BAZE DE DATE SI APLICATII ACCESS

BAZE DE DATE SI APLICATII ACCESS

Domeniul de utilizare a bazelor de date este gestiunea informatiilor. Prin asigurarea informatiilor intelegem colectarea, memorarea, organizarea, regasirea si analiza acestora. Access este un sistem care ne ajuta sa realizam toate acestea operatii intr-o maniera unitara, eleganta si accesibila.

O baza de date Access este o colectie de elemente distincte gestionarii informatiilor despre un anumit subiect sau colectate si pastrate intr-un anumit scop. Elementele unei baze de date Access le numim obicte. O baza de date Access poate sa contina urmatoarele clase principalele de obiecte: tabele, interogari, machete, rapoarte, controale, macro-comenzi si module.

Un obiect poate sa fie selectat si poate sa fie manevrat (prelucrat) intr-un anumit fel. Obiectele create poseda proprietati pe care le putem stabili pentru a da obiectelor infatisarea si comportamentul dorit si metode care indica ce operatii se pot efectua cu obiectul respectiv. Toate obiectele apartinand unei clase poseda aceleasi proprietati si aceleasi metode. Diferentierea obiectelor (individualizarea) facandu-se prin valorile diferite atribuite acestor proprietati.

Obiectele dintr-o baza de date care apartin aceleiasi clase alcatuiesc o colectie. Baza de date care poseda aceste obiecte poate fi privita ca un obiect de nivel mai inalt, care contine restul obiectelor. Spunem ca baza de date este un recipient al colectiilor de obiecte care o compun. In afara de baza de date, si alte obiecte pot sa fie recipienti pentru alte obiecte.

O aplicatie Access este alcatuita dintr-una sau mai multe baze de date ale caror obiecte sunt conectate, corelate si coordonate pentru a alcatui un ansamblu coerent de elemente si de activitati destinate rezolvarii unor probleme concrete. Utilizatorul vede anumite obiecte ale aplicatiei si le foloseste direct (machete si rapoarte), iar alte obiecte, care sustin si controleaza felul in care lucreaza machetele si rapoartele (tabele, interogari, macro-comenzi si module), sunt transparente pentru acesta. Manevrarea obiectelor se face prin proprietatile si metodele lor. De asemenea, intr-o aplicataiei folosim evenimente, care apar in anumite obiecte (de exemplu, in machete sau rapoarte) si dirijeaza evolutiile ulterioare.

Pentru rezolvarea, in Access, a multor probleme de mai mica anvergura este suficient sa cream baza de date cu cele cateva obiecte necesare si sa le utilizam prin comenzi si manevre specifice Access. Pentru aceasta, nu este nevoie sa fim neaparat specialisti in informatica sau calculatoare, dar trebuie, oricum, sa fim bine familiarizati atat cu facilitatile si tehnicile de lucru Access, cat si cu principiile de proiectare a bazelor de date. O astfel de persoana, capabila sa creeze baze de date si aplicatii Access, va fi numita, in continuare, proiectant (al bazei de date sau aplicatiei ).

Daca, dimpotriva, suntem o persoana care doreste numai sa foloseasca o baza de date sau o aplicatie Access, majoritatea amanuntelor functionarii sistemului Access sunt irelevante. Ba mai mult chiar, acestea ne-ar putea distrage atentia de la adevarata noastra treaba (de contabilitate, de exemplu). O astfel de persoana, interesata numai in exploatarea unei aplicatii Access, o vom numi utilizator.

Diferenta dintre o baza de date si o aplicatie este data de felul in care proiectantul leaga obiectele intr-un sistem coerent, permitand utilizatorului sa-si concentreze atentia asupra sarcinilor de serviciu pe care le are de rezolvat si nu asupra aplicatiei sau sistemului folosit pentru dezvoltarea ei (in cazul de fata Access).

Contrar asteptarilor celor mai multi dintre noi, o aplicatie Access nu contine un program principal asemanator celor cu care ne-am obisnuit in alte medii pentru dezvoltarea aplicatiilor pentru baze de date. Practic obiectele Access se "descurca" singure si executa actiunile prevazute de proiectant, prin mecanismele puse la dispozitie de sistem si pe care le vom studia in capitolele urmatoare (macro-comenzi si proceduri Access Basic), atunci cand apar evenimentele asteptate.

