Inserarea de referinte in document

Inserarea de referinte in document

A. Note de subsol si de sfarsit

Notele de subsol si de sfarsit sunt folosite pentru a explica sau prezenta in detaliu o notiune din document, fara a aglomera textul. O nota de subsol sau de sfarsit este formata din doua parti:

1. Referinta (de obicei un numar, dar poate fi si un simbol) care se plaseaza in text in format superscript, in coltul dreapta-sus al textului selectat sau in pozitia cursorului text.

2. Textul explicativ sau de completare, care constituie nota propriu-zisa si se afla, in general, in partea de jos a paginii, la sfarsitul documentului sau al sectiunii, despartita de textul documentului printr-o linie orizontala.

Figura 4.15 - Fereastra de dialog Footnote and Endnote

Pentru a insera o nota de subsol, trebuie parcursi urmatorii pasi:

1. Se pozitioneaza cursorul de insertie la sfarsitul cuvantului dorit sau se selecteaza blocul de text dorit.

2. Se aplica comanda Insert, Reference, Footnote. Pe ecran apare fereastra de dialog Footnote and Endnote (Figura 4.15).

3. In zona Location se valideaza optiunea Footnote si se alege locul unde va fi plasata nota de subsol, respectiv la terminarea textului (Below text), sau sfarsitul paginii (Bottom of page)

4. In zona Format se valideaza una din optiunile:

Number format: referinta notei va fi un numar si se alege stilul de numerotare; daca se alege numerotarea, cu ajutorul optiunii Start at se precizeaza numarul cu care se va incepe, iar cu ajutorul optiunii Numbering se va preciza daca numerotarea se va face in continuare pe tot documentul (Continous) sau se va reseta pentru fiecare pagina (Restart each page) sau pentru fiecare sectiune (Restart each section).

Custom Mark: referinta notei va fi un simbol introdus de utilizator in campul atasat optiunii. Daca utilizatorul doreste folosirea unui simbol dintr-un font, altul decat cel utilizat, simbolul respectiv poate fi selectat din fereastra de dialog Symbol.

5. In zona Applay changes se va preciza domeniul de actiune al comenzii.

6. Se apasa butonul OK.

Inserarea unei note de sfarsit se face analog. Difera doar pasul 3 la care trebuie validata optiunea Endnote din zona Location si se precizeaza daca referintele vor fi plasate la sfarsitul documentului (End of document)sau la sfarsitul sectiunii (End of section).

Dupa parcurgerea acestor pasi, referinta notei va fi inserata in text si in zona destinata notelor de subsol sau de sfarsit. Cursorul text va fi inserat in zona destinata notei pentru a introduce textul ei. Textul unei note poate fi editat similar textului propriu-zis al documentului.

Daca documentul este vizualizat in modul Print Layout sau Print Preview, notele de subsol si de sfarsit vor fi vizibile exact in pozitia pe care o ocupa in pagina si trecerea de la nota de subsol sau de sfarsit la textul documentului se face prin simpla deplasare a cursorului text cu mouse-ul sau cu tastatura.

Daca documentul este vizualizat in modul Normal, notele nu sunt vizibile in spatiul destinat documentului propriu-zis. Ele pot fi vizualizate si editate intr-o zona speciala. Aceasta zona este activata automat la inserarea unei note si ulterior poate fi deschisa aplicand comanda View, Footnotes. Zona destinata notelor se inchide la apasarea butonului Close.

Implicit, notele au ca referinta un numar, iar numerotarea notelor de subsol si de sfarsit se face in mod continuu in tot documentul. Adica, prima nota de subsol are ca referinta 1, a doua nota are referinta 2 .. Pozitia implicita a textului notelor de subsol este la sfarsitul paginii in care a fost inserata nota, iar a textului notelor de sfarsit, la sfarsitul sectiunii corespunzatoare.

Semne de carte

Semnele de carte sunt marcaje care poarta un nume si sunt atasate unei zone din document (text sau grafica). Utilizarea semnelor de carte permite pozitionarea rapida in document (mai ales in cazul documentelor mari).

Un nou semn de carte va fi asociat zonei de text selectate sau, daca nu a fost facuta nici o selectie, cuvantului in interiorul sau la sfarsitul caruia este pozitionat cursorul text.

Pentru a asocia un semn de carte entitatii dorite, trebuie aplicata comanda Insert, Bookmark, actiune care are ca efect afisarea ferestrei de dialog Bookmark (Figura 4.16).

Figura 4.16 - Fereastra de dialog Bookmark

In continuare, trebuie parcursi urmatorii pasi:

1. Se introduce numele semnului de carte in campul Bookmark Name

2. Se apasa butonul Add

Numele noului semn de carte va fi adaugat automat listei atasate campului Bookmark Name. Daca exista deja un semn de carte cu numele introdus, utilizatorul este atentionat si are posibilitatea de a anula vechiul semn de carte sau de a da alt nume celui nou.

Lista Bookmark Name va fi ordonata dupa numele semnelor de carte sau dupa pozitia semnelor de carte din document, dupa cum in zona Sort By este validata optiunea Name, respectiv optiunea Location.

Daca entitatea documentului careia i-a fost asociat un semn de carte este copiata, semnul de carte va indica entitatea initiala, nu copia. Daca o astfel de entitate este mutata, semnul de carte va indica entitatea la noua pozitie.

Un semn de carte poate fi sters odata cu entitatea careia i-a fost asociat sau poate fi sters doar semnul de carte selectandu-l din lista Bookmark Name si apasand butonul Delete.

