Gestionarea timpului

Generalitati

Folosind un sistem eficient, timpul pierdut pe durata unei zile normale de lucru se poate converti intr-un timp care poate fi folosit mult mai eficient si mai profitabil. Eu numesc asta acumulare prin eliminare. Prin eliminarea timpului irosit, veti avea posibilitatea de a aloca mai mult timp lucrurilor importante.

Singura cale catre succes in ziua de azi este de a deveni productiv, mai eficient, si nu doar de a va face pur si simplu de lucru. Cand productivitatea creste, calitatea activitatii dumneavoastra se imbunatateste, indepliniti sarcinile la timp si, ceea ce este cel mai bine, realizati multe cu un efort mai mic.

Multa lume cauta cu indarjire cheia succesului intr-o carte, conferinta sau vreun seminar, dar numai atitudinea dumneavoastra, perspectiva asupra vietii, dorinta de a invata ceva nou si dorinta de a experimenta noutatile sunt cele care vor determina capacitatea dumneavoastra de a realiza ceea ce doriti. Sunteti singurul care va puteti motiva; altii va pot arata cum anume sa faceti, dar de facut, trebuie sa faceti singur.

Uitati-va la tot ceea ce faceti si intrebati-va: "De ce fac lucrul acesta in acest mod?" sau "Ce s-ar intampla daca as proceda in alt mod?", ori: "Este posibil sa-mi aranjez activitatile de asa maniera incat sa obtin aceleasi rezultate cu mai putin efort si mai repede?"

Cautati noi culmi si noi vartejuri pe care sa le traversati. Numai fiindca n-ati facut niciodata ceva nu inseamna ca nu trebuie sa incercati. Chiar daca ati incercat ceva si nu ati reusit, nu inseamna ca nu trebuie sa incercati a doua sau a treia oara - sa nu va fie frica de greseli!

Cei care au avut succes au cunoscut inevitabil si esecul (eu unul stiu ca am invatat mai mult din esecuri decat din reusite). Invatati din greseli pentru a nu le repeta, amintiti-va de esecuri - daca n-ati cunoscut esecul, se cheama ca nu v-ati straduit destul. Cand nu reusiti ceva, nu priviti esecul ca pe sfarsitul lumii, ci drept un prilej de a invata. Acesta va da posibilitatea de a privi peste umar si de a analiza ce s-a intamplat: ce n-a mers, ce a mers, de ce n-a mers, etc.

Cautati noi responsabilitati si puneti-va la incercare, cautati noi posibilitati si nu va temeti de riscuri, priviti in viitor si largiti-va orizontul, instruiti-va cu privire la acele lucruri care va depasesc experienta, luati decizii; cei care ezita nu ajung nicaieri.

Cand va asumati raspunderea pentru actiunile dumneavoastra, descoperiti cine sunteti, aflati din ce aluat sunteti plamadit si hotarati ce merita sa sustineti. Cand va asumati o sarcina, indepliniti-o, cand afirmati ca veti face ceva, tineti-va de cuvant.

Daca doriti sa aveti succes, trebuie sa ganditi si sa actionati ca si cand ati avea; succesul in afaceri si in viata cere o atitudine omniprezenta. Oamenii de succes isi stabilesc standarde inalte si se angajeaza fata de ei insisi sa reuseasca in ceea ce intreprind.

Sunt multi oameni de succes, cautati-i, inconjurati-va de ei, captati-le entuziasmul, oferiti-va prilejul de a impartasi succesele fiecaruia. Munciti asiduu si dati tot ce e mai bun in dumneavoastra; incercati sa excelati in tot ce faceti.

Planificare - organizare

Daca aveti ziare mai vechi de doua zile, aruncati-le, iar daca revistele au mai mult de o saptamana-doua (daca revista are aparitie lunara, mai mult de doua luni), descotorositi-va de ele. E foarte posibil ca informatiile continute sa fie deja depasite. In loc sa va simtiti vinovat ca n-ati reusit sa le cititi, e cazul sa va focalizati energia pentru a va termina bine si la timp toate activitatile importante. Niciodata sa n-aveti insomnii fiindca n-ati reusit sa cititi ultimul numar al unui ziar sau al unei reviste.

In loc sa aveti maldare de ziare, reviste si jurnale puse anapoda de ce sa nu va alcatuiti un dosar pentru citit? Cand primiti o revista, parcurgeti-i rapid cuprinsul, iar daca ati gasit un articol interesant, rupeti paginile respective si aruncati restul. Puneti apoi articolul intr-un dosar separat, pe care il puteti consulta anterior. Daca nu doriti sa distrugeti revista, atunci inconjurati cu pixul numarul paginii articolului care va intereseaza sau puneti un semn de carte acolo unde incepe articolul; altfel, nu veti mai reusi pentru nimic in lume sa va amintiti de ce ati pastrat revista. Daca veti proceda astfel cu materialele pentru citit, veti economisi o gramada de timp, deoarece nu va mai trebui sa frunzariti revista pentru a gasi acel articol pe care ati vrut sa-l cititi cand ati avut o secunda libera.

Pastrati o evidenta zilnica a activitatilor dumneavoastra si tineti o lista a realizarilor intr-un dosar intitulat "Realizari personale". Obiceiul de a scrie ceva pe o foaie de hartie este un mod foarte eficace de a ne aminti ca avem ceva de facut; aceasta ne scuteste de a ne aminti ce anume avem de facut. Acum puterea minunatului dumneavoastra creier poate fi folosita pentru ceva considerabil mai important.

Intotdeauna sa va datati hartiile. De fiecare data cand scrieti ceva pe o hartie, puneti si data. Astfel puteti avea o succesiune cronologica a lucrurilor.

Daca va uitati insa la lista de prioritati, veti constata ca unele probleme sunt cu mult mai importante decat altele, si, de obicei, cele importante sunt si cele care ocupa cel mai mult timp. Deci, daca doriti sa va descurcati in acest secol al vitezei, trebuie sa stiti precis ce aveti de facut si cand e cel mai bine s-o faceti. Nu e suficient sa realizati ceva de calitate, ci trebuie sa fiti siguri ca faceti ceea ce trebuie atunci cand trebuie, si ca o faceti intr-adevar bine! Nu este greu sa va concentrati, mai ales daca folositi o lista de prioritati sau programul ACT!.

Cea mai importanta faza a procesului de planificare este notarea scopurilor pe hartie, pentru a le putea vedea. Identificarea si notarea tuturor scopurilor va necesita ceva timp, gandire si atentie din partea dumneavoastra, dar cu cat va petreceti mai mult timp gandind si planificandu-va activitatile viitoare, cu atat va va fi mai usor dupa aceea. Cand va notati obiectivele, nu uitati niciodata sa puneti data. Notarea pe hartie a obiectivelor dumneavoastra foloseste mai multor scopuri: arata ca sunteti decis sa le duceti la indeplinire, iar notarea lor va ofera un punct de referinta. In acest moment, va puteti compara progresul inregistrat la orice moment de timp cu planul original de actiune.

Dupa ce v-ati cristalizat obiectivele generale, trebuie sa pastrati la vedere o copie a acestora pe care sa o aveti permanent in fata ochilor.

La sfarsitul fiecarei saptamani, folositi cateva minute pentru a revizui si a analiza progresele inregistrate in saptamana care a trecut. Este o informatie care se poate dovedi foarte utila la planificarea activitatilor din urmatoarea saptamana.

Sa va asigurati ca va folositi timpul cu activitatile de cea mai inalta prioritate si cele care se vor reflecta la maximum asupra dumneavoastra, celelalte pot sa astepte. Aici e toata frumusetea sistemului. Deoarece va cheltuiti timpul cu activitatile cele mai importante, inseamna ca sunteti capabil de a va controla munca si ziua de lucru, deci cel controlat nu mai sunteti dumneavoastra. Puteti identifica imediat lucrurile importante si va puteti programa agenda. Acum dumneavoastra sunteti cel care determina producerea evenimentelor si nu va mai limitati la a actiona pe masura aparitiei acestora. Dupa ce ati reusit sa preluati controlul asupra problemelor care necesita astazi atentia dumneavoastra, acum sunteti in situatia de a incepe planificarea urmatoarelor zile de lucru, cunoscand problemele asupra carora trebuie sa va concentrati atentia in viitor.

Planificarea inseamna identificarea, organizarea si ordonarea activitatilor. Bunul-simt ne spune ca e cazul sa ne petrecem majoritatea timpului lucrand la problemele prioritare, lasandu-le pe cele mai putin importante pe mai tarziu. Majoritatea dintre noi insa nu procedam asa - e teribil de usor sa ni se distraga atentia, deci sfarsim prin a ne petrece cea mai mare parte a timpului cu lucruri minore ( vorbit la telefon, incercam sa rezolvam problemele altcuiva, etc.) iar cand in sfarsit izbutim sa ajungem si la problemele noastre, suntem teribili de grabiti, pentru ca timpul nostru s-a dus pe apa sambetei.

Mentinandu-va in permanenta lista de prioritati la zi, veti avea o evidenta a tuturor activitatilor dumneavoastra zilnice. Iata de ce este atat de important sa va organizati, fiindca este imposibil sa va descurcati cu toate proiectele pe care vi le propuneti, si banuiesc ca nu sunt putine.

Vi s-a intamplat vreodata sa stati la birou nestiind ce sa faceti in continuare? Va uitati la o hartie, apoi la alta, si cu cat parcurgeti cu privirea toate lucrurile din fata dumneavoastra, va apuca deprimarea, fiindca acestea semnifica o groaza de lucruri neterminate. Daca pastrati lista de prioritati pe birou, garantat ca asa ceva nu se mai intampla! Ori de cate ori terminati o treaba, uitati-va la lista, parcurgeti-o de sus pana jos si puneti-va intrebarea: "Si acum ce urmeaza?"

Tot timpul incercam sa termin problemele de o mai mica importanta, chestii care consuma mai degraba timp decat energie creatoare. Aveam senzatia ca, odata terminate aceste probleme, voi fi in stare sa ma dedic in totalitate lucrurilor cu adevarat importante.

Vedeti, noi astia suntem platiti pentru a rezolva problemele arzatoare si nimanui n-o sai pese daca si cand o sa va ocupati de rest. Dar daca aceasta treaba este finalizata bine, poate insemna bani buni pentru firma, iar pentru dumneavoastra poate insemna mariri de salariu, prime sau promovari la sfarsitul anului.

Iata de ce cred ca este atat de important sa ne concentram timpul si energia acolo unde trebuie. Daca majoritatea timpului dumneavoastra se duce pe lucruri lipsite de importanta, atunci nu va va mai ramane timp pentru a lucra la proiecte cu adevarat importante. Acestora trebuie sa le dedicam timpul si atentia noastra, pentru ca de aici vin paralele.

Imi place ideea de a separa conceptia si planificarea de realizarea propriu-zisa. Cu cat mai mult timp puteti petrece gandind si planificandu-va munca, cu atat va fi mai usor de finalizat. Deci, ca parte a activitatii zilnice de planificare, ar trebui sa va propuneti ca la finele fiecarei zile de lucru sa revizuiti lista de prioritati pentru a vedea ce se afla pe agenda dumneavoastra, adica ce proiecte sau sarcini trebuie finalizate. Consultandu-va astfel lista de prioritati, veti avea o vedere de ansamblu asupra a tot ceea ce aveti de facut si veti identifica proiectele de maxima importanta de care trebuie sa va ocupati.

Eventual cititi putin dosarul proiectului, pentru a va reimprospata memoria despre ceea ce este de facut si pentru a putea sti exact cu ce trebuie sa incepeti a doua zi dimineata. Dupa ce ati aflat exact care este obiectivul prioritar, probabil ca nu v-ati dat seama, dar deja v-ati decis sa demarati lucrul la proiectul respectiv iar maine dimineata veti fi gata sa va apucati de treaba.

De multe ori se intampla ca incercati sa lansati un proiect si n-aveti destula energie mentala sau fizica pentru a-l continua. Va aflati in plina zi de lucru, ati trecut de la o lucrare la alta si in prezent stati la birou, prea obosit ca sa mai ganditi ceva, iar de intamplat nu se intampla nimic - destul de neplacut, nu?

In fiecare zi ii tot aud pe oameni cum vorbesc despre lucrurile minunate pe care le vor face in viitor, dar atunci cand sunt intrebati cum vor ajunge sa realizeze toate acestea, arunca o privire de parca ar vrea sa zica: "Nu pot crede ca ma intrebi una ca asta".

Este o mare diferenta intre a vorbi si a face, iar diferenta este inca si mai mare intre activitatile zilnice si rezultatele globale. Cand va concentrati asupra activitatilor, puteti duce la indeplinire majoritatea scopurilor propuse, fiindca este usor de controlat o suma de activitati. Dimpotriva, rezultatele sunt greu de controlat caci rezultatele sunt produsul final; sunt comoara ascunsa. Rezultatele vin dupa multa munca si efort deci, in loc sa va concentrati pe rezultate, este mult mai important sa identificati "la rece" ce anume aveti de facut si apoi sa va apucati de lucru, astfel, inainte de a va da seama, ati realizat mai mult decat v-ati imaginat!

Majoritatea oamenilor urasc detaliile; nu le place sa ajunga la maruntisuri, nu le place sa se puna in patru labe si sa se murdareasca, pe acestia detaliile ii incurca. Daca insa va concentrati asupra detaliilor, nu obtineti numai rezultatele dorite, dar veti avea nevoie de mult mai putin timp si efort. In lumea neiertatoare a afacerilor de azi, daca nu aveti timp sa va ocupati de detalii inainte de a va apuca de lucru, veti munci mult mai mult decat v-ati fi asteptat. Proiectul va necesita mult mai mult timp si va costa mai mult decat ati prevazut initial. Pentru a reusi in lumea in continua miscare de azi, munca din greu nu rezolva problema; trebuie sa fiti mai creativ, sa fiti un tip cu idei, si este imposibil sa aveti spirit creator cand va pierdeti o gramada de timp muncind sau reparand niste greseli si alocati prea putin pentru a gandi si a planifica. Cand separati ganditul si planificarea de munca, munca este mult mai usoara. In lumea de afaceri americana, a gandi nu e echivalent cu a munci; numai cand o persoana realizeaza ceva, atunci se considera ca a muncit. Pentru a avea succes in mediul actual, cu un foarte accentuat caracter competitional, trebuie sa folositi cat mai mult timp ocupandu-va de lucrurile importante, de cele care va vor aduce un profit, si cat mai putin timp activitatilor care doar va tin ocupat fara a fi productiv.

La birou, am lipit pe perete un afis pe care este scris: "Cat voi castiga de pe urma a ceea ce fac acum?" Acest subtil aide-memorie ma ajuta sa ma concentrez, fiindca este foarte usor sa-ti pierzi atentia. Cand observ ca ma ocup de altceva care nu-mi aduce nici un fel de venit, ma opresc brusc si ma ocup de ceea imi va aduce ceva bani in buzunar.

Iata de ce lista de prioritati si ACT sunt atat de utile pentru cresterea productivitatii caci privind in timpul zilei la lista de prioritati sau consultand ACT, se poate stabili imediat sarcinile importante.

Daca doriti sa va petreceti mai mult timp gandind, trebuie sa incepeti sa priviti mai mult la activitatile dumneavoastra zilnice si mai putin la rezultatele scontate. Poate va amintiti vechiul proverb chinezesc: "Un drum de o mie de mile incepe cu un singur pas." M-am gandit mult la acest proverb, fiindca avea ceva care nu-mi convenea, si in final mi-am dat seama ce. Proverbul ar fi trebuit sa sune cam asa: "Un drum de o mie de mile incepe cu un pas.inainte."

E foarte simplu sa priviti in viitor si sa visati la toate lucrurile pe care le veti realiza si obtine, dar, pentru a le duce la bun sfarsit, trebuie sa va concentrati la ceea ce se intampla aici si acum. Cand ajungeti dimineata la serviciu, trebuie sa stiti ce aveti de facut inainte de a va aseza la birou. Daca veniti la birou si incepeti prin a va intreba: "Dar eu ce am de facut astazi?", deja sunteti in impas. Daca va ocupati de activitatile dumneavoastra zilnice, rezultatele vor veni de la sine.

Nu stiu cum sunt altii, dar eu unul nu-mi stabilesc obiective pe termen lung. Le prefer pe cele pe termen scurt. Daca disecati lucrurile pana la componentele lor cele mai intime, atunci totul va deveni mai usor. Folositi-va timpul si energia pentru a face zilnic ceea ce trebuie. Stabiliti ce aveti de facut si nu ce rezultate trebuie sa obtineti, iar rezultatele vor veni singure.

Stabiliti-va obiective care suna rezonabil si sunt mai usor de atins. Daca incercati sa ajungeti la ceva care va depaseste posibilitatile imediate, veti avea mult de munca pana veti reusi sa intelegeti ca v-ati supraevaluat si n-ati fost realist. Sigur ca trebuie sa aveti vise, scopuri si dorinte marete, dar, daca doriti sa le transformati in realitate, trebuie sa finalizati cu succes mai multe vise de mai mica anvergura. Deci incepeti cu scopuri modeste, accesibile, usor de realizat. Dupa ce v-ati atins acel prim scop, stabiliti-va altul, ceva mai dificil.

Ganditi-va la scopurile pe care vi le-ati fixat in acelasi mod in care un saritor in inaltime se gandeste cum sa sara peste o bara. Omul nu se trezeste intr-o dimineata decis sa sara 2,10 m, cand el nu poate mai mult de 1,80. O vrea el sa ajunga la 2,10, dar pentru un moment trebuie sa-si propuna sa treaca peste 1,85. Dupa ce a reusit aceasta, mai poate ridica bara cu inca 1 cm si poate incerca din nou. Cu fiecare reusita saritorul se ia la intrecere cu el insusi si ridica stacheta tot mai sus.

Noi trebuie sa ne apropiem de scopurile noastre in acelasi fel. Ne stabilim anumite obiective, le realizam, apoi stabilim altele, mai dificile. Sa nu ne asteptam la salturi semnificative peste noapte, n-ar fi realist. In schimb, trebuie sa ne miscam in permanenta inainte, zi de zi. Dupa un timp, cand ne uitam unde am ajuns in prezent si comparam cu locul in care ne situam la inceput, vom descoperi ca am realizat mai mult decat am visat vreodata.

O etapa importanta a stabilirii unor obiective, peste care oamenii trec foarte usor, este cea care se refera la timp. Majoritatea nu-si ofera suficient timp pentru a-si atinge obiectivele. Intotdeauna se crede ca scopurile lor pot fi realizate intr-o perioada mai scurta de timp decat ar fi rezonabil, iar apoi li se pare ca au esuat, fiindca nu au reusit sa-si respecte termenul autoimpus. In cele din urma, sunt nedrepti cu ei insisi, ceea ce este un fapt nedorit; daca si-ar fi asigurat mai mult timp si-ar fi ajuns scopurile cu surle si trambite dar fiindca sunt in asa o graba, isi scurteaza timpul necesar si se impovareaza inutil. Nu se stie cum, ei isi imagineaza ca un obiectiv care are nevoie de o saptamana se poate atinge intr-o zi, iar unul care are nevoie de o luna se poate rezolva intr-o saptamana.

Privit dintr-o alta perspectiva, cu cat este mai scurt intervalul de timp, cu atat obiectivul propus devine mai real. Nici o problema daca va fixati obiective pe termen lung sau anuale, dar, daca doriti sa le atingeti, trebuie sa va trasati un plan care sa le transforme in obiective din ce in ce mai mici. In felul acesta scopurile anuale devin trimestriale, cele trimestriale devin lunare, iar cele lunare devin saptamanale. Apoi, care este scopul zilei de azi? Dar al diminetii de azi? Care este scopul dumneavoastra pentru aceasta dupa-amiaza? Dar pentru urmatoarele 30 de minute? (dupa ce v-ati impartit obiectivele mari in obiective marunte, veti descoperi ca va sunt la indemana, daca nu, atunci e cazul sa reganditi intregul plan si sa o luati de la capat). Cand v-ati atins scopul pe termen scurt, bateti-va putin pe umar, felicitati-va pentru o treaba bine facuta, apoi continuati-va treaba.

Programarile - lista de prioritati

De multe ori, o treaba ramane in aer pana cand se intereseaza cineva, iar asta se petrece cand trebuie sa lasati balta activitatea curenta si sa va ocupati de ceva pentru care trebuia sa fiti gata cu zile in urma. Acum aveti alt incendiu pe cap, toata ziua dumneavoastra se invaluie in fum si nici macar nu va dati seama ca sunteti vinovat de pagubele produse.

Deci, in loc de a lasa totul in vrafuri, veti afla ca e mult mai eficace si mai productiv sa tineti o lista de prioritati, care nu e altceva decat un aide-memorie scris pe o foaie mare de hartie. Scriind totul pe aceasta lista, veti avea capacitatea de a mentine un control complet si total asupra a tot ce se petrece in viata dumneavoastra personala.

Va sfatuiesc sa asterneti lista de prioritati pe o foaie mare de hartie, astfel, aveti la dispozitie 25 de randuri pe o pagina, pe care veti insira sarcinile, proiectele etc. pe care trebuie sa le realizati. Deoarece folositi o foaie mare de hartie in loc de o notita sau spatele unui plic, aveti suficient spatiu pentru a expune sarcinile si alte detalii utile.

Cand ati folosit toate randurile primei pagini, nu va jenati sa incepeti o pagina noua. Pentru majoritatea oamenilor e normal sa aiba o lista de prioritati de doua pagini.

Cand ati dus la bun sfarsit o sarcina, un proiect sau o alta afacere, oferiti-va placerea de a o sterge de pe lista. Nu bifati; nu e satisfacator. Mai bine trageti o linie.

Ideea de baza pentru a face o lista de prioritati functionala este de a transfera si a intari problemele de pe paginile mai vechi pe cele mai noi. Ca regula generala, cand mai mult de jumatate din chestiunile de pe o pagina au fost rezolvate, transferati problemele nerezolvate, una cate una, pe o pagina noua si stergeti-le de pe paginile vechi. Dupa ce le-ati transferat pe toate, mai uitati-va o data pe vechea pagina pentru a vedea daca n-ati uitat nimic, apoi aruncati-o.

In timpul unei zile de lucru, e cazul sa parcurgeti lista de prioritati pentru a vedea care este lucrul cel mai important si pentru a sti de care sa va ocupati in continuare. Daca aveti un proiect care consuma timp, alocati-i un bloc de timp continuu pe calendar si ganditi-va ca aveti o intalnire cu seful sau cu un client important, pentru ca asta si este, in fond.

Dupa terminarea programului, rezervati cateva minute pentru revizuirea listei de prioritati, pentru a sti exact ce aveti de facut a doua zi. De asemenea, in acest timp va puteti planifica activitatea pe termen lung: ce aveti de facut in zilele urmatoare? Saptamana viitoare? Luna viitoare? Obiectivul dumneavoastra este de a produce rezultate de cea mai inalta calitate de care sunteti capabil. Cu cat aveti la dispozitie mai mult timp pentru a munci, nu va veti mai ingrijora de calitatea rezultatelor initiale, deoarece aveti timpul necesar pentru a reveni. In final, produsul finit va fi de o calitate excelenta.

Folositi lista de prioritati ca pe un instrument de planificare, astfel incat sa va puteti duce la indeplinire toate activitatile, sarcinile si proiectele in timp util. Ufora li se pare important sa-si rescrie lista in fiecare dimineata, astfel ca sarcinile cele mai importante sa fie cap de lista. Parerea mea este ca acest sistem nu este numai o pierdere de timp, ci si una de energie. Ceea ce aveti dumneavoastra de facut este sa munciti, nu sa scrieti liste peste liste.

Trebuie sa intelegeti ca nu veti izbuti sa rezolvati fiecare chestiune din lista zilnic. Scopul dumneavoastra este de a va finaliza activitatile importante bine si la timp. Lista de prioritati are rolul de a va ajuta sa va concentrati asupra treburilor importante si sa pastrati un control complet si permanent.

Cand parcurgeti corespondenta sau mesajele telefonice, cautati ceea ce necesita atentia dumneavoastra imediata si treceti-le imediat pe lista de prioritati pentru a nu le uita. La celelalte lucruri va puteti uita si in timpul zilei.

Alocarea timpului

Cand va programati activitatea, incercati sa abordati sarcinile cele mai importante de dimineata cand sunteti proaspat, alert si plin de energie. Veti fi uimit cat veti realiza si cat de multe puteti face, daca va obisnuiti sa tratati cele mai importante proiecte la prima ora, inainte sa vi se dezumfle entuziasmul. Daca va rezervati numai pentru dumneavoastra primele doua ore din zi - fara intalniri, telefoane sau intreruperi - veti constata ca puteti realiza de doua ori mai mult, cu de doua ori mai putin timp si efort.

Probabil nu v-ati prea gandit la asta pana acum, dar n-ati observat ca exista ore din zi in care sunteti la cele mai inalte cote de energie si entuziasm, iar abilitatea de concentrare este maxima ? Eu numesc aceasta perioada - Timp optim, adica acea perioada din zi in care aveti un randament maxim, iar daca sunteti un om obisnuit, probabil ca aceasta perioada o reprezinta primele ore ale diminetii. Sunteti alert, plin de idei si gata de lucru.

Abordati cele mai importante activitati in intervalul de timp in care energia si entuziasmul va caracterizeaza la maximum. Cand sunteti capabil sa va rezolvati problemele importante la inceputul zilei, este mult mai simplu sa descurcati inevitabilele necazuri care apar.

Atunci cand incepeti sa lucrati la ceva, intrebati-va de cat timp credeti ca veti avea nevoie si apoi mai adaugati inca minimum 50 de procente ( daca aveti nevoi de o ora, oferiti-va 90 minute, daca necesita doua ore, atunci luati-va trei). Aceasta va va ajuta sa fiti siguri ca, odata inceput un proiect, veti avea destul timp pentru al finaliza.

Exista trei tipuri de probleme: cele care se rezolva de la sine, cele care te asteapta ca sa le rezolvi si cele care iti solicita atentia imediata si te forteaza sa lasi balta orice altceva. Gandindu-ma la asta, am ajuns la concluzia ca majoritatea problemelor pot fi evitate daca treaba este bine facuta de la bun inceput. Iar problemele acelea micute care devin in cele din urma probleme Mari nu vor mai deveni asa de Mari daca sunt tratate de mici. De fapt, chiar si aspectele cele mai neinsemnate pot provoca mari dureri de cap daca nu sunt rezolvate in timp util.

Rezolvati-va problemele importante in primele ore ale diminetii, inainte de a aparea inevitabilele necazuri, iar apoi aveti timp sa va ocupati si de acestea. Pe masura ce veti dobandi controlul asupra activitatilor zilnice, veti descoperi ca sunt tot mai putine urgente de rezolvat, fiindca potentiala cauza a fost tratata cu mult inainte de a deveni o urgenta.

Daca veniti in fiecare dimineata la serviciu cu ideea ca veti pierde o mare parte din timp cu urgentele, atunci aveti o problema: ati rezolvat urgente - de obicei provocate de altii - de atata timp incat a devenit un obicei. Dar numai fiindca e urgenta altcuiva, asta nu inseamna ca trebuie sa fie si a dumneavoastra Nicaieri nu scrie ca trebuie sa lasati totul balta fiindca are cineva un necaz, ce s-ar fi intamplat daca in acel moment ati fi lipsit si deci nu s-ar fi putut apela la dumneavoastra

Demarati lucru la un proiect de indata ce l-ati primit. Astfel puteti lucra esalonat si va puteti gandi la ceea ce faceti; cu cat sunteti capabil de a folosi mai mult timp, cu atat mai bine. Scopul dumneavoastra este de a avea un excelent produs finit, nu un rezultat intermediar nemaipomenit. Deci, cu cat folositi mai mult timp pentru a va planifica activitatea - inainte de a porni la lucru - cu atat va fi mai usor.

Majoritatea dintre noi au nevoie de o motivatie pentru a se apuca de treaba, dar dupa ce reusesc sa porneasca la lucru, dobandesc un anumit ritm pe masura ce sunt absorbiti de activitatea desfasurata. Iar dupa ce aveti intr-adevar chef de treaba, ultimul lucru de care aveti nevoie este sa intrerupeti fluxul normal al activitatii intrerupandu-va pe dumneavoastra insiva.

Nu folositi mesajele telefonice sau alte pricini ca scuza pentru a va opri din lucru. Daca va intrerupeti si pierdeti fluxul si ritmul, va va fi de doua ori mai dificil sa reluati lucrul. Deci ignorati cu desavarsire aceste intreruperi si continuati-va lucrul.

De ce dati telefon la urma urmelor? In lumea puternic stresanta a afacerilor, nu ne permitem luxul de a irosi timpul, si totusi unul din cei mai cronofagi este telefonul, fara un scop bine precizat. De fiecare data cand aveti de dat un telefon, mai intai puneti-va urmatoarele intrebari:

De ce dau telefonul acesta?

Ce informatie imi trebuie?

Ce informatie doresc sa ofer?

Iata cateva sfaturi pentru pregatirea unei convorbiri telefonice:

Faceti o lista cu subiectele pe care doriti sa le discutati cu interlocutorul.

Aranjati aceste subiecte astfel incat cele mai importante sa fie primele.

Luati-va la indemana toate dosarele sau celelalte hartii de care veti avea nevoie in timpul convorbirii.

Daca discutia necesita mult timp aranjati o intalnire si este bine sa-l anuntati pe celalalt despre ce anume veti discuta, astfel incat sa poata fi pregatit temeinic. Daca stabiliti o intalnire, oferiti intotdeauna doua alternative, aceasta modifica directia conversatiei de la daca intalnirea va acea loc, la cand va avea loc.

Fiindca lume este foarte ocupata, e aproape imposibil sa dati de cineva la primul telefon, in consecinta, toti sfarsim prin a ne juca de-a telefonul. Sansa de a gasi pe cineva din primul foc e sub 20%, adica aveti o sansa din cinci ca atunci cand cautati pe cineva la telefon, respectivul sa poata vorbi cu dumneavoastra apoi, probabilitatea ca persoana cu care sperati sa vorbiti sa fie ocupata sau sa vorbeasca ea insasi la telefon este de 80%. Deci, daca vreti sa prindeti pe cineva la telefon, trebuie sa perseverati si sa va asteptati sa sunati de cel putin cinci ori.

Cand vorbiti cu cineva la telefon trebuie sa luati note; chiar daca va bucurati de o memorie fantastica, o data cu trecerea timpului devine dificil sa va amintiti ce a spus o anumita persoana si cand a spus. Dupa ce ati terminat convorbirea puteti trece aceste note in agenda sau in lista de prioritati.

Numai fiindca suna telefonul nu inseamna ca trebui sa si raspundeti. Cand suna telefonul sunteti intrerupti iar daca tocmai lucrati la ceva important, ultimul lucru pe care vi-l doriti este sa fiti intrerupt Lasati telefonul pe seama robotului, a secretarei sau a receptionerei. Daca raspundeti la telefon ori de cate ori suna, nu veti reusi niciodata sa mai realizati ceva. Doua trei minute alocate unui telefon nedorit nu pare cine stie ce, dar inmultiti-le cu cateva zeci pe zi si va treziti ca ati pierdut o bucata zdravana de timp care ar fi trebuit dedicat proiectelor dumneavoastra importante (si va mai mirati ca nu va iese niciodata nimic!)

Stiu ca-i frumos sa stai la o parola cu amicii, dar daca o faceti in timpul unei zile de lucru, e foarte usor sa pierdeti o gramada de timp. Daca adaugati cinci minute de politeturi la fiecare convorbire, ati pierdut o ora-doua. In plus, sa nu uitam de acele convorbiri de cinci minute care de fapt dureaza mai mult de o ora! Incercati deci sa limitati aceste convorbiri la un nivel rezonabil si observati timpul alocat acestora. Nimeni nu are timp destul pe durata unei zile de lucru, iar una din metodele de a va oferi mai mult timp este de a reduce la minimum numarul si durata convorbirilor personale.

Intalnirile - relatiile cu ceilalti

Uneori va puteti afla in situatii in care nu sunteti sigur ce veti face in continuare. Poate nu sunteti sigur cine sunt factorii de decizie si aveti nevoie de cineva cu ajutorul caruia sa navigati prin aceste ape necunoscute si neprietenoase. In acest caz, trebuie sa cautati pe cineva cu experienta, pe cineva care va poate oferi idei, sugestii metode sau strategii de abordare a situatiei. Sfatuitorul dumneavoastra va poate ajuta sa va pregatiti propunerea sau prezentarea, va poate oferi sugestii despre ce sa spuneti si cum sa spuneti si va poate asista la crearea unei strategii de ansamblu in vederea obtinerii unui rezultat pozitiv.

In cazul unei intalniri trebui sa abordati o atitudine prietenoasa, cordiala si sa ajungeti la intalnire la timp si cu zambetul pe buze; zambetul lasa o impresie de durata. Daca va intalniti cu o persoana in afara biroului, intalnirea incepe din momentul in care intrati la locul de munca al persoanei respective. E posibil ca persoana cu care ati intrat in cladire sau urcati in lift sa fie presedintele sau proprietarul companiei respective, persoana cu care e posibil sa aveti intalnirea. Deoarece nu veti mai avea sansa de a face o prima impresie, si cum prima impresie este una de durata, dati-va toata osteneala sa fiti prietenos si amabil cu toate persoanele intalnite, inclusiv receptionerul, secretara sau asistentul administrativ al persoanei cu care aveti intalnire, sau cu orice alta persoana intalnita pe hol. Faceti impresie si folositi-va toate calitatile de om de societate.

Cand intrati intr-un birou, arborati un zambet - va indulceste fizionomia - cand adresati un salut secretarei sau receptionerului care va informa persoana respectiva ca ati ajuns. Apropiati-va de acesti oameni si incercati sa vi-i faceti prieteni. Totul incepe cu un zambet, o stralucire a ochilor si o strangere de mana sincera in timp ce va prezentati si spuneti "incantat de cunostinta" sau "imi face placere sa va revad".

Intotdeauna confirmati o intalnire inainte de a pleca de la birou! Acum, ca tot v-ati decis sa pregatiti o intalnire asa cum trebuie si o confirmati in avans, faceti tot posibilul sa sositi la timp. Chiar daca trebuie sa stati putin pe hol in timp ce celalalt incheie o convorbire telefonica sau o alta intalnire, punctualitatea dumneavoastra face o impresie puternica. Nu numai ca demonstrati astfel ca va luati treaba in serios si aratati persoanei respective ca ati venit in interes de afaceri, dar aratati respect pentru timpul interlocutorului dumneavoastra

Pentru a fi punctual, incercati sa veniti la toate intalnirile cu minimum 5-10 minute mai devreme. Veti descoperi ca daca incercati sa ajungeti mai devreme, va cresc sansele de a ajunge la timp. De asemenea, e util sa va dati ceasul cu 5-7 minute inainte, astfel va asigurati intotdeauna un tampon de cateva minute. In afaceri este mult mai bine sa asteptati cateva minute, fiindca ati sosit mai devreme, decat sa-l lasati pe celalalt sa astepte fiindca ati intarziat.

Daca trebuie sa asteptati cateva minute, faceti ceva util in acest timp; puteti folosi acest interval pentru a revedea informatiile din dosarele dumneavoastra, pentru a mai citi cate ceva. Cand calatoriti, folositi timpul petrecut la aeroport pentru a va reactualiza lista de prioritati sau pur si simplu pentru a citi ceva.

Dati un telefon inainte de a pleca la o intalnire pentru a va asigura ca n-a intervenit nimic. Daca se intampla sa fiti retinuti de vreo problema, anuntati-l pe cel cu care urmeaza sa va intalniti ca veti intarzia. Trebuie sa intrebati doua lucruri: "Daca ajung la dumneavoastra in atatea minute, mai aveti timp sa ma primiti?" iar daca intalnirea nu mai poate avea loc: "Daca sunteti ocupat in restul zilei, aveti timp maine?" Este util sa anuntati in prealabil din doua motive: aceia pe care ii anuntati vor aprecia acest telefon, fiindca dovedeste ca le respectati si le evaluati timpul la justa valoare. Apoi, daca sunati si aflati ca respectivul nu mai este disponibil, puteti evita sa va grabiti catre o intalnire care nu va mai avea loc.

Cand scopul unei intalniri nu este destul de bine precizat, participantii s-ar putea sa nu stie despre ce se discuta, ce incearca sa realizeze sau de ce se afla in acel loc. In cele din urma, nu se iau decizii, problemele importante raman nerezolvate si nu se realizeaza nimic. Se pierde o groaza de timp si singura decizie care se ia este de a se organiza o alta intalnire, care intalnire nu se poate organiza, fiindca organizatorul intalnirii n-are calendarul la el. Daca cineva fixeaza o intalnire, dumneavoastra si toti ceilalti ar trebui sa-i cunoasteti scopul. Daca intalnirea nu are un scop bine determinat, atunci n-ar trebui sa aiba loc. De asemenea, trebuie sa stiti ce se asteapta de la dumneavoastra si ce incercati sa realizati. Va intalniti pentru a discuta noi posibilitati de afaceri, sa rezolvati o problema de serviciu sau pentru a organiza un schimb de informatii privind stadiul anumitor proiecte.

Cel mai bun mod de a-i informa pe participanti asupra scopului intalnirii este de a pregati o agenda. In majoritatea cazurilor, trebuie pregatita si distribuita o agenda detaliata cu suficient timp inaintea intalnirii. Astfel, fiecare va fi serios pregatit sa discute toate subiectele de pe agenda.

O intrebare "lux" la inceputul fiecarei intalniri este: "Cum stim cand se termina?" E trist, dar unii nu sunt in stare sa ia o intalnire in serios; vin tarziu si pleaca inainte de final si vorbesc in timpul intalnirii. E simplu sa-i determinati sa-si schimbe comportamentul, daca le comunicati ca doriti ca intalnirile sa devina mai productive si de substanta. Pentru inceput, subliniati ca toata lumea sa fie prezenta la ora fixata. De asemenea, intarziatii trebuie sa afle ca doriti sa respectati ordinea de zi, ca exista un timp limitat pentru discutarea fiecarui subiect si ca doriti sa incheiati sedinta la ora planificata. Cand sunteti unul din cei care veti participa la intalnire, nu-i nici o problema daca insistati ca sedinta sa inceapa la timp iar daca remarcati ca discutia a deviat de la subiect atrageti cu delicatete atentia. Daca persoana care conduce sedinta nu are de gand sa preia controlul, atunci e cazul sa-i amintiti ca este in criza de timp si ca mai aveti si altele de facut sau ca mai aveti o intalnire imediat dupa ce se termina aceasta.

Intalnirile neprevazute pot fi O Mare Pierdere de Timp. Cand va suna cineva si spune ca vrea sa va intalneasca, nu trebuie sa lasati totul balta pentru a lua parte la acea intalnire. Intrebati-l de ce doreste sa va intalniti, ce doreste sa discute cu dumneavoastra si ce urmareste. In multe cazuri, o intalnire directa poate fi inlocuita prin cateva convorbiri telefonice si o tara de corespondenta.

Cand vi se cere sa luati parte la o intalnire, trebuie intotdeauna sa-i cunoasteti scopul. Vi se va cere sa luati o decizie sau va fi un schimb de informatii? Sedinta este destinata rezolvarii unei probleme, pentru planuri de viitor, pentru o informare asupra stadiului unui proiect, pentru a discuta o noua afacere sau pentru altceva? Cand in calitate de participant la o sedinta, stiti sigur ce se asteapta de la dumneavoastra, veti fi capabil sa va pregatiti mai bine in vederea acesteia.

La incheierea sedintei, persoana care a convocat-o trebuie sa rezume subiectele discutate si sa clarifice directiile viitoare de actiune. Daca trebuie rezolvate probleme suplimentare, acestea trebuie atribuite cuiva, iar acestor persoane trebuie sa li se comunice care este termenul limita de rezolvare.

Daca dumneavoastra vi s-a atribuit o asemenea sarcina, este cazul sa puneti intrebari si sa luati note detaliate asupra a ceea ce vi se cere sa realizati astfel incat sa nu existe nici un fel de dubii asupra modului de realizare si a termenului limita.

Cateodata va veti intalni cu persoane care pot deveni potentiali parteneri de afaceri sau care va pot ajuta in cariera dumneavoastra cu acestia trebuie sa pastrati legatura si sa incercati sa-i cunoasteti cat mai bine; cu timpul, veti descoperi ca aveti foarte multe in comun si, in final, va veti imprieteni. Trebuie sa va straduiti din greu pentru a mentine si a cultiva aceste relatii. Incercati sa descoperiti ce este important sau semnificativ pentru acestia, iar in final, veti afla despre ei mai mult decat stiu chiar ei insisi! Acesta este secretul unei relatii si, de ce nu, al unei prietenii apropiate. Afacerile se bazeaza pe sistemul de relatii.

Comunicarea

Fiecare din noi aloca o gramada de timp interactiunii cu alte persoane, dar asta nu implica obligatoriu o comunicare reusita cu interlocutorul. In consecinta, nu reusim sa obtinem informatia necesara pentru rezolvarea corecta a unei probleme. Cea mai simpla modalitate de a obtine de a obtine informatii este de a pune intrebari; daca va veti pricepe sa le puneti, va va fi mai usor sa obtineti informatia de care aveti nevoie. Cu cat va pricepeti mai bine sa puneti intrebari, cu atat va va fi mai usor sa obtineti informatiile necesare pentru a va rezolva problemele.

Oamenii adora sa vorbeasca despre ei insisi, asa ca lasati-i. Punandu-le o serie de intrebari - uneori pentru o perioada mai lunga de timp - veti afla o multime de lucruri despre afacerile lor, activitati si aproape tot ce se petrece in viata lor. Intrebarile va croiesc drum in interiorul vietii altora si va permit sa aflati ceea ce gandesc; exista intrebari care va ajuta sa identificati adevaratele resorturi si necesitati ale interlocutorului. Numai punand intrebari puteti identifica probleme la a caror rezolvare puteti contribui, puteti descoperi potentiale posibilitati de afaceri sau puteti intrevedea posibilitati de afirmare profesionala.

Cand vi se da o insarcinare, trebuie sa stiti ce aveti de facut, cum sa procedati si care este termenul limita.

Cand incercati sa vindeti cuiva un produs, un serviciu sau o idee - si toti vindem cate ceva - trebuie sa aflati ce vrea, ce doreste sau ce ii este necesar persoanei respective inainte de a-i demonstra in ce masura produsul, serviciul sau ideea ii poate satisface necesitatile sau dorintele.

Adeseori e o mare diferenta intre ceea ce spun oamenii si ceea ce cred si simt in interiorul fiintei lor.

Cand vorbiti despre dumneavoastra sunteti plicticos, cand il incurajati pe celalalt sa vorbeasca, sunteti un maestru in arta conversatiei.

In timpul intalnirilor de afaceri, ascultati mai mult si vorbiti mai putin. Ca regula generala, ascultati cel putin 60% din timp. Daca descoperiti ca vorbiti prea mult, e momentul sa puneti o intrebare. Veti progresa foarte mult in cariera daca ii veti lasa pe ceilalti sa vorbeasca, iar dumneavoastra va limitati la a pune intrebari si a asculta cu atentie. In plus, nu prea aveti ce invata daca dumneavoastra sunteti cel care vorbeste.

Daca vi se pune o intrebare in timpul unei discutii, dati un raspuns scurt, urmat de o alta intrebare. Cand sunteti capabil de a pune o serie de intrebari unei persoane, atunci aveti posibilitatea de a mentine controlul asupra conversatiei. E simplu sa pui prima intrebare, dar e mai dificil sa o pui pe a doua, a treia, a patra.Procedand astfel, totusi, va puneti in situatia fasta de a controla fluxul conversatiei.

Obiectivul acestor intrebari este de a-l face pe celalalt sa vorbeasca, astfel incat sa obtineti informatii utile; cu cat dispuneti de mai multa informatie, cu atat va fi mai usor sa va rezolvati problemele. Omul gandeste cam la 1200 de cuvinte pe minut, dar poate vorbi numai cu aproximativ 250 de cuvinte pe minut. Astfel, cand cineva vorbeste cu 250 cuv/min si incearca sa se concentreze asupra spuselor sale, dumneavoastra puteti gandi cu 1200 cuv/min la ceea ce veti raspunde, adica ganditi de peste cinci ori mai repede decat vorbeste celalalt.

Multi dintre cei care se ocupa cu vanzarile folosesc o expresie care le defineste motivul atator intrebari: doresc sa descopere punctul sensibil al unei persoane. Ce-i acela un punct sensibil ? Atunci cand stiti ce-i place si ce nu-i place, cand stiti ce-l intereseaza si ce-l preocupa; cand ati descoperit care sunt problemele cuiva, se cheama ca i-ati descoperit punctul sensibil. Iar cand stiti ce aveti de spus si cand s-o spuneti, devine mult mai simplu ca oamenii sa spuna "Da" la toate sugestiile si propunerile dumneavoastra (Iar cand stiti ce sa nu spuneti si cand sa nu spuneti, puteti preveni o gramada de buclucuri.)

Incercati sa aflati punctele sensibile ale persoanelor apropiate si veti cunoaste o imbunatatire semnificativa a relatiilor cu toti acestia.

A pune intrebari este o arta. E simplu sa pui o intrebare-doua, dar e nevoie de multa truda pentru a putea pune o serie intreaga de intrebari. Veti descoperi ca e nevoie de putin exercitiu pentru a invata sa pui corect intrebarile potrivite la timpul potrivit; dupa ce va veti obisnui, veti fi uimit sa descoperiti cate informatii poate oferi un om de buna voie, numai fiindca i s-a pus o intrebare.

Pentru a mentine o conversatie, puneti intotdeauna intrebari "deschise"; nu numai ca omul se simte incurajat sa vorbeasca si sa alimenteze astfel conversatia, dar i se ofera si posibilitatea de a-si exprima integral gandurile, opiniile sau comentariile. Folosind o intrebare deschisa, cereti interlocutorului sa ofere un raspuns informational si descriptiv.

Daca pe parcursul unei conversatii exista neclaritati, solicitati lamuriri: "Puteti sa-mi dati niste amanunte? Ce inseamna asta pentru dumneavoastra? Cum ati ajuns la aceasta concluzie?" Solicitand detalii, puteti obtine informatii suplimentare.

In timpul unei discutii, interlocutorii au nevoie intotdeauna de o reactie pozitiva - un zambet, o inclinare a capului, un semn din ochi - pentru a-i incuraja sa continue, de asemenea, ii asigura ca faceti tot posibilul sa intelegeti ce vi se comunica.

Pentru a relua ceea ce tocmai s-a spus, va puteti incepe fraza cu una din variantele: "Daca v-am inteles bine, spuneati ca.", "Mi se pare ca." Rezumand tot ceea ce s-a spus si reexpediind informatia la interlocutor puteti asambla datele, astfel incat sa puteti confirma ca intelegeti absolut tot ceea ce se discuta.

Tehnica de "ecou" este o modalitate de a mentine fluxul conversational al cuiva, iar utilizarea metodei acesteia va scuteste de a mai gandi sau vorbi in timpul discutiei. Metoda este utila mai ales atunci cand v-ati blocat si nu stiti ce sa spuneti, fiindca aveti nevoie de ceva timp pentru a va gandi la ceea ce trebuie sa spuneti in continuare. Pentru a folosi metoda ecoului, luati ultimele cuvinte ale frazei rostite de interlocutor si repetati-le ca si cand ati pune o intrebare: "Tocmai am iesit la o intalnire cu John". "Cu John?" In teorie puteti sa tineti pe cineva de vorba cu orele, in realitate, n-o puteti folosi mai mult decat cateva momente, deoarece interlocutorul o sa se prinda repede de truc, deci de dragul varietatii, mai puteti arunca din cand in cand un "Oh", un "Aha ― sau vreun "Hmmm" Aceasta metoda este o alta modalitate simpla de a semnala interlocutorului ca il ascultati, de asemenea, ii aratati ca doriti sa continue sa vorbeasca. In finalul conversatiei, veti fi aflat tot ce va intereseaza si veti fi castigat o reputatie de om care stie sa intretina o conversatie.

Cand partenerul de conversatie isi exprima sentimentele in legatura cu o anumita situatie, trebuie sa reflectati aceste senzatii sau sentimente. Ca parte a reactiei dumneavoastra, trebuie sa-i priviti in ochi, sa aratati interes si sa scuturati din cap a aprobare sau a neincredere, dupa cum o cere situatia. Astfel, ii confirmati persoanei ca ati auzit ce v-a spus si ca aveti o reactie emotionala.

A sti sa pui intrebari este numai prima etapa a artei de a sti cum sa porti o conversatie. Daca doriti sa va pricepeti sa puneti intrebari, trebuie sa va pricepeti si cum sa ascultati raspunsurile. Trebuie sa ascultati cu atentie ceea ce spune celalalt, pentru a putea reactiona corespunzator si, cand este cazul, pentru a putea pune o alta intrebare. In acest fel puteti directiona fluxul unei conversatii in directia dorita de dumneavoastra Cel care asculta controleaza conversatia.

Manifestati interes pentru ce spune celalalt.

Faceti un efort sa intelegeti ceea ce spune celalalt.

Incercati efectiv sa intelegeti punct de vedere al interlocutorului chiar daca nu sunteti de acord cu el

Lasati-l pe celalalt sa inteleaga la momentul potrivit ca nu sunteti de acord cu el.

Nu spuneti nimic atunci cand tacerea este cel mai bun raspuns.

Nu intrati intr-o discutie cu idei preconcepute.

Nu va certati, chiar daca nu sunteti de acord cu ceva.

Nu intrerupeti decat daca aveti motive serioase sa o faceti.

Nu emiteti prea repede argumente.

Nu va dati cu parerea decat daca vi se cere.

Nu oferiti sfaturi cu feedback comportamental (adica sa aratati persoanei in ce masura va afecteaza comportamentul acesteia) decat daca vi se cere.

Nu va tradati reactiile emotionale fata de o afirmatie, pastrati-va calmul si nu va infuriati.

Nu taiati oamenilor macaroana. Lasati-i sa-si termine gandurile inainte de a vi le expune pe ale dumneavoastra sau inainte de a pune o intrebare.

A castiga intr-o conversatie inseamna folosirea unor tehnici de ascultare active in scopul controlului si al directionarii fluxului conversatiei, astfel incat dumneavoastra si interlocutorii dumneavoastra sa aveti libertatea de a va exprima integral ideile.

Cand deciziile nu se iau in timp util, oportunitatile apar si dispar foarte repede, de obicei inainte de a se fi misca ceva. De ce oare este atat de dificil pentru atat de multi sa ia o decizie? Fiindca le este frica sa nu greseasca sau fiindca nu sunt siguri ca decizia luata este corecta; in consecinta, omul paralizeaza. Iar cand cineva evita sa ia o decizie, nu mai iese nimic. Deci, daca vreti sa mergeti inainte, trebuie sa va pricepeti sa luati decizii. Cu cat devenim capabili sa luam mai repede o decizie, cu atat vom reusi sa ne rezolvam treburile mai rapid. Exista un instrument des folosit de persoane sau organizatii pentru a anula, a amana sau a intarzia luarea unei decizii; aceasta se numeste Obiectia! Insa abordarea si depasirea obiectiilor este o componenta zilnica a vietii noastre personale si profesionale. Indiferent ce anume vindeti, trebuie sa fiti capabil de a-l face pe celalalt sa zica "Da". Oamenii iau decizii bazate pe motivele lor, nu pe ale dumneavoastra (stiu ca-i greu de acceptat asa ceva), deci cand veti descoperi care sunt acele motive - punctele lor sensibile - atunci incercarea de a-l convinge pe cineva nu va mai fi chiar atat de imposibila. Oamenii iau decizii dupa motivele lor, nu dupa ale dumneavoastra; iar daca acestia simt, ating sau vad ceva, e mult mai usor sa-i faceti sa spuna "Da".

Daca doriti sa vi se accepte un anumit produs, serviciu sau idee, pregatiti-va sa stati prin zona nitel. Planificati-va sa cereti de 6-7 ori persoanei respective acceptul inainte de a renunta. Numai fiindca cineva va refuzat o data sau de doua ori, asta nu inseamna ca n-o sa accepte daca i-o cereti a treia, a patra sau a cincea oara.

Scopul dumneavoastra este de a-i face pe oameni sa devina constienti de problemele lor sau de a-i ajuta sa-si dea seama ca nu sunt suficient de multumiti cu anumite aspecte, dupa aceasta aveti posibilitatea de a demonstra ca produsul, ideea sau serviciul dumneavoastra ofera o solutie la problema respectiva.

Cateva sugestii privind obiectiile:

Nu va temeti de obiectii, acestea indica doar faptul ca cineva nu este de acord in acel moment cu dumneavoastra

Determinati-i pe oameni sa va comunice toate rezervele lor, apoi abordati-le mai intai pe cele mai importante.

Nu abordati o obiectie in momentul in care este enuntata. Reactionand la fiecare obiectie, veti acorda unora mai multa importanta decat merita si, nu in ultimul rand va veti irosi timpul.

Obiectiile reale sunt bazate pe logica. O obiectie valabila este bazata pe argumente logice si reale si este valabila deoarece reprezinta modul persoanei de a vedea lucrurile. Chiar daca acest mod este incorect, bazat pe informatii inconsistente sau pe zvonuri ori insinuari false, obiectia ramane valabila.

Obiectiile emotionale sunt extrem de greu de inlaturat. O obiectie emotionala nu este logica nici reala. Este bazata pe o reactie emotionala si poate fi adesea considerata ca pretext sau ca o incercare de inducere in eroare. Obiectiile emotionale suna logic, dar daca va ganditi la ele si le analizati, veti descoperi ca n-au nici un sens.

Cand cineva va ingroapa sub o avalansa de obiectii si nici una nu vi se pare fondata, atunci inseamna ca respectivul ia decizii bazate pe considerente emotionale. Nici o informatie sau o logica reala nu va contracara o obiectie emotionala. Persoana spune "Nu", dar este incapabila sa-si motiveze decizia. Adesea oamenii decid sa accepte ceva bazandu-se pe o reactie emotionala, dar isi justifica decizia cu informatii reale.

Daca aveti senzatia ca vi se aduc obiectii emotionale, este obligatia dumneavoastra sa incercati sa readuceti conversatia la o discutie bazata pe fapte reale, daca nu aveti aceasta posibilitate, renuntati.

Cand vi se pune o intrebare, nu este cazul sa dati un raspuns direct; folositi raspunsul ca prilej pentru a pune dumneavoastra o intrebare, pentru a sti mai mult ce gandeste persoana respectiva - cel care pune intrebari controleaza conversatia. Incurajati oamenii sa vorbeasca, rezistati tentatiei de a raspunde la fiecare afirmatie si nu-i intrerupeti in timp ce vorbesc. Chiar daca nu sunteti de acord cu persoana respectiva, incercati sa va exprimati intr-un mod pozitiv. Daca doriti ca persoanele cu care discutati sa va ofere mai multe informatii le puteti cere sa se explice spunand: "Cum ati ajuns la aceasta concluzie?" sau "De ce aveti acest sentiment?" etc. Cu cat reusiti mai mult sa va determinati interlocutorii sa vorbeasca, cu atat veti reusi mai usor sa identificati si sa sintetizati cele mai importante puncte de vedere ale acestora. Unul din motivele pentru care puneti intrebari este incercarea de a descoperi ceea ce doresc oamenii cu adevarat, si nu ceea ce credeti dumneavoastra ca doresc. Indiferent ce spune cineva - mai ales cand se aprinde - incercati sa nu ajungeti la cearta. S-ar putea sa va impuneti, dar celalalt nu va mai fi niciodata de acord cu dumneavoastra. Mai bine reactionati astfel: "Va inteleg de ce simtiti astfel, totusi." Expresia "Va inteleg", rostita cu un ton linistit, cu o unda de simpatie, poate fi foarte utila in dezamorsarea unei situatii potential explozive fara a fi nevoit sa va aratati acordul sau dezacordul cu acea afirmatie.

Inainte de a raspunde la o obiectie, intotdeauna respirati adanc; aceasta va ofera posibilitatea de a va umple plamanii cu aer astfel ca vocea va suna mai profund si mai puternic apoi, veti avea la dispozitie cateva momente pentru a va aduna gandurile.

O negociere efectiva poate incepe numai dupa ce toate problemele, mari sau mici, au fost etalate. Aceasta inseamna ca ati avut timp pentru a realiza o lista completa a tuturor problemelor de interes mai inainte de a incepe negocierile detaliate. Cu cat numarul de variabile este mai mare, cu atat veti avea mai multe posibilitati de a negocia o intelegere care sa multumeasca pe toata lumea. Inainte de a incepe negocierile, puneti multe intrebari pentru a identifica toate aspectele care trebuie abordate. Aceasta metoda va permite sa aveti o imagine reala a obiectivelor si a necesitatilor interlocutorului. Pe timpul conversatiei, lasati a se intelege ca sunteti dispus sa discutati orice, dar nu va luati nici un fel de angajamente pana cand nu aveti o lista completa cu toate subiectele ce trebuie discutate.

Indiferent ce simtiti - fericire, amaraciune, tristete, bucurie, deprimare - se vor reflecta in vocea dumneavoastra de indata ce puneti mana pe receptor si incepeti sa vorbiti cu cineva. Daca vorbiti intre patru ochi cu cineva acesta va va vedea reactiile si la randu-i va reactiona la mesajele dumneavoastra nerostite, cum ar fi expresia fetei, mimica si gesturile pe care le faceti. Cand vorbiti la telefon, chiar daca interlocutorul nu va poate vedea gestica, atitudinile, sentimentele, gandurile si opiniile se vor transmite imediat prin tonul vocii, timbrul acesteia, viteza cu care va exprimati si, bineinteles cuvintele folosite. Ori de cate ori vorbiti la telefon, veti transmite un mesaj care poate sugera ca sunteti incantat ca stati de vorba si ca doriti sa continuati conversatia, sau ca sunteti plictisit, lipsit de interes si ardeti de dorinta de a va ocupa de altceva in acest moment.

Probabil ca pana acum n-ati dat prea multa atentie metodei dumneavoastra de a vorbi la telefon, dar va puteti observa foarte bine daca va inregistrati cateva convorbiri si apoi va ascultati. Veti fi uimit de cati "pai", "deci" sau de "vezi tu." apar in fiecare fraza. Mai sunt si fraze care incep si nu se termina, in final, este vorba chiar de vocea dumneavoastra: este energica, entuziasta sau suna ca mersul unui melc lenes?

Indiferent cum suna vocea dumneavoastra astazi, cu putina practica in materie este foarte simplu sa va imbunatatiti capacitatea de a comunica cu alte persoane la telefon. Daca va ascultati vorbind si auziti ceea ce spuneti si cum spuneti, va veti da seama mai rapid de cliseele verbale pe care le folositi. Puteti incepe sa va debarasati de aceste clisee si sa vorbiti cu mai multa acuratete. Cand mi-am inregistrat primele convorbiri am fost socat de cum suna vocea mea fata de cum imi imaginam, si pana in ziua de azi nu-mi place cum suna vocea mea la telefon.

Cand cineva tuna si fulgera, puteti spune: "Imi dau seama ce simtiti" sau "Imi dau seama de ce sunteti suparat". Incercati sa nu va lasati antrenat intr-o discutie cu cineva furios fiindca nu veti reusi decat sa va enervati transformand o situatie si asa tensionata intr-una exploziva.

Din tot mesajul dumneavoastra, 55% este comunicat prin limbajul corpului, 38% prin corzile vocale si numai 7% prin cuvinte. Pentru a pastra atentia publicului miscati-va si sincronizati cuvintele cu miscarea pentru a dinamiza publicul. Cand va linistiti si incepeti sa vorbiti mai lent, reduceti tonul vocii si nu va mai miscati; astfel publicul o sa va soarba cuvintele. Cand faceti anumite afirmatii, intoarceti-va cu fata catre diferite zone ale salii: stanga, dreapta, fata, spate. Cand doriti sa aveti mai multa autoritate, faceti cativa pasi inainte si vorbiti mai tare. Cand cineva va pune o intrebare, indreptati-va catre acea persoana.

Fiti atenti la vorbitorii profesionisti; puteti invata foarte multe urmarind discursul unui profesionist. Cand este posibil, luati parte la seminarii sau imprumutati casete video. Urmariti modul in care profesionistii se misca pe scena, cum isi folosesc vocile si cum iau contact vizual cu publicul.

Redactarea

O redactare de calitate va faciliteaza transmiterea informatiei altor persoane si contribuie la luarea unor decizii de calitate. In lumea moderna, ocupata pana peste cap, nimeni n-are timp de citit, deci factorii de decizie trebuie sa obtina informatia de care are nevoie direct din scrisori, rapoarte, note si mesaje prin posta electronica, pentru ca apoi sa poata lua o decizie in timp util. Deci, pentru a face tuturor viata mai usoara, trebuie sa va pricepeti sa va asterneti gandurile si ideile pe hartie, folosind cuvinte inteligibile, si apoi sa aranjati aceasta informatie intr-un mod concis si atent, pentru a fi asimilata cu usurinta. In plus, trebuie sa aratati consideratie persoanelor care vor citi. Scopul dumneavoastra nu este doar de a comunica informatie altor persoane, dar si de a obtine un raspuns favorabil din partea acestora.

A scrie bine cere munca multa. Este un proces laborios si lent, deoarece oamenii gandesc mult mai repede decat pot scrie. Iata de ce este mult mai simplu de scris in ziua de azi, datorita calculatoarelor de mare viteza si a puternicelor programe de prelucrare a textelor decat in trecut. In prezent, calculatorul va ofera posibilitatea de a va gandi la ceea ce scrieti, in loc sa va faceti probleme cu formatarea textului sau cu decuparea si lipirea cuvintelor, a frazelor sau a paragrafelor de la un document la altul cu vreo lama de ras.

Daca va apucati de scris, ideile vor incepe sa curga si aceasta va va ajuta sa va concentrati asupra a ceea ce incercati sa spuneti. Iata de ce este important sa aveti cat mai mult timp la dispozitie atunci cand aveti de scris. Dupa ce scrieti ceva, veti descoperi noi modalitati de a imbunatati ceea ce ati reusit sa asterneti pe hartie.

De fiecare data cand scriu ceva, chiar daca este o scrisorica, un fax sau o nota, o tiparesc, o citesc si o pun putin deoparte. Cand revin la document, intotdeauna observ ca nu transmite exact ceea ce as fi dorit, deci mai fac cateva modificari si apoi il expediez.

Cand scrieti ceva si v-ati blocat, puneti documentul deoparte si reveniti mai tarziu asupra lui. Daca luati o pauza si va acordati putin timp pentru a va gandi la problema dumneavoastra, ca de obicei o veti putea rezolva fara prea multa bataie de cap.

Tipariti o copie a documentului. Varianta tiparita a documentului arata si se citeste putin diferit decat pe ecranul calculatorului. Deci, atunci cand modificati un document, tipariti-l si veti observa lucruri care nu erau vizibile pe ecran.

N-ati primit niciodata o scrisoare despre al carei continut, dupa ce l-ati parcurs, n-ati avut nici cea mai vaga idee? O mai cititi o data si apoi inca o data, si tot nu pricepeti nimic - frustrant nu-i asa?

Atunci cand va alcatuiti scrisorile, notele si rapoartele, doriti ca cititorul sa inteleaga ceea ce comunicati, deci scrieti fraze scurte, paragrafe concise sau folositi cuvinte familiare pentru destinatarul randurilor dumneavoastra in lumea precipitata si iute de azi, majoritatea celor care scriu scrisori nu mai au timp sa scoata un dictionar pentru a cauta sensul unui cuvant pe care nu-l cunosc. Cand va alegeti cuvintele, puneti-va mereu la incercare. Pastrati la indemana un dictionar pentru a gasi cuvinte mai nimerite si mai descriptive pentru a va exprima gandurile si ideile. Nu folositi cuvinte pe care nu le-ati mai intalnit niciodata si care nu vor fi familiare nici cititorilor.

A scrie nu inseamna cu mult mai mult decat a pune pe hartie cuvantul rostit. Va va fi mult mai usor sa scrieti daca va imaginati ca aveti o discutie fata in fata, exact ca doi prieteni stand la o cafea, cu persoana careia ii scrieti. Iata cateva sugestii:

Inainte de a incepe sa scrieti, intotdeauna intrebati-va: "Care este lucrul cel mai important pe care doresc sa-l transmit cititorului?"