2.1 Realizarea unei aplicatii Access

Atunci cand ne angajem intr-o actiune de proiectare a unei aplicatii de baze de date trebuie sa parcurgem, in general, trei etape:

etapa de analiza a sistemului, a problemei de rezolvat. Aceasta activitate, de obicei, nu este dependenta de sistemul in care vom implementa aplicatia. Ea se finalizeaza prin realizarea unui model al sistemului studiat, de exemplu pe baza modelului entitate-legatura;

etapa de proiectare a elementelor bazei de date (obiecte), pe baza modelului stabilit in cadrul analizei. In cadrul acestei faze, definim proprietatile obiectelor, evenimentele la care trebuie sa raspunda aplicatia si stabilim felul in care vor raspunde obiectele la diferitele evenimente.

etapa de realizare a aplicatiei consta din crearea efectiva a obiectelor cu structura si proprietatile proiectate si este urmata de codificarea, programarea, testarea si implementarea procedurilor de tratare a evenimentelor si testarea functionalitatii aplicatiei pe baza unor date fictive, dar reprezentative. In final, se va trece la exploaterea de test a aplicatiei, urmata de verificarea ei amanuntita si cu date reale.

Ultimele doua etape prezentate mai sus sunt dependente de mediul de dezvoltare al aplicatiei.

2.1.1 Analiza

In cadrul etapei de analiza a sistemului, vom parcurge urmatoarele faze:

Stabilirea scopului si domeniul de intrare (tema)

Primul lucru pe care trebuie sa-l facem, ca proiectanti, este sa identificam problema pe care va trebui sa o rezolve aplicatia. De asemenea, vom stabili ce trebuie sa faca fiecare dintre utilizatorii aplicatiei. In cele mai multe cazuri va fi vorba de o activitate din domeniul gestiunii informatiilor (de exemplu: evidenta comenzilor, urmarirea inventarului sau a stocurilor dintr-o magazie, gestiunea financiar-contabila a unei firme etc).

In aceasta faza, va trebui:

sa studiem sistemul pe care intentionam sa-l modelam;

sa purtam discutii (amanuntite si repetate) cu utilizatorii finali pentru stabilirea amanuntelor, a anumitor cerinte sau preferinte (in privinta formei machetelor si a rapoartelor) si sa discutam sugestiile acestora;

sa preluam toate documentele primare tiparite (date de intrare) si situatiile raportate (rezultate) folosite in gestinea conconventionala;

sa punem pe hartie toate activitatile pe care trebuie sa le rezolvam si sa stabilim fluxurile de informatii (si aceasta cat mai amanuntit).

Identificarea entitatilor sistemului si precizarea legaturilor dintre acestea

In a doua faza, pe baza informatiilor colectate si a studiului efectuat, vom trece la:

identificarea tuturor elementelor sistemului modelat si la gruparea lor pe categorii pe care le vom numi entitati;

stabilirea, pentru fiecare entitate, a principalelor caracteristici care au relevanta pentru problema de rezolvant, pe care le vom numi atribute.

Nota

Un element apartinand unei entitati poarta numele de exemplar (individ) al entitatii. Toate exemplarele unei entitati sunt dotate cu aceleasi atribute. Valorile atributelor sunt insa diferite si fac diferenta dintre exenplarele entitatii, particularizandu-le si individualizandu-le.

alegerea cheii primare, care sa identifice unic exemplarele entitatii;

stabilirea legaturilor care exista intre entitati si tipul acestor legaturi.

Conform modelului entitate-legatura, intre entitatile unui sistem pot sa existe trei tipuri de legaturi: "1-la-1", "1-la-n" si "n-la-n". Intr-o legatura "1-la-n", fiecarui exemplar dintr-o entitate ii corespunde cel mult un exemplar din a doua entitate. Acesta este tipul de legatura cel mai rar. In al doilea tip de legatura, "1-la-n", fiecarui exemplar din prima entitate pot sa-i corespunda mai multe exemplare din a doua entitate, respectiv fiecarui exemplar din a doua entitate ii poate corespunde cel mult un exemplar din prima entitate. Tipul de legatura "1-la-n" ester cel mai frecvent intalnit in modelele sistemelor analizate. In fine, in ultimul tip de legatura, "n-la-n", fiecarui exemplar din prima entitate pot sa-i corespunda mai multe exemplare din a doua entitate, si invers, fiecarui exemplar din a doua entitate ii pot corespunde mai multe exemplare din prima entitate.

