Sisteme informationale

Sisteme informationale

O caracteristica importanta a epocii contemporane o reprezinta dezvoltarea disciplinelor stiintifice de interfata, prin care se incearca un raspuns la cresterea complexitatii realitatilor economico-sociale, care impune abordari interactive, pluridisciplinare. Dezvoltarea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor a permis, atat pe plan mondial cat si in tara noastra aparitia de concepte si metodologii noi in domeniul informaticii economice, care incearca sa raspunda necesitatii unei revolutii profunde si cu implicatii importante in informatizarea procesului managerial, atat prin folosirea mai eficace a instrumentarului informatic in firme, cat si prin solutionarea cat mai operativa a unor probleme manageriale complexe. De aceea este important sa evidentiem rolul major al sistemelor informationale in activitatea organizatiilor si sa subliniem importanta detinerii cunostintelor de baza despre acestea. [O'Brien, 2002] [OPSIE, 1982] [Oprescu et al., 1997]

1.1. Conceptul de sistem. Analiza sistemica

1.2. Comportamentul sistemelor

1.3. Clasificarea si rolul sistemelor informationale

1.4. Legitatile sistemelor cibernetice

1.5. Organizatia economica - sistem cibernetic

Tendinta de a aplica unei stiinte metoda altei stiinte este o trasatura caracteristica pentru intreaga istorie a dezvoltarii cercetarii stiintifice. Explicatia tendintei rezida pe de o parte, in impactul pe care progresul exploziv al unei stiinte il are asupra altor stiinte la un moment dat, iar pe de alta parte in obisnuinta utilizarii unor metode sau modele verificate prin obtinerea de rezultate bune in diferite alte domenii stiintifice.

Expresia celebra "metoda unei stiinte depinde de natura acesteia" rostita de nu mai putin celebrul economist Andr Marchal in "Mthode scientifique et conomique" (1954), reprezinta concluzia unei aprinse dezbateri teoretice care a caracterizat evolutia moderna a stiintelor economice. Astfel, referitor la problema metodei in stiinta despre economie pot fi amintite abordarile filosofice, fizico-mecaniciste, bio-organiciste sau psihologice. De exemplu, o conceptie fizico-mecanicista priveste fenomenul economic ca pe un fenomen fizic, incercand sa sesizeze in economie legi si principii similare celor din fizica, in special din mecanica cuantica.

1.1. Conceptul de sistem. Analiza sistemica

Trecerea la notiunea de sistem este reclamata de perspectiva temporala a analizei fenomenelor si proceselor respective, care are ca rezultat statuarea unor concepte privind sistemul economic, politic, social etc. in sens general, un sistem este un ansamblu de elemente, organizat pentru atingerea unui anumit obiectiv.

Sistemele informationale sunt componente vitale ale organizatiilor, constituind un domeniu esential de studiu pentru managementul si administrarea afacerilor, la fel de necesar managerului contemporan precum discipline ca marketingul, contabilitatea sau finantele. In sensul celor prezentate in partea introductiva a lucrarii propune cititorului o abordare treptata a principalelor notiuni legate de sistemele informationale economice. Astfel, intr-una dintre cele mai generale abordari putem defini sistemul ca pe orice entitate din viata reala, pentru care se identifica un ansamblu de componente (fenomene, obiecte, procese, notiuni, concepte, entitati sau colectivitati) aflate atat in relatii reciproce, cat si cu mediul inconjurator si care actioneaza in comun pentru atingerea unor obiective bine stabilite.

Orice sistem prezinta doua caracteristici definitorii: structura sistemului - care reprezinta multimea relatiilor dintre componentele sistemului, precum si a relatiilor intre componente si mediu - si starea sistemului - care constituie multimea caracteristicilor sistemului la un moment dat.

Elementele sistemului pot fi obiecte reale (un stoc de produse, o intarziere de productie, un ritm, o societate etc.), dimensiunile acestora depinzand de nivelul de detaliere existent. In aceste cazuri, obiectele elemente ale sistemului analizat pot fi, la randul lor, sisteme. Astfel, sistemul reprezentat de o organizatie constituie un element al sistemului de ramura care, la randul sau este inclus in sistemul economiei nationale (figura 1.1).

Fig. 1.1. Sistemul economic ca element al altor sisteme

Pentru a percepe cat mai corect notiunea de sistem informational sunt necesare cateva definitii de baza ale principalelor componente.

       Informatia este o data cu caracter de noutate (realitate, fapta), care urmeaza a fi introdusa intr-un context util si plin de inteles. Acesta da valoare informatiei pentru anumite persoane si satisface cerintele informationale specifice. Astfel, informatia este o resursa de baza pe care indivizii si organizatiile trebuie sa o detina pentru a supravietui si reusi in societatea contemporana, lucru ce confera importanta sistemelor informationale.

       Sistemul informational reprezinta ansamblul de oameni, proceduri si resurse materiale si financiare care colecteaza, transforma si disemineaza informatia intr-o organizatie. Organizatiile economice contemporane pot implementa mai multe tipuri de sisteme informationale, care includ sisteme informationale manuale simple (informatii scrise pe hartie), sisteme informationale informale (informatii tacite si explicite impartasite in cadrul relatiilor de munca si al culturii organizationale) si sisteme informationale automatizate (care utilizeaza resurse hardware, software si umane pentru a transforma datele in informatii pentru utilizatori).

       Sistemul informational managerial este o notiune utilizata pentru a descrie un sistem informational care furnizeaza informatii sub forma de rapoarte standard si digitale pentru sistemul de conducere. In continuare, conceptul de sistem informational managerial va fi utilizat pentru a descrie o clasa larga de sisteme informationale proiectate pentru a furniza informatiile necesare deciziilor luate de manageri. Toate acestea fac din sistemul informational managerial un termen popular in domeniul sistemelor informationale. Ca urmare, termenul este utilizat de multe organizatii ca denumire pentru departamentele de servicii informatice, ca nume pentru sistemele informationale pe care acestea le dezvolta sau ca denumire folosita de multe universitati pentru departamentele si programele academice din domeniul sistemelor informationale.

