AUDITAREA SISTEMELOR CALITATII

AUDITAREA SISTEMELOR CALITATII

1. Generalitati referitoare la auditul calitatii

Auditul calitatii reprezinta, prin definitie, examinarea sistematica si independenta, in scopul de a determina daca activitatile referitoare la calitate si rezultatele aferente, satisfac dispozitiile prestabilite, precum si daca aceste dispozitii sunt implementate efectiv si corespunzator pentru realizarea obiectivelor.

Auditul calitatii se aplica unui sistem al calitatii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor. Astfel de audituri sunt adesea denumite auditul sistemului calitatii, auditul calitatii procesului, auditul calitatii produsului sau auditul calitatii serviciului.

Auditorul este persoana calificata pentru efectuarea auditurilor calitatii.

Auditatul este organizatia aflata in curs de auditare.

Auditurile sunt implicate in sistemele calitatii pentru urmatoarele scopuri:

pentru stabilirea unui punct initial de dezvoltare a sistemelor calitatii;

pentru monitorizarea progresului in dezvoltarea sistemelor calitatii;

pentru ca sunt o modalitate de evaluare externa a competentei sistemelor de certificare conform ISO 9000;

pentru ca asigura o monitorizare interna statutara a competentei, performantelor si eficientei sistemelor;

pentru evaluarea unui furnizor existent sau potential cu privire la capacitatea sa de a se asigura bunuri si/sau servicii de calitate adecvata.

Auditarea reprezinta o etapa extrem de importanta in cadrul proceselor de certificare a sistemelor de managementul calitatii, fiind o etapa intermediara intre conceperea si implementarea sistemului si certificarea  acestuia. Auditarea "certifica" eforturile deosebite realizate in etapele de concepere si implementare a sistemului calitatii.

Detalii exacte si cunostinte solide despre audit trebuiesc sa stie foarte bine atat auditorul cat si auditatul. Intreaga problematica a auditurilor este vasta si, in general, poate fi subiectul unor lucrari distincte. In continuare vor fi prezentate doar o parte din consideratiile relative la aceasta tema, rezultate din prevederile standardului ISO 10011-1.

Obiectivele auditului sunt, in mod normal, destinate pentru unul sau mai multe din urmatoarele scopuri:

sa determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calitatii cu conditiile specificate;

sa determine eficacitatea cu care sistemul calitatii implementat satisface obiectivele calitatii specificate;

sa dea auditatului ocazia de a imbunatati sistemul calitatii;

sa satisfaca conditiile de reglementare;

sa permita inregistrarea sistemului calitatii al organizatiei auditate.

Auditurile sunt, in general, initiate pentru unul sau mai multe din urmatoarele considerente:

sa se evalueze initial un furnizor, atunci cand se doreste stabilirea unei relatii contractuale;

sa se verifice daca sistemul calitatii al unei organizatii continua sa satisfaca conditiile specificate si daca este implementat;

sa se verifice, in cadrul unei relatii contractuale, daca sistemul calitatii furnizorului continua sa satisfaca conditiile specificate si daca este implementat;

sa se evalueze sistemul calitatii al unei organizatii in raport cu un standard referitor la sistemul calitatii.

Aceste audituri pot fi curente sau pot fi impuse de modificari semnificative ale sistemului calitatii din cadrul organizatiei ale calitatii procesului, produsului sau serviciului, sau de necesitatea de a urmari o actiune corectiva.

Exista pericolul ca auditurile calitatii sa aiba ca efect un transfer al responsabilitatii pentru realizarea calitatii, de la personalul de executie catre organizatia de auditare.

Se recomanda, de asemenea, ca auditurile calitatii sa nu conduca la o extindere a domeniului de incidenta al functiilor calitatii mai mult decat este necesar pentru a satisface obiectivele calitatii.

Nici o data un audit nu poate patrunde in profunzimea tuturor aspectelor si detaliilor sistemului si nici macar a unei parti a acestuia. De aceea, pentru o cat mai buna eficienta a auditurilor, acestea trebuiesc realizate in conditii de echilibru intre o abordare generala, de ansamblu, realizata aproape superficial la nivelul intregii arii auditate, si investigatiile aleatorii, extrem de aprofundate, realizate pe o sectiune mica incat sa permita un studiu amanuntit, sub toate aspectele. In orice audit este necesara o combinatie a celor doua, a doua tehnica este mai justificata daca este suspectata o anumita problema sau neconformitate.

2. Roluri si responsabilitati in desfasurarea auditurilor

Indiferent daca un audit este efectuat de o echipa sau o persoana, se recomanda ca o persoana sa fie investita cu o responsabilitate generala, adica sa fie un auditor sef.

In functie de circumstante, echipa de audit poate include specialisti in domeniu, auditori in curs de formare sau observatori, daca sunt acceptabili pentru client, pentru auditat si auditorul sef.

Responsabilitatile auditorului sunt:

conformarea cu conditiile aplicabile auditului;

comunicarea si clarificarea conditiilor auditului;

planificarea si realizarea in mod efectiv si eficient a responsabilitatilor atribuite;

consemnarea observatiilor;

raportarea rezultatelor auditului;

verificarea rezultatelor auditului;

verificarea eficientei actiunilor corective intreprinse ca rezultat al auditului (daca este ceruta de catre client);

pastrarea si protejarea in conditii de securitate a documentelor referitoare la audit:

prezentarea unor astfel de documente, dupa cum este necesar;

asigurarea ca astfel de documente raman confidentiale;

tratarea cu discretie a informatiilor confidentiale;

cooperarea cu auditorul sef si sprijinirea lui.

Responsabilitatea principala revine, in ultima instanta, auditorului sef pentru toate fazele auditului. Se recomanda ca auditorul sef sa aiba capacitate si experienta de conducere si sa dispuna de autoritate pentru a lua decizii finale referitoare la conducerea auditului si la orice observatii provenite din audit.

Responsabilitatile auditorului sef cuprind, de asemenea:

participarea la selectarea altor membri ai echipei de audit;

elaborarea planului de audit;

reprezentarea echipei de audit in fata conducerii auditatului; prezentarea raportului de audit.

Unul din cuvintele cheie din definitia unui audit este independenta. Se recomanda ca auditorii sa fie impartiali si sa nu fie supusi unor influente care ar putea sa le afecteze obiectivitatea. Se recomanda ca toate persoanele si organizatiile implicate intr-un audit sa respecte si sa sprijine independenta si probitatea auditorilor.

