Microsoft Excel

Microsoft Excel

Programul Excel este integrat in pachetul de programe Microsoft Office si este cel mai folosit program de calcul tabelar elaborat pina acum. Excel este o aplicatie utilizata pentru introducerea, pastrarea, calculul si analiza datelor. Rezultatele calculelor matematice pe care le face Excel sint prezentate in tabele bine organizate si grafice sugestive.

Microsoft Excel este un program dedicat mediului de lucru Windows, lansarea lui in executie realizandu - se similar lansarii in executie a editorului Microsoft Word.

Fisierele, in care sunt salvate si prelucrate datele, sunt denumite in Excel registrii de calcul (workbooks) si au alocata o extensie proprie aplicatiei (.XLS). Fiecare registru este alcatuit din foi de calcul (worksheets). Foile de calcul sint alcatuite din linii si coloane fiecare continind la rindul lor asa numitele celule (cells). Rindurile sau liniile (se vor intilni ambele denumiri) sint indicate de catre numerele asociate lor, iar coloanele de litere, astfel fiecare celula se identifica printr-o combinatie litera - numar. Aceasta organizare ne permite sa facem referirea la o celula folosindu-ne de adresa ei.

Prezentam mai jos, cu exemple concrete, descrierile anterioare:

Aplicatia de calcul tabelar Microsoft Excel fiind un program (asa cum am mai amintit) dedicat mediului de lucru al sistemului de operare Windows, lansarea in executie a acestuia se va realiza in cadrul unei ferestre avand ca zone componente, in cea mai mare parte, zonele clasice ale ferestrelor din Windows ; dintre aceste zone, cele mai importante sunt :

Bara cu butoane standard contine o serie de butone cu ajutorul carora putem avea acces la urmatoarele comenzi standard:

Bara cu butoane pentru formatare contine o serie de butoane cu ajutorul carora putem avea acces la urmatoarele comenzi de formatare:

Deoarece aplicatia de calcul tabelar Microsoft Excel, ca si editorul Microsoft Word face parte din pachetul Microsoft Office, lucrul cu aceasta se realizeaza similar, comenzile de salvare, salvare cu alt nume, deschiderea unui nou document, deschiderea unui document existent, copierea sau mutarea unui grup de obiecte, anularea in ordine inverse a operatiilor facute, lucrul cu mai multe fisiere in vederea copierii sau vizualizarii continutului lor, formatarea textului, etc.prezentate in cadrul editorului Word sunt valabile si pot fi folosite similar si aici.

In Excel fiecare registru de calcul, in mod normal, este format din trei foi de calcul ale caror denumiri Sheet1, Sheet2, Sheet3, apar in etichetele din partea de jos a ferestrei registrului. In mod normal foaia de calcul selectata este Sheet1.

Pentru a ne deplasa la o alta foaie de calcul alegem una din metodele:

I. Executam clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o deschidem.

II. Prin combinatiia Ctrl+PgDn trecem la foaie de calcul urmatoare sau Ctrl+PgUp trecem la foaia de calcul anterioara. Utilizind succesiv aceste combinatii ajungem la foaia de calcul dorita.

Intr-o foaie de calcul, celula curenta este celula pe care este plasat selectorul (cursorul Excel). Pentru a ne deplasa in cadrul unei foi de calcul folosind mouse-ul vom proceda astfel: cu ajutorul barelor de rulare afisam pe monitor acea parte a foii de calcul care ne intereseaza, dupa care executam clic pe celula dorita.