       Utilizatorul reprezinta persoana care utilizeaza fie un sistem informational, fie informatia pe care o produce acesta. De obicei, termenul se aplica majoritatii angajatilor dintr-o organizatie pentru a-i deosebi de numarul mic de angajati - specialisti in sisteme informationale (analistii de sistem si programatorii profesionisti).

       Utilizatorul managerial reprezinta un manager, un intreprinzator sau un specialist cu atributii manageriale, care utilizeaza sistemul informational pentru informatia necesara obtinerii alternativelor decizionale si fundamentarii deciziilor.

1.2. Comportamentul sistemelor

Pentru a explica comportamentul sistemului economic in functie de structura organizatorica (activitatile si conectivitatea lor) si structura functionala (mecanismul de control si politicile de luare a deciziei) ale organizatiei si pentru a sugera schimbarile care conduc la o imbunatatire a comportamentului general al sistemului, trebuie facuta analiza in dinamica, pe baza analizei de sistem, metodei modelarii sau metodei simularii. Analiza de sistem constituie una din cele mai importante metode ale dinamicii sistemelor, deoarece permite definirea precisa a obiectivelor si limitelor sistemului studiat, a elementelor componente, a raporturilor de interdependenta dintre subsisteme, precum si a legaturilor cu alte sisteme din mediul extern.

Cea mai cunoscuta abordare a sistemelor in vederea studierii comportamentelor acestora o constituie principiul cutiei negre (figura 1.2), conform caruia un sistem este constituit dintr-o functie de transformare (prelucrare) care are ca intrari diversele resurse, iar la iesire rezultatele, care vor permite atingerea obiectivelor.

Unele discipline pot utiliza termenul de sistem ca pe un concept sau ca pe un mod convenabil de descriere a fenomenelor cu care se confrunta. Pentru o intelegere mai exacta a comportamentului, dezvoltarii, tehnologiei, aplicatiilor si managementului sistemelor informationale trebuie fundamentate (explicate) conceptele de sistem aplicat in organizatii, procesarea informatiei si sistemele informationale.

Fig. 1.2. Principiul cutiei negre

Un sistem poate fi definit ca un grup de elemente interdependente sau interactive formand un intreg. Multe exemple de sisteme pot fi gasite in stiintele fizice si biologice, in tehnologia moderna si in societatea umana. Astfel, se poate vorbi despre sistemul solar (soarele si planetele), despre sistemul biologic al corpului uman, despre sistemul tehnologic al unei rafinarii de petrol sau despre sistemul socio-economic al unei organizatii de afaceri. Particularizand, o prima definitie care se poate enunta pentru disciplina sistemelor informationale este urmatoarea: un sistem reprezinta un grup de elemente interdependente, care actioneaza impreuna pentru atingerea unor obiective comune utilizand elemente de intrare si producand elemente de iesire intr-un proces organizat de prelucrare. Un astfel de sistem (denumit uneori si sistem dinamic) are trei componente (sau functii) de baza care interactioneaza:

       Elementul de intrare (input) presupune preluarea si asamblarea elementelor care urmeaza a fi prelucrate. De exemplu materii prime, energie, date si efort uman care trebuie organizate in vederea prelucrarii.

       Prelucrarea implica procesele de transformare care convertesc elementele de intrare in elemente de iesire. Exemple ar putea fi procesele de productie, procesele de calcul etc.

       Elementul de iesire (output) implica elementele rezultate in urma procesului de transformare si aflate in drumul spre destinatia finala. De exemplu produsele finite, serviciile si informatiile care trebuie transmise catre utilizatori.

Daca un proces de prelucrare accepta materii prime ca elemente de intrare si produce bunuri finite ca elemente de iesire, un sistem informational poate fi imaginat ca un sistem care accepta date ca element de intrare si le prelucreaza in produse de tip informatii ca element de iesire (figura 1.3).

Fig. 1.3. Sistem de productie vs. sistem informational

      Feedback-ul si controlul

Comportamentul unui sistem poate fi analizat mai usor prin includerea a doua componente aditionale: feedback-ul si controlul. Un sistem cu componentele feedback si control este denumit un sistem cibernetic, acesta reprezentand un sistem cu automonitorizare si autoreglare (vezi si 1.4). Astfel, in sens cibernetic, feedback-ul este o data referitoare la performanta unui sistem, iar controlul constituie o functie importanta a sistemului, prin care se monitorizeaza si evalueaza feedback-ul pentru a determina daca sistemul tinde spre atingerea obiectivului stabilit. Acesta face ajustarile necesare elementului de intrare si componentelor prelucrate ale sistemului pentru a se asigura producerea elementului de iesire corespunzator.

Feedback-ul este inclus frecvent ca parte componenta a functiei de control datorita rolului esential pe care il joaca in cadrul controlului. Figura 1.4 arata relatiile feedback-ului si controlului cu alte componente ale sistemului. Parcursul datelor rezultate in urma feedback-ului spre componenta de control si semnalele rezultate in urma controlului catre alte componente sunt reprezentate cu sageti intrerupte. Acestea evidentiaza ca feedback-ul si functia de control indeplinesc un rol important in cadrul sistemului. Prin intermediul acestora, componentele sistemului vor transforma corespunzator elementele de intrare in elemente de iesire, astfel incat sistemul sa-si atinga obiectivul.

Fig. 1.4. Elementele si caracteristicile fundamentale ale unui sistem

      Controlul performantei sistemului

Un sistem care functioneaza corespunzator genereaza un feedback pozitiv, care semnaleaza functiei de control mentinerea cursului curent al sistemului spre obiectivul sau. Un sistem a carui performanta se deterioreaza - deviaza de la atingerea obiectivului - genereaza un feedback negativ. In lumea reala performanta majoritatii sistemelor are tendinta sa se deterioreze in timp. Aceasta caracteristica (denumita entropie) reflecta tendinta unui sistem de a pierde starea initiala (o stare relativ stabila de echilibru). Functia de control incearca sa inverseze entropia si sa mentina echilibrul unui sistem ca urmare a varietatii actiunilor corective, prin monitorizarea feedback-ului si reducerea deviatiilor sistemului de la standardele stabilite anterior, pentru performante acceptabile. Astfel, controlul performantelor sistemului poate fi realizat prin parcurgerea mai multor etape:

     detectarea feedback-ului cu senzori speciali;

     evaluarea dimensiunii, directiei si/sau intensitatii feedback-ului;

     compararea rezultatelor pentru a stabili standardele unei performante corespunzatoare;

     transmiterea semnalelor de control initiatoare de actiuni corective pentru a ajusta activitatile altor componente ale sistemului (vezi si deciziile corectoare de comportament - 4.1);

     aducerea performantei sistemului sub control, actiune care reprezinta intoarcerea la un rang acceptabil de performanta, menita sa conduca la atingerea obiectivelor sistemului.

