Functia AutoFill. Liste personale. Generarea seriilor

Functia AutoFill. Liste personale. Generarea seriilor

Functia AutoFill este deosebit de utila la generarea seriilor. Scopul acestei functii este generarea seriei de date pe baza definirii primei sau primelor valori ale seriei (valori de start). O serie reprezinta deci o succesiune de valori generate pe baza unei reguli unitare, similar seriilor aritmetice.

Vom exemplifica aplicarea acestei functii pentru exemplul din figura 1.123. Ne punem problema generarii seriei de numere 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12, care are ca start numerele 1 si 2, plasate initial in celulele A1 respectiv A2. Prin aplicarea functiei AutoFill este suficienta tastarea primelor doua valori ale seriei, Microsoft Excel putand genera restul valorilor, etapele de parcurs fiind detaliate grafic si explicativ in continuare, etape valabile principial pentru orice alta serie:

completarea valorilor de start ale seriei (1 si 2) in celulele A1 respectiv A2, figura 1.123.a;

selectia celulelor (& 1.5) completate cu valorile de start, figura 1.123.b; se observa existenta unei mici cruciulite pe coltul drept al selectiei, forma cursorului mouse fiind a unei cruci albe cea din figura 1.90.a, & 1.7.8;

pozitionarea cursorului mouse deasupra cruciulitei selectiei, pana la autotrans-formarea acestuia in 'cursor de umplere', figura 1.90.a, & 1.7.8, figura 1.123.c;

apasand si mentinand apasat butonul stang mouse, concomitent cu deplasarea acestuia, se observa evidentierea domeniului seriei printr-o bordura, figura 1.123.d, care apare dupa trecerea cursorului mouse de prima jumatate a primei celule goale; deplasarea se poate realiza in ambele sensuri, fiind evidentiata de bordura asociata; de asemenea simultan cu deplasarea cursorului mouse, in vecinatatea pozitiei acestuia, incadrat intr-o casuta, se genereaza valoarea curenta a seriei, prin reactualizare continua;

la atingerea valorii finale dorite a seriei, se elibereaza butonul stang mouse, figura 1.123.e, restul valorilor fiind generate automat de catre Microsoft Excel.

Aplicarea functiei AutoFill peste un domeniu de celule care contin deja valori, va provoca inlocuirea acestora cu valorile generate ale seriei, fara a se mai cere confirmarea inlocuirii. Daca seria generata este mult mai extinsa decat cea dorita, datorita eliberarii mai tarzie a butonului stang mouse, reselectarea seriei si aplicarea in sens invers a deplasarii va produce stergerea automata a continutului celulelor peste care se produce deplasarea.

Functia AutoFill se poate aplica atat pentru coloane, cat si pentru linii. Exemplul din figura 1.124, prezinta aplicarea pe linie a functiei AutoFill la seria de numere 1, 4, 7, 10, 13, 16, plecand de la valorile de start 1 si 4, plasate initial in celulele A1 respectiv B1.

Functia AutoFill se poate aplica pentru coloane si linii multiple. Exemplul din fig. 1.125, prezinta aplicarea pe linie a functiei AutoFill la generarea a 3 serii de numere simultane, plecand de la valorile de start din celulele A1 si A2, pentru prima serie, celulele B1 si B2, pentru a doua serie, respectiv celulele C1 si C2, pentru a treia serie.

Seriile pot fi generate pentru diverse valori de start si tipuri de date, exemple fiind prezentate in tabelul 1.12.

Regulile de generare a seriilor sunt urmatoarele:

seriile numerice cu o singura valoare de start, se genereaza prin multiplicarea acestei valori unice, daca in timpul deplasarii nu se apasa tasta Ctrl; la mentinerea apasata a acesteia, seria este generata prin incrementare unitara;

Tabelul 1.12.

seriile numerice cu valori de start formate din 2 termeni, se genereaza prin adaugarea ratiei, calculata prin diferenta primilor doi termeni;

seriile textuale cu o singura valoare de start, care contin numere, se genereaza prin incrementare unitara, daca in timpul deplasarii nu se apasa tasta Ctrl, in caz contrar se produce multiplicarea acestei valori unice;

seriile textuale care contin numere, cu valori de start formate din 2 termeni, se genereaza prin incrementarea ratiei, daca in timpul deplasarii nu se apasa tasta Ctrl, in caz contrar se produce multiplicarea valorilor de start;

seriile corespunzatoare datelor calendaristice sau de timp se incrementeaza cu unitatea datei calendaristice sau de timp corespunzatoare unei singure valori de start (zi, luna, an, ora).