Deplasarea in cadrul unei foi de calcul folosind tastatura:

Tab deplasare la celula urmatoare pe aceasi linie;

Enter deplasare la celula urmatoare pe aceasi coloana;

¯ deplasare o celula in directia sagetii;

Ctrl+ sau Ctrl+¯ deplasare la inceputul sau la sfirsitul zonei de date, sau la prima sau ultima celula din coloana in cazul in care coloana este goala;

Ctrl+ sau Ctrl+ deplasare in celula din extrema stinga sau dreapta a zonei de date,     iar daca rindul este gol are loc deplasarea la prima sau ultima celula din rind;

PgUp deplaseaza un ecran in sus;

PgDn deplaseaza un ecran in jos;

Ctrl+Home deplasare in coltul din stinga sus al foii de calcul;

Ctrl+End deplasare in coltul din dreapta jos al foii de calcul;

Intr-o foaie de calcul, celula curenta este celula pe care este plasat selectorul(aceasta se considera implicit selectata).

Selectarea unui grup de celule

1. Plasam indicatorul mouse-ului pe prima celula din grupul pe care dorim sa-l selectam ;

2. In momentul in care simbolul mouse-ului se transforma in , apasam butonul din stanga al mouse - ului (il mentinem apasat) si deplasam cursorul mouse - ului peste celulele pe care dorim sa le selectam ;

3. Eliberam butonul sting al mouse-ului numai dupa ce am selectat intreaga zona dorita

Selectarea unei linii sau a unei coloane

1. Pozitionam simbolul mouse-ului in capatul liniei chiar pe numarul de ordine al liniei sau pe capatul coloanei, pe litera asociata coloanei respective ;

2. Cind simbolul mouse-ului se transforma in , executam clic.

Alegerea fontului (a tipului, aspectului, caracterelor pe care dorim sa - l folosim) se poate realiza in unul din urmatoarele moduri:

Metoda I

1. Selectam celula sau grupul de celule in care dorim sa scriem cu un anumit font.

2. Din meniul Format alegem optiunea Cells.

3. Selectam pagina de proprietati cu eticheta Font, din ferestra Format Cells.

4. Din lista Font: alegem fontul dorit.

5. Executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter.

Metoda II

1. Selectam celula sau grupul de celule in care dorim sa scriem cu un anumit font.

2. Executam clic pe sageata din dreapta butonului de pe bara cu butoane pentru formatarea textului. Va fi afisata o lista de fonturi.

3. Executam clic pe fontul dorit si schimbarea fontului se va realiza automat.

Pentru a schimba dimensiunea textului dintr-o celula sau dintr-un grup de celule vom urma una din metodele prezentate mai jos:

Metoda I.

1. Selectam celula sau grupul de celule in care dorim sa schimbam dimensiunea fontului.

2. Din meniul Format alegem optiunea Cells.

3. Selectam pagina de proprietati cu eticheta Font, din ferestra Format Cells.

4. Din lista Size: alegem dimensiunea fontului.

5. Executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter.

Metoda II.

1. Selectam celula sau grupul de celule in care dorim sa modificam dimensiunea fontului.

2. Executam clic pe sageata din dreapta butonului de pe bara cu butoane pentru formatare. Va fi afisata o lista cu dimensiunile fonturilor.

3. Executam clic pe dimensiunea dorita si schimbarea dimensiunii fontului se va realiza automat.

Modificara manuala a latimilor unei coloane se face in felul urmator:

1. Pozitionam simbolul mouse-ului pe linia din dreapta care separa coloana (care dorim sa o modificam) in capul de tabel (daca am pozitionat mouse-ul corect simbolul acestuia se transforma in )

2. Apasam butonul din stanga al mouse - ului (il mentinem apasat) si deplasam cursorul acestuia pana cand obtinem latimea dorita.

Observatie : Modificarea inaltimii unei linii se realizeaza similar modificarii latimii unei coloane.

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. Implicit, textul este aliniat automat la stinga, in interiorul celulei.

Pentru a introduce un text intr-o celula vom proceda in modul urmator:

1. Executam clic pe celula in care dorim sa introducem textul.

2. Introducem textul. Pe masura ce scriem textul, acesta apare in celula si pe bara de formule.

3. Dupa introducerea textului daca apasam tasta Enter se trece la o celula pe linia urmatoare, apasind tasta Tab se trece la o celula pe coloana urmatoare, cu sagetile directionale ne putem deplasa la celula dorita.