Un exemplu banal de sistem cu automonitorizare si autoreglare este sistemul cu termostat (de control al caldurii), care asigura temperatura dorita. Alt exemplu este corpul uman, care poate fi considerat un sistem cibernetic care monitorizeaza si ajusteaza automat multe din propriile functii, cum ar fi temperatura, bataia inimii sau respiratia.

      Alte caracteristici de sistem

De regula, un sistem exista si functioneaza intr-un mediu care contine alte sisteme. Daca un sistem este una din componentele altui sistem mai mare, acesta se numeste subsistem si sistemul mai mare este mediul sau. De asemenea, un sistem este separat de mediul sau inconjurator si de alte sisteme prin intermediul frontierei sale.

Mai multe sisteme pot coexista in acelasi mediu, unele dintre ele putand fi conectate la un altul prin intermediul unei frontiere comune numita interfata. Un sistem deschis este acel sistem care interactioneaza cu alte sisteme din mediul sau, realizand un interschimb de elemente de intrare si de iesire prin intermediul interfetelor de intrare/iesire. Un sistem se numeste adaptiv daca el sau mediul sau are capacitatea de a se auto-ajusta, cu scopul de a exista.

Organizatiile economice sau agentiile guvernamentale sunt subsisteme ale societatii care reprezinta mediul lor inconjurator. Societatea contine o multitudine de astfel de sisteme, incluzand indivizii si institutiile lor sociale, politice si economice. Insesi organizatiile sunt constituite din multe subsisteme, ca departamentele, diviziile si grupurile de munca. Organizatiile sunt sisteme deschise atata timp cat interactioneaza cu alte sisteme din mediul lor. Se mai poate adauga faptul ca organizatiile constituie sisteme care poseda abilitatea de a se transforma si adapta pentru a intampina cerintele unui mediu in schimbare.

Daca se admite ca orice comportament este o forma de manifestare a interactiunii sistem-mediu, atunci el trebuie privit dupa modelul unui sistem informational de comanda-control complet. Functionarea unei organizatii presupune existenta unui flux de informatii permanent, dinamic, puternic, edificat pe componentele structurii organizatorice si vazut ca rezultanta generala a sistemului complet de comanda-control.

Prin urmare, orice sistem informational se bazeaza pe o varietate de discipline si cuprinde o serie de cunostinte tehnice si de comportament. Domeniul se schimba continuu si se extinde datorita dezvoltarilor tehnice, descoperirilor si cercetarilor comportamentale care largesc frontierele acestei discipline dinamice.

      Aspecte tehnologice vs. aspecte comportamentale

Informatica, ingineria si matematica sunt discipline care contribuie la aspectele tehnologice ale sistemelor informationale, conferindu-le un puternic caracter pluridisciplinar. Dezvoltarea sistemelor informationale implica dezvoltarea tehnologiilor pentru telecomunicatii si prelucrarea informatiei. Pe de alta parte, domenii ca psihologia, sociologia si stiintele politice contribuie la aspectele comportamentale ale sistemelor informationale. Rezultatele cercetarilor din aceste domenii si din cadrul sistemelor informationale arunca o noua lumina asupra folosirii practice a tehnologiei si a managementului tehnologiei de catre indivizi si organizatii. Interesul acestora se va orienta spre adaptarea tehnologiei in vederea realizarii obiectivelor, precum si pentru obtinerea de avantaje din utilizarea tehnologiei sistemelor informationale.

Ambele aspecte - tehnologic si comportamental - sunt la fel de importante pentru utilizatorul managerial. Desi sistemele informatice sunt dependente in mare masura de tehnologiile care prelucreaza informatiile, ele sunt proiectate, puse in functiune si utilizate de persoane din domenii organizationale variate. Astfel, pentru utilizatorul managerial, succesul unui sistem informational va trebui masurat nu numai prin eficienta sa tehnica, dar si prin eficacitatea sa in atingerea obiectivelor decidentului si organizatiei.

      Cadrul cognitiv pentru utilizatorii manageriali

Noile tehnologii complexe, conceptele comportamentale abstracte si aplicatiile specializate specifice sistemelor informationale genereaza o reala presiune asupra decidentului uman. In aceste conditii este necesara ilustrarea unui cadru conceptual util, care sa contureze cunostintele necesare unui decident pentru exploatarea optima a sistemelor informationale. Un astfel de cadru subliniaza faptul ca este necesara o concentrare a eforturilor in cinci directii: concepte fundamentale, tehnologii, aplicatii, dezvoltare si management (figura 1.5).

Fig. 1.5. Cadrul cognitiv al decidentului

Conceptele fundamentale ale sistemelor informationale Ce sunt sistemele informationale si de ce sunt importante pentru decidenti si organizatiile lor? Pentru a raspunde la aceasta intrebare sunt necesare cunostinte despre componentele si proprietatile sistemelor informationale, care necesita o intelegere a unor concepte fundamentale din teoria generala a sistemelor si prelucrarea automata a datelor. Totusi, se poate aprecia rolul major pe care il au sistemele informationale in cadrul organizatiilor. In acest context trebuie studiate concepte fundamentale tehnice si de comportament, care pot ajuta la intelegerea modului in care sistemele informationale joaca importante roluri operationale, manageriale si strategice in cadrul organizatiilor.

