Utilizarea help-ului Notes

In acest seminar veti afla cate ceva despre:

Help-ul mediului Lotus Notes

Documentatia on-line

Setarea bazei de date Help pe workspace

Deschiderea Help-ului

Inchiderea unei ferestre Help

Help-ul la nivelul bazei de date

Help-ul la nivelul documentului

Seminarul 3 descrie modul in care putem obtine ajutor din partea sistemului Notes. Multe resurse sunt incluse chiar in Notes. In plus, helpul on-line poate fi parcurs intr-o varietate de moduri, care pot fi adaptate felului dv. de a folosi Notes. Intentia este de a va face sa va descurcati singuri in Notes.

Documentatia in care puteti cauta informatia dorita este:

documentatia tiparita care insoteste programul;

alte carti legate de subiect;

bazele de date cu help on-line, inclusiv varianta on-line a documentatiei tiparite si care este senzitiva la context;

help-ul specific unei baze de date;

help-ul legat de view-uri si documente;

help-ul care este inclus in document;

help-ul la nivel de camp.

DOCUMENTATIA ON-LINE

Setarea bazei de date Help pe workspace

Exista cateva baze de date care se livreaza impreuna cu Notes, inclusiv help-ul pentru serverul Domino, help-ul pentru managementul retelei si asa mai departe. Exista si o baza de date care poate fi folosita de utilizatorii Notes. Aceasta este Notes Help, care este o baza de date cuprinzatoare (aprox. 34 Mb) care poate fi locala sau pe server. Contine help pentru dezvoltatorii de aplicatii si administratorii de sistem pe langa help-ul pentru utilizatori. Baza de date poate fi plasata pe clientul local Notes, daca aveti spatiu, sau o puteti deschide de pe serverul Domino daca sunteti legati tot timpul la LAN.

Cea mai usoara modalitate de a pune Notes Help pe workspace, oricare ar fi versiunea instalata este:

apasati tasta F1.

selectati Help|Help Topics din bara de meniu. Baza de date va fi plasata pe workspace.

Figura 3.1  Help-ul Notes si Notes Help este acum pe workspace

Daca Notes esueaza in deschiderea unei baze de date, trebuie sa o cautati in alt director local sau pe serverul Domino.

Figura 3.2 Puteti adauga baza de date Help din fereastra Open database

Deschiderea Help-ului

Puteti deschide Help-ul in trei moduri:

faceti dublu clic pe icon

selectati Help|Help Topics din meniu;

apasati tasta F1.

Inchiderea unei ferestre Help

Puteti inchide o fereastra Help in patru moduri:

apasati tasta Esc

selectati File|Close din meniu

apasati Ctrl+W.

faceti clic pe X-ul din dreapta sus din fereastra Windows.

Help-ul la nivelul bazei de date

Va amintiti in seminarul 2 cand am pus o baza de date pe workspace? Un pas a fost sa facem clic pe butonul About., care afiseaza un ecran de informatii despre acea baza de date. Designerii bazei de date pot folosi avantajul dat de doua documente, care descriu scopul bazei de date si modul de utilizare al acesteia. Documentele About si Using pot fi accesate din meniul Help.

About This Database este documentul pe care il vedeti atunci cand faceti clic pe About. in fereasra Open database. Informatia din acest document descrie de obicei scopul general al bazei de date, cine trebuie sa o foloseasca, ce nivel de acces trebuie sa aiba, precum si alte informatii cum ar fi copyright-ul.

Using This Database este un document help pentru baza de date. De obicei contine informatii despre aplicatie, inclusiv o descriere a workflow-ului, formulare speciale si asa mai departe, si poate oferi chiar si informatii despre cum puteti contacta dezvoltatorul pentru ajutor suplimentar.

Help-ul la nivelul documentului

Atunci cand va aflati in fata unui document puteti sa recurgeti la elemente ajutatoare:

Titlurile ecranelor. Acestea pot oferi cateva informatii in functie de modul de proiectare al aplicatiei. Titlul va spune, de obicei, ce formular sau ce vedere folositi in acel moment. Daca sunteti intr-o aplicatie in care formularele si vederile seamana una cu alta, puteti folosi bara de titlu pentru a identifica unde sunteti. De asemeni, bara de titlu poate afisa informatii pe baza unei formule. De exemplu, bara de titlu a unui document legat de clienti poate afisa informatii cum ar fi numele angajatului care se ocupa de acel client si numarul de comenzi pe care clientul le-a facut anul trecut. Intr-o baza de date de discutii, bara de titlu poate afisa subiectul de discutie si numarul de raspunsuri.