Activitatile auditorului sef sunt, in general, urmatoarele:

sa defineasca conditiile pentru fiecare audit care ii este atribuit, inclusiv calificarile cerute pentru auditori;

sa se conformeze conditiilor aplicabile auditarii, precum si altor directive adecvate;

sa planifice auditul, sa elaboreze documentele de lucru si sa dea instructiuni echipei de audit;

sa analizeze documentatia referitoare la activitatile sistemului calitatii existent, pentru a determina daca aceasta este adecvata;

sa raporteze imediat auditatului neconformitatile critice;

sa raporteze orice obstacol major intalnit in efectuarea auditului;

sa raporteze rezultatele auditului in mod clar, conclusiv si fara o intarziere nejustificata.

Pentru auditorii din echipa se recomanda urmatoarele:

sa ramana in limitele domeniului de aplicare a auditului;

sa manifeste obiectivitate;

sa colecteze si sa analizeze dovezi care sunt pertinente si suficiente pentru a permite elaborarea concluziilor referitoare la sistemul calitatii auditat;

sa fie atenti la orice indicii asupra dovezilor care pot influenta rezultatele auditului si, eventual, impun o extindere a auditarii;

sa fie capabil sa raspunda la intrebari ca:

procedurile, documentele si alte informatii care descriu sau sustin elementele cerute ale sistemului calitatii sunt cunoscute, intelese si utilizate de catre personalul auditatului si sunt disponibile acestuia?

Toate documentele si alte informatii utilizate pentru a descrie sistemul calitatii sunt adecvate realizarii obiectivelor stabilite ale calitatii?

sa actioneze tot timpul intr-un mod etic.

Pe timpul auditului clientul, auditatul, colaboreaza cu auditorii si are, in general, urmatoarele activitati si atributii:

stabileste necesitatea si scopurile auditului si initiaza procesul respectiv;

stabileste organizatia de auditare;

stabileste domeniul general al auditului, de exemplu standardul sau documentul referitor la sistemul calitatii, pe baza caruia trebuie condus auditul;

primeste raportul de audit;

stabileste ce actiune de urmarire, daca este vreuna, trebuie intreprinsa si informeaza auditatul despre aceasta.

Auditatul trebuie sa-si aminteasca ca auditul este in folosul firmei si nu o apreciere a abilitatilor si performantelor sale. Departamentul sau va beneficia de sisteme eficiente iar auditul urmeaza sa fie un efort de echipa, pentru a se asigura ca cerintele sunt satisfacute si sunt efectuate toate imbunatatirile posibile.

Pentru conducerea auditatului se recomanda urmatoarele activitati:

sa informeze, din timp, personalul implicat in procesul auditarii, asupra obiectivelor si domeniului auditului. Precizeaza personalului clar obiectivele si domeniile supuse auditului;

sa numeasca membrii responsabili din cadrul personalului care sa insoteasca membrii echipei de audit;

sa puna la dispozitie toate resursele necesare echipei de audit, in scopul de a se asigura un proces eficient de audit;

sa asigure accesul la facilitati si la materiale doveditoare, dupa cum solicita auditorii;

sa coopereze cu auditorii, pentru a permite ca obiectivele auditului sa fie realizate;

sa stabileasca si sa initieze actiuni corective, bazate pe raportul de audit.

Pe timpul auditului, auditatul va trebui sa-si sfatuiasca membrii echipei care insotesc echipa de auditare sa manifeste deplina dorinta de cooperare, sa sprijine si sa faca cat mai placuta posibil activitatea tuturor celor implicati in aceasta activitate. Trebuie sa se raspunda cu deplina sinceritate la toate intrebarile si sa nu se manifeste tendinta de ascundere a deficientelor cunoscute.

Toate deficientele semnalate trebuiesc remediate daca se poate chiar imediat sau in cel mai scut timp. Trebuiesc facute notite in paralel cu echipa de auditori pentru a avea, eventual, argumente in finalul discutiilor relative la audit.

Daca unele constatari ale auditorilor sunt in contradictie atunci trebuie manifestata hotarare in justificarea realitatii dar nu trebuie niciodata si sub nici un motiv sa se ajunga la cearta sau discutii aprinse, depasind un ton moderat.

Clientul decide, in ultima instanta, ce elemente ale sistemului calitatii, zone si activitati ale organizatiei urmeaza sa fie auditate intr-un interval de timp specificat. Se recomanda ca aceasta decizie sa fie luata cu ajutorul auditorului sef. Daca este cazul, auditatul este consultat atunci cand se stabileste domeniul auditului.

Se recomanda ca domeniul si profunzimea auditului sa fie definite astfel incat sa satisfaca necesitatile specifice de informare ale clientului.

Standardele sau documentele cu care este necesar sa se conformeze sistemul calitatii auditatului sunt specificate de catre client, functie de intentiile acestuia.

Pentru a demonstra functionarea si eficienta sistemului calitatii al auditatului se recomanda sa fie disponibile dovezi obiective suficiente. Ca urmare, resursele alocate auditului sa fie suficiente pentru a corespunde domeniului si profunzimii prevazute ale acestuia.

Necesitatea de a efectua un audit este stabilita de catre client, luand in considerare conditiile specificate sau de reglementare si alti factori adecvati. Modificari importante in conducere, organizare, politica, tehnici sau tehnologii, care pot influenta sistemul calitatii, sau modificari ale sistemului insusi, precum si rezultatele ultimilor audituri sunt reprezentative pentru circumstantele care trebuie luate in considerare atunci cand se hotaraste frecventa auditului. In cadrul unei organizatii, auditurile interne pot fi organizate in mod regulat pentru scopuri de conducere sau de afaceri.

3. Analiza preliminara a prezentarii sistemului calitatii al auditatului si pregatirea auditului

Ca baza pentru planificarea auditului, se recomanda ca auditorul sa analizeze prezentarea oficiala a metodelor utilizate de auditat in vederea satisfacerii prevederilor sistemului calitatii (cum ar fi manualul calitatii sau echivalentul sau), pentru a stabili daca aceasta prezentare este adecvata.

Daca aceasta analiza evidentiaza faptul ca sistemul prezentat de auditat nu este adecvat satisfacerii prevederilor, se recomanda sa nu se efectueze alte cheltuieli pentru audit pana cand problemele respective nu sunt rezolvate intr-un mod care sa satisfaca clientul, auditorul si, cand este cazul, auditatul.

Pregatirea auditului se face, mai intai, prin intocmire unui plan de audit.

Se recomanda ca planul de audit sa fie aprobat de client si comunicat auditorilor si auditatului. De asemenea, planul trebuie sa fie astfel conceput incat sa fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe baza informatiilor culese in timpul auditului si de a permite utilizarea eficienta a resurselor. In acest sens planul trebuie sa cuprinda:

obiectivele si domeniul auditului;

identitatea persoanelor care au responsabilitati directe, importante, referitoare la obiective si domeniu;

identificarea documentelor de referinta (cum ar fi standardul aplicabil referitor la sistemul calitatii si manualul calitatii al auditatului);

identitatea membrilor echipei de audit;

limba utilizata in timpul auditului;

data si locul in care urmeaza sa fie efectuat auditul;

identificarea compartimentelor organizatorice care trebuie auditate;

data si durata estimate pentru fiecare activitate importanta a auditului;

programul sedintelor care trebuie tinute cu conducerea auditatului;

conditii de confidentialitate;

difuzarea raportului de audit si data estimata a publicarii.

