CREAREA, APLICAREA SI EDITAREA MACROCOMENZILOR

Aplicatia Microsoft Word 2000 are o multime de functii care automatizeaza procesul de creare de documente, dar folosirea macrocomenzilor este cea mai deosebita facilitate pe care o poti folosi. O macrocomanda este un set de instructiuni pe care editorul le executa rapid, instructiuni care pot cuprinde orice operatie executabila in Word, ca introducerea de text, formatare, tiparire, creare de tabele, exportul documentelor in Microsoft Access sau Microsoft Excel, etc.

Macrocomenzile sunt programe scrise in limbajul Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), care contin facilitati speciale de control destinate programului Word. Ele sunt plasate in sablonul Normal folosit de Word pentru documente vide, fara continut, dar pot fi stocate intr-un document sau un sablon personalizat.

Exista doua posibilitati distincte de creare a macrocomenzilor:

inregistrarea in Word a comenzilor sau a optiunilor selectate din casetele de dialog;

utilizarea aplicatiei Visual Basic Editor pentru a scrie macrocomenzile sau pentru a edita macrocomenzi existente (desigur aceasta presupune sa cunosti foarte bine aplicatia Visual Basic Editor).

Trebuie avut grija ca odata lansata in lucru o macrocomanda, aceasta nu mai poate fi oprita pana nu executa toate comenzile inregistrate. Daca lansezi o macrocomanda inadecvata la un moment dat, este posibil sa dureze mult pana refaci ceea ce "ai stricat", folosind comanda Undo pentru remedierea pagubelor.

Exista cativa pasi pe care ii parcurgi pentru inregistrarea unei macrocomenzi:

n           In primul rand trebuie sa deschizi documentul in care vei inregistra macrocomanda.

n           Gandeste-te la un nume scurt dar reprezentativ pe care il dai macrocomenzii.

n           Daca va trebui sa navigi in interiorul documentului, insereaza (eventual) semne de carte (bookmark) pentru a ajunge rapid la acele zone ale documentului

n           In cazul in care ai de inregistrat multi pasi (multe operatii) este bine sa notezi succesiunea lor pe hartie, pentru a nu omite ceva si a fi nevoit sa reiei inregistrarea.

n           Incepe inregistrarea propriu-zisa lansand utilitarul de inregistrare a macrocomenzilor, executa comenzile pe care doresti sa le stochezi in macrocomanda si cand ai terminat apasa butonul de dezactivare a utilitarului de inregistrare. Efectul il ai deja in document, deoarece in timpul inregistrarii ai si executat comenzile respective.

Pasul 1

Dupa ce ai deschis documentul selecteaza meniul Tools, submeniul Macro, comanda Record New Macro (inregistrare macrocomanda noua). Efectul acestei comenzi va fi deschiderea unei ferestre Record Macro (inregistrare macrocomanda) pe care o vei utiliza in continuare.

n           In caseta de editare Macro name (Numele macrocomenzii) vei tasta numele pe care il dai macrocomenzii. Alege-l cat mai semnificativ, astfel incat sa-ti sugereze ce anume executa (de exemplu: CreareTabel sau CopiereDate).

n           Sectiunea Assign macro to iti permite sa alegi daca:

Asociezi macrocomanda unui buton de pe bara de instrumente sau unui meniu: Toolbars.

Lansezi in lucru macrocomanda la apasarea unei combinatii de taste: Keyboard.

n           In caseta de editare Store macro in: (Pastreaza macrocomanda in..) ai posibilitatea sa selectezi din lista ascunsa:

All Documents (Normal.dot) - in cazul in care vrei ca macrocomanda sa fie utilizabila din orice document.