Butoanele. Ati vazut in baza de date de help cum butoanele pot fi folosite pentru a naviga printr-o baza de date. Acelasi tip de navigare este cateodata bine-venit in aplicatiile Notes pentru a afisa formulare specifice de help. De exemplu, daca lucrati cu un formular complex, poate exista un document help care sa fie afisat prin clic pe un buton Help. Cand ecranul de help se inchide, sunteti trimis inapoi la formularul de completat. Este o cale rapida si usoara pentru un designer de aplicatii pentru a crea help on-line senzitiv la context. Butoanele pot fi afisate pe bara de actiune in partea de sus a formularelor si vederilor, sau pot fi incluse intr-un document.

Link-urile

Butoanele nu sunt singurul mod prin care se trece dintr-un document Notes in altul. Link-urile pot fi plasate in orice document Notes. Cand un utilizator face clic pe un link, el este dus la un alt document, o vedere sau o baza de date. Daca are o conexiune la Internet, atunci link-urile intr-un document Notes pot lansa un browser web si afisa o pagina web.

Evident, documentele legate pot contine documente help.

Ferestrele pop-up

Ferestrele pop-up sunt ferestrele care se deschid atunci cand atintiti mouse-ul deasupra unui cuvant sau icon si tineti apasat butonul stang.

Helpul la nivelul campului

Intr-o baza de date, cand treceti de la un camp la altul, designerul poate sa afiseze un help pentru fiecare camp, in partea de jos a ecranului. Acest lucru il vom invata seminarul viitor.

FUNCTIUNI NOI ALE CLIENTULUI NOTES IN VERSIUNEA 5

Inovant si integrat Lotus Notes versiunea 5, este un client de mesagerie si colaborare documentara pentru Internet. Imbunatatita in mod semnificativ, in numeroase domenii, aceasta ultima versiune, totodata adaptabila si personalizabila, ofera un mediu simplu de utilizat. Clientul Notes versiunea 5 poate fi comparat cu un navigator simplu ce ofera acces centralizat la diverse pagini WEB, forumuri de discutii si alte documente Notes.

Apropiindu-se de standardele Internet, prin integrarea functiunilor detinute de alte instrumente software cum ar fi Lotus Organizer si cc:Mail, versiunea 5 a pachetului Lotus Notes este un instrument unic, din punct de vedere al tehnologiei. Integreaza functiuni de mesagerie electronica, agenda personala si de grup, gestiunea informatiilor WEB, legand performantele Notes de simplitatea in utilizare a Internetului.

Aceste functiuni sunt accesibile fara obligatia unei infrastructuri Domino si reflecta obiectivele urmarite de Lotus prin dezvoltarea clientului Lotus Notes:

posibilitatea de a fi executat pe orice tip de server,

cel mai simplu client Internet de utilizat,

aplicatii inovatoare in fiecare sector de activitate,

aplicatii pentru utilizatorii mobili,

usor de dezvoltat pe scara mare,

inovare in domenii de colaborare si de Knowledge Management.

Utilizarea oricarui tip de server

Notes V5 suporta integral protocoalele standard de mesagerie (POP, IMAP4, SMTP), de forumuri de discutii (NNTP), anuare (LDAPv3) si de continut (MIME, S/MIME, HTML, Java, Java Script si certificate de tip X.509). Datorita acestui suport, utilizatorii abonati la un furnizor de servicii de mesagerie pot sa primeasca, sa trimita si sa-si administreze propria mesagerie Internet. Notes V5 ofera acces la aplicatii intranet sau web construite si pe alte servere decat Domino, asigurand (in acelasi timp) o fidelitate totala.

Clientul Notes contine urmatoarele functiuni:

Suport pentru protocoalele POP3 si IMAP4 - clientul Notes suporta protocolul POP3 incepand cu versiunea 4.6. Notes V5 ofera suport complet pentru protocolul IMAP4. Curierul POP3, poate fi incarcat direct in casuta postala a utilizatorului. Suportul pentru protocolul IMAP este administrat cu un model (template) specific si un cont IMAP definit in anuarul electronic personal.