Daca obiecteaza asupra vreunei prevederi din planul de audit, se recomanda ca astfel de obiectii sa fie imediat aduse la cunostinta auditorului sef. Se recomanda ca aceste obiectii sa fie rezolvate de auditorul sef impreuna cu auditatul si, daca este necesar, cu clientul, inainte de efectuarea auditului.

Se recomanda ca detalii specifice ale planului de audit sa fie comunicate auditatului numai in timpul auditului, daca aducerea lor prematura la cunostinta nu pericliteaza colectarea de dovezi obiective.

Se recomanda ca fiecarui auditor sa i se atribuie pentru auditare elemente specifice ale sistemului calitatii sau compartimente functionale. Se recomanda ca astfel de atributii sa fie repartizate de catre auditorul sef prin consultare cu auditorul respectiv.

Acestea au fost principalele recomandari relativ la activitatea de pregatire a auditului.

Documente de lucru si efectuarea auditului

Documentele necesare pentru a facilita investigatiile auditorului si pentru a documenta si a raporta rezultatele pot include:

- liste de verificare utilizate pentru evaluarea elementelor sistemului calitatii (in mod normal, elaborate de catre auditorul caruia i s-a atribuit auditarea acelui element specific);

- formulare pentru raportarea observatiilor auditului;

formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

Se recomanda ca documentele de lucru sa fie concepute astfel incat sa nu limiteze activitatile sau investigatiile suplimentare in cadrul auditului, care pot deveni necesare ca rezultat al informatiilor culese in timpul auditului.

Documentele de lucru cuprinzand informatii confidentiale sau referitoare la brevete trebuie protejate corespunzator de catre organizatia de auditare.

Efectuarea auditului incepe, in mod obisnuit, cu o sedinta de deschidere.

Scopul unei sedinte de deschidere este de:

a prezenta membrii echipei de audit cadrelor de conducere ale auditatului;

a analiza domeniul si obiectivele auditului;

a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza sa fie utilizate pentru efectuarea auditului;

a stabili caile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;

a confirma ca sunt disponibile resursele si facilitatile necesare echipei de audit;

a confirma ora si data pentru sedinta de inchidere si pentru toate cele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

Pe timpul auditului sunt efectuate diverse examinari si se colecteaza diferite dovezi.

Se recomanda ca dovezile sa fie colectate prin intermediul interviurilor, examinarii documentelor si al observarii activitatilor si conditiilor din zonele de interes. Indiciile care semnaleaza neconformitati se recomanda sa fie notate daca par semnificative, chiar daca nu sunt cuprinse in lista de verificari, si sa fie investigate. Informatiile culese din interviuri se recomanda sa fie verificate prin obtinerea acelorasi informatii din alte surse independente, cum ar fi: observatii fizice, masuratori si inregistrari.

In timpul auditului, auditorul sef poate efectua schimbari ale atributiilor si ale planului de audit, cu aprobarea clientului si cu acordul auditatului, daca aceste schimbari sunt necesare pentru a se asigura realizarea optima a obiectivelor auditului.

Daca rezulta ca obiectivele auditului nu pot fi realizate, se recomanda ca auditorul sef sa raporteze clientului si auditatului motivele.

Este recomandat ca toate observatiile auditului sa fie documentate. Dupa ce au fost auditate toate activitatile, se recomanda ca echipa de audit sa analizeze toate observatiile sale pentru a stabili care dintre acestea urmeaza sa fie raportate ca neconformitati. Se recomanda ca, ulterior, echipa de audit sa se asigure ca aceste neconformitati sunt clar si concis documentate si ca sunt sustinute de dovezi. Se recomanda ca neconformitatile sa fie identificate in raport cu conditiile specifice ale standardului sau ale altor documente conexe, in conformitate cu care auditul a fost efectuat. Se recomanda ca observatiile sa fie analizate de catre auditorul sef impreuna cu reprezentantul conducerii auditatului. Se recomanda ca toate observatiile asupra neconformitatilor sa fie luate la cunostinta de catre conducerea auditatului.

La sfarsitul auditului, inainte de elaborarea raportului de audit, se recomanda ca echipa de audit sa aiba o sedinta cu conducerea auditatului si cu responsabilii pentru domeniile implicate. Scopul principal al sedintei este de a prezenta conducerii observatiile auditului, astfel incat sa se asigure ca acesta intelege rezultatele auditului. Auditorul sef va prezenta toate observatiile, luand in considerare modul de percepere a semnificatiei acestora. Se recomanda ca auditorul sef sa prezinte concluziile echipei de audit referitoare la eficacitatea cu care sistemul calitatii asigura ca obiectivele calitatii vor fi satisfacatoare.

Daca este necesar, auditorii pot face, de asemenea, recomandari auditatului pentru imbunatatirea sistemului calitatii. Recomandarile nu sunt obligatorii pentru auditat. Este la latitudinea auditatului sa stabileasca amploarea, modul si mijloacele de actiune pentru imbunatatirea calitatii.

Inregistrarile referitoare la sedinta de inchidere trebuiesc sa fie pastrate.

Documente de audit. Elaborarea raportului de audit

Raportul de audit este elaborat sub conducerea auditorului sef, care este responsabil pentru corectitudinea si caracterul complet al acestuia.

Este de dorit ca raportul de audit sa reflecte cu fidelitate atat spiritul cat si continutul auditului. Raportul trebuie sa fie datat si semnat de catre auditorul sef. Se recomanda ca raportul sa contina urmatoarele elemente, dupa cum este cazul:

domeniul si obiectivele auditului;

detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit si a reprezentantilor auditatului, perioada desfasurarii auditului si identificarea organizatiei auditate;

identificarea documentelor de referinta in raport cu care a fost efectuat auditul (standardul referitor la sistemul calitatii, manualul calitatii al auditatului etc.);

observatii asupra neconformitatilor;

aprecierea echipei de audit asupra masurii in care auditatul se conformeaza standardului aplicabil referitor la sistemul calitatii si documentatiei conexe;

capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitatii;

lista de difuzare a raportului de audit.

Orice comunicare intre sedinta de inchidere si emiterea raportului se recomanda sa fie facuta prin intermediul auditorului sef.

Raportul de audit trebuie sa fie transmis clientului de catre auditorul sef. Clientul are responsabilitatea de a furniza o copie a raportului de audit conducerii auditatului. Orice difuzare suplimentara trebuie sa fie stabilita prin consultare cu auditatul. Rapoartele de audit care cuprind informatii confidentiale sau referitoare la brevete trebuie protejate corespunzator de catre organizatia de auditare si de catre client.

