Structura organizatorica a Sucursalei CEC Bank Cluj

Structura organizatorica a

Sucursalei CEC Bank Cluj

Organigrama a fost elaborata avandu-se in vedere obiectivele bancii privind orientarea spre client si structura activitatii pe trei domenii principale:

Dezvoltarea afacerilor

Clientela

Administrarea economica

S-au avt in vedere urmatoarele:

Separarea functiilor de vanzare - dezvoltare afaceri

Separarea functiilor de analiza, risc si administrare credite

Separarea functiilor de planificare si monitorizare retea din punct de vedere a profitabilitatii

Orientarea activitatii pe categorii de clienti, respectiv corporate si retail

Fluxurile informationale ce tin de infaptuirea procesului decizional in sucursala au loc in conformitate cu urmatoarea schema:

Serviciul de casierie

Are urmatoarele atributii:

Asigura gestionarea numerarului in cadrul sucursalei

Organizeaza casa de circulatie in scopul asigurarii numerarului necesar unitatilor subordonate din cadrul judetului

Organizeaza activitatea de triere si verificare a numerarului, in vederea retragerii din circulatie a biletelor si monedelor uzate si care nu mai au putere circulatorie

Asigura inlocuirea bancnotelor si monedelor retrase din circulatie datorita uzurii sau anularii puterii circulatorii

Asigura evaluarea, plata si remiterea biletelor de banca si monedelor metalice deteriorate la sucursala Bancii Nationale

Asigura,conform normelor, alimentarea cu fonduri a caselor de circulatie, a subunitatilor din judet si retragerea excedentelor de numerar de la acestea

Tine evidenta valorilor si a numerarului aflat in tezaurul si casieria sucursalei

Asigura indrumarea si controlul privind respectarea cu strictete de catre personalul sucursalei si a unitatilor subordonate a normelor de casierie

Transmite Centralei bancii situatiile operative prevazute in normele de casierie si cele solicitate pentru diverse analize

Asigura impreuna cu organele specializate paza si securitatea numerarului conform dispozitiilor legale si normelor de lucru ale bancii

Realizeaza orice alte lucrari repartizate de conducerea sucursalei

Organizarea compartimentului casierie:

Functioneaza in incaperi speciale, separate de locul de munca al celorlalte compartimente. Imobilul va avea montatela toate ferestrele de la parter in zona compartimentului casierie grile de fier sau geamuri antiefractie.

In cadrul compartimentului casierie se pot organiza:

Case operative de incasari,plati in lei, operatiuni de incasari si plati cu mijloace de plata in valuta,schimb valutar, schimb de bilete de banca cu monede metalice, schimb de bilete deteriorate ( lei si valuta ), vanzare de imprimate cu regim special, vanzarea si rascumpararea certificatelor de depozit, vanzarea actiunilor si altor hartii de valoare, incasari taxe terti beneficiari in program normal si prelungit

Case de incasari serale

Colectarea si transportul numerarului cu mijlocul de transport valori al bancii

Case pentru primirea diverselor valori depuse spre pastrare de catre deponenti in casete si grupuri sigilate

Case de incasari in lei amplasate in afara sediului bancii

Case de schimb valutar si alte operatiuni valutare amplasate in afara sediului bancii

Grupe de verificare a numerarului

Unitatile operative pot organiza in cadrul compartimentului casierie, ghisee multifunctionale prin care se vor efectua operatiuni de incasari si plati in conturi curente si de depozit ale persoanelor fizice,vanzari si cumparari de certificate de depozit, operatiuni de schimb valutar, incasari taxe terti beneficiari, etc.

Fiecare casier de ghiseu va avea locul de munca in cabina separata prevazuta cu usa care se inchide. Usile cabinelor vor fi prevazute cu chei tinandu-se incuiate in cadrul zilei de lucru. Cabinele vor fi dotate cu case de fier sau dulapuri cu incuietori pentru pastrarea valorilor in timpul programului de lucru.