Suport nativ pentru MIME. MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) este standardul de format al mesajelor Internet. Specificarea standardului ETF descrie formatele si regulile de construire a mesajelor care contin unul sau mai multe elemente. De exemplu MIME permite trimiterea de mesaje care contin imagini. Specificatiile MIME adaugate la versiunea 5 include toate specificatiile de baza si alte numeroase extensii. Versiunea 5 suporta, de exemplu, un editor HTML pentru generarea textelor complete in cadrul mesajelor. Paginile HTML pot contine elemente complexe, cum ar fi legaturi URL interdependente. Nu este permisa nici o conversie, acest lucru asigurand fidelitatea complexa a continutului mesajelor. Datorita acestui standard, versiunea 5 ofera un tip de mesagerie Internet care garanteaza cel mai inalt nivel de fidelitate posibil.

Suport S/MIME - dintotdeauna Notes a oferit o infrastructura cu cheie publica de foarte buna calitate, similara celei propuse pentru securitatea prin sistemul S/MIME. Suportul S/MIME amplifica securitatea nativa oferita clientilor Notes si permite un schimb de mesaje securizate cu clientii "non-Notes".

Integrarea completa a certificatelor X.509 - X.509 este standardul deschis al formatelor de certificate utilizate pentru autentificarea dintre aplicatii. Utilizatorii Notes pot sa utilizeze atat certificate Notes cat si certificate de tip X.509v3;

Suport LDAP - clientul Notes integreaza suportul complet al protocolului LDAP. Orice cercetare de adresa poate fi efectuata utilizand LDAP. Anuarele locale sunt interogabile tot prin intemediul retetelor LDAP;

Suport nativ al formatelor de adrese Internet - in versiunea 5, formatul standard al adreselor Internet poate fi utilizat ca alternativa la formatul adreselor ierarhice Notes. Cele doua formate pot sa coexiste in cadrul aceluiasi mesaj.

Clientul Internet cel mai simplu de utilizat

Obiectivul urmarit de Lotus cu Notes, versiunea 5, a fost crearea unui mediu care poate sa creasca productivitatea utilizatorului, prin acces nelimitat la toate sursele informationale necesare indeplinirii lucrarilor cotidiene. Contrar altor oferte, Notes nu este decat rezultatul asamblarii diverselor tipuri de produse program. Este clientul Internet cel mai bine integrat pentru domeniul industrial, detine cele mai optime functiuni de mesagerie, agenda electronica si web.

Functiunile cheie disponibile in versiunea 5 contin:

Pagina de primire - Notes V5 introduce conceptul de pagina de primire. Este prima pagina afisata in momentul pornirii clientului. Pagina de primire propune o interfata simplu de utilizat si acces direct la functiunile de mesagerie, agenda si contacte personale. Aceasta pagina poate fi personalizata utilizand mai multe stiluri. Cel mai important este pagina de tilturi.

Pagina de titluri (Headlines) - permite definirea unui mediu personalizat inainte de navigare, filtrare, acces la informatii si manipularea lor. Exemplu: un utilizator poate sa filtreze mesajele managerilor, sa supravegheze un site web concurent, avand afisata in permanenta lista reuniunilor zilnice, sarcinile urgente, totul prin intermediul paginii de titluri. Posibilitatea inceperii unei zile de lucru cu informatia utila, prezenta la momentul oportun, este posibila din momentul lansarii Notes.

Abonamente - posibilitatea manipularii informatiilor din bazele Domino, in functie de criterii de interes personal, este una din inovatiile versiunii 5. Pot fi create astfel oricate abonamente dorim, utilizand un formular simplu pentru fiecare baza de documente. O data ce au fost create aceste documente, rezultatele pot fi afisate direct pe paginile de titluri.

Bara de navigare - detine instrumente asemanatoare butoanelor de navigare "inainte si inapoi" cu care sunt obisnuiti utilizatorii de navigatoare. Pe bara mai sunt butoanele "stop", "refresh" (care actualizeaza ansamblul aplicatiilor, inclusiv mesageria) si un buton de cautare (posibilitatea alegerii unei adrese URL pentru activarea natigatorului web integrat de Notes).

Bara de semne si butoanele sale - utilizarea acestor butoane ofera acces la functiuni specifice Notes: mesageria si agenda. Noile mijloace de navigare si dosarele atasate permit crearea de legaturi catre o informatie diversa. Bara de semne este aici pentru a permite accesul instantaneu la aplicatii, mesagerie, agenda, sarcini si contacte.