Tehnologia utilizata in sistemele informationale Ce ar trebui sa stie utilizatorii manageriali despre tehnologiile utilizate in sistemele informationale? Raspunsul consta in necesitatea intelegerii de catre decidenti a unor concepte majore, a dezvoltarilor si a unor probleme manageriale din tehnologia informatiei, reprezentata de hardware, software, telecomunicatii, baze de date manageriale si alte tehnologii care prelucreaza informatii. Tehnologia este deosebit de dinamica in acest domeniu, in care cunostintele faptice sunt concentrate pe caracteristici detaliate, supuse unei uzuri morale prematura.

Aplicatiile sistemelor informationale Cum pot sistemele informationale sa asiste utilizatorii si organizatiile in indeplinirea activitatilor curente si atingerea obiectivelor strategice? Raspunsul la intrebare necesita cunostinte despre aplicatiile majore ale sistemelor informationale pentru activitati si operatii, management si decizii strategice. In plus, factorul uman implicat in functionarea sistemelor informationale trebuie sa stapaneasca instrumentul informatic care, de cele mai multe ori, inseamna software de birotica, procesarea tranzactiilor, rapoarte informationale, suport decizional, raport executiv sau inteligenta artificiala.

Dezvoltarea sistemelor informationale Cum ar putea managerii sau specialistii sa dezvolte solutii bazate pe sisteme informationale pentru problemele de afaceri? Raspunsul implica studiul unei serii de elemente teoretice si concepte de dezvoltare. Va trebui inteles modul in care metodologii ca metoda sistemelor, dezvoltarea ciclului de viata a sistemelor si realizarea de prototipuri pot fi utilizate pentru a construi aplicatii ale sistemelor informationale care vin in intampinarea utilizatorului si a necesitatilor organizationale.

Managementul sistemelor informationale Cum ar putea managerii sa cunoasca problemele de organizare a sistemelor informationale proprii? Raspunsul necesita cunoasterea problemelor si metodelor implicate in managementul resurselor, tehnologiilor si activitatilor sistemelor informationale. Dezvoltarea si utilizarea sistemelor informationale pot fi pe cat de dificile si costisitoare, pe atat de benefice pentru o organizatie. Astfel, vor trebui cunoscute concepte ca managementul resurselor, planificarea, implementarea si controlul sistemelor informationale. Scopul problemelor manageriale este de a ajuta la dezvoltarea de solutii prin prisma managementului in confruntarea cu problematica sistemelor informationale in activitatea organizatiilor.

1.3. Clasificarea sistemelor

Atat in literatura de specialitate cat si in practica exista o multitudine de criterii pentru clasificarea sistemelor. Ca o sinteza a acestor criterii generale, se definesc urmatoarele tipuri de sisteme:

Dupa natura:

     Sisteme naturale (de exemplu organismele vii);

     Sisteme elaborate (tehnice, economice, conceptuale).

Dupa modul de functionare:

     Sisteme deschise (iesirile din sistem nu influenteaza intrarile);

     Sisteme inchise (iesirile din sistem influenteaza intrarile).

Dupa comportament:

     Sisteme deterministe;

     Sisteme probabilistice.

In plus, din perspectiva demersului stiintific se evidentiaza tipurile de sisteme informationale si rolurile majore pe care le indeplinesc in succesul operational, managerial si strategic al unei organizatii. Sistemele informationale indeplinesc trei roluri intr-o organizatie:

     suport pentru operatii de afaceri;

     suport pentru managementul adoptarii deciziilor;

     suport pentru avantaje strategice (figura 1.6).

Fig. 1.6. Rolurile sistemelor informationale in organizatie

Sistemele informationale indeplinesc roluri de suport operational, managerial si strategic in afaceri si organizatii, putand fi grupate in sisteme informationale pentru functiunile intreprinderii, sisteme informationale operationale si sisteme informationale manageriale (figura 1.7).

Fig. 1.7. Privire de ansamblu a sistemelor informationale

      Sistemele informationale pentru functiunile intreprinderii

Pentru un manager este important sa inteleaga faptul ca sistemele informationale sprijina direct functiile operationale si manageriale ale organizatiei in contabilitate, finante, resurse umane, marketing si management operational. De exemplu, managerii din marketing au nevoie de informatii despre volumul si tendintele vanzarilor, furnizate de sistemele informationale de marketing (figura 1.8). Directorii economici au nevoie de informatii referitoare la costuri financiare si beneficii, furnizate de sistemele informationale financiare (figura 1.9). Managerii responsabili cu productia au nevoie de informatii prin care sa analizeze necesitatile de resurse si productivitatea muncii, furnizate de sisteme informationale de fabricatie.

Fig. 1.8. Sisteme informationale pentru marketing

Managerii responsabili cu personalul necesita informatii referitoare la drepturile salariale ale angajatilor si dezvoltarea profesionala, furnizate de sistemele informationale ale resurselor umane. Astfel, sistemele informationale pentru functiunile intreprinderii furnizeaza managerilor o varietate de informatii pentru fundamentarea deciziilor in ariile functionale ale afacerilor.

Fig. 1.9. Sisteme informationale financiare

      Sisteme informationale operationale

Sistemele informationale operationale prelucreaza date generate si utilizate in operatii de afaceri. In functie de rolul pe care il au exista mai multe categorii: sisteme de procesare a tranzactiilor - inregistreaza si prelucreaza date rezultate din tranzactii, actualizeaza bazele de date si produc o varietate de documente si rapoarte; sisteme de control al proceselor - furnizeaza deciziile operationale care controleaza procesele fizice; sisteme automatizate de servicii - cele care sprijina comunicatiile.

Sistemele informationale au fost intotdeauna necesare pentru procesarea datelor generate si utilizate in operatiile de afaceri. Sistemele informationale operationale produc o varietate de informatii, dar ele nu pun in evidenta care produse informationale sunt cele mai potrivite pentru manageri. Din acest motiv este necesara o procesare ulterioara prin intermediul sistemelor informationale. Rolul sistemelor informationale operationale ale unei organizatii este de a prelucra eficient tranzactii, de a controla procesele industriale, de a sprijini functiile de comunicatii si productivitatea si de a reactualiza bazele de date (figura 1.10).