Verificatorii de bani vor avea mese de verificat numerarul, compartimentate cu geamuri transparente. La incetarea activitatii, ei trebuie sa predea numerarul spre verificare controlorului verificator de bani. Personalul bancii care ajuta organele de control la numararea pahetelor de bani este obligat cca pe versoul banderolei fiecarui pachetel a 100 bilete pe care il numara, sa scrie mentiunea controlat, data zilei respective, parafa si semnatura.

Pagubele rezultate in urma savarsirii unor infractiuni in activitatea desfasurata de salariatii casieriei, constatate prin verificare bucata cu bucata a numerarului si a altor valori gestionate de acestia, vor fi recuperate prin decizia de imputare in conditiile legii.

Case de incasari

Casele de incasari CEC Bank primesc depunerile de numerar de la clientii sai. Incasarea numerarului se face numai dupa inregistrarea sumei in jurnalul de casa, iar operatiunea de inregistrare in contul clientilor respectivi se efectueaza in aceeasi zi, dupa verificarea numerarului de la casierie.

Operatiile de primire a numerarului prin casele de incasari se efectueaza pe baza urmatoarelor acte de casa:

Foaie de varsamant cu chitanta(formular nr. 1)

Ordinul de incasare(formular nr. 2)

Borderou insotitor(formular nr. 3)

Documente emise de calculator

Depunerea numerarului cu foaie de varsamant cu chitanta:

Imprimatul foaie de varsamant cu chitanta este compus din doua file-chitanta si foaia de varsamant. Acesta se completeaza de catre depunator cu toate elementele care apar in formular. Cand depunerea se face in favoarea unui titular cu cont la alta banca, foaia de varsamant se intocmeste cu un exemplar in plus, pe hartie simpla. Se comunica administratorului de cont intentia de depunere de numerar si se precizeaza contul in care se depune numerarul.

Dupa primirea foii de varsamant, administratorul de cont verifica daca foaia de varsamant este completata corect si complet si daca toate elementele din prima fila ( chitanta ) corespund cu elementele din cea de a doua fila ( foaia de varsamant ). Dupa verificare, suma din documente se inregistreaza de catre administratorul de cont in jurnalul de casa si apoi acesta semneaza si stampileaza cele doua file ale documentului si le trimite la casierie pe cale interna. Casierul incasator receptioneaza documentele, le verifica si primeste banii de la depunator pe baza monetarului inscris de acesta pe foaia de varsamant. Dupa numararea banilor, casierul compara suma trecuta in foaia de varsamant cu suma incasata si daca acestea corespund, aplica stampila pe cele doua file ale foii de varsamant si elibereaza depunatorului fila nr.1 "Chitanta"impreuna cu prima fila a foii de varsamant.Fila nr 2 "Foaia de varsamant" ramane la casierie ca document de casa si se arhiveaza potrivit prevederilor din prezentele norme.

Inregistrarea in conturile clientilor a sumelor depuse la banca se face dupa efectuarea punctajului cu contabilitatea. In cazul in care este necesar ca actul de casa sa fie inregistrat imediat in cont pentru a se crea disponibil, dupa incasarea numerarului,administratorul de cont va cere casierului sa faca mentiunea sub semnatura in jurnalul de casa ca suma respectiva a fost incasata.

NOTA: Pentru depunerea numerarului la banca se pot utiliza si acte de casa intocmite pe calculator cu respectarea rubricilor, coloanelor, etc, prevazute indocumentele tipizate.

Se foloseste des de catre persoanele juridice pentru depunerile de numerar.

Depunerea numerarului cu ordin de incasare:

Pentru depunerile de numerar reprezentand operatiuni interne ale bancii ( restituiri de avansuri spre decontare neutilizate, salarii neplatite, depunerea numerarului rezultat din vanzarea imprimatelor cu regim special, a certificatelor de depozit, soldul zilei precedente de la programul prelungit de lucru, restituirea numerarului ramas in casele ATM, incasari in lei din vanzarea de valuta la casa de schimb valutar, hartii de valoare, alte incasari in lei ), cat si pentru inregistrarea in evidentele casieriei si ale contabilitatii, pentru alimentarea cu fonduri a casei de circulatie ( de la CEC Bank, alte banci ) se foloseste ordinul de incasare tipizat sau editat pe calculator. Acesta se intocmeste de administratorul de cont si se inregistreaza in jurnalul de casa. Un exemplar se inmaneaza clientului, iar al doilea se arhiveaza. Se foloseste des de catre persoanele fizice la depunerile de numerar in cont curent.