Raportul de audit trebuie sa fie emis cat mai repede posibil. Daca nu poate fi emis in perioada de timp convenita, se recomanda ca motivele de intarziere sa fie aduse la cunostinta, atat clientului cat si auditatului si o noua data de emitere sa fie stabilita.

Se recomanda ca documentele de audit sa fie pastrate in baza acordului dintre client, organizatia de auditare si auditat si in conformitate cu toate conditiile de reglementare.

Auditul este incheiat prin prezentarea raportului de audit clientului.

Auditatul este responsabil pentru stabilirea si initierea actiunilor corective necesare pentru a corecta o neconformitate sau pentru a corecta cauza unei neconformitati. Auditorul este responsabil numai pentru identificarea neconformitatii.

Se recomanda ca actiunile corective si auditurile de urmarire ulterioare sa fie incheiate intr-o perioada de timp convenita de catre client si auditat, prin consultare cu organizatia de auditare.

Organizatia de auditare trebuie sa informeze clientul asupra stadiului activitatilor aferente actiunilor corective si asupra stadiului auditurilor de urmarire. Dupa verificarea implementarii actiunilor corective, organizatia de auditare poate sa elaboreze un raport al auditului de urmarire si sa il difuzeze intr-un mod similar cu cel al raportului de audit initial.

6. Criterii de calificare pentru auditorii sistemelor calitatii

Pentru ca auditurile sistemelor calitatii sa fie efectuate eficient si uniform, dupa cum este definit in ISO 10011-1, sunt necesare criterii minime pentru calificarea auditorilor.

In ISO 10011-2 sunt descrise criteriile de calificare minime pentru ca auditorii sa poata fi considerati ca sunt in masura sa realizeze activitatile specifice unui audit al sistemelor calitatii.

De asemenea, standardul furnizeaza metoda prin care trebuie apreciata si mentinuta conformitatea unui auditor potential cu criteriile de calificare.

Aceste informatii sunt cuprinse in Anexa A care face parte integranta din aceasta parte a ISO 10011. Anexa B cuprinde informatii asupra certificarii nationale a auditorilor, dar nu face parte integranta din aceasta parte a ISO 10011.

Criteriile de calificare pentru auditorii sistemelor calitatii fac referiri la studiile, instruirea, experienta, insusirile personale, capacitatea de a conduce si felul cum acestia isi mentin competenta profesionala.

In cele ce urmeaza se vor face cateva consideratii generale.

Ca studii se recomanda pentru candidatii auditori sa fi absolvit cel putin invatamantul secundar, adica acea etapa din cadrul sistemului national de invatamant care urmeaza invatamantului primar sau elementar, dar care precede etapa ce permite obtinerea unei diplome de invatamant superior, sau dupa care se hotaraste de catre comisia de evaluare descrisa in Anexa A. Se recomanda ca acesti candidati sa fi demonstrat capacitatea lor de exprimare clara si fluenta a conceptelor si ideilor, atat oral cat si in scris, in limba lor recunoscuta oficial.

Pentru a se asigura competenta candidatilor auditori in ceea ce priveste abilitatile cerute in scopul efectuarii auditurilor si al conducerii auditurilor, se recomanda ca acestia sa fi fost instruiti.

Se recomanda ca instruirea in urmatoarele domenii sa fie considerata ca deosebit de relevanta:

cunoasterea si intelegerea standardelor fata de care pot fi efectuate auditurile sistemelor calitatii;

tehnicile de apreciere a examinarii, chestionarii, evaluarii si raportarii;

tehnicile suplimentare necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea, comunicarea si indrumarea.

De regula o astfel de competenta trebuie sa fie demonstrata prin examinari scrise sau orale, sau prin alte metode acceptabile.

Pentru candidatii auditori se recomanda sa aiba o experienta profesionala practica de minimum patru ani cu program de lucru normal (exclusiv instruirea), dintre care cel putin doi ani sa fi fost in activitati de asigurarea calitatii.

Inainte de a-si asuma responsabilitatea efectuarii de audituri se recomanda ca, in calitate de auditor, candidatul sa fi dobandit experienta in intregul proces de audit, asa cum este descris in ISO 10011-1. Este de dorit ca aceasta experienta sa fi fost dobandita prin participarea la cel putin patru audituri, cu o durata totala de cel putin 20 zile, incluzand analiza documentelor, activitatile curente de audit si raportarea auditului.

De asemenea, este de dorit ca intreaga experienta relevanta sa fie recenta.

Ca insusiri personale pentru candidatii auditori se recomanda sa aiba capacitatea de a percepe situatiile in mod realist, sa inteleaga operatiuni complexe dintr-o perspectiva larga si sa inteleaga rolul unitatilor individuale in cadrul intregii organizatii.

Se recomanda ca auditorul sa fie capabil sa foloseasca aceste insusiri in scopul de:

a dobandi rapid cunostinte si intelegea functiei si sistemelor asociate ce sunt auditate;

a avea caracter de independenta si taria de a rezista unor eventuale presiuni psihice;

a obtine si a evalua in mod corect dovezile obiective;

a ramane fidel scopului auditului, fara teama si fara favoruri;

a evalua in mod constant si sistematic situatiile si interactiunile din timpul auditului;

a avea calitatile de adaptare pentru a stabili bune relatii, bazate pe colaborare reciproca, cu oamenii. In plus poate castiga repede respectul, este planificat, isi foloseste eficient timpul;

a trata personalul implicat intr-un mod care sa serveasca cel mai bine scopului auditului;

a efectua auditul fara abateri datorate neatentiei;

a acorda procesului de audit toata atentia si tot sprijinul;

a reactiona calm, logic, profesional si eficient in situatii stresante;

a ramane fidel unei concluzii, in ciuda oricaror presiuni de a o schimba, daca schimbarea nu se bazeaza pe dovezi.

Caracteristicile de evitat ale unui auditor sunt aroganta, opiniile subiective, nerabdarea, credulitatea si necinstea.

Pentru candidatii auditori se recomanda sa demonstreze, prin mijloace corespunzatoare, cunostintele si capacitatea de a-si utiliza abilitatile de conducere necesare pentru efectuarea unui audit, asa cum este recomandat in ISO 10011-1.

Se recomanda ca auditorii sa-si mentina competenta prin:

asigurarea mentinerii la zi a cunostintelor proprii privind standardele si conditiile referitoare la sistemele calitatii;

participarea la instruiri de perfectionare, daca este necesar;

analizarea activitatii lor, cel putin o data la trei ani, de catre o comisie de evaluare.

