Baze de date sau liste

Baza de date - modalitate de organizare a informatiilor utilizata pentru a usura memorarea si regasirea acestora.

Informatiile sunt asezate intr-o structura tabelara cu randuri si coloane.

Fiecare element de informatie dintr-o inregistrare = camp al bazei de date.

Toate inregistrarile contin acelasi nr. de campuri, de acelasi tip si asezate in aceeasi ordine.

Exista doua tipuri de baze de date:

B.D. interne (liste)

B.D. externe.

O lista se poate folosi pentru cautarea anumitor date, pentru selectarea anumitor date, pentru aranjarea partiala sau totala a datelor in ordine alfabetica, numerica, cronologica.

Se mai foloseste pentru simplificarea operatiilor de adaugare, modificare si eliminare a datelor din foile de lucru.

1. Crearea unei liste

Se deschide o foaie de calcul noua si introducem in celulele unui rand numele campurilor;

Introducem sau copiem datele inregistrarilor in domeniul de celule de sub numele de campuri (de sub randul urmator).

2. Recomandari pentru crearea unei liste intr-o foaie de calcul:

se evita sa avem mai mult de o lista pe o foaie de calcul, deoarece o serie de facilitati de gestiune liste ( ex: filtrarea ) - pot fi utilizate numai pe o lista la u.m.d. pe o foaie de calcul.

se evita stocarea altor date critice la stanga sau la dreapta listei deoarece acestea pot fi ascunse cand se filtreaza lista;

nu se introduc randuri goale intre numele campurilor si inregistrari;

-spatiile suplimentare afecteaza sortarea si cautarea;

se utilizeaza acelasi format pentru toate celulele dintr-o coloana.

3. Operatii ce se pot efectua asupra listelor de inregistrare

Metoda optima pentru gestionarea inregistrarilor unei liste este folosirea formularului pentru date.

4. Elementele formularului pentru date

Titlul cu numele foii care contine lista (Sheet 1)

Indicatorul de inregistrare - precizeaza nr. inregistrarii curente si nr. total de inregistrari din lista;

Casete pentru campuri, avand trecut "Numele campului " in dreptul casetei;

Bara si butoanele de defilare;

Butoanele de comanda ( New, Delete, Restore, Find Prev, Find Next.)

Formularul pentru date poate afisa max. 32 campuri.

5. Adaugarea unei inregistrari

Se actioneaza butonul NEW

In dreapta -sus, pe formular, se va afisa "New Record" si formularul se goleste pentru primirea noilor date.

Se introduc datele noii inregistrari si apou se da ENTER.

6. Modificarea unei inregistrari

se selecteaza inregistrarea folosind bara si butoanele de defilare;

se plaseaza in campul ce trebuie modificat (cu tasta TAB sau cu mouse-ul)

se efectueaza modificarile dorite;

se da tasta ENTER

Obs. - daca nu se mai doresc modificarile facute, se actioneaza butonul RESTORE;

campurile calculate si cele protejate nu se pot modifica.

7. Stergarea unei inregistrari

se selecteaza inregistrarea pentru sters si se actioneaza butonul DELETE;

apare un mesaj de avertizare care solicita confirmarea stergerii.

Obs. inregistrarile odata sterse nu mai pot fi recuperate.

8. Cautarea unei inregistrari

se actioneaza butonul CRITERIA

in dreapta -sus pe formular apare mesajul "Criteria" si formularul se goleste;

tot ce se introduce din acest moment, va fi interpretat de Excel ca fiind conditiile de cautare;

se specifica in dreptul campurilor conditiile pe care trebuie sa le satisfaca inregistrarea cautata;

in expresii se pot folosi operatori relationali (<, >, >=, <=, # ).

la terminarea introducerii conditiilor se da ENTER.

se va afisa prima inregistrare care satisface conditiile impuse;

pentru vizualizarea celorlalte inregistrari se actioneaza butoanele FIND NEXT sau FIND PREV.

9. Afisarea bazelor de date

DATA FORM

10. Sortarea bazelor de date

Sortarea organizeaza datele in ordine alfabetica si numerica , ascendenta dau descendenta ;

EXCEL poate sorta liniile unei liste sau coloanele foii de calcul ;

DATA SORT

Va apare caseta de dialog Sort

intre elementele care se pot selecta si aceasta caseta se numara cheile de sortare, ordinea de sortare si optiunea care stabileste daca datele au sau nu o linie de etichete ca antet .