Actele controlului financiar

Actele controlului financiar

Activitatea de control presupune in final inscrierea constatarilor organelor de control in anumite documente. Aceste documente, atat ca forma cat si ca structura, fie sunt stabilite de catre organele de control specializate in acest scop, fie sunt luate la aprecierea organelor de control.

Constatarile stabilite in urma controlului sunt consemnate in: raportul de control, actul de constatare a contraventiilor, nota de prezentare a raportului de control si nota de expunere a concluziilor controlului.

Raportul de control este documentul principal al controlului care cuprinde deficientele si abaterile constatate, precum si cauzele si consecintele asupra bunei gospodariri a unitatii controlate.

Acest act se intocmeste pe capitole, intr-o succesiune cronologica, format din o parte introductiva, unde se trec numele organului de control, unitatea care dispune controlul, delegatia pe baza careia s-a efectuat controlul, stadiul de executare a indicatiilor obligatorii si recomandarilor, ca urmare a controalelor facute anterior, perioada in care s-a efectuat controlul. Urmatorul capitol va cuprinde deficientele constatate in legatura cu activitatea unitatii, grupandu-se pe propleme corespunzatoare obiectivelor controlate. Pentru fiecare abatere si deficienta constatata se indica: actele legale incalcate, persoanele raspunzatoare, cauzele, consecintele acestora.

In raportul de control se consemneaza numai constatarile proprii ale echipei de control, bazate pe date si fapte precise, prezentate clar si concis in document. In raport nu se consemneaza opiniile personale ale membrilor echipei de control si nici deficientele ori faptele negative pentru care au fost luate masuri legale, inainte de inceperea controlului.

In ultima parte a raportului de control, se precizeaza ca s-a incheiat controlul si au fost restituite doate documentele de care s-a folosit organul de control, se atara cate exemplare au fost incheiate si se semneaza de organul de control si conducerea unitatii controlate.

In cazul in care se constata fapte care atrag raspunderea penala se intocmeste un act separat care este semnat si de persoanele vinovate precum si de martorii asistenti.

La raportul de control se poate anexa diverse documente precum: situatii, tabele, acte, note de constatare, note explicative.

Notele de constatare reprezinta acele acte constatatorii pentru situatii in care reconstituirea ulterioara nu este intotdeauna posibila. In aceste note se consemneaza situatii de fapt, precum si masurile luate pentru remedierea deficinetelor.

Notele explicative se intocmesc in cazul in care se constata abateri sau fraude care atrag raspundere juridica. Aceste acte sunt intocmite ca niste rapsunsuri la intrebarile organelor de control, pe care le dau persoanele considerate raspunzatoare de abateri si de alte persoane care pot clarifica cauzele si imprejurarile care au determinat nerespectarea actelor normative. Ca urmare a acestor note se definitiveaza constatarile controlului.

Procesul verbal de contraventie se incheie de echipa de control atunci cand se constata inclacarea actelor normative cu privire la disciplina financiara de personalul din unitatea controlata. Acesta cuprinde date privnd faptele savarsite, date despre salariatul raspunzator, cuantumul sumei aplicate ca amenda, se poate acorda si un termen, in care sa se remedieze deficientele constatate, identitatea si semnatura martorului sau confirmarea organului constatator ca s-a incheiat in lipsa de martori.

Acest act se incheie in trei exemplare astfel: unul se da contravenientului, altul organului de control care a instrumentata cazul, si un altul sectiei care executa amenda.

Nota de prezentare a raportului de control, reprezinta un raport personal al organului de control, cu concluzii si propuneri referitoare la abaterile constatate, care se va anexa la actele de control incheiate.

In cazul in care la controlul efectuat nu se constata nici o deficienta sau fapt ilicit, nu se incheie raport de control ci o nota de expunere a concluziilor controlului, in care se va consemna obiectivele si documentele controlate.

In nota de expunere se pot prezenta si alte situatii care nu pot fi consemnate in raportul de control, ca de exemplu: prezentarea principalelor rezultate pozitive obtinute de unitatea controlata si care pot fi generalizate si in alte unitati.

Felul in care se prezinta aceste acte de control are o importanta deosebita, de acestea depinde remedierea deficientelor si luarea masurilor de imbunatatire a activitatii unitatii controlate. Pentru o mai buna finalitate a actiunii de control, actele organelor de control trebuie sa fie clare, complete, concise, obiective, bazate pe faptele si documentele controlate.