Textul introdus va apare in celula aliniat la stinga.

Observatie  I. Daca dorim sa scriem intr-o celula care nu este vida, tastarea unui text     presupune pierderea vechiului continut al celulei.

II. Daca dorim sa modificam textul dintr-o celula atunci executam clic dublu pe celula respectiva, dupa care putem sa adaugam sau sa modificam textul din celula respectiva.

III. Daca introducem un numar si el apare in celula in forma: sau in forma: 7.78E+06, inseamna ca celula nu este suficient de lata pentru ca numarul respectiv sa poata fi afisat in intregime.

Excel fiind un program de calcul tabelar, aduce facilitati mari de lucru cu tabele, completare automata a acestora, inserarea de formule de calcul; din aceste motive, este important de stiut copierea continutului celulelor, crearea seriilor de numere si a formulelor.

Copierea continutului unei celule in celule alaturate:

1. Pozitionam simbolul (cursorul) mouse-ului in coltul din dreapta jos al celulei din care dorim sa copiem.

2. In momentul in care simbolul (cursorul) mouse-ului se transforma in , apasam butonul din stanga al mouse - ului (si il mentinem apasat) si deplasam cursorul mouse - ului peste celulele in care dorin sa inseram continutul respectiv.

Introducerea unor serii, cum ar fi: 1994, 1995, 1996, 1997, se realizeaza astfel:

Scriem intr-o celula 1994, in urmatoarea celula scriem 1995.

2. Selectam cele doua celule (folosind rolul de selectie al mouse - ului).

Pozitionam simbolul (cursorul) mouse-ului in coltul din dreapta jos al celulei din care dorim sa copiem, iar in momentul in care simbolul mouse-ului se transforma in , apasam butonul din stanga al mouse - ului (si il mentinem apasat) si deplasam cursorul acestuia peste celulele in care dorim sa inseram elemntele consecutive ale seriei respective.

Observatie  In cazul in care dorim sa selectam mai multe celule nealaturate (aleatorii), selectam primul domeniu in modul prezentat anterior, iar pentru a selecta celelalte domenii vom tine apasata tasta Ctrl.

Formatarea textului in cadrul paginii

Observatie : Pe langa formatarile clasice, lucrand in tabele putem efectua si unele formatari mai aspeciale, ca de exemplu cele prezentate in continuare :

1. Selectam grupul de celule in care dorim sa aliniem datele.

2. Din meniul Format alegem optiunea Cells. Imediat va fi afisata fereastra Format Cells.

3. Selectam pagina de proprietati Alignment executind clic pe eticheta cu acelasi nume.

4. In sectiunea Text alignment din listele Horizontal: si Vertical: fixam dimensiunea dorita.

In cadrul aplicatiei Excel putem lucra cu valori numerice (numere) si alfanumerice (litere), putem prelucra valorile mai sus amintite folosind o serie de operatori sau formule de calcul.

Operatorii matematici din Excel sint:

Operatorii logici sint operatorii care aplicati asupra unor valori furnizeaza un rezultat cu valoarea logica TRUE (adevarat) sau FALSE (fals).

Asa cum am mai spus, prelucrarea valorilor numerice sau alfanumerice se realizeaza cu ajutorul unor formule de calcul, formule formate din operatorii mai sus amintiti si identificatorii celulelor asupra carora dorim sa efectuam operatiile dorite.

Observatie In Excel orice formula de calcul sau functie incepe cu simbolul '='.

Exemplu formule de calcul:

=A1+B5

=C3*D2

Dupa introducerea formulei intr-o celula si apasarea tastei Tab, EXCEL afiseaza rezultatul ei in celula si formula efectiva relativa la acea celula in bara pentru formule.