<nume-fisier> (document) - unde <nume-fisier> este numele fisierului tau, in care faci inregistrarea. Selectezi aceasta optiune numai daca doresti ca macrocomanda inregistrata acum sa fie disponibila (utilizabila) doar in acest document.

n           Caseta Description (Descriere) o vei folosi pentru a descrie pe scurt ce face acea macrocomanda. Este o informatie optionala, pe care o editezi pentru tine, doar pentru ati aminti in cateva cuvinte ce face acea macrocomanda. Daca tu nu editezi nimic, sistemul iti ofera informatii despre cine si cand a facut inregistrarea. Este bine sa faci descrierea, pentru ca numele macrocomenzilor poate fi asemanator, dar descrierea te lamureste ce operatii efectuezi in interiorul fiecareia.

n           Inchei apasand butonul OK, ceea ce va avea ca efect inceperea propriu-zisa a inregistrarii macrocomenzii.

Pasul 2

Pe tot parcursul inregistrarii macrocomenzii (practic a comenzilor pe care le dai), cursorul are o forma aparte, arata ca si cum ar avea o caseta de inregistrare atasata, ceea ce-ti va indica faptul ca se inregistreaza totul.

Pe ecran vei avea tot timpul activa bara de macrocomenzi. Pe aceasta ai doua butoane pe care le poti folosi oricand in timpul inregistrarii:

Stop Recording (Oprirea inregistrarii) il vei folosi atunci cand ai terminat de inregistrat intreaga macrocomanda;

Pause Recording Resume Recording (Pauza reluarea inregistrarii) il vei folosi daca la un moment dat trebuie sa intrerupi inregistrarea si sa o reiei la un moment ulterior.

Pasul 3

Cand ai executat clic pe butonul Stop Recording (Oprirea inregistrarii) macrocomanda este automat salvata si de acum incolo o poti folosi ori de cate ori ai nevoie. Poti opri inregistrarea macrocomenzii si daca selectezi optiunea Stop Recording din submeniul Macro al meniului Tools (Tools => Macro => Stop Recording

Cand ai dat comanda de inregistrare a unei noi macrocomenzi ai avut posibilitatea sa alegi daca asociezi macrocomenzii un buton de pe bara de instrumente, o comanda de meniu sau o combinatie de taste.

Ai parcurs secventa : Tools => Macros => Record New Macro. si in fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o inregistrezi (in caseta Macro name:), ai descris-o pe scurt (in caseta Descriprion:) si ai stabilit unde sa fie "depozitata" ea (in caseta Store macro in:). Daca ai decis ca aceasta macrocomanda sa fie reprezentata printr-un buton pe o bara de instrumente sau intr-un meniu, pasul urmator este executarea unui clic pe butonul Toolbars, ceea ce are ca efect deschiderea casetei de dialog Customize, cu eticheta Commands selectata.

Lista Commands: (Comenzi) prezinta numele macrocomenzii pe care o inregistrezi.

In meniul Save in: selectezi locatia de salvare pentru macrocomanda sau pentru buton.

Tine apasat butonul stang al mouse-ului pe numele macrocomenzii si "trage" catre o bara de instrumente sau un meniu pentru a crea butonul, respectiv comanda de meniu aferenta acesteia. Numele comenzii sau al butonului va fi identic cu cel din lista Commands de unde l-ai selectat.

Inchide fereastra de dialog Customize apasand pe butonul Close.

Ai posibilitatea sa personalizezi butonul de macrocomanda prin adaugarea unei pictograme. Word-ul ofera o multime de pictograme pe care le poti folosi, dar ai posibilitatea sa-ti creezi (daca doresti) propria ta pictograma, folosindu-te de un program de desenare sau pictura. Exista o succesiune de pasi pe care trebuie sa-I parcurgi pentru a personaliza butonul de pe bara de instrumente.

Primul pas este adaugarea butonului macrocomenzii pe bara de unelte, asa cum am prezentat mai sus;

Daca ai creat o pictograma proprie pentru buton, deschide fisierul care o contine si copiaz-o in Clipboard;

Din meniul Tools alege comanda Customize;

Selecteaza bara de instrumente care contine butonul macrocomenzii. Pentru aceata este nevoie sa fie activ tab-ul Toolbars.