Se recomanda ca aceste masuri sa asigure ca auditorul continua sa satisfaca toate conditiile prezentei parti a ISO 10011. Se recomanda ca analizele auditorilor sa ia in considerare orice informatii suplimentare, pozitive sau negative, aparute dupa analiza anterioara.

Se recomanda ca personalul pentru audit sa nu participe fara sprijin la audituri atunci cand nu vorbeste fluent limba convenita pentru audit. Prin sprijin se intelege ca personalul pentru audit are in permanenta la dispozitie o persoana care cunoaste limbajul tehnic necesar si care nu este supusa unor presiuni ce ar putea influenta desfasurarea auditului.

Se recomanda ca auditorul sef pentru un anumit audit sa fie selectat de catre conducerea programului de audit dintre auditorii calificati, folosindu-se factorii descrisi in ISO 10011-3 si fiind de dorit luarea in considerare a urmatoarelor criterii suplimentare:

candidatii sa fi participat ca auditori calificati la cel putin trei audituri complete, efectuate in conformitate cu recomandarile date in ISO 10011-1;

candidatii sa fi demonstrat capacitatea de a comunica eficient, atat oral cat si in scris, in limba convenita pentru audit.

Pentru realizarea mentinerii unui sistem eficient de managementul calitatii este obisnuit ca fiecare firma sa-si organizeze un sistem propriu de auditare care isi desfasoara activitatea in perioada de implementare a sistemului si apoi, in paralel cu auditarea periodica, de mentinere a certificarii, desfasurata de organismul de certificare.

Auditul intern este o practica eficienta care, in faza preliminara de implementare, poate da incredere ca sistemul calitatii este certificabil si determina decisiv momentul cand merita demarata activitatea de certificare. Eficienta sa este determinata de faptul ca evita esecul unui audit extern, pentru certificare, care implica astfel costuri inutile. Auditul intern, dupa certificare, este eficient deoarece mentine capacitatea sistemului de a satisface orice audit extern, evitand situatiile nedorite de anulare a certificarii dupa audituri externe soldate cu neconformitati.

Pentru organizarea auditurilor interne, daca organizatia este mare, se pot angaja auditori permanenti, cu norma intreaga. Pentru firme mai mici se poate apela la auditori angajati pe perioade determinate, corespunzatoare duratei auditului. In fine, poate fi adoptata si o solutie intermediara, cu auditori avand obisnuit alte activitati curente si, periodic, avand certificate calitatile de auditori, efectueaza audituri interne fie in regim cu norma redusa, fie pe o durata determinata.

7. Evaluarea candidatilor auditori.

Comisia de evaluare. Evaluari

Consideratiile referitoare la tematica acestui paragraf rezulta din Anexa A, a standardului ISO 10011-2.

Un instrument de baza pentru implementarea prezentei parti a ISO 10011 este constituirea si functionarea unei comisii de evaluare, care poate fi interna sau externa auditului, si al carui scop principal este evaluarea calificarii candidatilor auditori.

Se recomanda ca aceasta comisie sa fie prezidata de o persoana care activeaza in mod curent in conducerea unor activitati importante de auditare, care indeplineste recomandarile de calificare a auditorilor cuprinse in prezenta parte a ISO 10011 si care este acceptabila pentru majoritatea celorlalti membri ai comisiei si pentru conducerea organizatiei responsabila pentru activitatile comisiei. Pentru comisie se recomanda sa cuprinda reprezentanti din alte domenii avand cunostinte actuale si pertinente despre procesul de audit. Se recomanda ca acesti reprezentanti sa fie clienti care solicita rapoarte de audit si auditati care au fost supusi unor audituri regulate si semnificative.

Metodele de selectare a membrilor comisiei depind de tipul activitatii de auditare anticipate, cum ar fi:

audituri interne: este de dorit ca membrii comisiei sa fie selectati de conducerea organizatiei;

audituri efectuate de catre client: este de dorit ca membrii comisiei sa fie selectati de client, daca nu s-a convenit altfel;

audituri efectuate de catre o terta parte independenta: este de dorit ca membrii comisiei sa fie selectati de organismul de conducere al sistemului national de certificare sau de un echivalent.

Comisiile de evaluare trebuiesc sa nu aiba mai putin de doi membri.

Se recomanda ca aceste comisii de evaluare sa functioneze pe baza unor reguli definite, cu proceduri care sunt concepute sa asigure ca procesul de selectare nu este arbitrar, ca respecta criteriile stabilite in prezenta parte a ISO 10011 si ca nu este posibil un conflict de interese.

Este de dorit sa existe dovezi pentru a demonstra dobandirea de catre candidat a cunostintelor si a abilitatilor necesare pentru a efectua si a conduce audituri. Acestea pot fi sub forma adecvata, acceptabila pentru comisia de evaluare.

La evaluarea candidatilor auditori comisia trebuie sa faca, de asemenea, uz de:

interviuri cu candidatii;

examinari;

lucrari scrise ale candidatilor.

Comisiei i se recomanda sa se incredinteze ca experienta declarata de un candidat este reala si a fost dobandita intr-un interval de timp acceptabil.

Pentru testarea insusirilor personale comisiei i se recomanda sa foloseasca tehnici cum ar fi:

interviuri cu candidatii;

discutii cu fostii patroni, colegi etc.;

teste structurate pentru caracteristici corespunzatoare;

interpretarea unui rol;

observatii in conditii reale de audit.

Pentru testarea capacitatilor de a conduce comisiei i se recomanda sa foloseasca tehnici cum ar fi:

interviuri cu candidatii;

teste structurate pentru caracteristici corespunzatoare;

interpretarea unui rol;

observatii in conditii reale de audit;

analiza inregistrarilor referitoare la instruire si la examinarile efectuate.

Comisiei de evaluare i se recomanda sa analizeze periodic performantele auditorilor, luand in considerare aprecierea performantelor de catre conducerea programului de audit. Este de dorit ca orice reevaluare a certificarii auditorilor, care decurge din aceste analize, sa fie efectuate de comisia de evaluare.

Comisiei de evaluare i se recomanda doar sa aprobe sau sa respinga candidatii propusi. Este de dorit ca analiza performantelor auditorilor sa aiba, de asemenea, ca rezultat numai aprobarea sau respingerea. Se recomanda ca deciziile sa fie documentate si comunicate candidatilor.

8. Certificarea nationala a auditorilor

Recomandarile ce urmeaza nu sunt decat facultative si nu fac parte integranta din standardul ISO 10011-2. Ele rezulta din Anexa B a standardului ISO 10011-2.

Fiecare tara isi poate stabili propriul organism national, responsabil pentru a se asigura ca auditorii sunt evaluati in mod competent si adecvat. Acest organism poate certifica auditorii in mod direct si/sau poate acredita alte organizatii care la randul lor certifica auditori. Se recomanda ca o astfel de certificare a auditorilor sa fie efectuata folosind criteriile cuprinse in standardul ISO 10011.

