezvoltarii, customizarii si implementarii aplicatiilor specifice activitatii de baza a acestuia (Subsistemele Aplicatii Sepecifice de Mediu, subsistemul de Monitorizare si Subsistemul GIS) astfel incat sa poata fi dat in folosinta sistemul pilot intr-o configuratie complet functionala (in 12 luni de la semnarea contractului)

b. Terminarea in cadrul perioadei pilot a dezvoltarii, customizarii si implementarii subsistemelor Financiar economic, Management fluxuri informationale, Portal intern/extern, Administrare si securitate, Data warehouse (in 12 luni de la semnarea contractului) astfel incat sistemul pilot sa beneficieze de puterea de calcul si de gestiune a datelor pusa la dispozitie de aceste subsisteme cheie.

c. Terminarea dezvoltarii, customizarii si implementarii celorlalte subsisteme pana la acceptanta partiala (12 luni de la acceptanta pilot).

d. Efectuarea in paralel a fazelor de analiza pe fiecare subsistem si gruparea prezentarii rezultatelor acestora intr-un proiect tehnic de realizare SIM.

Etapa pilot trebuie sa implementeze toate subsistemele proiectului pentru urmatoarele locatii:

1. Sediul central

2. Un sediu regional (ales de beneficiar)

3. Doua sedii locale (alese de beneficiar astfel incat sa fie coordonate de sediul regional)

Etapa rollout trebuie sa implementeze toate subsistemele proiectului pentru urmatoarele obiective:

1. Sediul failover (de la Sibiu sau Brasov)

2. Sediile regionale (mai putin cel care a fost deja implementat in cadrul implementarii pilot)

3. Sediile locale (mai putin cele care au fost deja implementate in cadru implementatii pilot)

ANPM va stabili amplasamentul centrului de failover intr-unul din cele doua orase (Sibiu sau Brasov) in functie de infrastructura pe care aceasta o detine in orasele respective.

Pentru a reduce costurile aferente primului an de proiect (minimizand astfel riscurile financiare) este recomandata achizitionarea centrului de failover in ultima parte a anului doi de proiect astfel incat la acceptanta partiala (de rollout) acesta sa fie functional si sa garanteze o solutie de recuperare in caz de dezastru la centrul national din Bucuresti.

Procedurile organizationale si de implementare

Se recomanda ca structura organizationala a proiectului sa fie realizata pe trei nivele ierarhice dupa cum este prezentat in figura urmatoare:

 Nivelul 1 - Comitetul de conducere: cu rol de decizie in cadrul proeictului, compus din minim 3 membri.

Propunere: - Presedinte Comitet - Secretar de Stat MMDD; - Presedintele ANPM (sau Vicepresedinte) ca reprezentant al Beneficiarului; - Reprezentant al Furnizorului

 Nivelul 2 - Nivelul de coordonare: cu rol de planificare, urmarire si control in cadrul proiectului. Acest nivel raporteaza catre Comitetul de Conducere.

Propunere: - Director de Proiect Beneficiar - conducatorul directiei IT din ANPM;

- Project Manager Beneficiar - Project Manager Furnizor

 Nivelul 3 – Nivelul de executie: cu rol de executie a activitatilor din cadrul proiectului. Acest nivel este constituit din echipele de proiect ale Beneficiarului si Furnizorului. Fiecare echipa de proiect raporteaza catre Project Managerul corespunzator.

Ofertantul trebuie sa asigure achizitia si livrarea dispozitivelor hardware si a infrastructurii de comunicatii necesare derularii activitatilor de instalare si testare pilot.