Executa clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul macrocomenzii; din meniul rapid afisat poti alege:

Paste Button Image (Lipeste imaginea butonului) pentru ca imaginea creata de tine sa fie lipita din Clipboard pe buton;

Change Button Image (Modifica imaginea butonului) pentru a se deschide paleta de pictograme din Word. Executi clic pe o imagine si aceasta v-a apare pe butonul macrocomenzii.

Caseta Name: iti permite sa schimbi (daca doresti) textul afisat pe buton, numele macrocomenzii (modificarea are efect doar pe buton, numele macrocomenzii in lista de macrocomenzi ramanand neschimbat).

Inchide caseta de dialog Customize apasand butonul Close.

De acum pe butonul macrocomenzii vei avea si o imagine grafica.

Daca ai decis sa asociezi o combinatie de taste unei macrocomenzi, atunci in sectiunea Assign macro to vei executa clic pe butonul Keyboard.

Pana aici parcursesei secventa : Tools => Macros => Record New Macro. si in fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o inregistrezi (in caseta Macro name:), ai descris-o pe scurt (in caseta Descriprion:) si ai stabilit unde sa fie "depozitata" ea (in caseta Store macro in:).

Se deschide caseta de dialog Customize Keyboard (Personalizare tastatura).

Lista Commands: (Comenzi) prezinta numele macrocomenzii pe care o inregistrezi.

In meniul Save Changes in: (Salveaza modificarile in: selecteaza sablonul sau documentul in care faci salvarea macrocomenzii.

Plaseaza cursorul in caseta Press new shortcut key (Apasa noile taste de comanda rapida) si apasa combinatia de taste pe care vrei sa o folosesti pentru rularea macrocomenzii. In cazul in care respectiva combinatie de taste a mai fost folosita, sub aceasta caseta iti va fi anuntat acest lucru. De obicei se folosesc combinatii ale tastelor Ctrl sau Alt, ori ambele, ca parte a combinatiei de taste.

Daca ai ales bine combinatia de taste (nu a mai fost utilizata), apasa pe butonul Assign (atribuire). Combinatia de taste va fi inscrisa in campul Current Keys. Daca doresti sa renunti la aceasta combinatie si sa asociezi o alta, o selectezi (cu un clic) si apesi butonul Remove.

Inchide caseta de dialog Customize Keyboard apasand pe butonul Close.

Cand vei dori sa lansezi in lucru macrocomanda, la o data ulterioara, va fi suficient sa apesi combinatia de taste stabilite acum si operatiile inregistrate se vor executa rapid.

O macrocomanda poate executa nu numai comenzile pe care le inregistrezi la crearea ei, ci si alte macrocomenzi inregistrate la o data anterioara. In interiorul macrocomenzii principale poti inregistra comanda de executare a uneia sau mai multor macrocomenzi, executand (inregistrand) practic secventa de lansare a ei lor in executie.

Iata cum procedezi:

Activezi utilitarul de inregistrare cu secventa Tools => Macros => Record New Macro.

Dai numele macrocomenzii principale in campul Macro name:, completezi descrierea ei in caseta Description, stabilesti butonul sau combinatia de taste pe care le asociezi macrocomenzii si incepi inregistrarea efectiva a comenzilor pe care vrei sa le execute aceasta macrocomanda;

In momentul in care trebuie sa inceapa rularea unei macrocomenzi anterior create selectezi optiunea Macros din submeniul Macro al meniului Tools, selectezi o macrocomanda din lista Macro name: si executi clic pe butonul Run;

Poti repeta aceasta operatie de mai multe ori, pentru a include (a imbrica) mai multe macrocomenzi in interiorul macrocomenzii principale pe care o inregistrezi.

