MICROSOFT POWER POINT - Crearea unei prezentari

MICROSOFT POWER POINT - Crearea unei prezentari

Chestiuni preliminarii

POWER POINT este o aplicatie ce permite crearea de pagini electronice unite in cadrul unui singur fisier nume.PPT ce poate sa contina :

- pagini (SLIDE-uri) de prezentare;

- efectuarea, pe paginile de prezentare, de adnotari invizibile pentru public;

- modificarea paginilor unei prezentari existente;

- adaugarea de pagini noi sau introducerea de texte, imagini CLIPART, diagrame EXCEL, tabele WORD sau alte obiecte;

- inserarea de imagini artistice, utilizand o gama larga de instrumente de desenare din POWER POINT;

- efecte sonore si animatie, efecte speciale (tranzitii de la o pagina la alta, texte ce apar din toate directile, etc.).

Planificarea prezentarii

Programul POWER POINT ofera trei metode de prezentare:

- prezentarea compusa din pagini electronice;

- utilizarea foliilor de retroproiector;

- utilizarea de diapozitive.

Exista trei modalitati de construire a unei prezentari:

2.1. Utilizarea instrumentului AUTOCONTENT WIZARD

2.2. Lucrul in modul de afisare OUTLINE

2.3. Lucrul in modul de afisare SLIDE

Pentru a lansa programul AUTOCONTENT WIZARD se alege NEW OFFICE DOCUMENT din meniul START sau START A NEW DOCUMENT din bara de scurtaturi OFFICE. Se alege pagina PRESENTATIONS din casta de dialog NEW. Lansarea instrumentului se face prin dublu clic pe AUTOCONTENT WIZARD care deschide urmatoarele ecrane:

Ecranul 1 ureaza bun venit, se efectueaza clic pe NEXT.

Ecranul 2 cere informatii de identificare pentru prima pagina (numele autorului, subiectul prezentarii), se efectueaza clic pe NEXT.

Ecranul 3 cere selectarea tipului prezentarii; sunt sase optiuni incorporate si un buton OTHER (altele); se contureaza aspectul prezentarii - culori, fundaluri, fonturi.

Ecranul 4 cere precizarea stilului utilizat pentru prezentare si a duratei prezentarii

Ecranul 5 permite selectarea tipului de prezentare: folii alb-negru, folii color, prezentari pe ecran sau diapozitive, tiparirea de pliante destinate publicului.

In ecranul 6 se efectueaza clic pe FINISH si pe ecran va aparea prezentarea proiectata.

Pentru a trece de la o pagina la alta se utilizeaza NEXT SLIDE (pagina urmatoare) si PREVIOUS SLIDE (pagina precedenta).

Se pot lega sau incapsula diagrame Excel sau realizate cu MicroSoft Graph si tabele realizate in Word.

Vizualizarea paginilor se poate face in patru moduri:

- Modul de afisare SLIDE (pagina) permite editarea, adaugarea stergerea paginilor si vizualizarea imediata a efectului acestor modificari;

- Modul de afisare OUTLINE (ansamblu) permite concentrarea atentiei asupra continutului prezentarii, facand abstractie de obiectele grafice;

- Modul de afisare SLIDE SORTER (sortarea paginilor) permite vizualizarea la un moment dat a tuturor paginilor unei prezentari, in scopul alegerii paginilor ce vor constitui in final prezentarea;

- Modul de afisare NOTES PAGES ( pagini cu note) permite efectuarea unor adnotari pe paginile prezentarii sau elaborarea unor pliante destinate auditoriului, continand informatii mai detaliate decat cele afisate intr-o pagina.

Fereastra aplicatie si fereastra document a mediului POWER POINT

Lansarea aplicatiei deschide o fereastra aplicatie (a POWER POINT-ului) si o fereastra document (a unei prezentari in cadrul POWER POINT-ului) cu urmatoarea compunere.

Proiectarea unei prezentari

Aplicatia "POWER POINT" permite crearea de prezentari continand informatii de sinteza, sub forma de text, diagrame, picturi, grafice referitoare la tema.

Prezentarea este un fisier compus din SLIDE-uri (pagini) succesive.

Pentru construirea slide-urilor se poate alege o schema cu ajutorul instrumentului AUTO LAYOUTS.

Se alege o macheta din variantele propuse prin selectarea din bar-meniul superior a optiunii INSERT si apoi NEW SLIDE. Exisa o varietate de machete: unele cu casete text plasate in diferite pozitii, altele cu locuri definite pentru grafica sau alte obiecte. Programul permite optimizarea ulterioara a pozitiilor acestora in functie de dorinta designer-ului.