In faza pilot vor fi implementate urmatoarele subsisteme in paralel:

Subsistem Monitorizare si Management Factori de Mediu

Subsistem Aplicatii Specializate de Mediu

Subsistem Management fluxuri informationale

Subsistem Data Warehouse

Subsistem Management Economico-Financiar

Subsistem GIS

Subsistem Portal

Implementare faza rollout

In faza rollout vor fi implementate subsistemele de la faza pilot la nivel national si celelalte subsisteme ramase neimplementate:

Subsistemul Knowledge Management

Subsistemul e-Learning

Subsistemul Project Management

Ofertantul trebuie sa propuna un plan de demarare a procedurilor de implementare a subsistemelor care nu sunt incluse in pilot pentru a paraleliza aceste activitati si a asigura terminarea acestora in timp util.

Ofertantul trebuie sa asigure achizitia si livrarea dispozitivelor hardware si infrastructura de comunicatii necesare derularii activitatilor de instalare si testare rollout.

1. Planul de implementare

Ofertantii vor descrie urmatoarele elemente:

o      Graficul de timp necesar pentru realizarea fazei

o      Modul in care vor fi administrate aceste servicii

o      Resursele estimate a fi necesare pentru buna desfasurare a acestor servicii

o      Interactiunea cu Autoritatea contractanta

o      Procedurile de asigurare a calitatii utilizate pe timpul instalarii si testarii

o      Tipul de instruire “on-site” a utilizatorilor de aplicatie (daca e cazul)

o      Documentatia specifica (cand e cazul)

Ofertantul va descrie modalitatea de abordare si realizare a activitatilor.

Ofertantul va desccrie procedurile si livrabilele de testare, pe care le va realiza pe durata contractului.

Ofertantul trebuie sa faca dovada unor structuri stabile de suport tehnic organizate si existente in Romania.

Ofertantul trebuie sa descrie serviciile proprii, curente, care au fost realizate pentru sisteme de complexitate similara.

Ofertantul trebuie sa prezinte conceptul si procedurile sale legate de modul in care va realiza organizarea si prestarea serviciilor de suport.

Ofertantul trebuie sa prezinte detalii despre serviciile de suport, inclusiv numele oranizatiei de suport, resursele disponibile, facilitati si servicii oferite.

2. Etapele implementarii proiectului

Implementarea intregului sistem trebuie sa acopere urmatoarele etape:

o      Analiza

o      Proiectare

o      Dezvoltare/configurare

o      Testare

o      Implementare faza pilot

o      Implementare faza rollout

3. Acceptanta

Fiecare sfarsit de faza major pe ciclul de realizare a sistemului, trebuie sa fie marcat de realizarea unor proceduri de acceptanta intermediare.

Specificatiile de detaliu ale aplicatiei vor fi validate si aprobate de Achizitor inaintea inceperii fazei de proiectare, pe baza de proceduri de validare realizate de coordonatorii de proiect.

Sistemul implementat trebuie sa fie compatibil in intregime cu cerintele de sistem si aplicati descrise in cadrul acestei sectiuni.

Testarea sistemulu va trebui sa dovedeasca conformitate absoluta a acestuia cu functionalitatile cerute in cadrul acestei sectiuni.

MANAGEMENTUL DE PROIECT

Furnizorul va include in oferta Planul de Management al Proiectului care sa contina cel putin urmatoarele :

o      Numele Managerului de Proiect din partea Contractorului, impreuna cu o schema care ii prezinta pe cei care vor avea responsabilitati zilnice in acest proiect;

o      Detalii despre modul in care vor fi gestionati sub-contractorii;

o      Detalii despre resursele care sunt alocate pentru proiect;

o      Metodele utilizate pentru activitatile de mentenanta;

o      Metodele utilizate pentru gestiunea modificarilor cerintelor contractuale; inclusiv aprobarea variatiilor de cost aferente contractului si/sau modificarile graficului de implementare.

Implementarea Sistemului Integrat de Mediu va fi organizata sub forma de proiect in conformitate cu standardele de management de proiect recunoscute international si metodologia decrisa mai jos:

1.         Directorul / managerul de proiect

Directorul de proiect va avea autoritate in derularea proiectului privind deciziile tehnice si cele privind cerintele de modificare a functionalitatilor aplicatiei si structurilor de date.