Unghiuri ferestre - aceasta tehnica de navigare ofera un instrument de gestiune a informatiei mult mai complet decat majoritatea browserelor. Unghiurile apar in cadrul unui document, o pagina web sau vedere, oferind astfel un mod de navigare suplimentar. Unghiurile inlocuiesc, de fapt, meniurile derulante din Windows, pentru a urma o navigare incheiata, un simplu clic permite intoarcerea la pagina dorita. Aceste unghiuri afiseaza un titlu sau un mic "x "care poate inchide fereastra corespondenta, pastrand "istoricul" paginilor deschise inainte. Utilizarea butonului "inapoi" permite deschiderea ultimei ferestre. Glisarea/deplasarea unui unghi permite stabilirea de semne pe bara de semne in dosare sau direct pe bara de semne.

Editarea HTML - datorita suportului HTML 4, editorul Notes devine un excelent instrument de creare web. Functiunile de control a imaginilor si a tablourilor ajuta utilizatorul sa creeze rapid pagini atractive, ce suporta integral HTML si integreaza formatul imaginilor de tip GIF animate sau JPEG.

Tablouri - sunt casete speciale cu proprietati pentru urmatoarele functiuni aditionale:

alinierea de tip paragraf,

modelarea stilurilor,

efect de umbre,

tablouri condensabile,

tablouri imbricate,

unghiuri in tablouri,

texte multicoloane,

coloane de largimi fixe si variabile in acelasi tablou.

Previzualizarea imprimarilor - dupa lansarea imprimarii este posibila, inainte, previzualizarea documentelor.

Aplicatii inovante

Dupa versiunea 4, Lotus a integrat majoritatea functiunilor cc:Mail. Noua interfata include un antet de comunicare separat; o comunicare "inainte-inapoi"; o cercetare incrementala mai performanta; o vedere curier, la sosire, ce permite afisarea mesajelor noi in capul listei si reguli simple de gestiune. Combinarea acestor functii noi cu cele ale editorului si a suportului de standarde, permite pozitionarea clientului de mesagerie Notes Versiunea 5 ca un client complet de mesagerie Internet.

Lotus a integrat totodata in agenda de planificare si gestiunea sarcinilor, numeroase functiuni personale continute de Lotus Organizer, cum ar fi formate de imprimare diverse si o functiune de agenda de grup ce permite vizualizarea simultana a agendei mai multor persoane.

Noile functiuni cheie ale mesageriei

Antet de mesaje separat - numele destinatarilor unui mesaj este separat de corpul mesajului, este posibila defilarea continutului mesajului pastrand antetul ecranului.

Type-ahead addresing - ameliorarea performantelor versiunii 5 usureaza utilizarea acestei functiuni dupa selectia destinatarilor mesajelor si a wokflow-ului.

Type-down addresing - atunci cand functiunea typr-ahead addressing prezinta un nume, aceasta functie defileaza inainte si inapoi numele utilizatorilor inregistrati in carnetul de adrese. Aceasta functiune este activa in special cu anuarul de sarcini.

Regulament pentru corespondenta - sintaxa engleza pentru definirea sarcinilor automatizate cu conditii multiple pentru filtrarea mesajelor automat. Pot fi selectionate mai multe actiuni. Regulile sunt executate de un server si ofera o prelucrare 24^x7.

Support MAPI - Notes este inregistrat in prezent ca o aplicatie de mesagerie, care ii permite sa integreze pachete program ca MS Office si MS Internet Explorer.

Notes Minder - acest utilitar este incarcat automat in bara de aplicatii din Win 95/98/NT si informeaza prin intermediul unei pictograme semnalizatoare, sunete sau o casete de dialog sosirea noilor mesaje. Pot fi consultate si antetele mesajelor noi.

Comportament de vedere "trimisa" - utilizatorii sunt avertizati, dupa suprimarea mesajelor de pe vederile trimise, ca documentele vor fi suprimate din toate folderele.

Preferinte (favoruri) de mesagerie - preferintele includ: o optiune de verificare automata a ortografiei dupa trimitere, priroritati de trimitere, posibilitatea de a include un paragraf de text completat automat (formule de politete, fisier semnatura), optiuni pentru continutul mesajelor (HTML, text sau amandoua), nivelul de importanta al mesajului, optiuni de securitate, optiuni de delegare si de definire a unui separator de raspuns.

Noile functiuni cheie a agendei/plannig

Imprimarea calendarului - odata cu acesta versiune este posibila imprimarea agendei in formate diferite foarte asemanatoare celor oferite de Lotus Organizer.

Vedere agenda de grup - vederea permite vizualizarea mai multor agende intr-un singur afisaj si afisarea agendelor individuale, in functie de autorizarile delegatiei,

Suport pentru zilele de sarbatoare - posibilitatea de a adauga cateva zile de concediu predeterminate (nationale, religioase, etc.) pe agenda utilizatorilor.