Precizarea datelor de intrare, a prelucrarilor necesare si a prezentarii rezultatelor

In aceasta faza vom identifica, impreuna cu utilizatorii, care sunt datele furnizate aplicatiei, in ce fel vor fi acestea introduse, ce prelucrari vom aplica acestor date, in ce fel si pe ce suport vor fi ele prezentate ca rezultate finale.

2.1.2 Proiectarea aplicatiei

Etapa de proiectare include fazele de stabilire a caracteristicilor obiectelor bazei de date si de proiectare a interactiunilor dintre aceste obiecte in vederea obtinerii functionalitatii dorite a aplicatiei.

Proiectarea obiectelor bazei de date

Dupa finalizarea analizei trecem la proiectarea obiectelor bazei de date, incepand cu tabelele si corelatiile dintre acestea. Tabelele constituie obiectele Access destinate pastrarii informatiilor. Regula pe care o vom aplica pentru gruparea datelor in tabele este urmatoarea:

pentru fiecare entitate a sistemului, identificata in cadrul analizei, vom crea cate un tabel;

structura tabelului va trebui sa reflecte atributele si componenta entitatii pe care o reprezinta.

Legaturile dintre entitati se vor materializa in corelatii intre tabelele bazei de date, care permit asocierea corecta a datelor pastrate in diferite tabele.

Nota

Impartirea datele in tabele reprezinta fundamentul intregii aplicatii. De felul in care am realizat aceasta etapa depinde calitatea aplicatiei. Anumite sugestii pentru impartirea in tabele gasim in casetele pentru dialog ale "asistentului" Table Wizard.

Apoi, vom continua cu proiectarea obiectelor apartinand clasei de obiecte numite interogari. Cu ajutorul interogarilor putem sa extragem datele de interes din tabel. In consecinta, vom crea cate o interogare pentru fiecare set de date care este necesar pentru prelucrarea sau pentru prezentare

Proiectarea interfetei aplicatiei-utilizator

Machetele si rapoartele sunt clasele de obiecte care ne permit introducerea datelor si prezentarea rezultatelor. Cu alte cuvinte ele realizeaza, impreuna cu alte cateva mecanisme Access (meniuri, comenzi, bare cu scule, butoane), o posibilitate de legatura dintre aplicatiei si utilizatorul ei. Numim aceasta legatura, interfata aplicatiei-utilizator. Si in cazul acestora va trebui sa proiectam (continut, forma, functionare) toate machetele si rapoartele, cat si alte elemente de interfatare necesare.

Proiectarea interactiunilor dintre obiectele bazei de date

Macro-comenzile si modulele cu proceduri Access Basic sunt obiectele cu ajutorul carora automatizam actiunile sau coordonam functionarea aplicatiei ca un ansamblu unitar si coerent al activitati. Proiectarea acestor ultime componente intregeste activitatile acestei etape.

In concluzie, elaborarea proiectului unei aplicatii Access, incepe prin construirea obiectelor, continua prin stabilirea, atat a proprietatilor acestora si a evenimentelor la care ele trebuie sa raspunda, cat si a modului in care vor reactiona, si se finalizeaza prin codificarea macro-comenzilor si a procedurilor necesare pentru efectuarea actiunilor. Surpriza va fi mare cand vom constata ca, pentru destul de multe aplicatii mai simple, este posibil ca programarea nici sa nu fie necesara!

2.1.3 Realizarea aplicatiei

Dupa ce am pus pe hartie intreg proiectul aplicatiei, suntem in masura sa trecem la realizarea ei efectiva. Fazele principale de parcurs, in aceasta etapa, sunt urmatoarele:

Cearea fisierului bazei de date

Primal lucru pe care trebuie sa-l facem, dupa definitivarea proiectului, este crearea fisierului bazei de date. Aceasta va actiona ca un recipient urias ce va pastra obiectele aplicatiei (amanuntele de proiectare) si datele acestuia. In functie de complexitatea aplicatiei vom putea folosi un fisier sau mai multe fisiere pentru baze de date.

Crearea obiectelor si testarea lor

Urmatorul pas in realizarea aplicatiei consta din crearea obiectelor acesteia, de obicei, in urmatoarea ordine:

cream tabelele pe baza proiectarii facute anterior;

adaugam cateva inregistrari cu date in fiecare tabel (incarcarea de test a tabelului);

cream o interogare de selectie pentru o macheta din aplicatie (de obicei macheta pentru introducerea datelor);

cream macheta, pe baza interogarii de selectie creata anterior;

adaugam datalii la macheta creata (macro-comenzi, proceduri pentru tratarea evenimentelor, alte interogari);

testam macheta pentru a vedea daca afiseaza si memoreaza datele dorite;

adaugam alte machete si rapoarte abia dupa ce prima functioneaza satisfacator.