2.         Organizarea, coordonarea si monitorizarea proiectului

Ofertantul va face dovada experientei sale in organizarea, coordonare si monitorizara de proiecte similare.

Ofertantul va descrie modul in care va organiza, coordona si monitoriza proiectul pe ciclul de evolutie al acestuia.

Ofertantul va descrie structura proiectului si descompunerea acestuia pe faze, activitatile aferente fiecarei faze majore si numarul de zile aferent.

Ofertantul va descrie ce tehnici si standarde utilizeaza pentru organizare, coordonare si monitorizare proiect.

Ofertantul va descrie modul in care va raporta autoritatii contractante progresul proiectului, pe durata de viata a acestuia, frecventa de raportare propusa si documentele de raportare.

Ofertantul va descrie modul in care va realiza interactiunea cu autoritatea contractanta: nivelul de autoritate si competenta, livrabilele rezultate ca urmare a interactiunii echipei de proiect cu autoritatea contractanta.

Autoritatea contractanta va organiza si va sustine in beneficiul proiectului o echipa de proiect condusa de un Project Manager care va coordona toate activitatile privind acest proiect. Conducatorul de proiect desemnat va asigura interfata cu conducatorul de proiect al furnizorului, fiind responsabil pentru implementarea intregului proiect.

Fiecare institutie implicata in proiect ca furnizor de date, va desemna un cnducator de proiect care va interfata in beneficiul proiectului, cu autoritatea contractanta si ofertantul declarat castigator.

Planul de conducere al proiectului va fi detaliat dupa momentul semnarii contractului intre ofertantul castigator si autoritatea contractanta.

3.         Stabilirea echipei de proiect

Echipa de proiect va include specialisti din partea Ofertantului avand experienta in derularea de proiecte care integreaza produse si servicii, precum si cu capabilitati de sustinere a acestui proiect. Echipa de proiect poate include si specialisti din partea Achizitorului.

Ofertantul va descrie componenta si experienta relevanta a echipei de proiect proprii.

Ofertantul va descrie calificarile si responsabilitatile precise ale fiecarui membru al echipei de proiect.

4.         Metodologia de abordare si realizare a proiectului

Proiectul va fi condus in conformitate cu metodologii consacrate.

Ofertantul va descrie instrumentele de lucru utilizate in conducerea, coordonarea si monitorizarea proiectului.

5.         Realizarea planului de proiect

Oferta trebuie sa includa un plan initial de proiect cat mai detaliat posibil, care sa raspunda cerintelor de etapizare si inscriere in termenele de realizare ale proiectlui, cerute de Achizitor.

Planul de proiect va trebui sa fie detaliat dupa ce contractul va fi semnat cu ofertantul declarat casttigator, dar capacitatea manageriala a ofertantului trebuie sa fie descrisa cat mai complet posibil in oferta sa.

Planul de proiect trebuie sa cuprinda, cel putin urmatoarele elemente:

o      descompunerea proiectului in diferite activitati.

o      structura echipei de proiect, project manager de proiect si manageri pentru aceste activitati.

o      specificarea calificarilor si responsabilitatilor precise ale fiecarui membru al echipei de proiect, atat din partea Achizitorului cat si din partea Ofertantului.

o      planificarea in timp a activitatilor proiectului.

o      diagrama Gantt propusa de Ofertant va include fazele majore de realizare a proiectlui, inclusiv testare, instruire, mentenanta.

6.         Interactiunea cu Autoritatea contractanta

O specificatie precisa privind intractiunea cu Autoritatea contractanta este considerata foarte importanta pentru realizarea cu succes a acestui proiect.

Ofertantul va specifica natura acestei interactiuni:

o      nivelul de competenta si autoritatea la care se va desfasura interactiunea

o      care este rezultatul asteptat al interactiunii

o     

7.         Realizarea de proceduri specifice privind notificarile de modificare si change management pe durata realizarii proiectului

Ofertantul va descrie modalitatea in care va realiza controlul versiunilor, controlul si coordonarea cererilor de modificare – proceduri de change control.