Copierea formulelor transmiterea procedeului de calcul al valorii dintr-o celula, unei alte celule, aceasta fiind adesea mai usor decit a rescrie intreaga formula, cu alte cuvinte o formula se poate 'mosteni' si de alte celule astfel :

1. Selectam celula din care vom copia formula.

2. Pozitionam simbolul mouse-ului in coltul din dreapta jos al celulei din care dorim sa copiem formula.

3. In momentul in care simbolul mouse-ului se transforma in , apasam butonul din stanga al mouse - ului (si il mentinem apasat) si deplasam cursorul mouse - ului peste celulele in care dorim sa realizam copierea (copiem formula din celula initiala in cite celule dorim, toate celulele peste care trecem la aceasta etapa vor mosteni formula din celula initiala).

Observatie : La copierea unei formule, EXCEL o personalizeaza la noul grup de celule implicate. Astfel daca celula C3 contine formula de calcul '=C1+C2' si aceasta formula o vom copia in celula D3 atunci celula D3, va contine formula '=D1+D2'.

Functiile Excel cele mai des folosite sint urmatoarele:

Pentru a sorta datele dintr-un tabel vom proceda in modul urmator:

1. Se selecteaza o celula din tabel.

2. Din meniul Data alegem optiunea Sort. Va fi afisata fereastra Sort

3. In lista Sort By, vom fixa cheia dupa care se va face sortarea, de exemplu pentru a sorta dupa nume, cheia va fi 'Nume'.

4. Vom activa unul din butoanele Ascending, daca dorim ca datele sa fie sortate crescator sau Descending, daca dorim ca datele sa fie sortate descrescator.

5. Daca am definit tabelul ca fiind un domeniu de celule atunci vom activa butonul Header row, in caz contrar vom activa butonul No header row.

6. Executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter.

Tratarea erorilor in Excel

EXCEL afiseaza intr-o celula o eroare atunci cind, valorile ce intervin in calcul nu sunt corecte. Erorile incep intotdeauna cu semnul #, si sint urmatoarele:

#DIV/0! - incearca sa faca o impartire la zero;

#N/A - se refera la o valoare care este indisponibila;

#NAME? - utilizeaza un nume necunoscut de Excel;

#NULL! - specifica o intersectie intre doua zone care nu este valida;

#NUM! - utilizarea incorecta a unui numar;

#REF - celula care nu este valida;

#VALUE! - argument sau operand incorect;

- rezultat prea lung pentru a incape in celula, se recomanda marirea coloanei sau schimbarea formatului.

In Excel, pe langa lucrul cu formule si automatizarea calculelor, se pot prelucra rezultatele formulelor si afisa sub forma grafica (grafice in genul graficelor statistice), se pot crea diferite tipuri de diagrame. Tipul de diagrame ales depinde de datele ce trebuie sa fie reprezentate si de modul in care vrem sa fie reprezentate acestea.

Principalele tipuri de diagrame:

Pentru realizarea unei diagrame procedam astfel:

1. Selectam datele (dintr-o foaie de calcul) care vor fi folosite in conceperea diagramei.

2. Din meniul Insert alegem optiunea Chart., se va afisa fereastra ChartWizard - Step 1 of 4 - Chart Type:

3. Din listele Char type: si Char sub-type: selectam tipul diagramei respectiv modelul ei.

4. Executam clic pe butonul Next>, se va afisa fereastra ChartWizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data in care se poate opta pentru aparitia seriilor de date pe coloane sau rinduri activind unul din butoanele Columns respectiv Rows.

5. Executam clic pe butonul Next>, se va afisa fereastra ChartWizard - Step 3 of 4 - Chart Options care ofera utilizatorului posibilitatea de a da un nume diagramei, de a alege axele, de afisa sau nu legenda, etc.

6. Executam din nou clic pe Next>, se va afisa fereastra Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location. Alegem locul in care punem diagrama, in foaia curenta sau intr-o noua foaie.

7. Executam clic pe butonul Finish sau apasam tasta Enter.

Observatie:Realizarea unei diagrame se poate realiza si cu ajutorul butonului ChartWizard de pe bara cu butoane de formatare.