O entitate careia i-a fost asociat un semn de carte poate fi localizata rapid in unul din modurile:

1. Se selecteaza numele semnului de carte din lista Bookmark Name a ferestrei de dialog Bookmark si se apasa butonul de comanda Go To

2. Se aplica comanda Edit, Go To. In fereastra de dialog Edit and Replace - sectiunea Go To se selecteaza optiunea Bookmark din lista Go To What, apoi in lista Enter Bookmark Name fie se introduce, fie se selecteaza numele semnului de carte si se apasa butonul Go To.

Orice posibilitate ar fi aleasa, daca semnul de carte respectiv exista, cursorul text va fi pozitionat in document la entitatea corespunzatoare. In caz contrar, utilizatorul va primi un mesaj de avertizare. In ambele situatii, fereastra de dialog ramane deschisa si activa pentru a putea localiza si alte semne de carte. Activarea ferestrei de lucru a documentului se face prin pozitionarea mouse-lui in spatiul util al ferestrei documentului si aplicarea unui click stanga. Oricare din cele doua ferestre de dialog poate fi inchisa prin apasarea butonului Close.

Tabele de cuprins

Cuprinsul este lista numelor tuturor partilor, capitolelor, paragrafelor, subparagrafelor si sectiunilor unei lucrari in ordinea paginilor in care apar.

Un sir de caractere din document este inserat in cuprins pe un anumit nivel, in functie de stilul de formatare. Implicit, un cuprins va fi generat astfel:

Pe primul nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 1.

Pe al doilea nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 2.

Pe al treilea nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 3 etc.

Deci inainte de a genera cuprinsul trebuie parcurs documentul, iar titlurile care trebuie sa apara in cuprins trebuie marcate cu stilul Heading corespunzator. Titlurile principale vor fi formatate cu stilul Heading 1, subtitlurile cu stilul Heading 2, subsubtitlurile cu stilul Heading 3 etc.

Un cuprins va fi inserat in pozitia cursorului text. Crearea lui trebuie initiata aplicand comanda Insert, Reference, Index and Tables si selectand sectiunea Tables of Contents a ferestrei Index and Tables (Figura 4.17).

Figura 4.17 - Fereastra de dialog Index and Tables - sectiunea Table of Contents

Pentru a crea un cuprins, trebuie stabilite:

Formatul cuprinsului - selectand una din optiunile listei Formats;

. Pe cate nivele sa fie structurat cuprinsul (campul Show Level) si ce stil de paragraf este repartizat fiecarui nivel (butonul Options);

Daca va contine sau nu si numerele paginilor - optiunea Show Page Numbers;

Daca numerele paginilor (in cazul in care sunt afisate) vor fi scrise imediat dupa text sau aliniate la dreapta - optiunea Right Align Page Numbers. Daca optiunea este marcata, spatiul dintre textul cuprinsului si numerele paginilor este umplut cu caracterul selectat din lista Tab Leader

Dupa ce s-au precizat elementele de mai sus, trebuie sa ne asiguram ca fiecare stil de titlu sau de subtitlu este corect alocat unui nivel din cuprins si ca fiecare nivel are formatarea corespunzatoare.

Pentru aceasta, se apeleaza butonul Options si in fereastra de dialog Table of Contents Options care apare se verifica corespondentele dintre stilul unui titlu sau stilul unui subtitlu si nivelul pe care dorim sa apara in cuprins, de exemplu:

daca utilizam stilurile create implicit de sistem, Heading 1 pe nivelul 1, Heading 2 pe nivelul 2, Heading 3 pe nivelul 3 etc;

daca ne folosim propriile stiluri, Titlu 1 pe nivelul 1, Subtitlu pe nivelul 2, SubSubtitlu pe nivelul 3 etc.

Astfel, in casetele de dialog TOC level se pune 1 in dreptul stilului care dorim sa apara pe primul nivel, 2 in dreptul stilului care dorim sa apara pe al doilea nivel etc.
Atentie: in functie de numarul tastat anterior in caseta de dialog Show levels, sistemul poate atribui 1 pentru stilul Heading 1, 2 pentru stilul Heading 2 etc. sau este posibil ca, din incercari anterioare de exemplu, alte stiluri sa aiba atribuite numere de nivel in casetele TOC level si deci trebuie sa stergem in aceste casete corespondentele care nu sunt reale si sa ramana marcate cu 1, 2, 3 etc. numai stilurile pe care le-am retinut in schema de cuprins.

La crearea unui cuprins, fiecarui nivel din structura sa ii este atribuit un stil: TOC 1 pentru nivelul 1, TOC 2 pentru nivelul 2, TOC 3 pentru nivelul 3  etc. Fiecare dintre aceste stiluri are formatari implicite. Daca dorim alte formatari pentru cuprinsul nostru, apelam butonul Modify, iar din fereastra Stile selectem pe rand fiecare stil si il modificam an mod obisnuit (asa cum am vazut anterior la paragraful 1.8.7 Lucru cu stiluri)

Setarile facute in sectiunea Table of Contents sunt exemplificate in zona Preview.

Un cuprins poate fi actualizat in unul din urmatoarele moduri:

1. Se pozitioneaza cursorul de text in interiorul cuprinsului si se tasteaza F9 sau se da click cu butonul drept al mouse-ului si se alege optiunea Update Field. In fereastra de dialog afisata se valideaza una din optiunile:

Update Page Numbers Only: actualizeaza doar numerele paginilor.

Update Entire Table: actualizeaza intregul cuprins.

2. Se aplica comanda Insert, Index and Table si se activeaza sectiunea Table of Contents. Se fac setarile dorite si se selecteaza butonul OK. In functie de optiunea utilizatorului va fi creat un nou cuprins, va fi inlocuit primul cuprins din document sau va fi abandonata operatia.

Un cuprins poate fi sters ca orice bloc de text.