Se recomanda ca organismul national sa fie format din persoane care indeplinesc conditiile comisiei de evaluare. Persoanele care indeplinesc aceste criterii pot fi selectate din diferite zone geografice ale tarii, pentru a facilita intervievarea candidatilor din diferite regiuni, si este de dorit sa reprezinte o varietate suficienta de organizatii pentru a se asigura ca punctele de vedere semnificative, competente, sunt reprezentate.

Se recomanda ca organismul national sa stabileasca un mecanism care sa permita retragerea prompta a certificarii auditorilor care nu se comporta corect, profesional si etic. Se recomanda ca mecanismul respectiv sa includa o procedura corecta si deschisa de recurs. Aceasta se poate realiza solicitand viitorilor auditori sa semneze un cod etic, adecvat, ca o conditie a certificarii.

Se recomanda ca prestatiile nesatisfacatoare sa conduca fie la pierderea certificarii, fie la participarea la activitati de instruire al caror rezultat sa fie ridicarea performantelor auditorului la un nivel acceptabil.

9. Conducerea unui program de audit

Partea a treia a standardului ISO 10011, notata ISO 10011-3 furnizeaza liniile directoare pentru conducerea programelor de audit ale sistemelor calitatii. Ea este aplicabila la stabilirea si mentinerea unei functii de conducere a programului de audit, atunci cand se efectueaza audituri ale sistemului calitatii in conformitate cu recomandarile date in partea I-a a standardului ISO 10011.

Conducerea unui program de audit reprezinta activitatile unei organizatii sau functie in cadrul unei organizatii, careia i se atribuie responsabilitatea de a planifica si efectua o serie programata de audituri ale sistemelor calitatii.

Trebuie ca orice organizatie care efectueaza in permanenta audituri ale sistemelor calitatii sa-si dezvolte capacitatea de a asigura conducerea generala a intregului proces de audit. Este de dorit ca aceasta functie sa fie independenta fata de responsabilitatea directa pentru implementarea sistemelor calitatii care urmeaza sa fie auditate.

Conducerea programului de audit ar trebui sa stabileasca standardele referitoare la sistemele calitatii fata de care va efectua auditul si sa dezvolte capacitatile care ii permit sa auditeze eficient in raport cu aceste standarde.

Conducerea programului de audit ar trebui sa fie efectuata de aceia care au cunostinte efective despre procedurile si practicile auditului calitatii.

Conducerea programului de audit trebuie sa foloseasca doar auditori care satisfac recomandarile date in ISO 10011-2. Astfel de auditori trebuie sa fie aprobati de o comisie de evaluare, acceptabila pentru conducerea programului de audit si care satisface recomandarile date in ISO 10011-2.

Atunci cand se selecteaza auditorii si auditorii sefi pentru anumite atributii conducerea programului de audit ar trebui sa ia in considerare urmatorii factori:

tipul standardului referitor la sistemul calitatii fata de care va fi efectuat auditul (de exemplu, standarde referitoare la produse, la software pentru calculatoare sau la servicii);

tipul serviciului sau al produsului si conditiile de reglementare care le sunt asociate (de exemplu, protectia sanatatii, alimentatie, asigurari, calculatoare, instrumentar, aparatura nucleara etc.);

necesitatea si componenta echipei de audit;

necesitatea de aptitudini pentru conducerea echipei;

aptitudinea de folosire eficienta a calificarilor diferitilor membri ai echipei de audit;

talentul personal necesar pentru a trata cu un auditat anume;

abilitati de limbaj necesare;

absenta oricarui conflict de interese real sau perceput;

alti factori relevanti.

Conducerea programului de audit ar trebui sa evalueze in mod continuu prestatiile auditorilor proprii, atat prin observarea auditorilor, cat si prin alte mijloace. Astfel de informatii ar trebui utilizate pentru imbunatatirea selectarii si performantelor auditorilor si pentru identificarea prestatiilor necorespunzatoare.

Conducerea programului de audit ar trebui sa puna aceste informatii la dispozitia comisiilor de evaluare, atunci cand este necesar.

Auditurile efectuate de catre diferiti auditori ar trebui sa ajunga la concluzii similare atunci cand aceeasi operatie este auditata in aceleasi conditii. Conducerea programului de audit este de dorit sa stabileasca metode de masurare si comparare a performantelor auditorilor, in scopul de a obtine o similitudine a concluziilor auditorilor.

Astfel de metode ar trebui sa cuprinda:

sectii de instruire a auditorilor;

compararea performantelor auditorilor;

analiza rapoartelor de audit;

evaluari ale prestatiilor;

rotirea auditorilor intre echipele de audit.

Conducerea programului de audit este de dorit sa evalueze cu regularitate necesitatile de instruire a auditorilor si sa ia masurile corespunzatoare pentru mentinerea si imbunatatirea aptitudinilor necesare pentru audit.

Conducerea programului de audit este de dorit sa ia in considerare urmatorii factori si, atunci cand este necesar, sa stabileasca proceduri pentru a se asigura ca personalul propriu poate actiona in mod similar si ca este sustinut in mod adecvat.

Se recomanda sa fie stabilite proceduri pentru a se asigura ca resursele adecvate sunt disponibile in scopul indeplinirii obiectivelor programului de audit.

Pentru planificarea si esalonarea programului de audit se recomanda sa fie stabilite proceduri pentru planificarea si esalonarea programului de audit.

Formularele pentru rapoartele de audit ar trebui sa fie tipizate, atat cat este posibil.

Se recomanda sa fie stabilite proceduri pentru controlul urmaririi actiunilor corective, in cazul in care conducerea programului de audit este solicitata sa faca acest lucru.

Conducerea programului de audit este de dorit sa stabileasca proceduri pentru protejarea confidentialitatii oricaror informatii provenite din audit sau detinute de auditori.

Pot exista cazuri in care mai multe organizatii de auditare coopereaza pentru auditarea in comun a unui sistem al calitatii. In astfel de cazuri, inaintea inceperii auditului, este de dorit sa se ajunga la un acord asupra responsabilitatilor specifice ale fiecarei organizatii, in particular cu privire la autoritatea auditorului sef, la interfetele cu auditatul, la metodele de actiune si la comunicarea rezultatelor auditului.

Conducerea programului de audit este de dorit sa stabileasca o metoda de imbunatatire continua a programului de audit prin feed-back si recomandari ale tuturor partilor implicate.

Conducerea programului de audit ar trebui sa ia in considerare necesitatea includerii unui cod de etica in efectuarea si conducerea programelor de audit.

10. Evaluarea de catre organismul de certificare

Pentru ca evaluarea prin audit a sistemului calitatii sa decurga normal, fara surprize, avand in final si un rezultat favorabil, se recomanda ca auditatul sa efectueze o preevaluare.