Fig. 1.10. Sistem de procesare a tranzactiilor

Exemplul din figura 1.10 ilustreaza componentele si activitatile unui sistem de procesare a tranzactiilor de vanzari, care achizitioneaza date de tranzactionare a vanzarilor, actualizeaza bazele de date si raspunde la interogarile utilizatorului.

       Sisteme de procesare a tranzactiilor

Sistemele informationale operationale includ majoritatea sistemelor de procesare a tranzactiilor, care au evoluat de la sistemele informationale manuale la sisteme mecanice de prelucrare a datelor si apoi la sistemele de prelucrare electronica a datelor. Sistemele de procesare a tranzactiilor inregistreaza si proceseaza date rezultate din tranzactii cum ar fi vanzari, cumparari si modificari de inventar. Ele pot procesa date create prin modificari ale articolelor dintr-un fisier al bazei de date (de exemplu schimbarile de nume si adresa ale unui client), generand o varietate de produse de tip informational pentru uzul intern sau extern (de exemplu facturi pentru client, cecuri de plata, chitante de vanzari, comenzi de achizitii, plati de dividende, plati de taxe si facturi financiare) si punand in evidenta bazele de date utilizate de o organizatie pentru procesarea ulterioara, prin intermediul sistemelor informationale manageriale.

       Sisteme de control al proceselor

Sistemele informationale operationale genereaza informatii pentru fundamentarea deciziilor de rutina, care controleaza procesele operationale programate. Regulile decizionale subliniaza actiunile care trebuie intreprinse cand un sistem informational este confruntat cu o multime de evenimente. Exista o categorie de sisteme informationale denumite sisteme de control al proceselor, in care deciziile de ajustare a procesului de productie sunt realizate automat de calculatoare. Rafinariile de petrol si liniile de asamblare ale intreprinderilor automatizate folosesc astfel de sisteme, care monitorizeaza un proces fizic, achizitioneaza si prelucreaza date detectate de senzori si realizeaza ajustari ale procesului in timp real (vezi deciziile corectoare de comportament si deciziile declansatoare de procese - 4.1).

       Sisteme automatizate de servicii

Unul din rolurile sistemelor informationale operationale este dezvoltarea metodelor traditionale de birotica si a comunicatiilor bazate pe suportul de hartie. Sistemele automatizate de servicii achizitioneaza, prelucreaza, stocheaza si transmit date si informatii intr-o forma specifica comunicatiilor electronice. Sistemele automate se bazeaza pe procesarea de text, telecomunicatii si alte tehnologii ale sistemelor informationale. Exemplele de aplicatii tipice de birotica includ procesoare de text, posta electronica, activitate de publicare, teleconferinte si procesarea documentelor tip imagine.

    Sisteme informationale manageriale

Sistemele informationale manageriale furnizeaza informatii pentru a sprijini activitatea de adoptare a deciziilor. Cele mai importante sisteme manageriale au drept obiective: raportari pre-definite si planificate pentru manageri - realizate de sistemele de raportare a informatiilor suport interactiv si ad-hoc pentru luarea deciziilor de catre manageri - realizat de sistemele suport pentru decizii; informatii importante pentru managementul la varf - furnizate de sistemele informationale executive.

Sistemele informationale manageriale sunt proiectate pentru a furniza informatii precise, oportune si relevante, necesare adoptarii deciziilor efective. Conceptul de sistem informational managerial a fost dezvoltat pentru a contracara o dezvoltare ineficienta si o utilizare ineficace a calculatoarelor electronice.

Importanta sistemelor informationale manageriale rezida in faptul ca acestea subliniaza orientarea manageriala a procesarii informatiei in afaceri. Un scop important al sistemelor informationale bazate pe tehnologia informatiei si comunicatiilor este acela de suport pentru managementul luarii deciziilor si nu doar de procesare a datelor generate de sistemul operational. Aceasta subliniaza faptul ca trebuie folosit un cadru sistemic pentru a organiza activitatile si functiunile sistemelor informationale.

Figura 1.11 ilustreaza relatiile dintre sistemele informationale manageriale si sistemele informationale operationale in raport cu functiunile intreprinderii. Sistemele informationale manageriale sprijina necesitatile de luare a deciziilor ale managementului strategic, tactic si operational. Sistemele informationale operationale sprijina cerintele de procesare a informatiilor implicate de o anumita activitate.

Furnizarea informatiilor si sprijinirea adoptarii deciziilor manageriale la toate nivelurile managementului este o problema complexa. Conceptual, sunt necesare mai multe tipuri de sisteme informationale pentru sprijinirea responsabilitatilor utilizatorilor manageriali, dintre care trei prezinta o mai mare importanta: sisteme de raportare a alternativelor decizionale, sisteme suport pentru decizii si sisteme informationale executive.

Fig. 1.11. Raportul managerial-operational la nivelul

sistemelor informationale

Figura 1.12 ilustreaza cateva dintre resursele necesare si informatiile produse de mai multe tipuri de sisteme informationale manageriale. Se observa astfel componentele de sistem necesare pentru furnizarea unui raport informational, suport decizional, informatie strategica si expertiza pentru utilizatorii manageriali.

       Sisteme de raportare a alternativelor decizionale

Sistemele de raportare a alternativelor decizionale furnizeaza managerilor informatii care sprijina in mare masura necesitatile de luare a deciziilor, prin accesarea bazelor de date cu informatii despre operatii interne procesate anterior de sistemele de procesare a tranzactiilor. Datele despre cadrul de afaceri se obtin din surse externe. Informatiile accesibile managerilor includ rapoartele furnizate la cerere, periodic - conform unui program predeterminat sau in conditii exceptionale. De exemplu, managerii de vanzari pot accesa rapoarte generate instantaneu ca raspuns la solicitarea de a analiza vanzarea unui anumit produs, rapoarte saptamanale de analiza a vanzarilor pentru a evalua rezultatele vanzarilor de produse, a agentilor si a zonelor de vanzare sau rapoarte automate generate de cate ori un agent de vanzari nu obtine rezultatele de vanzari scontate pe parcursul unei perioade specificate.