Depunerea numerarului cu borderou insotitor:

Se utilizeaza pentru depunerea numerarului prin genti sigilate. Gentile trebuie sa fie dupa modelul indicat de banca si sa aiba imprimata denumirea unitatii.

"Borderoul insotitor" se intocmeste in trei exemplare.

Seful compartimentului casierie va intocmi si un tabel care va cuprinde:

Numarul curent

Denumirea unitatii

Adresa unitatii

Simbolul contului

Numarul de telefon al unitatii care urmeaza sa depuna incasarile la banca prin genti sigilate.

Tabelul va fi intocmit in doua exemplare, iar dupa aprobarea directorului,un exemplar se va preda contabilitatii si altul casieriei.

Inchiderea caselor de incasari:

La sfarsitul zilei operative, casierul de incasari totalizeaza sumele incasate pe grupe contabile servindu-se in acest scop de actele de casa, dupa care trece totalurile in situatia incasarilor si le confrunta cu totalurile inscrise in jurnalele de casa de catre administratorii de cont. Casierul semneaza in jurnalul de casa, iar administratorul de cont semneaza situatia incasarilor, in dreptul grupei respective,pentru confirmarea sumei.

La inchiderea casei, casierul incasator va preda sefului compartimentului casierie situatia incasarilor impreuna cu documentele de casa, precum si registrul de evidenta a numerarului manipulat. Seful compartimentului casierie va verifica aceste documente dupa care va semna aceasta situatie.

Case de plati :

Prin casele de plati se efectueaza plati in numerar catre clientii bancii in timpul programului de lucru stabilit.  Operatiunile de eliberare a numerarului prin casele de plati se efectueaza pe baza urmatoarelor acte de casa:

Cec simplu (formular nr. 5)

Ordin de plata (formular nr 6)

Documente de casa emise de calculator

Cerere privind rascumpararea certificatelor de depozit,etc

Cambia si biletul la ordin.

Casierul platitor primeste un avans in numerar din casa de circulatie la inceputul fiecarei zile operative in functie de platile programate pentru ziua respectiva, astfel ca, la inchiderea casei, sa nu ramana pe cat posibil cu numerar neutilizat.

Eliberarea numerarului pe baza cecului simplu:

Cecul simplu impreuna cu un act de identitate se prezinta de catre client administratorului de cont care tine contul acestuia. Administratorul de cont realizeaza un control de forma asupra cecului dupa care semneaza si stampileaza cecul. Apoi el inregistreaza suma de plata in jurnalul de casa si il preda impreuna cu documentul de plata administratorului de cont imputernicit cu drept de prima semnatura. Acesta verifica cecul, il semneaza si il trimite la casierie. Jurnalul de casa il inapoiaza administratorului de cont pentru inregistrare in contul beneficiarului. Deci administratorul de cont initiaza operatiunea de retragere de numerar care e transmisa electronic la casierie.

Clientul se prezinta la casier cu actul de identitate.

Casierul platitor primeste cecul pe cale interna, il verifica si apoi,pentru efectuarea platii, completeaza monetarul pe versoul cecului cu suma ce trebuie eliberata, confirma electronic efectuarea operatiei de retragere de numerar si pregateste numerarul in vederea eliberarii. Casierul elibereaza numerarul clientului.

Dupa efectuarea platii, casierul platitor semneaza pe versoul cecului, aplica stampila dreptunghiulara, iar pe fata cecului pune stampila cu mentiunea "Platit" si il arhiveaza la actele de casa.

Retragerile de numerar pe baza cecului numerar se realizeaza de catre persoanele juridice.

Eliberarea numerarului pe baza ordinului de plata:

Clientul se prezinta la administratorul de cont cu un act de identitate si comunica acestuia intentia de retragere de numerar. Administratorul de cont listeaza starea financiara si o prezinta clientului si daca acesta isi da acordul sub semnatura, se initiaza operatiunea de retragere de numerar. Se va intocmi un ordin de plata.