La dorinta clientului poate sa se convina cu auditorul sef, in orice moment, realizarea unui preaudit. De asemenea, acest preaudit poate fi realizat prin eforturile proprii ale firmei ce a intrat in procesul de certificare cu ajutorul propriilor auditori sau cu auditori externi, angajati temporar, doar pentru aceasta activitate.

Aceasta activitate poate servi ca masura preventiva pentru recunoasterea timpurie a punctelor slabe, intrucat in cadrul sau se analizeaza situatia actuala a sistemului de managementul calitatii. Acesta poate fi vazut ca o repetitie generala pentru auditul de certificare.

Conform [1], se poate utiliza pentru verificare urmatoarea lista de cerinte:

intregul personal trebuie sa fie pus in tema asupra datei efectuarii auditului si scopului acestei vizite;

toate zonele si sectoarele trebuiesc sa fie curate si in ordine. Sa fie evidenta buna intretinere a intregii baze materiale, procedurile de igiena si siguranta sunt respectate;

toata documentatia sistemului calitatii este completa, in ordine, fiecare este la locul ei. Documentele de tipul procedurilor sau instructiunilor de lucru sunt actualizate, usor de localizat si se cunosc responsabilii care gestioneaza aceasta documentatie;

toate inregistrarile calitatii, rezultatele testelor si inspectiilor si documentatia de auditare sunt actualizate;

echipamentul de masurare si control este etalonat si se afla in cea mai buna stare de functionare;

toate procedurile de depozitare si etichetare sunt evidente in intreaga organizatie si nu exista materiale sau produse neidentificabile.

Nu se pot invoca nici un fel de scuze in legatura cu nerespectarea listei de mai sus deoarece, in fond, auditatul a executat intregul plan al proiectului sistemului calitatii si a planificat data efectuarii evaluarii.

In timpul auditului, echipa de evaluare va examina in detaliu zonele tuturor functiilor si operatiilor care intra in domeniul certificarii. Fiecare membru al personalului poate fi chestionat cu intrebari de tipul "cine?", "cum?" "de ce?" etc., si mai ales "aratati-mi?" sau "demonstrati-mi cum se face?", ceea ce presupune ca toti angajatii trebuie sa cunoasca ce fac si de ce fac, stiu sa lege munca lor de documentatia relevanta.

Trebuie tinut cont ca echipa de evaluare nu este familiarizata cu firma, cu produsele si/sau serviciile, metodele de operare, tehnologiile sau procedurile de control. Este deci necesar si important ca ei sa fie asistati cat mai mult posibil, acordandu-le toata cooperarea care este solicitata.

Obisnuit, la inceperea auditului, in cadrul sedintei initiale, trebuiesc sa fie convocati, pe langa cei cu responsabilitati directe pe linie de calitate si toti sefii de compartimente, membrii cheie ai personalului implicat in audit. Se vor face in acest cadru prezentarile si se vor schita procedurile si programul de audit.

Deoarece este in interesul firmei evaluate si ca auditul sa dureze cat mai putin, se recomanda si unele masuri organizatorice, ca de exemplu:

la sedinta initiala sa fie clar specificate zonele organizatiei care vor fi evaluate si ca, in toate aceste locuri auditorii vor avea accesul liber;

trebuie sa se asigure o camera, un birou, unde echipa de evaluare sa poata sa se organizeze, sa se pregateasca cu discretie pentru activitatile de audit, unde poate sa-si tina si eventuale sedinte specifice de lucru. Aici au tot confortul si toate accesoriile de birotica pentru a-si putea desfasura normal activitatea. Trebuie tinut cont ca, in fond, evaluatorii sunt tot oameni, veniti sa presteze o munca, si deci gazdele sunt cele care trebuie sa asigure tot ceea ce este necesar ca munca acestora sa se desfasoare in conditii normale si cat mai placute!

in toate etapele auditului trebuie sa fie asigurat macar un membru al personalului firmei care sa insoteasca echipa de evaluatori. Acest membru al personalului trebuie sa fie activ, sa-si noteze toate detaliile desfasurarii auditului, independent de notatiile echipei de evaluare. De preferinta acest membru al personalului trebuie sa fie un specialist, bun cunoscator al sectorului inspectat, care sa poata trata si chiar lamuri aspectele sau neclaritatile pe care auditorii le remarca;

se recomanda auditatului cererea organizarii unor sedinte la sfarsitul fiecarei zile, pentru operativitatea clarificarilor necesare sau pentru remedierea deficientelor semnalate.

Se apreciaza ca 80 % din timpul afectat unei auditari este utilizat cu analiza si evaluarea proceselor specifice activitatilor firmei, restul fiind consumat cu discutiile introductive, de prezentare, de analiza si evaluare, de lamurire a unor aspecte particulare sau neclaritati, precum si cu sedinta de incheiere.

In prezentarea rezultatelor finale in raportul de audit realizat in scris, intreprinderea sau firma va fi informata asupra actiunilor pe care trebuie sa le intreprinda si asupra potentialelor de imbunatatire. Vor fi discutate atat rezultatele pozitive cat si negative, accentul evident va fi pus pe punctele slabe depistate.

Neconformitatile semnalate se prezinta separat ca fiind majore si minore.

Neconformitatile  majore presupun ca cerintele standardului sau aspecte ale acestora nu sunt indeplinite. Neconformitatile majore trebuie corectate inainte de acordarea certificatului. Ca urmare, daca acestea nu pot fi remediate in timp scurt, pe durata efectuarii auditului, atunci rezultatul va fi amanarea acordarii certificarii.

Daca gravitatea sau numarul neconformitatilor majore este mare si auditorii apreciaza ca remedierea acestora nu se va putea face intr-un interval de timp rezonabil sau necesita eforturi financiare pe care intreprinderea nu si le poate permite, atunci rezultatul auditului poate fi respingerea cererii de certificare, procedura si procesul de certificare trebuind sa fie reluat de la capat, in cursul unei incercari ulterioare.

Aceasta situatie este, evident, cea mai grava si nedorita.

Neconformitatile minore sunt cele care nu pericliteaza functionarea sistemului de managementul calitatii, de exemplu lipsuri in documentarea unui proces care de altfel functioneaza corect sau nerespectarea unor specificatii. Masurile corective, in cazul unor neconformitati minore, trebuie sa fie gasite si adoptate de catre intreprindere, transpuse in practica pana la termene stabilite si acceptate de catre auditorul sef. Verificarea remedierii lor se face in cadrul auditului de supraveghere. Mai multe neconformitati minore sau o neconformitate minora necorectata poate fi calificata ca neconformitate majora, atragand dupa sine anularea sau retragerea temporara a certificarii.

Daca este necesar, se poate stabili un post-audit special pentru analiza si evaluarea masurilor corective.