Fig. 1.12. Componentele sistemelor informationale manageriale

       Sisteme suport pentru decizii

Sistemele suport pentru decizii reprezinta o evolutie naturala de la sistemele de raportare a informatiei la sisteme de procesare a tranzactiilor. Aceste sisteme sunt interactive, reprezentand sisteme informationale bazate pe TIC, care utilizeaza modele decizionale si baze de date specializate pentru asistarea managerilor in procesele de adoptare a deciziilor. Astfel, ele sunt diferite de sistemele de procesare a tranzactiilor, care isi concentreaza atentia pe procesarea datelor generate de tranzactii si afaceri. De asemenea, ele difera de sistemele de raportare a alternativelor decizionale care se focalizeaza pe furnizarea unor informatii (rapoarte) pre-specificate pentru manageri, informatii care ii ajuta pentru luarea unor decizii complexe. In schimb, sistemele suport pentru decizii furnizeaza managerilor informatii intr-o sesiune interactiva sau intr-o modalitate ad-hoc (in functie de necesitate). Un astfel de sistem furnizeaza modelari analitice, sisteme de regasire a datelor si capacitati de prezentare a informatiei, care permit managerilor sa genereze informatiile necesare pentru a adopta decizii intr-un proces interactiv computerizat. De exemplu, aplicatiile de calcul tabelar permit unui manager sa primeasca raspunsuri interactive la cereri ad-hoc pentru vanzari sau previziuni ale profitului formulate in cadrul unor modele analitice[1]. Raspunsurile difera de cele pre-specificate ale sistemelor de raportare a informatiilor. Cand se utilizeaza un sistem suport pentru decizii, managerii cerceteaza alternativele posibile si primesc informatii experimentale bazate pe un set de prezumtii alternative. Astfel, decidentii nu trebuie sa specifice a priori cerintele informationale, sistemul asistandu-i interactiv sa gaseasca informatiile de care au nevoie.

       Sisteme informationale executive

Sistemele informationale executive sunt sisteme informationale manageriale edificate pe necesitatile informationale ale managementului strategic. Managerii isi procura informatiile necesare din mai multe surse, incluzand scrisori, note, reviste si rapoarte realizate manual sau prin intermediul sistemelor computerizate, din intalniri, convorbiri telefonice si activitati sociale. Scopul principal al sistemelor informationale executive este de a oferi decidentilor care asigura managementul strategic al organizatiei accesul rapid si facil la informatiile despre factorii critici in indeplinirea obiectivelor strategice. Astfel de sisteme presupun utilizarea reprezentarilor grafice si accesul rapid la continutul bazelor de date pentru furnizarea informatiilor despre starea curenta si tendintele proiectate ale componentelor strategice din organizatie.

1.4. Legitatile sistemelor cibernetice

Pe langa proprietatile generale desprinse din apartenenta la categoria abstracta de sistem, sistemele cibernetice economice au si caracteristici specifice formulate ca legitati sau principii ale organizarii si functionarii acestora. Legitatile sistemelor cibernetice raman valabile inclusiv in cazul sistemului reprezentat de organizatia economica si a sistemului informational al acesteia.

       Legea varietatii necesare

Caracteristica sistemelor cibernetice conform careia varietatea outputurilor unui sistem poate fi modificata doar printr-o varietate suficienta a inputurilor acestuia a fost identificata si formulata pentru prima data de Ross Ashby. Pe baza legii varietatii necesare se determina diferitele tipuri de comportament al sistemelor dinamice de tipul sistemelor economice. Explicitarea acestei influente a fost facuta in lucrarile lui Ashby si Beer prin analogie cu raportul varietate-constrangere, unde constrangerea apare ca o relatie intre doua elemente (subsisteme) care determina mentinerea varietatii la un nivel constant (reducerea varietatii unui element datorita variatiei celuilalt). O relatie de constrangere poate fi slaba sau tare, intensitatea ei depinzand de masura in care conduce la reducerea varietatii. Varietatea mai mare pe care o intalnim in sistemele economice si sociale (spre deosebire de cele tehnice) se datoreaza, in primul rand, caracterului mai general al legilor sociale (in comparatie cu legile naturii). O lege organica nu este un invariant al sistemului social-economic (in sensul ca poate fi modificata prin interventia decidentului de ordin legislativ), in timp ce o lege a naturii este un invariant al sistemului naturii si se constituie intr-o constrangere.

Cu cat numarul gradelor de libertate a unui sistem este mai mare cu atat varietatea sistemului este mai mare, iar constrangerea la care este supus sistemul este mai mica. Conform legii lui Ashby, sensul modificarii varietatii unui sistem sub influenta intrarilor este mereu spre un nivel mai redus, motiv pentru care legea varietatii necesare prezinta o importanta deosebita in ceea ce priveste controlul si conducerea sistemelor. O metoda de a obtine un anumit nivel al complexitatii la iesirea sistemului se bazeaza pe relatia dintre varietatea comportamentului unui sistem (VCS) si varietatea intrarilor sale (a perturbatiilor la care este supus sistemul - VPS): , unde VCA reprezinta varietatea constrangerilor aplicate sistemului care, cu cat este mai mare, cu atat varietatea sistemului este mai redusa.

in cazul sistemului cibernetic al oricarei organizatii economice legea varietatii este evidenta. Complexitatea sistemului derivata din numarul mare de componente ale acestuia si din varietatea legaturilor dintre aceste componente implica actiunea tuturor elementelor sistemului pana la numarul maxim de grade de libertate.

Aceasta evidenta imprima sistemului un caracter haotic care nu elimina insa caracterul complex al acestuia (haosul si complexitatea nefiind sinonime).

       Legea conexiunii inverse

Conexiunea inversa (feedback-ul) este un concept fundamental in cibernetica, regasindu-se in structura oricarui sistem si permitandu-i acestuia asigurarea functionarii mecanismelor de autoreglare in vederea supravietuirii si dezvoltarii in mediul sau extern. Fundamentata de Norbert Wiener, legea conexiunii inverse stabileste faptul ca orice sistem cibernetic contine cel putin o bucla de reactie (feedback).

Importanta cunoasterii buclelor feedback ale unui sistem cibernetic este reclamata de abordarea sistemului deoarece interactiunile dintre elemente sunt mai importante decat elementele insesi, iar adoptarea unei comenzi independent de structura feedback este sortita esecului datorita capacitatii de autoreglare a sistemului.

