Operatii la nivel de fisier in MS Excel

Operatii la nivel de fisier in MS Excel

Operatiile la nivel de fisier sunt identice cu operatiile similare din MS Word si MS PowerPoint. Astfel, salvarea prezentarii curente intr-un fisier se face prin comanda File / Save, din menu-ul superior, sau folosind butonul     din bara de instrumente - la fel ca in MS Word. Extensia (formatul de fisier) asociata automat registrului de calcul va fi insa .XLS. La prima salvare a datelor din registrul de calcul curent, pe ecran apare o fereastra identica cu cea din MS Word (Figura 4.16), in care se va indica numele fisierului si localizarea acestuia pe hard-disc (unitatea de disc si directorul). La salvarile urmatoare se face automat actualizarea continutului fisierului care a fost definit initial. Celelalte comenzi pentru manipularea fisierelor sunt de asemeni identice cu echivalentele lor din MS Word:

Lucrul in MS Excel cu baze de date

Unul dintre avantajele lucrului in MS Excel este compatibilitatea cu alte software-uri de prelucrare a datelor, concretizata in posibilitatea de a prelucra fisiere care au si alte formate (extensii) in afara de cea proprie, .XLS. Acest concept presupune doua operatii:

Salvarea datelor introduse in MS Excel sub alt format de fisier:

Atunci cand se da comanda File / Save as, in campul cu eticheta "Save as Type" se defineste formatul de fisier sub care dorim sa salvam datele. Implicit, formatul de fisier este .XLS, dar exista o lista de formate disponibile, printre care cele mai utile sunt:

.DBF: permite salvarea datelor din foaia de calcul curenta (doar o singura foaie de calcul, chiar daca registrul contine mai multe) sub forma unei baze de date, disponibila pentru a fi prelucrata in FOXPRO, de exemplu. Capul de tabel va fi folosit pentru a defini structura bazei de date: fiecare nume de coloana devine camp in baza de date care se creeaza.

.TXT: permite salvarea datelor sub forma unui fisier de tip text neformatat - vizibil sub orice editor de texte. Formatul specific de tabel este insa oarecum alterat: liniile se pastreaza, dar separarea coloanelor se face prin cate un spatiu.

Deschiderea fisierelor de date cu alte formate:

Atunci cand se da comanda File / Open, in campul cu eticheta "Files of type" se poate specifica formatul pentru fisierul pe care dorim sa il deschidem; pe langa formatul implicit, specific MS Excel (.XLS), se pot deschide si fisiere de tipul urmator:

.DBF: baze de date create in dBASE III sau IV; campurile bazei de date sunt automat convertite in coloane de tabel.

.TXT: fisiere de tip text neformatat; spatiile devin separatori de coloana, iar liniile se transfera ca atare.

.WK?: fisiere create in Lotus 1-2-3.

.WQ1: fisiere create in Quattro Pro.