Asa cum se vede si in caseta Macros urmatoare, in meniul Macros in: exista in afara numelui documentului curent, al sablonului curent si o locatie denumita Word Commands (Comenzi Word). Aceasta cuprinde multe macrocomenzi predefinite care executa comenzi Word, cum ar fi aplicarea unui stil, a unei formatari, etc. Daca ai cunostinta despre aceste macrocomenzi, in timpul inregistrarii macrocomenzii principale poti sa o selectezi in caseta de dialog Macros si sa executi clic pe comanda (butonul) Run pentru a o include.

Imbricarea macrocomenzilor este o facilitate deosebita a Word-ului pentru ca ea permite crearea unor macrocomenzi puternice, care permit excutarea simultana a mai multor operatii complexe.

Poti rula o macrocomanda folosind caseta de dialog Macros sau prin selectarea butonului, a comenzii sau a tastelor de comanda rapida pe care le-ai atribuit macrocomenzii.

Pentru a rula o macrocomanda folosind caseta Macros parcurgi secventa: Tools => Macro => Macros sau te folosesti de combinatia de taste Alt+F8.

Pe ecran se deschide caseta Macros:

Din lista Macro name: selectezi numele macrocomenzii pe care vrei sa o rulezi.

Din meniul Macros in: selectezi sablonul sau documentul ce contine macrocomanda.

Efectuezi clic pe butonul Run. Caseta Macros se inchide si se executa instructiunile inregistrate.

Daca ai asociat o combinatie de taste pentru lansarea macrocomenzii, nu trebuie decat sa apesi acele taste si macrocomanda executa toate operatiile pe care le-ai inregistrat, fara sa mai parcurgi toti acesti pasi.

Odata scrise, macrocomenzile sau colectiile (proiectele) de macrocomenzi pot fi copiate, redenumite sau sterse.

Copierea macrocomenzilor dintr-un sablon in altul se face cu ajutorul aplicatiei Organizer. De fapt vor fi copiate proiectele de macrocomenzi.

Un proiect de macrocomenzi este o colectie de macrocomenzi personalizate, pe care le-ai inregistrat si salvat intr-un anumit document sau sablon de document. Practic, atunci cand inregistrezi o macrocomanda, ea este stocata in sablonul documentului curent sub forma unui modul de program Visual Basic care are numele NewMacros. O mai poti salva intr-un modul nou pentru documentul sau sablonul curent ori intr-un modul denumit All Active Templates and Documents (Toate sabloanele si documentele active), care este disponibil pentru toate documentele deschise.

Copierea macrocomenzilor dintr-un sablon sau document in altul o poti face folosind aplicatia Organizer. Selectezi meniul Tools, submeniul Macro, optiunea Macros pentru a deschide caseta de dialog Macros (poti folosi si combinatia de taste Alt+F8). Executi clic pe butonul Organizer Pe ecran s-a deschis caseta Organizer si eticheta Macro Project Items este selectata.

Partea stanga a casetei prezinta continutul documentului deschis (in exemplul dat este un document gol, care are numele Document 1), iar in partea dreapta, in lista Macro Project Items available in:, este prezentat continutul sablonului Normal.dot, al carui proiect de macrocomenzi se numeste NewMacros. Executi clic pe butonul Copy si Word va copia proiectul NewMacros in Document 1. Executi clic pe butonul Close din partea dreapta-jos a casetei si copierea este incheiata.

Pentru a copia proiecte de macrocomenzi din alte documente sau sabloane poti sa te folosesti de butonul Close File (Inchide fisierul). Executi clic pe cel de sub numele documentului (butonul din stanga) sau pe cel de sub numele sablonului (butonul din dreapta). Numele butonului devine Open File (Deschide fisierul). Executi clic pe el si se deschide caseta de dialog Open a programului Word.

Selectezi un document sau un sablon in aceasta caseta si efectuezi clic pe butonul Open.

Word-ul va reveni in caseta de dialog Organizer, unde poti sa copiezi acum proiectul de macrocomenzi dorit in sau din documentul sau sablonul deschis anterior.