In esenta, o bucla feedback constituie un ciclu de transformari care, de obicei, pornesc de la o valoare initiala a unei variabile de intrare, trec in informatii care, printr-un sistem de control, provoaca o decizie modificand si alte variabile, apoi efectele se propaga pana la valoarea de intrare. se disting doua tipuri de bucle de reactie ca structuri elementare ale oricarui sistem cibernetic: bucle feedback pozitive si bucle feedback negative.

O bucla feedback pozitiva actioneaza intotdeauna in directia amplificarii unei schimbari la un anumit nivel al sistemului, produsa in aceeasi directie ca si schimbarea initiala. Se poate spune ca buclele feedback pozitive, al caror comportament tipic este reprezentat in figura 1.13, sunt producatoare de crestere.

O bucla feedback negativa genereaza actiuni de directie opusa fata de diferenta dintre nivelul dorit si cel real, deplasand marimea nivelului catre un scop propus, catre radacina sistemului. Feedback-ul negativ este unul autoreglator, iar consecintele unei schimbari survenite la nivelul unei variabile tind sa contracareze variatia initiala.

Fig. 1.13. Comportamentul unui feedback pozitiv

in sistemele economice, feedback-ul negativ (ca element de baza in identificarea comportamentului) se constituie intr-un mecanism de control, de autoreglare, care cauta sa evite extremele in functionarea sistemului si sa mentina un echilibru relativ eficient al sistemului. Din punct de vedere al comportamentului unei bucle feedback negative (figura 1.14) se cunosc patru moduri fundamentale care nu pot aparea in forma lor pura in sistemele reale: raspuns neted (1), oscilatie amortizata (2), oscilatie intretinuta (3) si oscilatie exploziva (4).

Fig. 1.14. Comportamentul unui feedback negativ

       Principiul complementaritatii externe

in multe cazuri obiectele (elementele) unui sistem pot fi la randul lor sisteme sau subsisteme, in acelasi mod in care sistemul organizatiei economice constituie un element al sistemului de ramura care, la randul sau, este inclus in sistemul economic national. Astfel, orice sistem cibernetic constituie un element (subsistem) al unei bucle feedback dintr-un sistem cibernetic de ordin superior. Principiul complementaritatii externe exprima modalitatile clare de integrare si interactiune ale sistemului cu mediul extern, cu celelalte sisteme din lumea reala (politic, economic, social, de mediu etc.). Pe baza acestui principiu este eliminata posibilitatea de analiza izolata a sistemului. Abordarea trebuie facuta intotdeauna in interactiunea sa cu alte sisteme, prin intermediul intrarilor si iesirilor.

Complexitatea sistemelor in general face imposibila incadrarea acestora doar la nivelul unei bucle feedback dintr-un sistem cibernetic de ordin superior. Interactiunea cu mediul se manifesta pe fluxul structural al mult mai multor bucle de reactie. Efectul identificarii principiului complementaritatii externe in functionarea sistemului cibernetic se reflecta direct in studiul comportamentului si in abordarea sinergica a sistemului.

       Principiul emergentei

Formulat si introdus relativ recent de Hermann Haken, principiul emergentei (sinergiei) apare in teoria sistemelor definit astfel: efectul total al interactiunilor si interdependentelor este neaditiv in raport cu efectele locale. Formele concrete ale efectului emergent in sistemele economico-sociale includ, la nivel microeconomic, efectul aglomerarii, efectul urbanizarii, efectul productiei finite etc., iar la nivel macroeconomic includ posibilitatile de realizare a unor obiective globale legate de nivelul de trai (calitatea vietii), de cercetare, de perfectionare etc.

in sistemele economice, sinergismul apare atunci cand functionarea interdependenta, dar concomitenta, a elementelor sistemului asigura obtinerea unui efect mai mare decat suma efectelor componentelor in functionare independenta. Specific sistemelor cibernetice, efectul sinergic se manifesta la nivelurile organizational si functional ca urmare a interconditionarilor dintre proprietatile componentelor sistemice si proprietatile sistemului in ansamblu. Aceasta caracteristica influenteaza in mod direct comportamentul sistemului si capacitatea acestuia de autoreglare in cazul unor modificari ale parametrilor de mediu, toate acestea reflectandu-se asupra masurii eficientei sistemului.

Efectul sinergic pentru un sistem S cu n subsisteme (elemente) componente Sⁱ se exprima matematic astfel:

,

unde I(S) reprezinta efectul integral al sistemului, Wⁱ(Sⁱ) reprezinta efectul functionarii izolate a subsistemului Sⁱ si D(S¹Sⁿ) reprezinta efectul sinergic al functionarii interdependente a celor n subsisteme componente.

Efectul emergent al sistemului poate actiona pozitiv, determinand cresterea efectului integral, sau negativ, determinand micsorarea nivelului acestuia (exista posibilitatea unei analogii intre efectul emergent si decizia de grup). Pentru fiecare subsistem al unui sistem se pot evidentia componentele si se poate calcula efectul integral al subsistemului. Datorita complexitatii sistemelor, principiul sinergiei poate fi aplicat initial ca principiu al complementaritatii sinergice la nivel de subsistem component si apoi extins ca principiu al emergentei la nivelul sistemului global.

       Principiul entropiei negative

Plecand de la abordarea fizico-mecanicista a fenomenului economic, sensul originar al termenului de entropie se regaseste in principiul al doilea al termodinamicii: caldura se deplaseaza intotdeauna de la un corp mai cald spre unul mai rece si niciodata invers. De aici si interpretarea moderna a legii entropiei conform careia in orice sistem exista tendinta transformarii continue a ordinii in dezordine, in haos.

