REGULI GENERALE PRIVIND EVIDENTA, MULTIPLICAREA, MANIPULAREA, TRANSPORTUL, TRANSMITEREA, ARHIVAREA, SI DISTRUGEREA INFORMATIILOR CLASIFICATE

REGULI GENERALE PRIVIND EVIDENTA, MULTIPLICAREA, MANIPULAREA, TRANSPORTUL, TRANSMITEREA, ARHIVAREA, SI DISTRUGEREA INFORMATIILOR CLASIFICATE

   Evidenta materialelor si documentelor care contin informatii clasificate se tine in registre speciale, intocmite potrivit modelelor prevazute in anexele nr. 4, 5 si 6 din HG. 585/2002.
   Fiecare document sau material va fi inscriptionat cu numarul de inregistrare si data cand este inscris in registrele de evidenta.
   Numerele de inregistrare sunt precedate de numarul de zerouri corespunzator nivelului de secretizare atribuit sau de litera 'S' pentru secrete de serviciu.
   Toate registrele, condicile si borderourile se inregistreaza in registrul unic de evidenta a registrelor, condicilor, borderourilor si a caietelor pentru insemnari clasificate, conform modelului din anexa nr. 7 din HG. 585/2002.
   Fac exceptie actele de gestiune, imprimatele inseriate si alte documente sau materiale cuprinse in forme de evidenta specifice.
   Documentele sau materialele care contin informatii clasificate inregistrate in registrele prevazute in art.precedent nu vor fi inregistrate in alte forme de evidenta.
   Emitentii si detinatorii de informatii clasificate sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor si materialelor primite, expediate sau a celor intocmite de unitatea proprie, potrivit legii.
   In registrele pentru evidenta informatiilor clasificate vor fi mentionate numele si prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica prevazuta in anexa nr. 8 din HG. 585/2002.
   Atribuirea numerelor de inregistrare in registrele pentru evidenta se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.
   Numerele de inregistrare se inscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care contin informatii clasificate, precum si pe documentele anexate.
   Anual, documentele se claseaza in dosare, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatoare arhivistice, potrivit legii.
   Clasarea documentelor sau materialelor care contin informatii clasificate se face separat, in functie de suportul si formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de pastrare si protejare adecvate.
   Informatiile strict secrete de importanta deosebita vor fi compartimentate fizic si inregistrate separat de celelalte informatii.
   Evidenta documentelor strict secrete si secrete poate fi operata in acelasi registru.
  Hartile, planurile topografice, asamblajele de harti si alte asemenea documente se inregistreaza in registrele pentru evidenta informatiilor clasificate prevazute in anexele nr. 4, 5 si 6 din HG. 585/2002.
  Atribuirea aceluiasi numar de inregistrare unor documente cu continut diferit este interzisa.
  Registrele de evidenta vor fi completate de persoana desemnata care detine autorizatie sau certificat de securitate corespunzator.
   Multiplicarea prin dactilografiere si procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizata numai de catre persoane autorizate sa aiba acces la astfel de informatii.
   Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizata de persoane autorizate, numai in incaperi special destinate.
   Documentelor care contin informatii clasificate rezultate in procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de evidenta a informatiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9 din HG. 585/2002.
   Numerele se atribuie consecutiv, incepand cu cifra 1, pe parcursul unui an calendaristic si se inscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului.
   Evidentierea operatiunii de multiplicare se face prin marcare atat pe original, cat si pe toate copiile rezultate.
   Pe documentul original marcarea se aplica in partea dreapta jos a ultimei pagini.
   Pe copiile rezultate, marcarea se aplica pe prima pagina, sub numarul de inregistrare al documentului.
   In cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operatiune, ce va fi, de asemenea, inscrisa in registru.
   Exemplarele rezultate in urma copierii documentului secret de stat se numeroteaza in ordine succesiva, chiar daca operatiunea se efectueaza de mai multe ori si la date diferite.
   Multiplicarea documentelor clasificate se face in baza aprobarii conducatorului unitatii detinatoare, cu avizul structurii/functionarului de securitate, ambele inscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de insotire in care se mentioneaza necesitatea multiplicarii.
   Extrasul dintr-un document care contine informatii clasificate se face in baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conducatorului unitatii, iar documentul rezultat va avea mentionat sub numarul de exemplar cuvantul 'Extras' si numarul de inregistrare al documentului original.
   Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original se aplica, in mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
   Daca emitentul doreste sa aiba control exclusiv asupra reproducerii, documentul va contine o indicatie vizibila cu urmatorul continut: 'Reproducerea acestui document, totala sau partiala, este interzisa'.
   Informatiile clasificate inscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au mentiunea 'Reproducerea interzisa' nu se multiplica.
  In cazul copierii unui document care contine informatii clasificate se procedeaza astfel:
  a) se stabileste numarul de exemplare in care va fi multiplicat;
  b) se completeaza si se aproba cererea pentru multiplicare, dupa care aceasta se inregistreaza in registrul de evidenta - anexa nr. 4 sau anexa nr. 5 din HG. 585/2002, dupa caz;
  c) documentul original se preda operatorului pe baza de semnatura;
  d) dupa verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semneaza in registrul de evidenta a informatiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9 din HG. 585/2002;