Pentru a redenumi o macrocomanda trebuie sa o editezi cu Visual Basic Editor, apoi sa o salvezi cu alt nume. Aceasta presupune sa cunosti modul de lucru cu Microsoft Visual Basic, pentru ca dupa selectarea din caseta de dialog Macros trebuie sa apesi butonul Edit, sa schimbi vechiul nume cu altul nou, sa modifici in interiorul instructiunilor si sa salvezi modificarile, dar totul sub VBA (Visual Basic for Aplications).

Word-ul atribuie numele NewMacros in mod prestabilit fiecarui proiect de macrocomenzi, iar fiecare sablon de document are un proiect NewMacros. Nu vei putea copia o colectie de macrocomenzi peste alta cu acelasi nume, deci va trebui sa redenumesti proiectul inainte de a-l copia. Vei parcurge aceiasi pasi ca la copiere, dar mai intai vei face redenumirea si abia apoi copierea. Secventa pe care o parcurgi este:

Tools => Macro => Macros (sau combinatia de taste Alt+F8), apesi butonul Organizer, apoi selectezi in partea dreapta a ferestrei numele proiectului pe care il redenumesti si apesi butonul Rename. Se deschide caseta de dialog Rename in care introduci noul nume si apoi apesi butonul OK.

Word-ul revine in caseta de dialog Organizer si acum poti face copierea cu ajutorul butonului Copy.

Pentru a sterge o macrocomanda trebuie sa deschizi caseta de dialog Macros, sa selectezi numele ei si sa dai comanda de stergere (Delete).

Ai parcurs secventa Tools => Macro => Macros (sau combinatia de taste Alt+F8) pentru adeschide caseta Macros.

Din caseta Macros selectezi numele macrocomenzii pe care doresti sa o stergi, apoi apesi butonul Delete.

Se deschide o caseta de mesaj in care ti se cere confirmarea comenzii de stergere.

Apasarea butonului Yes (Da) va duce la stergerea definitiva a macrocomenzii, dupa care se revine in caseta Macros. In campul Macro name: va fi selectat automat numele urmatoarei macrocomenzi din lista.

Apasarea butonului No (Nu) anuleaza comanda de stergere si se revine in caseta Macros, fara a se intampla nimic.

Daca vrei sa stergi o intreaga colectie de macrocomenzi (un proiect) vei folosi aplicatia Organizer. Urmeaza pasii: Tools => Macro => Macros (sau combinatia de taste Alt+F8). Se deschide fereastra Macros unde apesi butonul OrganizerSe dechide caseta de dialog Organizer cu eticheta Macro Project Items selectat. Aici selectezi numele colectiei pe care vrei sa o stergi (din partea dreapta a ferestrei, din lista In Normal.dot) si apesi butonul Delete.

Se deschide o caseta de mesaj in care ti se cere confirmarea comenzii de stergere.

Apasarea butonului Yes (Da) va duce la stergerea definitiva a proiectului, dupa care se revine in caseta Organizer.

Apasarea butonului Yes to All (Da,toate) va duce la stergerea definitiva a tuturor proiectelor stocate in sablonul Normal.dot, dupa care se revine in caseta Organizer.

Apasarea butonului No (Nu) anuleaza comanda de stergere si se revine in caseta Organizer, fara a se intampla nimic.

Butonul Cancel anuleaza ultima operatie.

Stii desigur ca cei mai mari dusmani ai utilizatorilor de calculatoare sunt virusii, aceste programe care merg de la a-ti afisa pe ecran diferite mesaje pana la a-ti sterge fisierele aflate pe hard-disc. Virusii se raspandesc prin intermediul fisierelor, iar virusii Word se ataseaza la documentele Word sub forma de macrocomenzi AutoOpen, care ruleaza automat atunci cand iti deschizi documentul. De aceea este bine sa:

Instalezi pe calculatorul tau un program de detectare si eliminare a virusilor (spre exemplu McAfee VitusScan sau Norton AntiVirus);

Previi incarcarea colectiilor de macrocomenzi din documente create de alte persoane;

Folosesti o semnatura digitala autentificata (emisa si garantata de un furnizor specializat) sau una neautentificata, creata chiar de tine cu ajutorul utilitarului Selfcert.exe. Cu aceasta iti "semnezi" toate macrocomenzile pe care le inregistrezi.