Ofertantul va descrie modul in care va aborda si realiza raportarile privind starea proiectlui, raportarea problemelor aparute si modul de tratare a acestora.

8.         Specificatii personal de calificat/certificat pentru conducere implementare

Arhitect de solutie

o      Sa aiba cursuri relevante in domeniul proiectarii sistemelor informatice

o      Experienta de minim 15 ani in IT

o      Sa fi participat in implementarea a minim 5 sisteme informatice

Project Manager

Minim 15 ani de experienta in IT

o      Minim 10 ani experiente in managemenul proiectelor, minim 10 proiecte

o      Experienta in managementul financiar

o      Studii de specialitate, cursuri formale de project management

8.         Documentatre si instruire

Oferta va contine:

o      Tipurile de instruire oferite in cadrul implementarii pe toate etapele de derulare a proiectului

o      Tematica fiecarui modul de instruire, numarul de zile necesar pentru fiecare modul si prerechizitele ce trebuiesc asigurate pentru fiecare modul de curs.

o      Tehnicile educationale care vor fi folosite pentru a asigura eficienta învatarii si predictibilitatea rezultatelor

o      Componenta echipei de proiectare a continutului, care trebuie sa cuprinda specialisti în tipul de aplicatii informatice pentru care trebuie realizate cursurile

o      Trebuie asigurata instruirea personalului de specialitate în informatica astfel ca dupa implementare, acesta sa poata sa asigure întretinerea si dezvoltarea ulterioara a sistemului informatic cu o asistenta minima din partea furnizorului

o      Documentatia completa de utilizare si administrare va fi livrata cu produsul atat in format electronic cat si tiparit, in limba romana.

o      Demonstrarea experientei furnizorului în aplicarea metodologiei descrise pentru sustinerea unor asemenea cursuri

o      Ofertantul trebuie sa includa referinte de la clientii pentru care a mai dezvoltat cursuri pentru aplicatii similare.

Instruirea initiala care va fi furnizata inainte de intrarea in exploatare a solutiei integrate si va fi structurata pe mai multe module:

o      Instruire generala pentru  utilizatorii cheie

o      Instruire aprofundata pentru utilizatorii cheie pe diferitele componente si functionalitati ale sistemului informatic integrat

o      Instruire specializata pentru administratorii de sistem care vor oferi suportul tehnic de intretinere a sistemului.

o      Instruire personal ANPM prin subsistem specializat de elearning

Specialistii IT ai beneficiarului vor fi astfel instruiti de catre contractant incat sa poata asigura functionarea sistemului cu o asistenta minima din partea furnizorului sau independent de contractant incepand cu perioada postgarantie.

9.         FORMATUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE

Informatiile din propunerea tehnica vor fi prezentate astfel incat sa fie posibila identificarea cu usurinta a corespondentei cu specificatiile tehnice minime din Caietul de sarcini.

Oferta va cuprinde:

o      Arhitectura sistemului propus (software si hardware)

o      Descrierea aplicatiilor ce compun Sistemul Informatic Integrat, precum si a infrastructurii software;

o      Descrierea solutiei hardware

o      Metodologia de implementare si managementul proiectului (metodologia de abordare a proiectului: metodologie consacrata si verificata, descrierea modului de implementare, structurarea in etape, descrierea etapelor de implementare, roluri si responsabilitati, structurare echipe de lucru (ofertant & beneficiar))

o      Descrierea modului în care se va asigura instruirea utilizatorilor si mentenanta SIM post implementare;

o      Raspunsul punct cu punct la cerintele detaliate exprimate in caietul de sarcini;

o      Prezentarea echipei de implementare, însotita de CV-uri si certificarile solicitate;

o     

10.       Puntajul Tehnic

Se vor acorda puncte pentru solutia tehnica dupa cum urmeaza: