Formarea, mentinerea si schimbarea culturii organizationale

Formarea, mentinerea si schimbarea culturii organizationale

E. Schein a sugerat in definitia data culturii organizationale modalitatile prin care ia nastere aceasta: confruntarea si rezolvarea problemelor de adaptare externa si a celor de integrare interna.

Primul tip de probleme se refera la felul in care organizatiile isi gasesc o "nisa" in spatiul societatii si la modalitatile in care rezolva problemele pe care i le pun schimbarile ce au loc in mediul exterior ei. Al doilea tip de probleme privesc modalitatile prin care organizatia stabileste si mentine relatiile de munca intre membrii sai. O cultura organizationala ia nastere din momentul in care membrii sai isi impartasesc cunostintele si responsabilitatile pe masura ce descopera sau dezvolta modalitati de rezolvare a acestor tipuri de probleme. Care sunt directiile de actiune si problemele care trebuie rezolvate pentru formarea unei culturi organizationale?¹⁴.

In cazul problemelor de adaptare externa

Misiuni si strategii. Stabilirea misiunii organizatiei, a sarcinilor ce trebuie indeplinite si a strategiilor ce trebuie utilizate pentru atingerea misiunii.

Scopuri. Precizarea scopurilor specifice si obtinerea consensului asupra lor.

Mijloace. Stabilirea metodelor ce trebuie utilizate pentru atingerea scopurilor si obtinerea consensului asupra lor; stabilirea structurii organizatiei, a diviziunii muncii, a sistemului de recompense si a celui de autoritate.

Evaluare. Precizarea criteriilor pentru evaluarea masurii in care indivizii si grupurile din organizatie indeplinesc scopurile; stabilirea necesarului de informatie pentru evaluare si a sistemului de control.

Corectare. Identificarea gamei de masuri ce pot fi utilizate atunci cand indivizii si grupurile nu ating scopurile organizatiei.

In cazul problemelor de integrare interna

Limbaj comun si categorii de concepte. Identificarea metodelor de comunicare; precizarea intelesurilor jargonului si conceptelor care vor fi utilizate.

Granitele grupurilor si criterii pentru intrare si excluderea din grup. Stabilirea criteriilor de intrare si iesire a indivizilor din grupuri si organizatie.

Putere si statut. Fixarea modalitatilor in care actioneaza regulile cu privire la obtinerea, mentinerea sau pierderea puterii de catre indivizi; stabilirea si distribuirea rolurilor.

Intimitate, prietenie si dragoste. Stabilirea rolurilor necesare relationarii in organizatie, inclusiv a celor ce privesc relatiile dintre sexe; precizarea nivelului de deschidere si intimitate care este propice desfasurarii activitatii.

Recompense si pedepse. Identificarea comportamentelor dorite si nedorite de organizatie.

Mentionam faptul ca in afara problemelor discutate mai sus asupra culturii organizationale in formare mai actioneaza doi factori importanti. Este vorba in primul rand de rolul pe care-l joaca fondatorul organizatiei care isi pune amprenta personalitatii sale asupra culturii organizationale. Mai tarziu, cultura organizationala va deveni un tot unitar in care la contributiile fondatorului se vor adauga experiente, valori, idealuri, norme etc. ale altor membri ai organizatiei.

In al doilea rand cultura nationala, obiceiurile si normele tarii in care fiinteaza organizatia vor influenta cultura sa organizationala. Valorile dominante ale culturii nationale se vor regasi in constrangerile impuse organizatiei de mediul in care ea opereaza. Sa nu uitam ca odata cu intrarea in organizatie indivizii aduc cu ei valorile, credintele obiceiurile societatii in care traiesc. Daca intre "zestrea culturala" cu care ei intra in organizatie si elementele culturii organizationale exista neconcordante, acest lucru se va reflecta in comportamentul lor organizational. Mai mult, extinderea organizatiilor dincolo de granitele nationale, deci in culturi mai mult sau mai putin deosebite a dus la constientizarea faptului ca diferentele culturale pot afecta grav eficienta organizatiilor.

Modalitatile in care o organizatie functioneaza si este condusa pot avea efecte dorite sau nedorite asupra mentinerii sau schimbarii organizationale. Una din metodele de baza pentru mentinerea culturii organizationale este de a angaja acele persoane care se potrivesc acesteia. De asemenea cultura organizationala este mentinuta daca sunt excluse din organizatie acele persoane care deviaza in mod constant de la normele, valorile si comportamentele promovate de aceasta.

Totusi metodele de mentinere a culturii organizationale sunt mult mai amplificate decat simpla angajare sau concediere a unor persoane. Literatura de specialitate evidentiaza existenta a sase metode de acest fel¹⁵.

La ce acorda atentie, evalueaza si controleaza conducatorii Este una dintre cele mai puternice metode de mentinere si se refera la procesele si comportamentele carora conducatorii le acorda atentie, astfel spus care sunt lucrurile care sunt observate de ei si asupra carora ei comenteaza. Lucrand sistematic cu aceste lucruri conducatorii trimit semnale puternice spre angajati, acestia constientizand pe de o parte ce comportamente asteapta de la ei organizatia si, pe de alta parte, care sunt comportamentele dorite de aceasta pentru a fi eficienta.

Reactiile conducatorilor in momentele de criza ale organizatiei

In momentul in care organizatia se confrunta cu o criza, stapanirea ei de catre conducatori si angajati poate scoate in evidenta multe aspecte ale culturii organizationale. Maniera in care este tratata criza poate consolida cultura organizatiei sau poate pune in functiune noi valori si norme care o schimba. Astfel, de exemplu, o organizatie care se confrunta cu o scadere a cererii produselor sale poate reactiona fie prin renuntarea la productie sau prin concedierea angajatilor, fie ar reduce orele de munca sau ar micsora salariile fara a face concedieri. Aceasta ultima varianta indica valoarea pe care organizatia o acorda resurselor umane si poate contribui la intarirea culturii organizationala existenta sau poate indica o schimbare culturala majora.

Modelarea, invatarea si exersarea rolului

Prin felul in care isi indeplinesc rolurile conducatorii pot accentua anumite aspecte ale culturii organizationale, fapt care constituie pentru membrii organizatiei modele de comportament. Mai mult, conducatorii pot include in programele de invatare si exersare a rolurilor de catre angajati aspecte importante ale culturii organizationale. De exemplu, filmele documentare pot arata noilor angajati cum pot fi imbunatatite serviciile oferite beneficiarilor. Accentuarea repetata a necesitatii bunelor relatii cu beneficiarii atat in programele de invatare si exersare a rolurilor de catre angajati cat si comportamentele cotidiene ale conducerii in aceasta privinta vor mentine o cultura organizationala centrata pe beneficiar.

Criterii referitoare la alocarea stimulentelor si a status-urilor

Recompensele si pedepsele atasate diferitelor comportamente exprima in ochii angajatilor prioritatile si valorile conducatorilor si ale organizatiei. Asemanator se pune problema si in ceea ce priveste sistemul de status-uri. Alocare de avantaje (simboluri) unor status-uri (de exemplu un birou mai elegant mobilat, o secretara personala, un loc de parcare rezervat) poate indica angajatilor ce roluri si comportamente sunt mai apreciate in organizatie. Daca o organizatie este ineficienta in utilizarea stimulentelor si a simbolurilor adaugate status-urilor pierde o importanta oportunitate de a-si influenta cultura din moment ce majoritatea specialistilor cred ca cea mai eficienta metoda de influentare a culturii organizationale este oferita de utilizarea sistemului de stimulente.

Criterii pentru recrutarea, selectia, promovarea si excluderea personalului

Una din    caile principale de mentinere a culturii organizationale este elaborarea si utilizarea unui sistem de criterii de utilizat in procesul de recrutare de noi membri. Aspectele de baza ale culturii organizationale pot fi intarite daca exista si se aplica criterii care sa permita selectia in acord cu cerintele posturilor, promovarea angajatilor si mariri de salariu dar si mutarea si/sau excluderea din organizatie. In toate organizatiile criteriile folosite in deciziile privitoare la resursele mane tind sa fie cunoscute de toti angajatii si pot influenta mentinerea sau schimbarea culturii organizationale existente.

Ritualuri, ceremonii, legende si povestiri

Anumite activitati ale conducerii sau ale angajatilor pot deveni ritualuri ale organizatiei, parti componente ale culturii sale. Aceste ritualuri si ceremonii care servesc mentinerii culturii organizationale include ritualuri de trecere de la un status la altul (depunerea juramantului militar), de degradare (concedierea unui conducator), de promovare (decorarea unei persoane) si de integrare (mici petreceri la nivelul grupurilor de munca).

Multe din credintele si valorile existente in cultura unei organizatii sunt exprimate ca legende si povestiri care alcatuiesc factorul organizatiei. Acesta este o modalitate importanta de transmitere a culturii existente de la angajatii mai vechi la noii veniti si serveste la accentuarea aspectelor esentiale ale culturii organizationale. Uneori legendele si povestirile pot rezista in timp si se pot transforma in resurse de rezistenta la schimbari culturale.

Schimbarea culturii organizationale se poate realiza prin sase metode expuse mai sus. Literatura de specialitate trateaza doua perspective de abordare a schimbarii organizationale. Prima perspectiva sugereaza precautie in abordarea schimbarii culturii de organizatie plecand de la premisa ca este dificil sa diagnostichezi cu precizie un proces atat de complex, mai ales in cazul organizatiilor mari si complexe. De multe ori in cazul acestor tipuri de organizatii putem gasi diferente culturale mari de la un departament la altul, fapt ce i-a indreptatit pe specialiste sa le considere ca subcultura.

A doua perspectiva sugereaza ca dificultatea schimbarii culturii organizationale rezida in faptul ca trebuie schimbate obiceiuri adanc inradacinate si care sunt ineficiente pentru organizatie. Peter Drucker afirma ca valorile profunde, esentiale ale culturii organizationale nu pot fi schimbate decat cu riscul aparitiei frustrarii, frictiunilor si confuziei. Ceea ce conducatorii doresc nu este propriu-zis schimbarea culturii ci schimbarea comportamentelor care sa treaca de sub controlul "normelor negative" sub cel al "normelor pozitive"¹⁶.