Functia AutoFill este de asemenea aplicabila la multiplicarea formulelor, constituind o alternativa la optiunea Fill a meniului Edit, & 1.6.5.2.

Figura 1.126 prezinta un exemplu de multiplicare a formulelor pe domeniul de celule C1:C10. In figura 1.126.d si figura 1.126.e se observa valorile respectiv formulele generate prin aplicarea functiei AutoFill.

Procedura de operare a functiei AutoFill se aplica in totalitate si la multiplicarea formulelor, multiplicarea respectand tipul relativ sau absolut al adreselor detaliat in paragraful & 1.6.5.2.

Microsoft Excel poate fi invatat sa genereze valori diferite de o serie, prin intermediul listelor personale. O lista personala este o succesiune de date, definita de utilizator si memorata de Microsoft Excel, lista posibil de generat in celule pe baza primei valori, prin intermediul functiei AutoFill.

Manipularea listelor personale se poate realiza prin intermediul ferestrei Options, controlul Custom Lists, fereastra activabila din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Tools Options, figura 1.127.

Generarea unei noi liste personale se poate realiza in zona List entries, introducand componentele listei despartite prin Enter. Finalizarea listei se poate realiza prin butonul Add, care provoaca memorarea acesteia in zona Custom Lists. De asemenea, lista poate fi importanta dintr-un domeniu de celule deja completate cu componentele acesteia, dupa urmatoarea procedura:

se activeaza prin click stanga mouse butonul de selectie, figura 1.127; ca o consecinta fereastra Options se reduce la suprafata zonei Options - Import list from cells, figura 1.128.a;

celula sau domeniul de celule pentru care se doreste atribuirea unui nume se poate selecta cu mouse-ul (& 1.5), provocand marcarea cu o linie punctata clipitoare si autocompletarea adresei in campul ferestrei Options - Import list from cells, figura 1.128.b;

se reactiveaza prin click stanga mouse butonul de selectie; ca o consecinta fereastra Options se expandeaza la forma sa initiala, figura 1.128.c;

se activeaza prin click stanga mouse butonul Import, ceea ce va provoca memorarea listei in zona Custom Lists, figura 1.128.d.

Stergerea unei liste personale din zona Custom Lists, se realizeaza prin click stanga mouse pe lista, urmat de activarea butonului Delete; eliminarea listei are loc numai dupa o confirmare a utilizatorului.

Pentru generarea listei personale in celule este suficienta scrierea primei valori a listei si aplicarea functiei AutoFill. Depasirea numarului de componente ale listei la generarea acesteia in celule, va provoca reluarea listei incepand cu prima sa componenta.

Microsoft Excel ofera si posibilitatea de generare a seriilor prin intermediul ferestrei Series, activabila din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Edit Fill Series, figura 1.129.

Generarea seriei implica:

selectia celulelor domeniului seriei, care trebuie sa contina pe primele celule valorile de start ale seriei;

activarea ferestrei Series si specificarea optiunilor de generare;

declansarea generarii seriei prin butonul OK respectiv tasta Enter sau abandonul operatiei prin butonul Cancel.

Semnificatiile controalelor ferestrei Series sunt urmatoarele:

controlul radio Series in, cu alternativele Row sau Columns, forteaza generarea seriei pe linie respectiv pe coloana;

controlul radio Type, cu alternativele:

Linear - generarea unei serii lineare, cu ratia preluata din campul Step Value;

Growth - generarea unei serii exponentiale, cu ratia preluata din campul Step Value;

Date - serie cu termeni de tip date calendaristice, unitatea fiind cea selectata din zona Date unit, respectiv Day (zi), Weekday (ziua saptamanii), Month (saptamana) sau Year (anul).

AutoFill - o serie generata prin functia AutoFill, la care termenii sunt generati prin ratia calculata pe baza primilor doi termeni.

Step value - ratia seriei;

Stop value - valoarea finala a seriei, care determina finalizarea acesteia;

Trend - permite generarea unei interpolari lineare (exprimata matematic prin relatia y = mx+b), la activarea controlului Linear sau exponentiale (exprimata matematic prin relatia y=b*m^x), la activarea controlului Growth; interpolarea se calculeaza prin metoda celor mai mici patrate, valoarea din cimpul Step Value fiind ignorata; valorile rezultate pot inlocui chiar si primele valori de start ale seriei.

Generarea seriilor se poate aplica si pentru coloane si linii multiple, acestea trebuind preselectate anterior lansarii operatiei.