Nota:

Vom avea grija sa lucram si sa punem la punct un singur obiect o data. Pentru fiecare obiect vom folosi un nume semnificativ si usor de retinut si reamintit.

Incarcarea bazei de date si testarea aplicatiei

Dupa ce am creat obiectele si le-am testat individual, vom trece la testarea sistematica a intregului ansamblu: vom incarca tabelele cu date reale si vom trece la exploatarea de test a aplicatiei. Vom corecta orice diferenta intre comportarea aplicatiei si prevederile obiectului.

Restul lucrarii va urmari cele discutate in aceste paragrafe, pentru a ne introduce in tainele proiectarii si implementarii unor mici aplicatii Access. In general, fiecare capitol va prezenta aspecte legate de crearea si utilizarea cate unei clase de obiecte, existand insa si capitole destinate unor alte subiecte ca: prelucrarea datelor sau administrarea unei baze de date .

In continuare, vom discuta primul pas in realizarea unei aplicatii Access si anume crearea fisierului bazei de date.

2.2 Crearea fisierului unei baze de date

O baza de date Access este memorata intr-un fisier, care contine toate obiectele bazei de date, adica tabelele, interogarile, machetele, rapoartele etc. Baza de date se comporta ca un urias recipient al tuturor obiectelor bazei de date si implicit a datelor acesteia.

Pentru crearea unui fisier nou pentru baza de date Access:

1. In fereastra de inceput de sesiune de lucru Access, executam comanda New Database, din meniul File sau actionam butonul New Database, din bara cu scule.

2. In caseta pentru dialog New Database, introducem numele bazei de date (in caseta File Name) avand maximum 8 caractere (fara spatii) si extensia. Daca nu introducem o extensie explicita, Access va adauga, implicit, extensia .MDB.

3. Daca este necesar, selectam alta unitate si/sau alt repertoriu (in casetele Drives si Directories).

4. Actionam butonul OK. Access creeaza un fisier de baze de date gol si afiseaza fereastra Database.

2.3 Crearea obiectelor bazei de date Access

Pentru crearea unui obiect Access:

1. Actionam butonul corespunzator obiectului, din fereastra Database.

2. Actionam butonul de comanda New, din fereastra Database sau executam comanda New, din meniul File si alegem tipul de obiect dorit.

Pentru anumite tipuri de obiecte, Access va afisa o caseta pentru dialog, in care putem selecta tabelul sau interogarea pe care se va baza functionarea obiectului. Alegem o interogare atunci cand functionarea obiectului se bazeaza pe mai multe tabele. In caz contrar, alegem un tabel.

Pentru modificarea unui obiect:

1. Actionam butonul corespunzator tipului de obiect pe care dorim sa-l modificam, din fereastra Database;

2. Alegem obiectul din lista;

3. Actionam butonul Design, Access deschide o fereastra si afiseaza obietul pentru modificare, in modul de lucru Design view.

Fiecare clasa de obiecte din Access are anumite particularitati, pe care le numim proprietati. O proprietate este o caracteristica, un atribut al unui obiect. Proprietatile obiectelor determina felul in care lucreaza obiectele sau aspectul acestora. Dupa ce am creat un obiect, ii modificam proprietatile folosind asistentii si utilitarele Access (Wizards si Tools). In afara de proprietati, obiectele Access sunt caracterizate prin actiunile pe care le pot executa sau care pot fi efectuate asupra lor, anumite metode. Acestea pot fi folosite, in proceduri, pentru manevrarea obiectelor.

Atentie! Nu trebuie sa confundam proprietatile obiectelor Access cu atributele entitatilor.

Atunci cand cream un nou obiect, Access afiseaza o caseta pentru dialog si putem sa alegem modul de creare al obiectului: prin forte proprii sau cu ajutorul asistentilor Access corespunzatori.

2.4 Tiparirea obiectelor unei baze de date

In Access, avem posibilitatea sa tiparim urmatoarele clase de obiecte: foi de date, machete, rapoarte, definitiile unor obiecte, parametri pentru protectie si module Access Basic. In general, pentru tiparirea unui obiect va trebui sa parcurgem urmatoarele etape:

vizualizarea de proba a obiectului sau documentului;

stabilirea parametrilor de punere in pagina;

tiparirea propriu-zisa.