Daca auditul de certificare este trecut cu succes, auditorii recomanda acordarea certificatului.

Implementarea si certificarea unui sistem de managementul calitatii presupune un volum de munca suplimentar din partea personalului implicat, care pe langa activitatile curente dedica acestui proiect mult timp si angajament personal. Din acest motiv este de la sine inteles ca, tocmai din perspectiva motivarii, aceste realizari notabile trebuie apreciate asa cum se cuvine. Modalitatile de a le arata recunostinta angajatilor pot consta in multumiri aduse personal, premii in bani si / sau obiecte, sarbatorirea evenimentului cu angajatii, popularizarea personalului care si-a adus cel mai eficient contributia etc.

11. Audituri post-certificare

Dupa acordarea certificarii, asupra unei intreprinderi sau firme certificate se vor face diferite alte audituri. Certificarea are de regula durata de trei ani, cu conditia ca mentenanta sistemului managementului calitatii sa fie atestata printr-un audit de supraveghere sau de mentenanta.

Auditul de supraveghere are loc cel putin o data pe an, in cadrul sau fiind auditate anumite elemente ale sistemului si identificat potentialul de imbunatatire existent.

Auditul de supraveghere se concentreaza in special pe anumite elemente de management:

responsabilitatea managementului;

sistemul de managementul calitatii;

masuri corective si preventive;

instruirea personalului.

Neconformitatile existente in cazul acestor elemente de managementul calitatii vor fi analizate cu deosebita atentie de catre auditori din perspectiva credibilitatii externe a sistemului si se vor evalua repercusiunile asupra valabilitatii certificatului.

Restul elementelor de managementul calitatii vor fi auditate conform unui plan convenit la sfarsitul auditului de certificare. Aceste elemente vor fi evaluate cel putin o data in cadrul fiecarui ciclu de trei ani. Accentul se pune pe depistarea punctelor slabe si a potentialului de imbunatatire. Pe langa aceasta, modificari in structura organizatorica sau in organizarea proceselor si realizarea ajustarilor pe termen lung din sistemul calitatii constituie de asemenea obiectul unor audituri de mentenanta.

In cazul unor intreprinderi care desfasoara activitati complexe, avand posibilitatea unor variatii relativ rapide ale conditiilor de desfasurare a proceselor, organismul de certificare poate hotari necesitatea efectuarii unui numar mai mare de audituri. Acestea pot fi audituri planificate cat si audituri neplanificate. Ramane la latitudinea organismului de certificare incadrarea in aceste cazuri a intreprinderilor auditate.

Auditurile neplanificate sunt hotarate a fi aplicate mai ales in cazurile care, desi au fost certificate, au prezentat o serie de elemente cu multe neconformitati minore, fapt care conduce la concluzia unei instabilitati a controlului proceselor de fabricatie. De asemenea, acestea sunt aplicate asupra unor intreprinderi avand o dinamica rapida de dezvoltare si retehnologizare, care conduc la o modificare relativ rapida a conditiilor de desfasurare a activitatilor.

Dupa perioada cat a fost valabila certificarea, avand de regula trei ani, asa cum s-a mentionat mai sus, pentru mentinerea certificarii este necesara o noua evaluare, numita reaudit. Acesta trebuie sa dea certitudinea ca managementul calitatii si-a mentinut eficienta si chiar imbunatatit constant continutul.

Reauditul consta in verificarea tuturor elementelor de managementul calitatii, succesul lui conducand la eliberarea unui nou certificat. Se face aprecierea ca pentru realizarea acestuia cheltuielile reprezinta cam doua treimi din cele ale auditului initial de certificare, mai ales in cazul in care nu au intervenit schimbari majore in structura organizatorica sau organizarea proceselor.

Tot in categoria auditurilor post-certificare pot fi incadrate asa numitele audituri de modificare a obiectului certificarii.

In cadrul obligatiilor curente pe care le are o intreprindere sau firma certificata fata de organismul de certificare este informarea certificatorului despre schimbarile importante care survin in activitatea sa. Certificatorul decide daca va intreprinde imediat un audit de modificare sau acesta poate fi realizat concomitent cu unul din auditurile planificate de supraveghere.

In categoria auditurilor de modificare a obiectului certificarii intra:

audit de schimbare a modelului de referinta;

audit de extindere a domeniului de productie, a obiectelor de activitate sau a tipului de servicii prestate.

Un alt caz de audit post-certificare este necesar in situatia cand intreprinderea sau firma cunoaste o dezvoltare, care-i permite organizarea unor noi compartimente cu activitati complementare. Apare in aceste cazuri necesitatea unui audit de schimbare a modelului de referinta.

Un audit de schimbare a modelului de referinta serveste unei noi incadrari a certificatului. De exemplu, daca initial certificarea a fost realizata conform modelului ISO 9003 sau 9002 si ulterior dezvoltarea intreprinderii sau firmei ii permite acesteia si organizarea unui compartiment de proiectare, atunci se poate trece la certificarea conform ISO 9001.

In aceste situatii se porneste de la certificarea precedenta a elementelor de managementul calitatii si se auditeaza conformitatea cu cerintele suplimentare si eficienta implementarii acestora.

Un audit de extindere are loc, in general, in cazul dezvoltarii domeniului de valabilitate a certificatului, la cererea intreprinderii sau la initiativa certificatorului, in urma informarii prezentate de intreprinderea in cauza. Astfel de audituri sunt necesare de pilda la deschiderea de noi filiale, la extinderea domeniului de activitate a intreprinderii.

Mai rar, aceste cazuri trebuiesc aplicate si in sens invers, atunci cand intreprinderea isi restrange activitatea sau se divide in mai multe unitati. De exemplu daca certificarea s-a facut pe baza modelului oferit de ISO 9001 si activitatea de cercetare s-a separat sau a fost preluata de alta firma atunci trebuie modificat certificatul corespunzator ISO 9002, 9003 sau chiar 900

*

In finalul acestui capitol se mai accentueaza, inca o data, importanta care trebuie acordata pregatirii auditului de certificare. In acest sens, cea mai buna metoda pe care consideram ca merita sa o recomandam, este utilizarea celor 55 fise intitulate Indrumari pentru audit, [1], elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9001, de la 1 . 20. Fiecare fisa este insotita de o Lista de verificari pentru audit, cu intrebari si punctajele acordate pentru acestea. Utilizarea acestor fise este relativ simpla si nu necesita un timp prea mare petru a invata sa fie intelese.

Daca rezultatele acestor audituri interne, preliminare auditului certificarii, sunt satisfacatoare atunci trebuie sa inceapa etapa urmatoare de stabilire a organismului certificator, pentru obtinerea certificarii.

Avand in vedere importanta deosebita a acestei etape, in capitolul urmator se va mai relua problematica auditurilor, impreuna si cu alte consideratii.