Asociind unei structuri ordonate un grad minim de incertitudine (de necunoastere), iar unei structuri dezordonate, haotice, un grad maxim de necunoastere, s-a introdus termenul de entropie informationala ca masura a gradului de incertitudine dintr-un sistem. intre gradul de organizare a unui sistem, cantitatea de informatie inmagazinata si nivelul entropiei informationale exista o relatie directa, exprimata prin legea entropiei negative: in sistemele cibernetice exista tendinta ca gradul de organizare sa creasca odata cu cresterea cantitatii de informatie inmagazinata in sistem. Cu alte cuvinte, gradul de organizare a sistemului este direct proportional cu cantitatea de informatii inmagazinata si este invers proportional cu entropia informationala a sistemului.

Informatia, ca element de baza al functionarii oricarui sistem, determina gradul de organizare a sistemului si modeleaza comportamentul acestuia, contracarand efectele legii entropiei si conservand caracteristicile sistemului: deschidere, dinamism, complexitate si haos determinist.

1.5. Organizatia economica - sistem cibernetic

Plecand de la definitia generala a notiunii de sistem - conform careia acesta poate fi orice entitate din viata reala, pentru care se identifica un ansamblu de componente (fenomene, obiecte, procese, notiuni, concepte, entitati sau colectivitati) aflate atat in relatii reciproce,  cat si cu mediul inconjurator si care actioneaza in comun pentru atingerea unor obiective bine stabilite - putem stabili cu usurinta ca orice organizatie economica poate fi considerata un sistem deschis, adaptabil, care opereaza intr-un mediu de afaceri (figura 1.15).

Fig. 1.15. Organizatia economica - sistem cibernetic

Vazuta ca sistem, orice organizatie cuprinde sase componente de sistem interdependente:

        Inputul (X) - resursele economice cum sunt cele umane, financiare, materiale, masini, terenuri, facilitati, energie si informatii, care sunt preluate din mediul sau si utilizate in activitatile de sistem.

        Functia de transformare (S) - procesele organizationale ca cercetarea, dezvoltarea, productia, marketingul, desfacerea, care transforma inputul in output.

        Outputul (Y) - rezultatele functiei de transformare, care constau in produse si servicii, plati ale angajatilor si ale furnizorilor, dividende, contributii, taxe si informatii catre sistemul extern (mediu inconjurator).

        Feedback-ul (R) - constituie elementul definitoriu al unui sistem cibernetic, care asigura functia de autoreglare, atunci cand outputul nu corespunde cu obiectivele stabilite (Z) in cadrul sistemului reprezentat de organizatia economica (figura 1.16).

        Controlul - managementul este componenta de control a unui sistem organizational, care vizeaza functiunile intreprinderii astfel incat performanta sistemului sa atinga obiectivele organizationale (cum sunt profitabilitatea, cota de piata sau responsabilitatea sociala).

        Mediul - orice organizatie economica este un sistem deschis, adaptabil, care partajeaza elementele de intrare si elementele de iesire cu alte sisteme din mediul sau (vezi si 1.4 - Principiul complementaritatii externe).

Fig. 1.16. Autoreglarea (feed-back-ul)

O organizatie trebuie sa intretina relatii corespunzatoare cu alte sisteme economice, politice si sociale din mediul sau. Grupul de sisteme include mai multi factori cum sunt clientii, furnizorii, competitorii, actionarii, uniunile sindicale, institutiile financiare, agentiile guvernamentale si comunitatile, fiecare avand propriile obiective relativ la organizatia in cauza. Sistemele informationale sunt cele care faciliteaza interactiunea dintre organizatie vazuta ca sistem si fiecare dintre factorii enumerati.

In conditiile abordarii organizatiei economice ca sistem cibernetic este necesara cunoasterea sistemelor informationale in contextul utilizarii lor in prelucrarea informatiei, operatie denumita si procesarea datelor. Procesarea implica aplicarea de tehnici, proceduri si algoritmi asupra datelor astfel incat, in urma prelucrarilor sa rezulte informatiile care vor putea fi incluse in modelele decizionale.

        Date vs. informatii

Data este definita in general ca fiind observatia primara despre fenomene si procese din lumea reala. De exemplu, demararea unei proceduri publice de licitatie deschisa pentru achizitie de tehnica de calcul sau amanarea unui meci de fotbal ar putea genera o multime de date care descriu evenimentele. Datele reprezinta de fapt masuratori obiective ale atributelor (caracteristicilor) entitatilor (procese, fenomene sau evenimente) din mediul inconjurator. Masuratorile sunt de obicei reprezentate prin simboluri (numere si cuvinte) sau prin coduri (compuse dintr-un ansamblu de caractere numerice, alfanumerice, alfabetice sau alte tipuri de caractere). In general datele iau o varietate de forme, incluzand date numerice, text, sunet, grafica, video etc.

Termenii data si informatie nu se pot substitui intotdeauna unul cu altul. Totusi este util sa ne imaginam datele ca fiind resursele materiale primare prelucrate in produse finite de tip informatie. Informatia poate fi definita ca o data convertita intr-un context inteligibil si util pentru utilizatori specifici. Caracteristica definitorie a unei informatii este conferita de gradul de noutate pe care aceasta il aduce pentru receptorul uman (vezi si 3.2). Desigur, data poate sa nu necesite procesari pentru a constitui informatie pentru un anumit utilizator.

Totusi datele nu devin utile pana cand nu sunt supuse unui proces calitativ, in care forma este agregata, manipulata si organizata, iar continutul este analizat si evaluat, fiind plasat intr-un context corespunzator pentru un utilizator. In concluzie se poate spune ca orice informatie reprezinta o data, dar nu orice data este o informatie, ci doar aceea care aduce un grad de noutate. Astfel, informatia ar putea fi imaginata ca o procesare de date plasata intr-un context care ii confera acesteia valoare pentru utilizatorii specifici (figura 1.17).

Fig. 1.17. Transformarea datelor in informatii prin procese de prelucrare

De exemplu categoriile de varsta, vanzarile cantitative si valorice inregistrate de o unitate de desfacere intr-o perioada pot reprezinta date despre tranzactiile de vanzari, pe care un manager poate sa nu le ia in considerare ca informatii. Numai dupa ce sunt organizate si prelucrate corespunzator, datele respective pot fi adaptate, conducand la obtinerea unor informatii de genul vanzari cantitative si/sau valorice pe categorii de varsta, ceea ce poate aduce un grad de noutate pentru decident.