  e) repartitia in vederea difuzarii exemplarelor copiate se consemneaza de catre structura/functionarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere;
  f) cererea pentru copiere impreuna cu exemplarele copiate se predau pe baza de semnatura structurii/functionarului de securitate in vederea difuzarii sau expedierii.
    Cand se dactilografiaza, se proceseaza la calculator sau se copiaza documente care contin informatii clasificate, in mai mult de doua exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii pentru copiere se inscriu destinatarii documentelor si numarul exemplarelor.
   Atunci cand numarul destinatarilor este mare se intocmeste un tabel de difuzare, care se inregistreaza ca document anexat la original.
   Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru fiecare copie, indiferent de data executarii, avandu-se in vedere si numarul de exemplare rezultat in urma dactilografierii sau procesarii la calculator.
  Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice ori pe suporti magnetici in urmatoarele conditii:
  a) procesul de microfilmare sau stocare sa fie realizat cu aprobarea emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a informatiilor respective;
  b) microfilmelor, discurilor optice sau suportilor magnetici de stocare sa li se asigure aceeasi protectie ca a documentului original;
  c) toate microfilmele, discurile optice sau suportii magnetici de stocare sa fie inregistrate intr-o evidenta specifica si supuse, ca si documentele originale, verificarii anuale.
   Difuzarea informatiilor clasificate multiplicate se face obligatoriu cu avizul structurii/ functionarului de securitate.
   Informatiile clasificate pot fi redifuzate de catre destinatarul initial la alti destinatari, cu respectarea normelor din prezentele standarde.
   Emitentul este obligat sa indice clar toate restrictiile care trebuie respectate pentru difuzarea unei informatii clasificate. Cand se impun astfel de restrictii, destinatarii pot proceda la o redifuzare numai cu aprobarea scrisa a emitentului.
  In cazul in care un document secret de stat este studiat de o persoana abilitata, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa astfel de documente in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu, aceasta activitate trebuie consemnata in fisa de consultare, conform modelului din anexa nr. 1 din HG. 585/2002.
   Informatiile clasificate iesite din termenul de clasificare se arhiveaza sau se distrug.
   Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se mentioneaza in registrul de evidenta principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regasire sau, dupa caz, a numarului de inregistrare a procesului-verbal de distrugere.
   Distrugerea informatiilor clasificate inlocuite sau perimate se face numai cu avizul emitentului.
   Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care contin informatii cu acest caracter se face astfel incat sa nu mai poata fi reconstituite.
   Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create in procesul de elaborare a unui document, care contin informatii clasificate, de regula, se distrug.
   In cazul in care se pastreaza, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai inalt al informatiilor continute, arhivate si protejate corespunzator clasei sau nivelului de secretizare a documentului final.
   Informatiile strict secrete de importanta deosebita destinate distrugerii vor fi inapoiate unitatii emitente cu adresa de restituire.
   Fiecare asemenea informatie va fi trecuta pe un proces-verbal de distrugere, care va fi aprobat de conducerea unitatii si semnat de seful structurii/functionarul de securitate si de persoana care asista la distrugere, autorizata sa aiba acces la informatii strict secrete de importanta deosebita.
   In situatii de urgenta, protectia, inclusiv prin distrugere, a materialelor si documentelor strict secrete de importanta deosebita va avea intotdeauna prioritate fata de alte documente sau materiale.
   Procesele-verbale de distrugere si documentele de evidenta ale acestora vor fi arhivate si pastrate cel putin 10 ani.
   Distrugerea informatiilor strict secrete, secrete si secrete de serviciu va fi evidentiata intr-un proces-verbal semnat de doua persoane asistente autorizate sa aiba acces la informatii de acest nivel, avizat de structura/functionarul de securitate si aprobat de conducatorul unitatii.
   Procesele-verbale de distrugere si documentele de evidenta a informatiilor strict secrete, secrete si secrete de serviciu vor fi pastrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioada de cel putin trei ani, dupa care vor fi arhivate si pastrate cel putin 10 ani.
   Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizeaza de catre persoanele care le-au elaborat.
   Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se intocmeste in situatia in care acestea au fost inregistrate intr-o forma de evidenta.
   Documentele si materialele ce contin informatii clasificate se transporta, pe teritoriul Romaniei, prin intermediul unitatii specializate a Serviciului Roman de Informatii, potrivit normelor stabilite prin hotarare a Guvernului.
   Documentele si materialele care contin informatii clasificate se transporta in strainatate prin valiza diplomatica, de catre curierii diplomatici selectionati si pregatiti de Serviciul de Informatii Externe.
   Este interzisa expedierea documentelor si materialelor ce contin informatii clasificate prin S.N. 'Posta Romana' ori prin alte societati comerciale de transport.
  Conducatorii unitatilor detinatoare de informatii clasificate vor desemna, din structura de securitate proprie, in conditiile prezentelor standarde, cel putin un delegat imputernicit pentru transportul si executarea operatiunilor de predare-primire a corespondentei clasificate, intre aceasta si unitatea specializata a Serviciului Roman de Informatii.

INTOCMIT

COMPARTIMENT STRUCTURA DE SECURITATE

Intocmit I.R.

Red. B.E.

Nr.ex.1