2.4.1 Vizualizarea de proba

Pentru vizualizarea de proba a obiectului sau documentului procedam astfel:

1. Deschidem obiectul sau il selectam in fereastra Database;

2. Executam comanda Print Preview, din meniul File sau actionam butonul cu acelasi nume, din bara cu scule. In modul de lucru Print Preview, Access afiseaza documentele in fereastra Print Preview.

Nota:

Pentru a trece la pagina urmatoare, actionam butoanele Page din partea stanga jos a ferestrei Print Preview.

2.4.2 Punerea in pagina

Pentru stabilirea parametrilor de punere in pagina vom proceda in felul urmator:

1. Deschidem obiectul sau il selectam in fereastra Database.

2. Executam comanda Print Setup, din meniul File.

3. In caseta pentru dialog Print Setup, putem stabili valorile urmatorilor parametri de punere in pagina:

orientarea in pagina (verticala- Portrait sau orizontala-Landscape);

marimea foii de hartie si marginile documentului fata de marginile hartiei;

tipul de imprimanta folosita si driver-ul pentru imprimanta.

4. Actionam butonul OK.

Nota:

In privinta parametrilor folositi la tiparire, Access actioneaza diferit, in functie de obiectul tiparit. Astfel:

daca tiparin tabele, integrari sau module, el foloseste parametrii de punere in pagina curenti;

daca tiparim machete sau rapoarte, foloseste parametrii salvati o data cu salvarea obiectului.

2.4.3 Tiparirea propriu-zisa

Pentru inceperea tiparirii propriu-zise a obiectului sau documentului:

1. Deschidem obiectul sau il selectam din fereastra Database

2. Executam comanda Print, din meniul File sau actionam butonul cu acelasi nume din bara cu scule

3. In caseta pentru dialog Print, putem sa precizam cativa parametri suplimentari:

ce urmeaza sa fie tiparit (in caseta de grup Print Range);

ce fel de tiparire solicitam (in caseta Print Quality);

cate copii solicitam (in caseta Copies);

felul in care vor fi tipari copiile: in secventa sau nu (caseta de control Collate Copies);

destinatia tiparirii (caseta de control Print To File)

2.4.4 Tiparirea definitiei unui obiect al bazei de date

In cazul anumitor obiecte ale bazei de date (tabele, interogari, machete, rapoarte si macro-comenzi) Access ne permite sa tiparim definitia obiectului, adica structura acestuia.

Pentru tiparirea definitiei obiectului:

1. Deschidem obiectul in modul Design view sau il selectam in fereastra Database.

2. Executam comanda Print Definition, din meniul File sau actionam butonul cu acelasi nume din bara cu scule

3. In caseta pentru dialog Print Options, precizam anumite optiuni pentru obiectul selectat.

4. Actionam butonul OK. Access creeaza un raport cu definitia obiectului si-l afiseaza in Print Preview.

5. Efectuam tiparirea prin executia comenzii Print, din meniul File sau prin actionarea butonului Print, din bara cu scule.

2.4.5 Obiectele bazei de date

In cazul manevrarii obiectelor bazei de date, exista mecanisme puse la dispozitie chiar de Access.

Pentru copierea unui obiect al bazei de date:

1. In fereastra Database, selectam obiectul vizat.

2. Executam comanda Copy, din meniul Edit.

3. Deschidem baza de date destinatie.

4. Executam comanda Paste, din meniul Edit.

5. In caseta pentru dialog Paste As, introducem numele obiectului.

6. Actionam butonul OK.

Pentru redenumirea unui obiect al bazei de date

1. In fereastra Database, selectam obiectul vizat.

2. Executam comanda Rename, din meniul Edit.

3. In caseta pentru dialog Rename, introducem noul numele al obiectului.

4. Actionam butonul OK.

Pentru eliminarea unui obiect al bazei de date

1. In fereastra Database, selectam obiectul vizat.

2. Executam comanda Delete, din meniul Edit.

2.4.6 Inchiderea si salvarea unei baze de date

Atunci cand am terminat lucrul cu o baza de date, trebuie sa salvam modificarile efectuate si sa o inchidem. In acest fel, toate actualizarile pe care le-am facut devin permanente.

Pentru inchiderea si salvarea unei baze de date:

1. Comutam pe fereastra Database, daca aceasta nu este activa.

2. Executam comanda Close Database, din meniul File.