Programul Word 2000 iti permite sa folosesti trei nivele de securitate impotriva virusilor de macrocomanda:

High (inalt) - permite numai rularea macrocomenzilor cu semnatura digitala.

Medium (mediu) - la deschiderea documentului ti se da posibilitatea sa activezi sau sa dezactivezi macrocomenzile (este cea folosita de obicei).

Low (redus) - Editorul Word permite rularea tuturor macrocomenzilor. Il vei folosi doar daca ai instalat in calculatorul tau un program de scanare.

Pentru a stabili nivelul de securitate al macrocomenzii, parcurge secventa: Tools => Macro => Security.Se deschide caseta de dialog Security Eticheta Security Level (Nivel de securitate) trebuie sa fie selectata. In partea de jos ti se indica prezenta unui program de detectare a virusilor. In cazul in care nu ai instalat nici unul, este afisat mesajul "No virus scanner installed"(Nici un program de detectare si eliminare a virusilor nu este instalat). Selectezi una din cele trei optiuni (High,Medium,Low).

Executi clic pe butonul OK.

Asa cum ai aflat, Word-ul poate recunoaste macrocomenzi "semnate" digital, astfel incat sa permita numai rularea acestora la deschiderea documentului. Odata creata propria semnatura poti sa o adaugi tuturor macrocomenzilor sau proiectelor Visual Basic, asigurandu-te astfel ca nici tu nici partenerii care iti folosesc documentele nu veti avea nici un fel de probleme legate de o posibila virusare.

Crearea unei semnaturi digitale neautentificate este un lucru simplu, folosind Microsoft Office. Ai de parcurs cativa pasi simpli, dar mai intai trebuie sa ai inchise programele Word si Visual Basic Editor.

Din meniul Windows Start selecteaza comanda Run

Cu ajutorul butonului Browse localizeaza programul Selfcert.exe in dosarul C:Program FileMicrosoft OfficeOffice.

Selecteaza programul si executa clic pe butonul Open, apoi executa clic pe butonul OK din caseta de dialog Run.

Programul Selfcert este lansat in executie si pe ecran ai o caseta de dialog in care trebuie sa-ti introduci numele (Your name:) si (eventual) alte date de identificare proprii. Efectuezi clic pe butonul OK. Esti anuntat de crearea cu succes a semnaturii tale neautentificate. De acum o poti selecta din Visual Basic Editor.

Indiferent daca ai primit o semnatura autentificata sau daca ti-ai creat singur o semnatura neautentificata, modul de semnare a macrocomenzilor sau a proiectelor Visual Basic este acelasi. Etapele pe care le parcurgi sunt urmatoarele:

Deschizi documentul sau sablonul care contine macrocomanda sau proiectul.

Deschizi Visual Basic Editor astfel: folosesti combinatia de taste Alt+F11 sau din meniul Tools alegi submeniul Macro, optiunea Visual Basic Editor.

In fereastra Project Explorer selectezi proiectul pe care doresti sa-l semnezi.

Din meniul Tools alegi submeniul Digital Signatures (Semnaturi digitale).

Se deschide caseta de dialog Digital Signature unde, daca exista o semnatura atasata proiectului respectiv, o vei vedea indicata in campul Certificate name:, altfel ti se comunica faptul ca nu exista nici o certificare (No certificate).

 

Executa clic pe butonul Choose (Alege) si se deschide fereastra Select Certificate; de aici poti selecta cu un clic semnatura ta, apoi apesi butonul OK. (Daca vrei sa afli mai multe detalii despre semnatura apasa butonul View Certificate si vei avea posibilitatea sa afli detalii despre momentul cand va expira semnatura, codul ei, etc.)

Inchide caseta de dialog Digital Signature apasand butonul OK.