Ordinul de plata se intocmeste de administratorul de cont, se inregistreaza in jurnalul de casa, se valideaza si se transmite la casierie pe cale interna. Controlul, semnarea, circuitul acestuia si efectuarea platii se face dupa aceleasi reguli ca si la cecul simplu .Un exemplar al ordinului de plata se elibereaza clientului si altul se arhiveaza la actele de casa.

Acesta se foloseste de catre persoanele fizice pentru retragerea de numerar.

Inchiderea caselor de plati:

La sfarsitul zilei operative, casierul platitor verifica daca sumele platite pe baza documentelor respective, impreuna cu numerarul pe care il are, corespund cu suma primita drept avans. Numerarul neutilizat va fi predat controlorului verificator de bani, iar documentele de plati si registrul formular nr 9 sefului compartimentului casierie.

Case de incasari-plati

Functioneaza concomitent ca si case de plati, dar si ca si case de incasari.

Case de circulatie in valuta

Operatiunile de incasari si plati in valute efective si alte mijloace de plata straine se fac potrivit Regulamentului CEC Bank privind operatiile valutare, folosind ca document "Chitanta valuta" pentru incasari si "Ordinde plata valuta" pentru plati. Aceste documente se pun la dispozitia clientului de catre banca si se completeaza de catre administratorul de cont in 3 exemplare, pentru fiecare fel de valuta. Se vor utiliza jurnalele de valuta asemanator jurnalelor de casa.

Case pentru primirea diverselor valori, depuse spre pastrare de deponenti - depozitarea in tezaurul cu casete

Depunerea, pastrarea, manipularea, restituirea si evidenta diverselor valori depuse de deponenti la banca, care se pastreaza in casete, se vor efectua astfel:

Cu fiecare dintre solicitanti se va incheia un "Contract de primire in depozit" in doua exemplare,avizat deconsilierul juridic,pe care se va mentiona si numarul casetei respective.Primul exemplar va fi inmanat deponentului si cel de al doilea va ramane la banca.

Deponentul poate stabili o singura persoana care sa fie imputernicita sa consulte sau sa ridice valorile din caseta. Deponentul va mai trebui sa stabileasca conditiile de eliberare a valorilor.

Pe baza contractului de primire in depozit,administratorul de cont va calcula suma de plata in functie de perioada de pastrare si de comisionul stabilit de Centrala.

Deponentul se va prezenta la tezaurul cu casete numai dupa achitarea sumei stabilite pentru inchiriere. El va primi un set de chei al casetei si un permis special de intrare in banca.

Exemplarul nr 2 din contract, ramas la banca, se arhiveaza de casierul cu casete, intr-un dosar special, care se pastreaza in tezaurul cu casete.

La sfarsitul zilei in care au loc operatiuni,casierul tezaurului de casete va completa "Registrul privind evidenta casetelor ocupate cu valori" care se va semna de catre detinatorii de chei de chei de la tezaurul cu casete. Acest registru trebuie sa fie in mod obligatoriu numerotat, snuruit si sigilat.

In cazul ridicarii totale a valorilor depuse spre pastrare, deponentul va intocmi o cerere intr-un exemplar, care va fi aprobata de director. Cu aceasta cerere, deponentul se va prezenta la administratorul de cont al tezaurului cu casete, pentru a verifica daca comisionul a fost achitat in totalitate. In caz contrar se va intocmi o foaie de varsamant pentru plata diferentei neachitate, depunandu-se suma respectiva la casierie. Pe baza chitantei eliberate de casierie, administratorul de cont de la tezaurul cu casete va nota pe cerere numarul foii de varsamant si suma achitata, va semna si va aplica stampila dreptunghiulara. Casierul tezaurului cu casete va retine de la deponent permisul de acces in banca si cheia. Deponentul va semna cererea de ridicare a valorilor in semn de confirmare a restituirii lor in totalitate.

La sfarsitul fiecarei zile operative are loc evidenta,controlul si inchiderea casei.