Liste personalizate

Liste personalizate

Liste personalizate:

Excel ofera un instrument puternic si flexibil pentru crearea de titluri de coloane si randuri cunoscut sub numele de liste personalizate (AutoFill). Acestea sunt liste instalate o data cu programul si permit crearea seriilor de etichete introducand doar unul din elementele din lista. Listele personalizate incluse in Excel cuprind urmatoarele:

Ø      lunile anului (forma completa sau abreviata);

Ø      zilele saptamanii (forma completa sau abreviata);

Ø      trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.);

Exemplu: Daca o foaie de calcul tine evidenta productiei de lapte pentru o serie de luni, titlurile de coloana pentru lunile ianuarie pana la decembrie nu trebuie sa fie introduse individual. Este suficient sa se introduca ianuarie si sa urmezi pasii:

Ø      Se executa click pe celula care contine prima intrare din lista personalizata;

Ø      Se introduce prima intrare (ianuarie);

Ø      Cand indicatorul mouse-ului ajunge in partea dreapta jos a celulei se transforma intr-o cruce neagra subtire;

Ø      Se tine apasat butonul mouse-ului, se trage indicatorul peste celulele care vor contine titluri si se elibereaza butonul mouse-ului cand numarul de celule selectate este egal cu cel care trebuie sa contina titlurile.

Observatie.1 Caracteristica AutoFill nu se foloseste doar pentru liste numerice. Se poate folosii aceasi tehnica si pentru a repeta intrarile de text care trebuie sa se repete.

Observatie.2 Folosind aceasta facilitate se pot introduce si serii numerice (Exemplu: 3,5,7,9,11, ) de la al catelea element se doreste. Ea va fi continuata incepand cu acel element pana la ultimul din lista.

Creearea listelor personalizate:

Utilizatorul isi poate creea propria lista parcurgand urmatorii pasi:

Ø      Daca exista deja un grup de intrari intr-un domeniu de celule, se selecteaza acest domeniu.

Ø      Se alege Tools Options. Se va deschide o caseta de dialog Options;

Ø     Se executa click pe optiunea Custom Lists;

Ø     Avand New List evidentiata in mod prestabilit in campul Custom lists, se executa click pe caseta List entries;

Ø     Lista se poate introduce fie introducand elementele dorite pe rand, despartindu-le cu virgula si spatiu liber si apasand butonul Add, fie , daca lista a fost selectata in prealabil, se poate apasa butonul Import.

Ø     Se repeta pasii 2 - 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrem sa le cream. Listele se separa intre ele cu Enter.

Sortarea si filtrarea listelor

Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dupa data calendaristica.    Pentru a sorta o lista trebuie parcursa secventa DataSort pentru a deschide o caseta de dialog Sort unde se selecteaza conditiile de sortare.

Sortarea unei liste poate fi efectuata simultan dupa maxim trei campuri. Specifica in sectiunile Sort by si Then by coloanele dupa care se efectueaza sortarea in ordinea importantei lor pentru sortare.

Pentru o sortare mai avansata se selecteaza butonul Options. Se deschide o caseta de dialog de unde se poate opta pentru:

Ø      sortarea listei de sus in jos (Sort top to bottom)

Ø      sortarea listei de la stanga la dreapta (Sort left to right).

Ø      sortarea sensibila a liste dupa tipul de litera (Case sensitive) ─ sa sorteze separat intrari de tipul Data sau data.

Ø      sortarea listei in functie de listele personalizate cerute

Filtrarea listelor:

Filtrarea listei permite doar afisarea informatiei dorite. In cazul filtrarilor lista ramane nemodificata, dar se poate vizualiza la acel moment numai informatia specificata in filtru. Filtrul poate fi modificat in orice moment pentru a afisa un alt set de inregistrari. Inregistrarile filtrate pot fi formatate, editate si chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispozitie doua tipuri de filtre:

Ø      AutoFilter (Filtrare automata) aplica un filtru simplu, automat, de selectie a listei, care se poate apoi personaliza.

Ø      Advanced Filter (Filtrare avansata) permite unor criterii de filtrare mai complexe.

Pentru a efectua o filtrare automata a unei liste trebuie executata secventa DataFilterAutoFilter. Aceasta comanda este un comutator. Daca se repeta se poate dezactiva in orice moment filtrul automat. Intr-o lista cu filtru automat programul Excel afiseaza butoane cu sageata pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activeaza meniuri derulante care permit stabilirea inregistrarii individuale dorita la un moment dat sau mai multe inregistrari cu aceeasi intrare in campul respectiv.

Pentru crearea unui filtru avansat trebuie parcursi urmatorii pasi:

Ø      Se creaza domeniul de criterii indicand titlul de coloana pe o linie si imediat sub el criteriul care trebuie indeplinit. Daca este posibil, se plaseaza domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai usor pe amandoua.

Ø      Pentru a stabili mai multe criterii trebuie adaugate mai multe linii in domeniu de criterii.

Ø      Cand domeniul de criterii este complet se executa click in lista si secventa DataFilterAdvanced Filter. Se deschide o caseta de dialog .

Ø      Programul Excel selecteaza automat lista care urmeaza a fi filtrata daca aceasta este inconjurata de linii si coloane goale. Daca domeniul din campul List range este incorect trebuie introduse adresele corecte.

Ø      Se specifica domeniul de criterii.

Ø      Pentru a filtra lista local se executa OK pentru a rula filtrul, lasand optiunea Filter the list in-place selectata.

Ø      Daca lista trebuie filtrata in alta locatie atunci se selecteaza optiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou camp Copy to unde trebuie specificata adresa domeniului unde se va face filtrarea.