Abordati imediat punctele de interes. Definiti scopul scrisorii, al notei sau raportului in prima propozitie a primului paragraf. Cititorul n-are timp sa se invarta prin trei paragrafe sau trei pagini pentru a afla scopul scrisorii.

Frazele scurte sunt usor de citit. Prezentati-va gandurile si ideile in fraze scurte si limitati lungimea propozitiilor la cel mult 15-20 de cuvinte. Totusi, nu omiteti elementele de varietate. Deci din cand in cand e bine sa alternati propozitiile foarte scurte cu altele mai lungi.

Corelati-va gandurile, scrieti clar, concis si la obiect.

Pentru a avea varietate in scrisorile, notele si rapoartele dumneavoastra, folositi diagrame, ilustratii grafice sau imagini. Elementele vizuale elimina necesitatea de a scrie texte foarte lungi.

Daca veti folosi initiale pentru denumirile unor organizatii, mai intai scrieti-le numele complet si puneti abrevierea intre paranteze. Din acel moment, puteti folosi initialele respective. (Pentru a facilita inserarea de denumiri lungi in documentul dumneavoastra, utilizati functia de gasire si inlocuire a procesorului de texte folosit: in textul dumneavoastra introduceti abrevierea, iar dupa ce ati terminat, dati comanda de cautare si inlocuire).

Cu cat mai mult spatiu alb, cu atat mai bine; cu cat exista mai mult loc nescris pe o pagina tiparita, cu atat aceasta este mai usor de citit. Atunci cand scrieti, scopul dumneavoastra este de a oferi cititorului cat mai multa informatie in cat mai putine cuvinte. Iar pentru asta e nevoie de munca. Odata, Abraham Lincoln a spus: "as fi scris o scrisoare mai scurta, dar n-am avut timp".

Cuvintele ortografiate gresit sau erorile tipografice dau despre autor o nota de superficialitate. Nimic nu este mai indicat decat o recitire a documentului inainte de prezentarea acestuia. Mai cereti cuiva sa va citeasca lucrarea; uneori pur si simplu nu vedem erorile de ortografie, punctuatie sau alte erori gramaticale, usor de depistat cand documentul va fi citit de alta persoana.

Pentru a verifica fluenta textului cititi-l cu voce tare.

Revizuirea , rescrierea si modificarea sunt partea integranta din procesul redactarii. A scrie bine implica un efort constant de a gasi si a elimina cuvantul inutil, indiferent cat de scurt este acesta. Cand reveniti asupra a ceea ce ati scris, puneti-va urmatoarele intrebari:

Frazele sunt complete?

Paragrafele sunt complete?

Sectiunile sunt complete?

Punctuatia e corecta?

Textul e usor de citit?

Argumentele, ideile si relatiile sunt bine dezvoltate?

Ortografierea numelor persoanelor si organizatiilor este corecta? (Editorul meu a fost de parere ca aceasta este o chestiune extraordinar de importanta.)

Nimeni n-are timp sa citeasca scrisori, rapoarte sau alte documente excesiv de lungi; sunt prea ocupati pentru a mai face asa ceva. Deci, daca doriti ca textul dumneavoastra sa fie citit, trebuie sa inlesniti acest lucru iar una din modalitatile de realizare este de a plasa informatia cea mai importanta la inceputul documentului.

Pentru a capta atentia cititorului, trebuie sa porniti de la primul cuvant al primei propozitii din primul paragraf. Daca nu reusiti sa retineti atentia astfel, documentul dumneavoastra va fi pus deoparte si probabil nu va mai fi citit niciodata.

Inserati toate informatiile importante in prima fraza a fiecarui paragraf si toate aspectele justificative, precum si restul informatiilor, in frazele si paragrafele urmatoare. Daca scrieti in acest mod, veti reduce timpul de citire a documentului, deoarece cititorul nu va trebui sa exploreze fiecare paragraf pentru a-si da seama ce ati vrut sa spuneti acolo.

Cand scrieti prima varianta a documentului, probabil ca toate informatiile importante vor fi asezate la sfarsit si toate detaliile justificative la inceput. Deci, incepeti revizuirea documentului mutand subiectele importante de la sfarsit la inceputul documentului.

Cand trimiteti o scrisoare, doriti ca persoana care o primeste sa nu se limiteze doar la a deschide plicul, ci efectiv sa citeasca scrisoarea si sa raspunda. Iata cum i-ati putea determina pe oameni sa va raspunda:

Scrieti-va adresa direct pe plic, fara a folosi etichete de adresa; daca este posibil, scrieti de mana numele si adresa destinatarului. O adresa scrisa de mana atrage intotdeauna atentia.

Timbrati-va de mana scrisorile, marcile postale mari, care sar in ochi dau corespondentei un aspect interesant.

Scrieti "Personal, va rog" cu carioca rosie in coltul din stanga-jos al plicului; e mult mai eficient decat daca as scrie la masina "Important" sau "Personal" pe plic.

Alte sugestii:

Scoateti in evidenta avantajele pentru cititorul scrisorii: "Veti beneficia de."

Eliminati cuvantul "Eu" din scrisorile dumneavoastra; este cuvantul cel mai putin important din tot vocabularul.

Aliniati paragrafele; astfel acestea devin mai usor de citit. Lasati un rand liber intre paragrafe.

Folositi corpuri de litere cu serife; inaltimea literelor trebuie sa fie de cel putin 12 puncte tipografice; aceasta imbunatateste lizibilitatea textului.

Scrisorile sa fie scurte, concise, nu mai lungi de o pagina. La finele scrisorii sugerati ca aveti de gand sa actionati intr-un fel: "Va voi cauta la telefon in cateva zile pentru a va afla opiniile". Semnati-va de mana scrisorile.

Nu uitati cele trei expresii magice: "Multumesc", "Felicitari" si "Ma gandesc la dumneavoastra".

E simplu sa scrii o scrisoare sau un raport de 10-20 de pagini; treaba se complica si devine mult mai cronofaga atunci cand incercati sa fiti mai scurt, mai concis si mai la obiect.

Cautati sa va oferiti cat mai mult timp pentru a scrie, rescrie, modifica si pentru a va gandi la ceea ce faceti. Iar dupa ce ati rescris sau modificat ceva de doua, trei sau chiar cinci ori, in final veti ajunge sa fiti multumit de calitatea produsului. Dupa aceasta, puteti trece la urmatorul punct de pe lista.

Reclama

Ori de cate ori vorbiti in fata unui grup de oameni, intotdeauna trebuie sa va pregatiti sa lasati un comunicat pe care cei din public sa-l poata lua cu ei. Nu trebuie sa fie din cale-afara de complicat; in majoritatea cazurilor, o schita, o lista concisa sau un formular vor fi suficiente. Daca aveti un document pe mai multa pagini, atunci numele dumneavoastra, sigla companiei si titlul prezentarii trebuie sa apara cu claritate pe prima pagina. Pe paginile urmatoare, numele, adresa si numar dumneavoastra de telefon trebuie sa apara ca antet sau subsol.

Daca doriti sa reusiti in viata si in afaceri, trebuie sa va faceti reclama si sa va faceti cunoscut - cum ar veni sa va bateti singur toba. Desigur, munca serioasa si consecventa este piatra de temelie a unei cariere incununate de succes. Dupa ce ati pus fundatia, trebuie ca si altii sa stie ce chestii minunate vi se intampla.

Daca sunteti citat intr-un ziar sau sunteti subiectul unui articol de revista, credibilitatea dumneavoastra va spori substantial. Daca numele dumneavoastra va fi amintit destul de des sau veti fi intervievat, in curand veti deveni expertul recunoscut in materie.

Va puteti construi o credibilitate extraordinara si puteti deveni o autoritate recunoscuta in domeniul dumneavoastra atunci cand scrieti articole pentru ziare sau reviste, insa a scrie articole este una, dar deveniti cu totul alt om daca va scrieti "Cartea". Odata devenit autor de carti sunteti pe drumul recunoasterii dumneavoastra ca autoritate incontestabila in domeniul dumneavoastra de activitate. Ca autor publicat, veti castiga un respect sporit din partea egalilor dumneavoastra, iar nivelul dumneavoastra de credibilitate va atinge cote uriase. Pe urma, daca veti fi si autorul mai multor carti, s-ar putea sa ajungeti autoritatea suprema in domeniu.

Pentru a avansa in afaceri trebuie sa va faceti cunoscut, iar una din cele mai bune modalitati de a realiza aceasta este de a oferi carti de vizita. O carte de vizita asigura mai multe posibilitati de a va face reclama: cand oferiti cuiva o carte de vizita, aveti prilejul de a vorbi despre dumneavoastra, de a spune persoanei respective care este domeniul dumneavoastra de activitate si de a vorbi despre bunurile, serviciile sau produsele pe care le ofera compania dumneavoastra

Daca e vorba de castigat bani, este de datoria dumneavoastra sa fiti la curent cu toate. Nu asteptati sa va caute altii, fiindca in mod sigur nu o vor face! Deci, cand cunoasteti pe cineva, oferitii o carte de vizita si intotdeauna luati o carte de vizita de a sa pentru a-l putea contacta.

Faceti-va cunoscute obiectivele prietenilor, colegilor si colaboratorilor discutand cu ei planurile de realizare a acestora; multi vor veni cu idei care va pot fi de folos si precis vor dori sa-i tineti la curent cu progresele dumneavoastra.