Copierea formulelor si recalcularea

Obiectivele lectiei:

In aceasta lectie veti invata sa copiati formule, sa folositi referintele relative si absolute la celule si sa modificati parametrii de calcul.

Copierea formulelor

Cand copiati o formula, aceasta este adaptata pentru a corespunde pozitiei celulei in care va fi copiata. De exemplu, daca copiati formula =C2+C3 din celula C4 in celula D4, aceasta este adaptata pentru coloana D, devenind =D2+D3. Astfel, puteti sa copiati formule similare (cum ar fi totalurile pentru un grup de obiecte comercializate) intr-un domeniu de celule.

Puteti sa copiati formulele folosind butoanele Copy si Paste (vezi lectia 5), dar urmatoarea metoda este mai rapida:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati.

Tineti apasata tasta Ctrl si trageti chenarul celulei in celula in care vreti sa copiati formula.

Eliberati butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula in noua pozitie.

Daca doriti sa copiati o formula intr-un domeniu de celule alaturat, efectuati pasii urmatori:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati.

Plasati indicatorul mouse-ului pe marcajul de completare.

Trageti marcajul de completare peste celulele in care vreti sa copiati formula.

Copiere rapida. Daca doriti vreodata sa introduceti aceeasi formula intr-un domeniu de celule, selectati-l mai intai. Apoi, scrieti formula in prima celula din grup si apasati Ctrl+Enter.

S-a produs o eroare? Daca la copierea unei formule s-a produs o eroare, verificati referintele celulei din formula copiata. Cititi paragraful urmator, Utilizarea adreselor relative si absolute ale celulelor, pentru informatii suplimentare.

Utilizarea adreselor relative si absolute ale celulelor

Referintele celulelor sunt adaptate pentru coloana C

Cand copiati o formula dintr-o foaie de calcul in alta, Excel adapteaza referintele celulei din formule in functie de noua pozitie in foaia de calcul. De exemplu, daca celula B8 contine formula =B2+B3+B4+B5+B6, care reprezinta totalul cheltuielilor pe luna ianuarie. Daca o copiati in celula C8 (pentru a calcula totalul cheltuielilor pe luna februarie), Excel va transforma automat formula in =C2+C3+C4+C5+C6.

Figura 13.1 Excel adapteaza referintele celulelor cand copiati formulele in alte celule.

Acesta este sistemul de lucru al adreselor relative ale celulelor.

Daca doriti ca referintele celulelor sa nu fie modificate atunci cand copiati formulele, veti lucra cu referintele absolute ale celulelor.

Absolut si relativ O referinta absoluta este referinta la o celula dintr-o formula care nu se schimba atunci cand formula este copiata in alta parte. O referinta relativa este o referinta la o celula dintr-o formula care este adaptata atunci cand este copiata.

In exemplul prezentat in figura 13.1, formulele din celulele B12, C12, D12, E12, F12 si G12 contin referinte absolute la celula B10, care contine totalul cheltuielilor pe semestrele 1 si 2. (Formulele din B12, C12, D12, E12, F12 si G12 impart sumele din randul 8 al fiecarei coloane la continutul celulei B10.) Daca nu ati folosi o referinta absoluta cand copiati formula din B10 in C10, referinta la celula ar fi incorecta si ati obtine un mesaj de eroare.

Pentru a face ca o referinta la o celula dintr-o formula sa fie absoluta, trebuie sa-i adaugati simbolul dolarului ($) inaintea literei si a numarului care reprezinta adresa celulei. De exemplu, formula din celula B12 devine:

=B8/$B$10

Puteti sa introduceti singur simbolul dolarului, sau sa apasati tasta F4 dupa ce introduceti adresa celulei.

Unele formule contin referinte mixte. De exemplu, litera corespunzatoare coloanei poate fi o referinta absoluta, iar numarul ce identifica randul sa fie o referinta relativa, ca in formula $A2/2. Daca introduceti aceasta formula in celula C2 si o copiati apoi in celula D10, rezultatul va fi formula A10/2. Referinta la rand (numarul randului) ar fi modificata, dar referinta la coloana (litera A) ar ramane aceeasi.

Referinte mixte Sunt referinte partial absolute, cum ar fi A$2 sau $A2. Cand o formula cu o referinta mixta este copiata in alta celula, nu este modificata decat o parte din referinta (cea relativa).

Schimbarea parametrilor de calcul

Excel recalculeaza formulele din foaia de calcul de fiecare data cand editati o valoare dintr-o celula. Intr-o foaie de calcul mai mare este mai bine, insa, ca Excel sa nu recalculeze pana cand nu faceti toate modificarile. De exemplu, daca introduceti foarte multe modificari intr-o foaie de calcul care contine multe formule, puteti sa micsorati timpul de reactie trecand de la recalcularea automata la cea manuala. Pentru a schimba parametrii de recalculare, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Tools si selectati Options.

Executati clic pe eticheta Calculation pentru a vedea optiunile din figura 13.2.

Selectati una din urmatoarele optiuni:

Automatic Acesta este optiunea prestabilita. Ea recalculeaza intregul registru de calcul, de fiecare data cand editati sau introduceti o formula.

Automatic Except Tables Aceasta recalculeaza automat totul, mai putin formulele din tabele.

Manual Aceasta optiune ii cere programului sa recalculeze numai cand ii spuneti dumneavoastra. Pentru a recalcula, apasati tasta F9 sau selectati comanda Tools, Options, Calculation si executati clic pe butonul Calc Now. Cand este selectata aceasta optiune, puteti sa dezactivati sau sa activati optiunea Recalculate Before Save (recalculare inaintea salvarii).

Executati clic pe OK.

Figura 13.2 In caseta de dialog Options puteti schimba parametrii de calcul

In aceasta lectie ati invatat sa copiati formule. De asemenea, ati invatat cand trebuie sa folositi referintele relative si pe cele absolute la celule, si cum sa schimbati parametrii de calcul. In lectia urmatoare veti invata sa folositi vrajitorul Function Wizard din Excel, pentru a insera un alt tip de formula, numit functie.