INSERAREA UNUI CAMP

La un paragraf anterior am discutat despre inserarea campurilor (fields) in documentele compuse. Spuneam ca: "Daca lucrezi cu o scrisoare tip, plaseaza punctul de inserare in locul in care doresti sa apara datele campului si apoi selecteaza campul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare camp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge".

Poti insera un camp Word care sa solicite informatii suplimentare intr-un anumit moment sau care insereaza un sir de date din mai multe posibile, in functie de continutul unui camp din sursa de date. Numarul de campuri nu este limitat, poti introduce oricate doresti in documentul compus.

Pentru inserarea unui camp Word procedezi astfel:

n           Plasezi punctul de inserare in documentul principal acolo unde doresti sa apara campul;

n           Efectueaza clic pe butonul Insert Word Field (Inserare camp Word) de pe bara de instrumente Mail Merge.

n           Din lista disponibila selecteaza un nume de camp.

Campul Ask

Ask iti permite sa creezi casete de dialog care apar pe ecran si solicita informatii suplimentare in timpul procesului de compunere. Acestea vor fi legate de numele unui semn de carte, pe care il vei introduce inainte de adaugarea campului Ask. Dupa cum stii, un semn singur de carte poate fi inserat in mai multe locuri din document.

n           Plaseaza punctul de inserare in locul unde doresti sa introduci datele.

n           Executa clic pe butonul Insert Word Field si selecteaza optiunea Ask.

n           In caseta Bookmark indica semnul de carte la care se face legatura. Datele campului Ask vor fi inserate la locatia semnului de carte.

n           In caseta Prompt introdu textul mesajului pe care vrei sa-l contina caseta de dialog.

n           Completeaza in caseta Default bookmark text (Text semn de carte prestabilit) un text care sa fie sugerat de Word ca posibila intrare.

n           Daca doresti ca programul Word sa solicite date suplimentare numai la compunerea primei inregistrari din sursa de date, bifeaza caseta de validare Ask once. Word-ul va solicita date o singura data si apoi va introduce acelasi text in fiecare document compus.

n           Efectueaza un clic pe butonul OK pentru a stoca definitia campului. Este afisata caseta de dialog urmatoare, care va aparea in timpul procesului de compunere.

n           Inchide caseta de dialog demonstrativa efectuand un clic pe butonul OK.

Campul Fill-In

Aceste campuri folosesc markere pentru inserarea datelor, deci un astfel de camp determina inserarea datelor intr-o singura locatie a documentului compus. Vei proceda la fel ca la inserarea unui camp Ask.

n           Plaseaza punctul de inserare in locul unde doresti sa introduci datele.

n           Executa clic pe butonul Insert Word Field si selecteaza optiunea Fill-In.

n           In caseta Prompt introdu textul mesajului care va apare in timpul procesului de compunere.

n           Completeaza in caseta Default fill-in text (Completare prestabilita) un text care sa fie sugerat de Word in timpul procesului de compunere.

n           Daca doresti ca programul Word sa solicite date suplimentare pentru primul document compus, bifeaza caseta de validare Ask once.

n           Apasa butonul OK pentru a crea campul. Pe ecran vei vedea afisata caseta de dialog pe care ai definit-o.

n           Apasa butonul OK pentru a reveni la documentul principal.

Campul IfThenElse

Un astfel de tip de camp "alege" unul din doua siruri de text, pe baza evaluarii continutului unui alt camp din sursa de date. Ce presupune aceasta? In cazul in care conditia este evaluata ca "adevarat", in documentul principal va fi introdus un text anumit, altfel, daca rezultatul compararii este "fals", va fi inserat un alt text.

n           Plaseaza punctul de inserare in locul unde doresti sa introduci datele.

n           Executa clic pe butonul Insert Word Field si selecteaza optiunea IfThenElse (DacaAtunciAltfel).

n           Din lista Field name: selecteaza numele campului pentru care faci evaluarea.

n           Din meniul Comparison: (Comparatie) selecteaza un operator.

n           In caseta Compare to: (Compara cu) introdu textul de comparat.

n           In caseta Insert this text (Insereaza acest text) scrie textul care doresti sa fie inserat in cazul in care conditia este evaluata ca "adevarat".

n           In caseta Otherwise insert this text: (Altfel insereaza acest text) introdu textul care doresti sa fie inserat in cazul in care conditia este evaluata ca "fals".

n           Executa clic pe butonul OK pentru a fi inserat campul.

Campuri Merge Record si Merge Sequence#

In cazul in care doresti sa inserezi numarul inregistrarii din sursa de date sau al documentului in documentele compuse, vei folosi campul Merge Record (Inserare numar inregistrare), respectiv Merge Sequence# (Inserare numar document).

Spre exemplu, daca ai selectat un grup de inregistrari din sursa de date, primul document compus poate contine date din inregistrarea cu numarul 5 a sursei de date. In acest caz, numarul documentului este 1, iar numarul inregistrarii este 5.

Campuri Next Record si Next Record If

Vei folosi acest tip de campuri in cazul in care doresti ca pe o pagina a unui document compus sa fie inserate mai multe inregistrari.

Campul Next Record (Inregistrarea urmatoare) il vei folosi atunci cand doresti ca datele din inregistrarea urmatoare a sursei de date sa fie inserat in acelasi document compus.

Campul Next Record If (Inregistrarea urmatoare, daca) il folosesti atunci cand doresti ca editorul Word sa decida daca insereaza sau nu datele din inregistrarea urmatoare, in functie de continutul unui alt camp din sursa de date. Vei alege din caseta Field name numele campului de comparat, din meniul Comparison: (Comparatie) vei selecta un operator, iar in caseta Compare to: (Compara cu) vei introduce textul de comparat.

Campuri Set Bookmark

Spre deosebire de campul Ask, un camp Set Bookmark (Stabilire semn de carte) insereaza datele asociate unui anumit semn de carte in fiecare document compus, astfel ca datele nu se modifica niciodata, de la un semn la altul.

Daca ai definit un semn de carte in documentul principal pentru textul care urmeaza a fi inserat, selecteaza-i numele din lista Bookmark si executa clic pe butonul OK pentru a-l insera.

Poti defini in momentul inserarii campului un nou semn de carte. Pentru aceasta in caseta Bookmark scrie numele semnului de carte, iar in caseta Value tasteaza textul. Executa clic pe butonul OK pentru a insera campul.

Campul Skip Record If

Campul Skip Record If (Omite inregistrarea daca) il vei folosi atunci cand doresti ca anumite inregistrari sa fie omise in momentul compunerii. Aceasta se va face prin evaluarea unui camp din sursa de date.

Vei alege din caseta Field name numele campului de comparat, din meniul Comparison: (Comparatie) vei selecta un operator, iar in caseta Compare to: (Compara cu) vei introduce textul de comparat.