Formulare si gestiunea invitatiilor - invitatiile trimise pot fi pentru informare, optionale sau obligatorii.

Gestiunea resurselor - posibilitatea de a diministra resurse din domenii diferite.

Suport de alarme imbunatatit - pentru a accepta fisiere sunet (cum ar fi fisierele .wav) este posibila specificarea alarmelor pentru rendez-vous (de exemplu) si de asemenea pot fi trimise alarme invitatilor.

Butoane de actiune pentru organizatori si participanti - in timpul vizualizarii unei intrari poate fi trimis un apel si poate fi anulata sau replanificata o reuniune.

Gestiunea integrata a sarcinilor - sarcinile (to do) apar in mod automat in agenda zilnica atat timp cat nu au fost finalizate. Sarcinile pot avea alarme, pot fi repetitive sau private. Este posibila si definirea sarcinilor de grup.

Suport pentru utilizatorii mobili

Utilizare deconectata - consultarea si gestiunea mesageriei in mod deconectat, a paginilor web si a forumurilor de discutii. Configurarea si implementarea este simpla. Gestiune replicarilor prin semne este facila.

Utilizarea la distanta, conectare - posibilitatea utilizarii Notes cu un cont existent Internet.

Anuar redus - stocarea locala a unei copii din anuarul intreprinderii inseamna timp de acces ameliorat, fara a tine cont de marimea intreprinderii.

Functiuni de mobilitate ameliorate - documentele de conexiune si intrarile de apeluri telefonice sunt generate automat pentru utilizatorii noi la sfarsitul configurarii. Utilizatorii dispun astfel de un asistent de configurare a conexiunilor pentru documentele cu acces la distanta: server intranet prin intermediul unei legaturi telefonice, la servere Internet, sau la servere Domino. Este folosita o conexiune disrecta Notes sau X.PC.

Suport nativ PDA - Notes versiunea 5 suporta asistenti personali digitali pentru replicarea mesageriei, a contactelor si a agendei.

Intrari utilizatori in timpul executiei unui script - comanda "promptuser" permite afisarea unei casete de dialog pentru alegerea unei parole in locul unui apel telefonic, astfel incat nu mai este necesara tastarea numarului de telefon daca parola nu a expirat.

Parola ascunsa in documente si dialoguri de conexiune - parola ascunsa astfel ofera cel mai bun nivel de securitate.

Ameliorarea documentelor de conexiune de tip retea - utilizatorii pot sa-si aleaga astfel codul zonei, codul tarii si numerele telefonice in documentele de conexiune retea.

Inovare in colaborare si Knowledge Management

Versiunea 5 a pachetului Lotus Notes, cu facilitati de tipul paginilor de titlu. a semnelor si functiunile de cercetare avansate ilustreaza tipuri de aplicatii deja disponibile de Knowledge Management. Functiunile legate de analiza si descoperirea informatiilor indispensabile unei bune executii a lucrarilor obisnuite includ:

Pagina de titlu - realizeaza in principal flitrarea celor mai importante mesaje, personalizarea celor mai importante mesaje de la inceputul zilei si acces la informatia pertinenta. Una dintre functiunile cheie este oferita de posibilitatea abonarii la bazele Domino.

Motor de cautare si interfata utilizator - pictograma de cautare este intotdeauna prezenta pe linia de instrumente, sus in dreapta paginii de lucru. Motorul de cautare este Global Text Retriever IBM, in care dialogul de cautare include numeroase imbunatatiri cum ar fi cautarea prin consonanta.

Indexarea sistemului de fisiere - un formular, stocat in baza catalog a unui domeniu, permite indexarea continutului sistemului de fisiere.

Consolidarea rezultatelor de cautare - este realizata intr-un document paginat si poate contine mai multe fraze descriptive a continutului elementelor cautate.

Filtre suplimentare - in versiunea 5, integralitatea documentelor este indexata prin utilizarea filtrelor Inso care permit traducerea pe bucati, intr-un format ce poate fi indexat. Formatele suportate sunt: Acrobat PDF, Word, WordPerfect, WordPro, 1-2-3, Excel, Freelance, PowerPoint si HTML.

Din acest seminar ati retinut:

ce este documentatia on-line,

cum se face setarea bazei de date Help pe workspace,

cum se deschide si se inchide Help-ul,

cum poate fi descris help-ul la nivelul bazei de date,

despre help la nivelul documentului,

despre link-uri si ferestre pop-up,

despre help la nivelul campului,

functiunile noi ale clientului Notes in versiunea 5.