Aplicatia ofera posibilitatea modificarii aspectului prezentarii: formatul, culorile, tipul de trecere dintr-o imagine in alta, alt LAYOUT, alt decor, alta infatisare, prin selectarea din meniul superior a optiunii FORMAT si PRESENTATION TEMPLATE, sau direct cu butonul TEMPLATE. Tipurile de TEMPLATE-uri (peste 100) sunt propuse in doua mari categorii: alb-negru si color, aflate intr-un director POWER POINT TEMPLATE. Mai mult: orice prezentare construita poate fi salvata si utilizata apoi ca TEMPLATE.

Dupa crearea SLIDE-urilor, formate din mai multe pagini, exista posibilitatea definirii succesiunii, a duratei de afisare a unei imagini, a ordinii etc.

Crearea unei prezentari

La intrarea in POWER POINT se deschide o caseta de dialog ce contine urmatoarele optiuni:

- Auto Content Wizard: un Wizard (magician) este un program ce asista crearea prezentarii, ajutandu-va la organizarea prezentarii conform unor scheme propuse, consacrate;

- Pick a Look Wizard: determina aspectul prezentarii;

- Template: ajuta la alegerea decorului, TEMPLATE -ul dorit;

- Blank Presentation: incepe prin a deschide o foaie (SLIDE) alba cu toate valorile de schema color, fonturi si alte elemente de design implicite, ce vor fi eventual redefinite ulterior.

- Open an Existing Presentation: deschide o prezentare salvata deja, sub forma nume.PPT, pentru modificari.

Puteti deschide chiar din timpul lucrului cu POWER POINT o noua prezentare cu FILE si NEW din meniul superior, ce va da posibilitatea de a folosi formatul prezentarii curente.

Puteti deschide mai multe prezentari in acelasi timp. Cea curenta, la care lucrati se afla denumita in partea de sus a ferestrei, celelalte sunt in lista si se pot activa utilizand optiunea WINDOW din bar-meniul superior.

Salvarea unei prezentari

Prezentarile elaborate sunt salvate in mod curent sau interactiv la inchiderea unei prezentari sau la parasirea aplicatiei curente.

Nu pot fi salvate decat fisierele active.

Prezentarile, implicit, pot fi salvate ca fisiere nume.PPT sau ca fisiere pictures: Windows metafile   *.WMF - astfel ele pot fi exportate in WORD sau alte aplicatii, precum Scrapbook file (Macintosh).

Pentru a salva si fonturile existente pe calculator, in scopul exportarii fisierului si pe alte calculatoare ce nu le contin, utilizam optiunea saving a prezentation with embedded fonts.

La prima salvare apare caseta File Name in care este tastat numele fisierului.

Pentru a salva prezentarea pe un alt disc, pe alt director sau sub un alt nume se utilizeaza optiunea SAVE AS.

Cautarea unei prezentari

1. Din FILE menu alegeti OPEN

Apare caseta 'Open dialog box'

2. Alegeti butonul FIND FILE

Apare caseta de cautare 'Search dialog box'

3. In caseta FILE NAME tastati numele fisierului pe care il cautati.

Inchiderea unei prezentari

1. - Din FILE menu alegeti CLOSE sau

- Click cu mouse-ul pe butonul cu x din dreapta sus a ferestrei prezentarii, sau - CTRL + F4.

Daca ati facut modificari, POWER POINT intreaba daca doriti sa le salvati.

2. Apasati (click):

YES pentru a salva,

No pentru a inchide fisierul fara a salva ultimele modificari,

CANCEL pentru a renunta la inchidere.

Introducere Summary information

Puteti introduce si retine informatii sumare in caseta de dialog SUMMARY INFO, astfel incat sa se inregistreze subiectul si alte informatii care sa ajute la regasirea prezentarii.

1. Din FILE menu alegeti SUMMARY INFO.

2. Introduceti informatia in caseta de dialog cu acelasi nume:

- numele prezentarii;

- subiectul, un rezumat al prezentarii;

- autorul;

- in KEYWORDS tastati cuvintele pe care le asociati prezentarii pentru a va ajuta ulterior la gasire (FIND), titluri, etc.

- comentarii pe care le simtiti apropiate de subiectul prezentarii.

3. Alegeti OK.

Crearea unei prezentari implicite (Default)

Cand creati o prezentare ce include setari si stiluri pe care sa le utilizati permanent, o puteti salva drept implicita, astfel incat sa aveti acces la ea ori de cate ori alegeti Blank Presentation.

1. Deschideti prezentarea pe care doriti sa o definiti ca implicita.

2. Din FILE menu alegeti SAVE AS, in directorul POWER POINT.

3. La numele fisierului tastati DEFAULT.PPT.

4. Alegeti OK.

Acum prezentarea dvs. este noua prezentare implicita.